Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và thi công xây lắp, chi phí nhân công và tiền lương luôn chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng giá thành sản phẩm và dịch vụ. Công tác hạch toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương không chỉ đảm bảo quyền lợi vật chất, sức khỏe và an sinh xã hội cho người lao động, mà còn là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhằm kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh và nâng cao năng suất lao động.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng HUD_CIC" được thực hiện bởi sinh viên Trần Quốc Hoàng (Lớp Kế toán 52A), dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang (hoàn thành vào tháng 4 năm 2014 tại Hà Nội).

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định cụ thể:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm lao động, các hình thức trả lương, chế độ trích lập các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn, cũng như cơ cấu quản lý lao động - tiền lương tại doanh nghiệp.
  2. Khảo sát và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp trên phần mềm kế toán.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán tiền lương và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình tính lương, luân chuyển chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo kế toán.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng HUD-CIC (địa chỉ: Tòa nhà 777 Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội); phạm vi thời gian tập trung vào số liệu thực tế phát sinh trong năm 2013 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 5 năm 2013 và tháng 10 năm 2013).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp của Nhà nước ban hành:

  • Chế độ kế toán: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, mẫu số S02c1-DN).
  • Quy định về bảo hiểm và lao động: Luật Bảo hiểm xã hội năm 2006; Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/06/2006 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc; Thông báo số 357/TB-BHXH về việc điều chỉnh tỷ lệ đóng BHXH; Điều 61 Luật Lao động về chế độ tiền lương làm thêm giờ.
  • Quy định về kinh phí công đoàn: Luật Công đoàn năm 2012 (Luật số 12/2012/QH13 ngày 20/05/2013); Quyết định số 1070/QĐ-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc phân phối nguồn thu kinh phí công đoàn.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng bao gồm: phương pháp thu thập và tổng hợp tài liệu thực tế tại doanh nghiệp; phương pháp đối chiếu và phân tích số liệu kế toán; phương pháp kế toán nghiệp vụ (chứng từ kế toán, tài khoản đối ứng, ghi chép sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết); phương pháp quy nạp và phân tích thực tiễn để rút ra các ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp. Nguồn dữ liệu sử dụng là hệ thống dữ liệu sơ cấp và thứ cấp từ Phòng Kế toán và Phòng Tổ chức lao động - Hành chính của Công ty HUD-CIC, trích xuất từ phần mềm kế toán Fast.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG- TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG. TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD-CIC

Chương I tập trung làm rõ bức tranh tổng thể về cơ cấu lao động, cơ chế tiền lương và quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng HUD-CIC.

Về lực lượng lao động, tổng số nhân sự của công ty là 117 người (không tính lao động thời vụ), được chia làm hai bộ phận: lao động trong danh sách (lực lượng nòng cốt, kỹ thuật cao) và lao động ngoài danh sách (lao động hợp đồng, thuê ngoài theo thời vụ).

Tiêu chí phân loại Nhóm phân loại Số lượng (người) Ghi chú
Giới tính Nam 102 Chiếm đa số do đặc thù ngành xây dựng
Nữ 15
Độ tuổi Từ 18 - 25 tuổi 52 Lực lượng trẻ chiếm tỷ trọng cao
Từ 25 - 35 tuổi 35
Từ 35 - 45 tuổi 17
Từ 45 - 60 tuổi 13
Trình độ chuyên môn Kiến trúc sư & KTS quy hoạch 40 32 KTS, 08 KTS quy hoạch
Kỹ sư địa chất công trình 24
Kỹ sư xây dựng 17
Kỹ sư kinh tế xây dựng 10
Cử nhân kinh tế 10
Kỹ sư cấp thoát nước 06
Lái xe & Phục vụ, kỹ thuật 14 05 lái xe, 09 kỹ thuật/phục vụ
Kỹ sư điện & Kỹ sư trắc địa 08 04 kỹ sư điện, 04 trắc địa
Nhân viên bán hàng 03
Cử nhân Luật & Ngoại ngữ 02 01 Luật, 01 Ngoại ngữ

Về trình độ học vấn, 100 người có trình độ Đại học (chiếm 87%), 25 người có chứng chỉ hành nghề, 01 Tiến sĩ, 08 Thạc sĩ, 05 người đang học thạc sĩ và 04 người có từ hai bằng đại học trở lên.

Về hình thức trả lương, công ty áp dụng hai hình thức chính:

  1. Hình thức trả lương theo thời gian: Áp dụng cho khối cán bộ gián tiếp tại văn phòng công ty, bộ phận quản lý gián tiếp các đội thi công và tạp vụ công trình. Hệ số lương áp dụng là 2,34 (trình độ đại học) và 1,8 (trình độ cao đẳng, trung cấp). Mức lương tối thiểu áp dụng tính đến hết tháng 6/2013 là 1.050.000 đồng. Công thức tính lương thời gian gắn liền với số ngày làm việc thực tế trên cơ sở 26 ngày công chuẩn/tháng kèm theo các khoản phụ cấp (ăn trưa 675.000 đồng, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp làm thêm).
  2. Hình thức trả lương khoán: Áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất tại các đội thi công xây lắp. Tiền lương khoán tính theo công thức: $$\text{Tiền lương khoán phải trả} = \text{Khối lượng công việc hoàn thành} \times \text{Đơn giá khoán}$$ Đơn giá giao khoán là đơn giá thỏa thuận trọn gói, đã bao gồm tiền lương, BHXH, BHYT và các chi phí phụ cấp. Người lao động nhận khoán tự chịu trách nhiệm đóng bảo hiểm tại địa phương đăng ký.

Về tỷ lệ trích lập các khoản theo lương áp dụng giai đoạn 2012 - 2013 cho lao động trong danh sách:

Khoản trích nộp Doanh nghiệp đóng vào chi phí (%) Người lao động trừ vào lương (%) Tổng tỷ lệ trích nộp (%)
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0 0,0 2,0
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,0 7,0 24,0
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0 1,5 4,5
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0 1,0 2,0
Tổng cộng 23,0% 9,5% 32,5%

Địa điểm nộp BHXH, BHYT, BHTN là Bảo hiểm xã hội quận Đống Đa (địa chỉ 106 Tô Hiến Thành) qua tài khoản ngân hàng. Nguồn KPCĐ nộp 40% lên Liên đoàn Lao động quận Đống Đa theo định kỳ hàng quý, 60% còn lại giữ lại ban chấp hành công đoàn công ty.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD-CIC

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình ghi nhận nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại HUD-CIC:

  1. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Bảng chấm công (Mẫu số Bảng 2-1), Bảng thanh toán lương (Mẫu số Bảng 2-2), Bản giao khoán nhân công, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng giao khoán, Bảng chấm công tổ đội, Bảng thanh toán tiền lương khoán, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Bảng 2-3), Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm đau (Bảng 2-5), Danh sách đề nghị hưởng chế độ thai sản (Bảng 2-6), Phiếu chi, Giấy báo Nợ.
  2. Quy trình hạch toán khoán nhân công tại công trình thực tế: Minh họa qua Bản giao khoán nhân công điện và PCCC ngày 01/05/2013 tại công trình "Tu bổ, tôn tạo di tích Đền Sái và Đền thờ Lê Tuấn Mậu" (Xã Thụy Lâm, Huyện Đông Anh, Hà Nội). Tổng giá trị bản khoán là 19.201.000 đồng cho tổ thi công 05 người (Nguyễn Trung Thành, Hoàng Văn Sơn, Bùi Kim Quý, Trương Văn Thắng, Lê Đức Quân).
  3. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng:
    • TK 334 ("Phải trả người lao động"): Phản ánh quan hệ thanh toán tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và BHXH trả thay lương giữa doanh nghiệp và người lao động.
    • TK 338 ("Phải trả, phải nộp khác"): Chi tiết các tiểu tài khoản gồm TK 3382 (Kinh phí công đoàn), TK 3383 (Bảo hiểm xã hội), TK 3384 (Bảo hiểm y tế), TK 3389 (Bảo hiểm thất nghiệp).
    • Tài khoản tập hợp chi phí: TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
  4. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi chép sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán Fast. Hàng tháng, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ (CTGS), đăng ký vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó vào Sổ Cái TK 334, Sổ Cái TK 338 và các Sổ chi tiết tài khoản (Biểu 2-8 đến Biểu 2-11).
Số hiệu CTGS Ngày lập Trích yếu nghiệp vụ Định khoản kế toán (Nợ/Có) Số tiền phát sinh (VNĐ)
CTGS số 89 30/05/2013 Tính tiền lương phải trả CNV trong tháng Nợ TK 622: 150.895.000
Nợ TK 627: 58.258.000
Nợ TK 642: 69.289.500
Có TK 334		 278.442.500
CTGS số 90 30/05/2013 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo lương Nợ TK 622: 34.115.900
Nợ TK 627: 13.933.200
Nợ TK 642: 15.949.400
Nợ TK 334: 26.927.430
Có TK 338		 90.925.930
CTGS số 91 30/05/2013 Thanh toán lương cho CBCNV Nợ TK 334
Có TK 111		 252.586.100
CTGS số 92 31/05/2013 Nộp các khoản bảo hiểm lên cơ quan BHXH Nợ TK 338
Có TK 112		 84.877.130

Hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm minh họa tháng 5/2013:

  • Hồ sơ chế độ ốm đau của nhân viên Nguyễn Văn Tuân (Phòng Kỹ thuật), nghỉ 15 ngày do xuất huyết dạ dày, số tiền hưởng BHXH chi trả là 1.125.000 đồng.
  • Hồ sơ chế độ thai sản của nhân viên Hướng Khánh Hòa, thời gian đóng BHXH 1 năm 9 tháng, nghỉ sinh 123 ngày, số tiền hưởng BHXH thanh toán qua tài khoản VietinBank (Số TK 102010000030614) là 12.500.000 đồng.

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY…

Chương 3 trình bày các đánh giá về ưu điểm, nhược điểm và hệ thống hóa định hướng giải pháp hoàn thiện công tác kế toán:

  1. Đánh giá chung về thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức khoa học, phân công phần hành rõ ràng; ứng dụng hiệu quả phần mềm kế toán Fast; hệ thống sổ sách và chứng từ tuân thủ chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; công tác chi trả lương và thực hiện trích nộp nghĩa vụ bảo hiểm, công đoàn được thực hiện đầy đủ, kịp thời.
    • Nhược điểm: Do đặc thù các công trình xây dựng phân tán ở nhiều địa bàn xa trụ sở, công tác luân chuyển chứng từ gốc (bảng chấm công, bản nghiệm thu khoán) từ công trình về phòng kế toán đôi khi còn chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ hạch toán và tổng hợp chi phí.
  2. Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện:
    • Hoàn thiện hình thức tiền lương và phương pháp tính lương phù hợp với từng đối tượng lao động.
    • Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp định khoản các khoản phụ cấp, trích nộp.
    • Cải tiến hệ thống chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ giữa các đội thi công ngoài hiện trường và văn phòng trung tâm.
    • Chuẩn hóa mẫu sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp trên phần mềm.
    • Hoàn thiện việc lập và phân tích các báo cáo kế toán quản trị phục vụ đánh giá quỹ tiền lương và năng suất lao động.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát thực tế: Phản ánh bức tranh nhân sự với 117 lao động nòng cốt tại HUD-CIC (87% có trình độ đại học trở lên), vận hành mô hình quản lý lương kết hợp: lương thời gian theo hệ số cấp bậc đối với khối gián tiếp và lương khoán sản phẩm trọn gói đối với khối trực tiếp xây lắp.
  • Số liệu thực tế về hạch toán: Khóa luận trích xuất đầy đủ số liệu kế toán tháng 5/2013 với tổng quỹ lương phát sinh là 278.442.500 đồng, số tiền thanh toán thực tế cho người lao động là 252.586.100 đồng, và tổng số tiền nộp bảo hiểm qua ngân hàng là 84.877.130 đồng.
  • Đóng góp của chuyên đề: Làm rõ phương thức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong môi trường kế toán máy (phần mềm Fast) áp dụng cho loại hình doanh nghiệp xây dựng - tư vấn có tính chất lao động đặc thù; chỉ ra điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ giữa công trường và phòng kế toán để đưa ra định hướng xử lý.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 5 và tháng 10 năm 2013 tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng HUD-CIC, chưa mở rộng so sánh chuỗi dữ liệu nhiều năm liên tiếp hoặc so sánh với các doanh nghiệp xây dựng khác cùng quy mô.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu tác động của các chính sách tiền lương và Luật Bảo hiểm xã hội mới; mở rộng thiết kế các chỉ tiêu báo cáo kế toán quản trị tiền lương nhằm tối ưu hóa chi phí nhân công trong dự toán công trình xây dựng.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề tốt nghiệp là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp xây lắp.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp cần tài liệu tham khảo về mẫu biểu, quy trình lập Bảng phân bổ tiền lương, lập Chứng từ ghi sổ và luân chuyển chứng từ khoán nhân công.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty HUD-CIC áp dụng tỷ lệ trích các khoản theo lương như thế nào trong giai đoạn nghiên cứu?
Công ty áp dụng tổng tỷ lệ trích 32,5% trên quỹ lương đóng bảo hiểm, trong đó doanh nghiệp tính vào chi phí 23% (BHXH 17%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%) và người lao động trích trừ vào lương 9,5% (BHXH 7%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).

2. Tiền lương của khối công nhân trực tiếp sản xuất tại HUD-CIC được tính toán theo phương pháp nào?
Được chi trả theo hình thức lương khoán công việc theo hợp đồng giao khoán. Tiền lương được tính bằng khối lượng công việc hoàn thành nhân với đơn giá khoán. Đơn giá này là đơn giá thỏa thuận trọn gói đã bao gồm tiền lương, BHXH, BHYT và các phụ cấp.

3. Doanh nghiệp thực hiện nộp các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn cho những cơ quan nào?
Tiền BHXH, BHYT, BHTN được nộp cho Bảo hiểm xã hội quận Đống Đa (địa chỉ 106 Tô Hiến Thành) qua chuyển khoản ngân hàng. Kinh phí công đoàn nộp 40% lên Liên đoàn Lao động quận Đống Đa theo định kỳ hàng quý, 60% còn lại giữ lại cho Ban chấp hành Công đoàn cơ sở tại công ty sử dụng.

4. Hình thức kế toán và phần mềm kế toán được sử dụng tại Công ty HUD-CIC là gì?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC) và thực hiện quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán Fast.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Trần Quốc Hoàng đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng HUD-CIC. Nghiên cứu đã hệ thống hóa đầy đủ quy trình từ khâu lập chứng từ ban đầu, hạch toán trên hệ thống tài khoản đến việc ghi sổ tổng hợp và chi tiết trên phần mềm Fast. Các đề xuất hoàn thiện nêu trong khóa luận bám sát thực tiễn hoạt động và đặc thù tổ chức lao động phân tán của ngành xây dựng.