Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền" được thực hiện bởi sinh viên Trịnh Thị Kim Anh (lớp QT1805K, ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) dưới sự hướng dẫn của ThS. Phạm Thị Nga vào năm 2019.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, lao động là một trong ba yếu tố cơ bản và là nhân tố quyết định trực tiếp đến giá trị sản phẩm. Chi phí về lao động là một bộ phận chi phí cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý nguồn lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao động sống, hạ giá thành sản phẩm, gia tăng doanh lợi và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là nguồn thu nhập chủ yếu để người lao động tái sản xuất sức lao động và trang trải cuộc sống. Bên cạnh tiền lương, các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) hợp thành chi phí lao động sống, giữ vai trò bảo đảm an sinh xã hội cho người lao động khi gặp rủi ro, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hay mất việc làm. Do đó, tổ chức hạch toán chính xác lao động, tính đúng thù lao và thanh toán kịp thời các khoản trích theo lương là yêu cầu quản trị thiết yếu đối với các doanh nghiệp.

Xuất phát từ vai trò của phần hành kế toán này và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền, tác giả đã xác định các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được đánh số trong đề tài như sau:

  1. Tìm hiểu lý luận về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền.
  3. Đánh giá ưu, khuyết điểm cơ bản trong tổ chức công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền nói riêng làm cơ sở để đề xuất các biện pháp giúp đơn vị thực tập làm tốt hơn công tác hạch toán kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền, trụ sở chính tại số 26 Trần Nguyên Hãn, phường Cát Dài, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng.
  • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Khóa luận sử dụng hệ thống số liệu kế toán, chứng từ và sổ sách phát sinh trong năm 2017 tại đơn vị thực tập.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các quan điểm kinh tế học, hệ thống chuẩn mực và các văn bản quy phạm pháp luật về kế toán - lao động hiện hành tại Việt Nam:

  • Khung lý thuyết và khái niệm:

    • Bản chất và chức năng của tiền lương: Tiền lương theo quan điểm của Karl Marx (biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động) và kinh tế học hiện đại (giá cả của lao động xác định theo quan hệ cung - cầu). Các chức năng cơ bản gồm: kích thích lao động (tạo động lực), giám sát lao động, điều hòa lao động và tích lũy.
    • Phân loại tiền lương: Phân định giữa tiền lương chính (trả cho thời gian thực hiện nhiệm vụ chính, gắn với cấp bậc và phụ cấp) và tiền lương phụ (trả cho thời gian nghỉ phép, ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, đi học, hội họp theo chế độ).
    • Các hình thức trả lương: Lương theo thời gian (tính theo ngày công chuẩn của tháng hoặc ngày công cố định 24/26 ngày); lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp cá nhân, sản phẩm tập thể, sản phẩm gián tiếp, lương khoán, lương sản phẩm lũy tiến); hình thức trả lương hỗn hợp (kết hợp lương cứng ổn định và lương biến động theo hiệu quả kinh doanh).
    • Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương: Cơ chế hình thành và vai trò của các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn.

  • Văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán áp dụng:

    • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
    • Nghị định số 26/CP ngày 23/5/1995 của Chính phủ quy định các nguyên tắc tính và trả lương.
    • Luật Bảo hiểm xã hội (các điều khoản quy định về trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, thất nghiệp tại Điều 3, Điều 81, Điều 82).
    • Thông tư số 06/LĐBHXH-TT ngày 04/04/1995 hướng dẫn thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội.

  • Phương pháp nghiên cứu thực tế:

    • Phương pháp thu thập và thống kê số liệu: Thu thập tài liệu, số liệu kế toán thực tế, chứng từ chấm công, bảng thanh toán lương năm 2017 của Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền.
    • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích cơ cấu lao động, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính lương, trích lập bảo hiểm và đối chiếu việc tuân thủ chế độ kế toán.
    • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép (hạch toán trên các tài khoản TK 334, TK 338, TK 335, TK 642, TK 154, TK 111, TK 112) và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán.

  • Nguồn dữ liệu: Hệ thống chứng từ gốc (Bảng chấm công Mẫu số 01a-LĐTL, Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 02-LĐTL, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH...), hệ thống sổ kế toán chi tiết, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản liên quan tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền năm 2017.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Một số vấn đề lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương này khái quát toàn bộ cơ sở lý luận về tiền lương và kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Lý luận về tiền lương và các khoản trích: Trình bày khái niệm, chức năng, vai trò của tiền lương; nguyên tắc tính lương (thỏa thuận, cao hơn mức lương tối thiểu, trả theo năng suất và chất lượng, bảo đảm tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân); các hình thức trả lương (thời gian, sản phẩm trực tiếp, tập thể, gián tiếp, khoán, lũy tiến, hỗn hợp); kết cấu quỹ tiền lương trong doanh nghiệp.
  • Chế độ trích lập các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn: Nêu rõ tỷ lệ trích theo quy định hiện hành đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ:
    • Quỹ Bảo hiểm xã hội: Tỷ lệ trích 26% (18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 8% trừ vào lương người lao động).
    • Quỹ Bảo hiểm y tế: Tỷ lệ trích 4,5% (3% tính vào chi phí, 1,5% trừ vào lương).
    • Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp: Tỷ lệ trích 2% (1% tính vào chi phí, 1% trừ vào lương).
    • Kinh phí công đoàn: Tỷ lệ trích 2% (tính toàn bộ vào chi phí của đơn vị sử dụng lao động).
  • Tổ chức hạch toán kế toán: Quy định việc sử dụng hệ thống chứng từ kế toán lao động (Bảng chấm công mẫu 01-LĐTL, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành mẫu 05-LĐTL, Bảng thanh toán lương mẫu 02-LĐTL, Bảng thanh toán BHXH, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương mẫu 11-LĐTL). Trình bày kết cấu và nội dung hạch toán của Tài khoản 334 (Phải trả người lao động), Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác với 8 tài khoản cấp 2 từ TK 3381 đến TK 3388), Tài khoản 335 (Chi phí phải trả).
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày đặc điểm và quy trình hạch toán tiền lương theo 4 hình thức sổ sách kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC gồm: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền

Chương này phản ánh chi tiết về đơn vị thực tập và thực trạng công tác hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan về đơn vị: Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền thành lập ngày 28/01/2002, mã số thuế 0200463735, vốn điều lệ 500.000.000 đồng (năm trăm triệu đồng), người đại diện theo pháp luật là bà Lê Thanh Mai. Địa chỉ: Số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP. Hải Phòng. Ngành nghề kinh doanh chính là bán buôn, bán lẻ các loại vật tư, thiết bị vật liệu xây dựng (tôn, kẽm, sắt, ống thép, xi măng...).
  • Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán: Cơ cấu quản lý gồm Giám đốc, Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Kinh doanh (bán buôn, bán lẻ) và Phòng Kế toán. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và Kế toán kho kiêm Thủ quỹ. Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC từ ngày 01/01/2017, phương pháp hạch toán tồn kho kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung.
  • Đặc điểm lao động: Toàn công ty có 18 cán bộ công nhân viên (10 nam chiếm 55,4%, 8 nữ; trình độ Đại học có 8 người chiếm 44,4%, trình độ Trung cấp chiếm 22,2%).
STT Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
1 Tổng số cán bộ công nhân viên 18 100,0%
- Nam 10 55,4%
- Nữ 8 44,6%
2 Trình độ chuyên môn
- Đại học 8 44,4%
- Trung cấp 4 22,2%
- Trình độ khác 6 33,4%
  • Phương pháp tính lương và trích bảo hiểm thực tế tại công ty:
    • Hình thức trả lương: Công ty áp dụng duy nhất hình thức trả lương theo thời gian dựa trên số ngày làm việc thực tế và ngày công chuẩn của tháng (thời gian làm việc 8 giờ/ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy).
    • Công thức tính: $$\text{Lương thời gian} = \frac{\text{Lương} + \text{Phụ cấp}}{\text{Ngày công chuẩn của tháng}} \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$$
    • Chế độ phụ cấp và trợ cấp: Phụ cấp tiền ăn 500.000 đồng/tháng (làm thêm giờ hỗ trợ 10.000 đồng/bữa); phụ cấp đi lại 200.000 đồng/tháng; trợ cấp kết hôn 500.000 đồng/người; trợ cấp phúng viếng tứ thân phụ mẫu hoặc vợ/chồng/con mất 200.000 đồng/người; hỗ trợ thiên tai, hỏa hoạn 300.000 đồng/người; trợ cấp khó khăn từ 500.000 đồng/người.
    • Chế độ thưởng: Thưởng tháng lương thứ 13 căn cứ theo kết quả kinh doanh và bình xét thi đua; thưởng các ngày lễ 30/4, 01/5, Quốc khánh, Tết Dương lịch theo tờ trình của Phòng Hành chính nhân sự.
    • Số liệu thực tế tháng 03/2017: Tổng ngày công thực tế của 18 nhân viên trên Bảng chấm công là 480 công. Khóa luận dẫn chứng chi tiết bảng thanh toán lương và tính trích bảo hiểm đối với ông Lê Đức Hùng (Kế toán trưởng), bà Đoàn Thị Lan (nhân viên bán hàng) và giải quyết chế độ trợ cấp ốm đau 3 ngày cho bà Nguyễn Thị Liên (nhân viên văn phòng, đóng BHXH 3 năm 10 tháng, mức hưởng 70% lương cấp bậc).

Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền

Nội dung chương tập trung vào:

  • Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức sản xuất, bộ máy quản lý và tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền.
  • Đánh giá những ưu điểm đạt được và chỉ rõ các mặt hạn chế còn tồn tại trong việc phân bổ chi phí, quản lý lao động, chứng từ kế toán tiền lương và tính trích nộp các khoản theo lương.
  • Nêu rõ sự cần thiết, mục đích, nguyên tắc và phạm vi hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp.
  • Đưa ra các điều kiện thực hiện và đề xuất các nhóm giải pháp, kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương, nâng cao tính chính xác trong trích nộp bảo hiểm và tối ưu hóa quản lý chi phí lao động tại công ty.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực tế:
    • Khóa luận phản ánh bức tranh thực tế về công tác kế toán tiền lương và trích nộp các khoản theo lương tại một doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng quy mô nhỏ (vốn điều lệ 500 triệu đồng, 18 lao động).
    • Minh họa việc áp dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên.
    • Trích xuất chi tiết cơ chế phân bổ tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng tại doanh nghiệp:
Các khoản trích theo lương Trích vào chi phí doanh nghiệp Trích trừ vào lương người lao động Tổng tỷ lệ trích nộp
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 18,0% 8,0% 26,0%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0,0% 2,0%
Tổng cộng 24,0% 10,5% 34,5%
  • Giải pháp và đóng góp của đề tài:
    • Hệ thống hóa các căn cứ pháp lý và phương pháp tính các chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ dưỡng sức) theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và Thông tư 06/LĐBHXH-TT.
    • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình lập, luân chuyển chứng từ ban đầu (bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương), hoàn thiện phương pháp tính toán và hạch toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán TK 334, TK 338, TK 642 nhằm phản ánh chính xác chi phí lao động trong giá thành và chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi khảo sát thực tế giới hạn trong phạm vi hẹp tại một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ (Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền) với quy mô 18 nhân sự.
    • Cơ sở dữ liệu và chứng từ phân tích tập trung chủ yếu vào số liệu năm tài chính 2017 (điển hình là số liệu chi tiết tháng 03/2017).
    • Doanh nghiệp chỉ áp dụng một hình thức trả lương theo thời gian giản đơn, chưa triển khai các hình thức trả lương theo sản phẩm, lương doanh số hay lương hỗn hợp cho bộ phận kinh doanh bán buôn, bán lẻ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các mô hình trả lương gắn với kết quả kinh doanh và doanh số bán hàng (lương KPI, hoa hồng bán hàng) cho các nhân viên kinh doanh vật liệu xây dựng.
    • Nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng trong tự động hóa quy trình chấm công, tính lương và kết xuất báo cáo tài chính thay cho quy trình xử lý thủ công hoặc bán tự động.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh tại các trường đại học, cao đẳng đang thực hiện khóa luận, đồ án tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Phương pháp xây dựng hệ thống chứng từ kế toán lao động tiền lương và quy trình hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
    • Các ví dụ tính toán số liệu thực tế về tiền lương, phụ cấp ăn ca, phụ cấp đi lại, các khoản giảm trừ bảo hiểm và cách tính trợ cấp BHXH trả thay lương cho từng trường hợp cụ thể tại doanh nghiệp thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính từ ngày 01/01/2017. Về sổ kế toán, công ty sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Quy mô nhân sự và cơ cấu trình độ lao động của công ty tại thời điểm nghiên cứu như thế nào?

Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 18 người, trong đó nam giới có 10 người (chiếm 55,4%) và nữ giới có 8 người. Về trình độ học vấn, nhân sự có trình độ Đại học là 8 người (chiếm 44,4%), trình độ Trung cấp chiếm 22,2% và các trình độ khác chiếm 33,4%.

3. Công ty đang áp dụng hình thức trả lương nào và công thức tính cụ thể ra sao?

Công ty áp dụng một hình thức duy nhất là trả lương theo thời gian làm việc thực tế. Thu nhập tháng của người lao động bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, sau đó trừ đi các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN). Công thức tính: $$\text{Lương thời gian} = \frac{\text{Lương} + \text{Phụ cấp}}{\text{Ngày công chuẩn của tháng}} \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$$

4. Các khoản phụ cấp và phúc lợi cụ thể tại công ty được quy định với định mức bao nhiêu?

Theo quy chế nội bộ của công ty, mức phụ cấp tiền ăn là 500.000 đồng/tháng (làm thêm giờ được hỗ trợ thêm 10.000 đồng/bữa); phụ cấp đi lại là 200.000 đồng/tháng; mừng kết hôn bản thân là 500.000 đồng/người; viếng thân nhân mất là 200.000 đồng/người; trợ cấp thiên tai, hỏa hoạn là 300.000 đồng/người; trợ cấp khó khăn từ 500.000 đồng/người.

5. Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp được phân chia giữa người sử dụng lao động và người lao động như thế nào?

Tổng tỷ lệ trích nộp là 34,5% trên quỹ lương đóng bảo hiểm. Trong đó:

  • Doanh nghiệp chịu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh: 24,0% (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, Kinh phí công đoàn 2%).
  • Trừ vào tiền lương của người lao động: 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trịnh Thị Kim Anh đã hoàn thành các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả đã phân tích chi tiết thực trạng công tác hạch toán, hạch toán thời gian lao động, tính lương và trích nộp các quỹ bảo hiểm tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Mai Hiền dựa trên số liệu thực tế năm 2017. Trên cơ sở đánh giá các ưu điểm và hạn chế tại đơn vị thực tập, khóa luận đã đề xuất các nhóm giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương, nâng cao hiệu quả quản lý chi phí lao động cho doanh nghiệp.