Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Kế toán tiền lương là một trong những nghiệp vụ nền tảng của bộ phận tài chính doanh nghiệp, song tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, công tác này chưa được tổ chức chặt chẽ và đồng bộ. Tác giả nhận thấy vấn đề này trực tiếp trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Rập 7 — một doanh nghiệp bán lẻ hàng may mặc thiết kế có trụ sở tại 130A Cách Mạng Tháng 8, Phường 10, Quận 3, TP. HCM, thành lập năm 2018, quy mô 57 nhân viên, với hệ thống 20 cửa hàng trên toàn quốc và một cửa hàng tại New Jersey, Hoa Kỳ. Tại đây, bộ phận kế toán gồm 3 vị trí (kế toán trưởng, kế toán công nợ, kế toán kho), trong đó kế toán công nợ kiêm nhiệm toàn bộ công tác tính lương — đây chính là hạn chế về nguồn nhân lực thực hiện mà tác giả xác định là vấn đề nghiên cứu cốt lõi. Công tác kế toán tiền lương của công ty còn đơn giản ở một số khâu và chưa kiểm soát được tính trung thực trong toàn bộ quy trình.
Mục tiêu nghiên cứu:
- Trình bày cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
- Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Rập 7.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Rập 7.
Câu hỏi nghiên cứu:
- Cơ sở lý thuyết của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là gì?
- Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Rập 7 hiện nay như thế nào?
- Thông qua phân tích và đánh giá, những đề xuất nào có thể khắc phục hệ thống chưa hoàn chỉnh trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Rập 7?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu là công tác tổ chức kế toán lương và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH Rập 7. Phạm vi không gian giới hạn tại Công ty TNHH Rập 7; phạm vi thời gian là giai đoạn từ tháng 08/2022 đến tháng 05/2023.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và văn bản pháp luật
Khóa luận sử dụng hệ thống văn bản pháp luật hiện hành làm nền tảng lý luận, bao gồm:
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 — quy định về tiền lương, hình thức trả lương, lương làm thêm giờ, nguyên tắc trả lương và ngày nghỉ phép.
- Nghị định số 38/2022/NĐ-CP — quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ 01/07/2022, trong đó Vùng I là 4.600.000 đồng/tháng.
- Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT — quy định tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm bắt buộc năm 2023.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Nghị định 143/2018/NĐ-CP — xác định đối tượng và nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc.
- Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12.
- Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (có hiệu lực từ 01/01/2009) và Thông tư 111/2013/TT-BTC — quy định biểu thuế lũy tiến từng phần và phương pháp tính thuế tối giản.
- Luật Quản lý thuế 2019, điều 44 — thời hạn kê khai và nộp thuế TNCN.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính — chuẩn mực hạch toán kế toán tiền lương, quy định hệ thống tài khoản liên quan.
Khóa luận cũng tham chiếu ba nghiên cứu tiền nhiệm: Nguyễn Thị Mỹ Duyên (2019) về công ty TNHH Phát triển và Dịch vụ Du lịch Hướng Dương; Nguyễn Thị Kim Yến (2011) về Công ty Cổ phần Xây dựng Tín Đức; và Nguyễn Đỗ Minh Tâm (2023) về Công ty Cổ phần Xây dựng – Bất động sản Hodeco — để xác định các điểm hạn chế phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ và định hướng nghiên cứu cho đề tài.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Khóa luận áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính, kết hợp ba phương thức:
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: tổng hợp tài liệu nội bộ công ty, số liệu, chứng từ kế toán thực tế (bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi, ủy nhiệm chi, sổ chứng từ gốc) trong giai đoạn thực tập từ tháng 08/2022 đến tháng 05/2023.
- Quan sát thực tế: quan sát quy trình hạch toán, lên sổ sách, thao tác trên phần mềm kế toán SmartPro và công cụ Excel.
- Phân tích và đánh giá: từ dữ liệu thu thập, tác giả phân tích thực trạng, nhận diện nhược điểm và đề xuất giải pháp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
Chương 1 thiết lập toàn bộ khung lý luận phục vụ cho phân tích ở chương 2. Tác giả trình bày định nghĩa tiền lương theo Bộ luật Lao động 2019 và vai trò của tiền lương — được văn kiện Đại hội XI của Đảng xác định là "giá cả sức lao động". Bảng mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP được dẫn chiếu cụ thể.
Các khoản trích theo lương được phân tích theo từng loại: BHXH (tổng 25,5%; người sử dụng lao động 17,5% gồm 14% quỹ hưu trí và tử tuất, 3% ốm đau thai sản, 0,5% tai nạn lao động; người lao động 8%), BHYT (tổng 4,5%; người sử dụng lao động 3%, người lao động 1,5%), BHTN (mỗi bên 1%), KPCĐ (2% do doanh nghiệp chịu). Các tỷ lệ này được hệ thống hóa theo Bảng 1.2 trong văn bản.
| Khoản trích |
Tỷ lệ trích vào chi phí (NSDLĐ) |
Tỷ lệ trích vào lương (NLĐ) |
| BHXH |
17,5% |
8% |
| BHYT |
3% |
1,5% |
| BHTN |
1% |
1% |
| KPCĐ |
2% |
— |
| Tổng |
23,5% |
10,5% |
Chương này trình bày ba hình thức trả lương (theo thời gian, theo sản phẩm, theo khoán) kèm công thức tính lương tương ứng. Đáng chú ý là hình thức kết hợp lương theo giờ và thưởng doanh thu — tuy không được văn bản nhà nước quy định riêng nhưng được áp dụng phổ biến tại doanh nghiệp bán lẻ như Rập 7.
Biểu thuế TNCN lũy tiến từng phần theo Thông tư 111/2013/TT-BTC được trình bày đầy đủ 7 bậc, từ bậc 1 (thu nhập tính thuế 0–5 triệu đồng, thuế suất 5%) đến bậc 7 (trên 80 triệu đồng, thuế suất 35%).
Hệ thống tài khoản kế toán liên quan được quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả, phải nộp khác với các tiểu khoản TK 3382 KPCĐ, TK 3383 BHXH, TK 3384 BHYT, TK 3386 BHTN), TK 3335 (Thuế TNCN), cùng các tài khoản chi phí TK 622, TK 627, TK 641, TK 642 và TK 335 (Chi phí phải trả).
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Rập 7
Chương 2 giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Rập 7 (mã số thuế 0315435928, vốn điều lệ 200.000.000 đồng, thành lập 13/12/2018 từ cửa hàng trực tuyến "Nhà Rập" năm 2013), sau đó đi sâu vào thực trạng công tác kế toán tiền lương.
Phần mềm và công cụ: Công ty sử dụng phần mềm kế toán SmartPro, Excel để hỗ trợ tính lương, và phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. Hình thức ghi sổ theo "kế toán trên máy vi tính", niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
Phân loại lao động và chính sách lương: Công ty phân lao động thành hai nhóm:
- Nhân viên bán thời gian (nhân viên cửa hàng): tính lương kết hợp theo giờ (20.000 VNĐ/giờ đối với nhân viên; 25.000 VNĐ/giờ đối với cửa hàng trưởng) và thưởng doanh thu theo tỷ lệ phần trăm. Hợp đồng không xác định thời hạn; áp dụng biểu thuế lũy tiến thay vì khấu trừ 10%.
- Nhân viên toàn thời gian (văn phòng, kho, kế toán, sản xuất): lương theo tháng, làm việc từ thứ 2 đến thứ 7, từ 9 giờ đến 17 giờ, đóng đầy đủ các khoản BHXH, BHYT, BHTN.
Quy trình chấm công: Nhân viên cửa hàng tự điền vào bảng Excel (trưởng ca giám sát); nhân viên văn phòng chấm quét vân tay tại máy chấm công. Cuối tháng, quản lý nhân sự cửa hàng tổng hợp bảng chấm công và tính lương nhân sự cửa hàng rồi gửi về kế toán công nợ; Phó giám đốc hành chính tổng hợp chứng từ khối hành chính và sản xuất.
Ví dụ tính lương thực tế: Với nhân viên Trúc Linh (tháng 8/2023): làm 107,75 giờ, doanh thu cá nhân 30.700.000 VNĐ, mức thưởng 1,2%, đơn giá 25.000 VNĐ/giờ → lương tổng hợp được tính theo công thức: Tổng lương = Số giờ × Đơn giá + Doanh thu × % thưởng. Với nhân viên toàn thời gian Nguyễn Phạm Thùy Dương (Quản lý cửa hàng, tháng 8/2023): lương hợp đồng 15.000.000 VNĐ, làm đủ 28 ngày công, thưởng KPI 5.000.000 VNĐ.
Thời hạn trả lương: Kế toán hoàn tất bảng lương trước ngày 03 hàng tháng, Giám đốc duyệt, và tất toán lương cho nhân viên trước ngày 07 hàng tháng.
Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, bảng lương cửa hàng theo chi nhánh, bảng tổng hợp thanh toán lương, phiếu chi, ủy nhiệm chi, sổ chứng từ gốc chi lương.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Rập 7
Chương 3 tổng hợp đánh giá ưu và nhược điểm, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phần đánh giá chỉ ra các nhược điểm cụ thể mà tác giả nhận diện được trong thực tế tại Rập 7, đặc biệt liên quan đến nhân lực thực hiện công tác kế toán lương còn mỏng (kế toán công nợ kiêm nhiệm), quy trình chấm công cửa hàng chưa có cơ chế kiểm soát đủ chặt chẽ (tự điền vào Excel), và một số khâu trong quy trình chưa đảm bảo tính trung thực có kiểm chứng. Phần giải pháp đề xuất các biện pháp khắc phục phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp bán lẻ thời trang.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính:
Khóa luận làm rõ và hệ thống hóa toàn bộ quy trình kế toán tiền lương thực tế tại Công ty TNHH Rập 7, gồm: quy trình chấm công theo hai nhóm lao động, cơ chế tính lương kết hợp giờ công và thưởng doanh thu, cách thức hạch toán trên phần mềm SmartPro, và luồng chứng từ từ khâu tiếp nhận đến khâu thanh toán. Các ví dụ số liệu tháng 8 và tháng 9/2023 được minh họa cụ thể trong văn bản.
Giải pháp và kiến nghị tác giả đề xuất:
Dựa trên nhận diện nhược điểm, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm tăng tính chặt chẽ và kiểm soát trong công tác kế toán lương tại Rập 7, bao gồm việc củng cố cơ chế xác thực bảng chấm công cửa hàng (không chỉ dựa vào tính tự giác của nhân viên), tăng cường phân công trách nhiệm trong bộ phận kế toán, và đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội đối với những nhân viên bán thời gian làm từ 14 ngày trở lên trong tháng theo đúng quy định tại điều 85 Luật BHXH 2014.
Đóng góp so với nghiên cứu trước:
Theo nhận định của tác giả, các nghiên cứu của Nguyễn Thị Mỹ Duyên (2019), Nguyễn Thị Kim Yến (2011) và Nguyễn Đỗ Minh Tâm (2023) đều thực hiện tại các đơn vị sản xuất hoặc dịch vụ khác (du lịch, xây dựng, bất động sản). Khóa luận này đóng góp thêm trường hợp nghiên cứu tại một doanh nghiệp bán lẻ thời trang có cấu trúc lao động hỗn hợp (bán thời gian và toàn thời gian), với hình thức tính lương kết hợp thời gian và doanh thu — một mô hình phổ biến trong lĩnh vực bán lẻ nhưng chưa được đề cập chi tiết trong các nghiên cứu trước.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Phạm vi nghiên cứu bị giới hạn trong một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH Rập 7) và trong khoảng thời gian thực tập từ tháng 08/2022 đến tháng 05/2023, nên kết quả và giải pháp đề xuất mang tính đặc thù của đơn vị, chưa đủ cơ sở để khái quát hóa cho toàn ngành bán lẻ thời trang. Bên cạnh đó, nghiên cứu chỉ áp dụng phương pháp định tính, không có khảo sát định lượng đo lường mức độ hài lòng của người lao động hay hiệu quả thực tế của hệ thống kế toán trước và sau khi có biện pháp cải thiện.
Hướng mở cho các nghiên cứu tiếp theo có thể bao gồm: mở rộng phạm vi so sánh sang nhiều doanh nghiệp bán lẻ thời trang cùng quy mô; nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ trong công tác kế toán lương; hoặc đánh giá tính phù hợp của phần mềm SmartPro so với các giải pháp kế toán khác đối với doanh nghiệp có cấu trúc lao động hỗn hợp.
Giá trị tham khảo
Khóa luận phù hợp cho các nhóm người đọc sau:
- Sinh viên ngành Kế toán, Tài chính – Kế toán đang tìm hiểu về quy trình kế toán tiền lương thực tế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là mô hình bán lẻ. Chương 1 cung cấp hệ thống lý luận đầy đủ về các quy định pháp lý hiện hành (tính đến năm 2023) về lương, bảo hiểm và thuế TNCN — có giá trị tham chiếu cho bài thi, bài kiểm tra và thực tập.
- Sinh viên đang thực tập tại doanh nghiệp bán lẻ hoặc thời trang: Chương 2 mô tả chi tiết quy trình chấm công, tính lương kết hợp và luồng chứng từ thực tế, là tư liệu tham chiếu khi tiếp cận công việc kế toán thực tế.
- Người nghiên cứu đề tài tương tự tại doanh nghiệp có lao động bán thời gian: Phần phân tích chính sách lao động và thuế TNCN đối với nhân viên bán thời gian ký hợp đồng không xác định thời hạn (áp dụng biểu lũy tiến thay vì khấu trừ 10%) là nội dung ít được các nghiên cứu trước đề cập chi tiết.
- Kế toán mới vào nghề tại doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ: Quy trình 4 bước trong Bảng 1.4 và hệ thống bút toán hạch toán theo Thông tư 200 là tài liệu tham khảo thực hành.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH Rập 7 áp dụng hình thức tính lương nào cho nhân viên cửa hàng, và mức lương theo giờ là bao nhiêu?
Công ty áp dụng hình thức kết hợp lương theo thời gian và thưởng doanh thu. Đơn giá lương là 20.000 VNĐ/giờ đối với nhân viên bán hàng thông thường và 25.000 VNĐ/giờ đối với cửa hàng trưởng. Phần thưởng doanh thu được tính bằng doanh số cá nhân trong tháng nhân với tỷ lệ phần trăm thưởng, ví dụ nhân viên Trúc Linh đạt doanh thu 30.700.000 VNĐ được thưởng theo mức 1,2%.
2. Kế toán tiền lương tại Rập 7 do ai phụ trách và được tổ chức như thế nào?
Kế toán công nợ là người kiêm nhiệm toàn bộ công tác tính lương cho 57 nhân viên của công ty. Vị trí này nhận chứng từ từ hai đầu: quản lý nhân sự cửa hàng (bảng chấm công và bảng lương nhân sự cửa hàng) và Phó giám đốc hành chính (bảng chấm công nhân viên văn phòng, khối sản xuất, văn bản thay đổi nhân sự, hợp đồng lao động). Đây là điểm hạn chế mà tác giả xác định là nhân lực thực hiện công tác kế toán tiền lương còn mỏng.
3. Công ty có đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên bán thời gian không? Cơ sở pháp lý như thế nào?
Hiện tại công ty không tham gia đóng BHXH cho nhân viên bán thời gian. Lý do được tác giả nêu là đa phần nhân viên bán thời gian có số ngày không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng — trường hợp này được miễn đóng theo khoản 3 điều 85 Luật BHXH 2014. Tuy nhiên, tác giả cũng chỉ ra rằng có những tháng nhân viên bán thời gian làm đến 20 ngày, trường hợp đó về nguyên tắc phải đóng BHXH theo điều 32 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1 điều 2 Luật BHXH 2014 — đây là một nhược điểm cần khắc phục.
4. Tại sao nhân viên bán thời gian tại Rập 7 bị khấu trừ thuế TNCN theo biểu lũy tiến thay vì mức 10%?
Vì Rập 7 ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn với nhân viên bán thời gian. Theo quy định tại Luật Thuế TNCN 2007, mức khấu trừ 10% chỉ áp dụng cho cá nhân ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng. Do có hợp đồng không xác định thời hạn, nhân viên thuộc diện cá nhân cư trú ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, do đó áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần.
5. Phần mềm nào được Rập 7 sử dụng trong công tác kế toán tiền lương và bộ phận kế toán sử dụng thêm công cụ nào?
Công ty sử dụng phần mềm kế toán SmartPro để thực hiện hạch toán nghiệp vụ kế toán, bao gồm công tác lương. Bên cạnh đó, Excel được sử dụng để hỗ trợ tính toán lương (bảng chấm công cửa hàng, bảng tính lương chi nhánh), và phần mềm KiotViet phục vụ quản lý bán hàng và hàng hóa.
Kết luận
Khóa luận của tác giả Nguyễn Khả Di trình bày có hệ thống công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Rập 7 — một doanh nghiệp bán lẻ thời trang quy mô vừa với cấu trúc lao động hỗn hợp. Bằng phương pháp định tính kết hợp quan sát thực tế, thu thập chứng từ và phân tích, tác giả chỉ ra những nhược điểm còn tồn tại trong quy trình kiểm soát chấm công, phân công nhân lực kế toán và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm. Các giải pháp được đề xuất gắn với đặc thù quy mô và ngành nghề của đơn vị nghiên cứu, đồng thời bám sát hệ thống văn bản pháp luật Việt Nam có hiệu lực tính đến năm 2023.
