CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán - Khái niệm thanh toán là là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. - Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả hợp đồng mua bán được sự thống nhất của bên mua và bên bán. Có 2 phương thức thanh toán chính là: Trả trực tiếp và trả chậm + Phương thức thanh toán trực tiếp: Là sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, doanh nghiệp mua hàng thanh toán ngay tiền hàng cho bên bán , có thể bằng tiền mặt,bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng) + Phương thức thanh toán trả chậm: Là doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán.
Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. - Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy trình về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức gồm hai loại: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt + Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, nghĩa là khi giao hàng cho người mua thì người mua nộp tiền ngay cho thủ quỹ. Theo phương thức này khách hàng có thể được hưởng chiết khấu theo hóa đơn.
+ Thanh toán không bằng tiền mặt: Là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Thanh toán không dung tiền mặt còn được định nghĩa là phương thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của tổ chức, đơn vị, cá nhân này sang tài khoản của tổ chức, đơn vị, cá nhân khác thông qua hệ thống ngân hàng. + Thanh toán bằng Séc: Là chứng từ thanh toán ghi nhận lệnh trả tiền của chủ tài khoản hoặc người đại diện, của chủ tài khoản, được lập trên mẫu in sẵn theo thể thức luật định, theo đó, tổ chức quản lí tài khoản trích một khoản tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán vô điều kiện để trả cho người thụ hưởng có tên ghi Nguyễn Thị Việt Trinh- QT2001K 3 trên séc hoặc người cầm séc một số tiền nhất định hoặc toàn bộ số tiền gửi của chủ tài khoản. + Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về việc ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.
+ Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng. + Thanh toán bù trừ: Là một phương thứ thanh toán vốn giữa các ngân hàng, các ngân hàng thực hiện thu hộ, chi hộ ngân hàng bạn và sẽ thanh toán ngay số chênh lệch (thu hộ- chi hộ) trong phiên thanh toán bù trừ với ngân hàng chủ trì. + Thanh toán bằng tín dụng: Với hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán.
Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng hàng của bên bán. + Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải tu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tên và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.
Nguyễn Thị Việt Trinh- QT2001K 4 - Đối với các khoản phải thu phí phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chi tiêu giá trị hiện vật. cuối kì cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng bán hàng.
- Hóa đơn GTGT(hay hóa đơn bán hàng) do doanh nghiệp lập. - Phiếu xuất kho. - Giấy báo có Ngân hàng - Giấy biên bản bù trừ công nợ. - Giấy nộp tiền.
- Biên bản thanh lý hợp đồng. - Các chứng cứ có liên quan khác. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản dùng để phản ánh tất cả khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư,tài sản cố định, cung cấp dịch vụ.
Nguyễn Thị Việt Trinh- QT2001K 5 Tài khoản 131 có kết cấu như sau: Bên nợ Bên có - Số tiền phải thu của khách hàng - Số tiền khách hàng đã trả nợ; về sản phẩm, hàng hóa, bất động - Số tiền đã nhận ứng trước, trả sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch trước cho khách hàng; vụ cung cấp và dã được xác định - Khoản giảm giá cho khách hàng là đã bán trong kỳ. sau khi đã giao hàng và khách - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng có khiếu nạị; hàng. - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên nợ Số Dư Bên Có(nếu có): - Số tiền còn phải thu của khách - Phản ánh số tiền nhận trước, hàng.
hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. - Sổ cái tài khoản 131.
Nguyễn Thị Việt Trinh- QT2001K 6 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán người mua Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Nguyễn Thị Việt Trinh- QT2001K 7 1. Nội dung kế toán thanh toán với người bán 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán - Phải trả người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, TSCĐ, CCDC,… khi doanh nghiệp mua chịu sẽ phát sinh nghiệp thanh toán nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng sẽ phát sinh nợ phải thu với nhà cung cấp.
- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ, vật tư, hàng hóa hoặc cho người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết của những đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khối lượng xây lắp hoàn thành được bàn giao. - Bên giao nhập khẩu ủy thác đã ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như các khoản phải trả người bán thông thường. - Khi hạch toán các chi tiết, kế toán phải hạch toán rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, gảm giá hàng bán của người bán và người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng - Những hàng hóa, vất tư, dịch vụ đã nhận được nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc có thông báo chính thức của người bán.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo nguyên tệ và nguyên tắc: - Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá đích danh của từng chủ nợ. Trường hợp phát sinh ứng trước tiền cho người bán thì bên nợ TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. - Khi phát sinh các khoản phải nợ người bán bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán a.
Chứng từ sử dụng - Các chứng từ mua hàng bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do người bán lập Nguyễn Thị Việt Trinh- QT2001K 8 - Biên bản kiểm nghiệm - Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản thanh toán hợp đồng - Các chứng từ liên quan khác b.