CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HẢI PHƯƠNG 1. Đặc điểm thành phẩm tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Hải Phương. Đặc điểm thành phẩm Với mô hình sản xuất vừa và nhỏ, công ty Hải Phương chủ yếu chỉ sản xuất các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng, do vậy các sản phẩm không nhiều, chỉ phục vụ chuyên môn hoá để đạt được chất lượng tốt nhất. Cũng chính vì sản xuất theo đơn đặt hàng của khách do vậy công ty không xuất hiện hàng tồn kho.
Các số lượng thành phẩm được tuân thủ tuyệt đối theo số lượng trong đơn đặt hàng, trong trường hợp có sai sót bị trả lại hàng hoặc khách hàng có yêu cầu đặt thêm thì công ty mới xem xét lượng nguyên vật liệu để tiến hành làm tiếp tục. Đây cũng có thể coi là ưu điểm và nhược điểm của doanh nghiệp trong sản xuất hàng hoá. Khi mà sản xuất đúng theo đơn đặt hàng thì sẽ tiết kiệm được chi phí và nhân công, tuy nhiên trong trường hợp các khách hang có phát sinh thêm nhu cầu thì đôi khi không thể nào đáp ứng được nhu cầu ngay tức thì. Danh mục thành phẩm Các sản phẩm Công ty sản xuất bao gồm: - Các loại khuôn mẫu chính xác theo nhu cầu của khách hàng; - Các loại máy công cụ vạn năng chuyên dùng; - Các chi tiết và linh kiện cho máy in; 3 - Jig kiểm độ chính xác của phụ tùng xe máy; - Các loại tủ sắt, tủ thép, tủ Inox, tủ điện theo thiết kế cho phù hợp với yêu cầu sử dụng và kinh doanh của khách hàng; - Giá đỡ, giá treo, giá kép; - Chi tiết về đột dập; - Các loại trục, trục vít, bánh răng, con lăn, đĩa xích, trục suốt”và các chi tiết nhỏ của máy móc; - Tấm cốt pha, tấm panel, thanh cầu cát, sàn grating, các loại lô truyền mực máy và các loại sản phẩm khác theo yêu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên do đặc tính của công ty là làm các sản phẩm theo đơn đặt hàng mà không chuyên biệt vào 1 hay 2 sản phẩm nhất định. Do vậy công ty không để danh mục các sản phẩm mà chỉ hạch toán theo đúng tên gọi cũng như theo dõi các sản phẩm này theo từng tài khoản có trong quy định. Đặc điểm luân chuyển thành phẩm của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hải Phương 1. Các phương thức hình thành thành phẩm, các phương thức sử dụng.
Phương thức sản xuất của doanh nghiệp là tự sản xuất. Công ty có xưởng sản xuất riêng để đáp ứng làm ra những thành phẩm theo yêu cầu của khách hàng , không thuê gia công hay nhập thành phẩm từ bên ngoài. Đồ gá để Nhập Cắt pha ghép các Hàn lại nguyên vật theo yêu miếng tôn, theo yêu liệu cầu của bản thép cầu vẽ Vận Khách Mạ kim Hoàn chuyển hàng loại (nếu thiện sản (nếu có) nghiệm thu có) phẩm 4 (Nguồn: Phòng kĩ thuật công ty Hải Phương) Hình 1. Quy trình sản xuất tổng quát các “sản phẩm của Công ty TNHH sản xuất và thương mại” Hải Phương.
Sau khi đàm phán và kí kết hợp đồng, lãnh đạo công ty sẽ cho triển khai các hoạt động để sản xuất thành phẩm. Các nguyên vật liệu cần dùng cho việc sản xuất đơn hàng sẽ được lên kế hoạch và có tính toán định mức nhất định trước khi được duyệt để chi tiền. Phòng kỹ thuật phối hợp với các quản đốc tại phân xưởng để xem xét các yêu cầu về chi mua sản phẩm sau đó sẽ đem đến phòng kế toán để cân đối các chi phí dựa trên nguồn lực của công ty. Tiếp theo khi đã được duyệt chi tiền, các nguyên vật liệu được nhập vào kho của doanh nghiệp để công nhân tiến hành sản xuất.
Từ đây, thành phẩm được hoàn thành và được nhập vào kho, sau đó phân phối đến từng khách hàng theo đơn đặt hàng đã có sẵn. Trong một số trường hợp cụ thể thì hàng hoá sẽ được vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng, phí vận chuyển sẽ được tính và bên mua sẽ phải chịu. Kế toán trong phần này có nghiệm vụ ghi chép toàn bộ những nghiệp vụ liên quan từ khâu nhập nguyên liệu, kiểm tra nguyên liệu, các chi phí vận chuyển liên quan đến việc xuất dùng nguyên liệu trong quá trình sản xuất và các hoạt động liên quan đến thành phẩm. Phương thức sản xuất của doanh nghiệp không cầu kỳ, các thành phẩm là do công ty tự sản xuất và theo đơn đặt hàng của khách mà thực hiện ngay tại phân xưởng của mình.
Các phương thức sử dụng khi tính giá thành phẩm. Công ty áp dụng phương pháp tính giá nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cả gia quyền hay còn gọi là bình quân cả kỳ dự trữ. 5 CỤ thể như sau: Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành căn cứ vào các khoản chi phí sản xuất gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong tháng tập hợp được và tính ra giá thành sản xuất thực tế của từng loại thành phẩm hoàn thành nhập kho. Sau khi tập hợp xong các chi phí này thì Kế toán Nguyên vật liệu và thành phẩm sẽ tiến hành tính luôn đơn giá của thành phẩm.
Ví dụ: Tháng 1/2019, nhập kho mật hàng Sàn grating Số lượng: 400 kg Cuối tháng, kế toán chi phí và giá thành tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong tháng và tính ra giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm sàn Grating này là 7. Sau đó kế toán àny sẽ tiến hành tính giá thành của mỗi kg sản phẩm Sàn Grating. Giá thành thực tế sản phẩm xuất kho Đối với thành phẩm xuất kho Công ty áp dụng tính giá theo phương pháp: bình quân gia quyền. Ví dụ: Tính giá thành thực tế của lô hàng Sàn Grating vừa rồi muốn xuất kho: - Căn cứ vào báo cáo tổng hợp kho thành phẩm số dư đầu kỳ thì có được giá trị thực tế được chuyển từ số dư cuối kỳ của kỳ trước là 30kg có với giá trị là 526.
- Trong khi đó, tổng số nhập kho thành phẩm trong kỳ là 400kg tương 6 ứng với 8.000 VNĐ - Khi đó, dựa vào tổng lượng xuất trong kỳ ta được lượng thành phẩm xuất kho trong kỳ là 427kg với đơn giá mỗi kg là: Đơn giá bình quân là: (8.295 VNĐ Như vậy, giá thực tế xuất kho cho 427 kg là: 20.965 VNĐ Sau khi có giá thành của sản phẩm thì kế toán nhập vào trong bảng Nhập-Xuất-Tồn theo dõi thành phẩm của công ty để có thể nắm bắt được tình hình một cách hiệu quả nhất. Việc tính giá thành sản phẩm cũng phần nào ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của Công ty, giúp cho Ban ãnh đạo có thể xác định được lãi lỗ của doanh nghiệp mình trong kỳ kế toán. Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng thành phẩm của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hải Phương. Hệ thống kho tại Công ty Hải Phương khá đơn giản vì các thành phẩm nhập kho với số lượng nhỏ không nhiều, sau khi nhập kho một thời gian ngắn thì sẽ được vận chuyển ngay theo yêu cầu của khách hàng.
Bên cạnh đó, cần chú ý là kho để nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Kho hàng có sự quản lý của Kế toán nguyên vật liệu và thành phẩm, quản đốc tại phân xưởng và một phó quản đốc kiêm quản lý kho. Kho Nguyên vật liệu Phân xưởng I Kho thành phẩm Phân xưởng II 7 (Nguồn: tự tổng hợp) Hình 1. Sơ đồ vị trí kho bãi và phân xưởng của công ty Hải Phương Hệ thống kho bãi được thiết kế ngay gần nơi sản xuất giúp cho doanh nghiệp có thể phần nào giảm thiểu được chi phí vận chuyển từ kho ra phân xưởng.
Đồng thời đều này cũng giúp rút ngắn được thời gian sản xuất, công nhân không cần phải đợi chờ khi thiếu nguyên vật liệu. Phụ trách quản lí hai kho này bao gồm kiểm tra nguyên vật liệu và thành phẩm xuất ra vào trong quá trình sản xuất là phó quản đốc của phân xưởng tại doanh nghiệp. Đồng thời với đó là việc kiểm tra từ các quản đốc và phòng kế toán. Tổ chức quản lý thành phẩm của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hải Phương 1.
Bộ phận trong trong Công ty liên quan đến công tác giao - nhận Cá nhân liên quan đến công tác giao – nhận hàng hoá, thành phẩm tại Công ty Hải Phương bao gồm: Kế toán nguyên vật liệu thành phẩm, Nhân viên thủ kho (trong doanh nghiệp là một kế toán nội bộ) và Kế toán trưởng. Để quá trình giao nhận thành phẩm được diễn ra trôi chảy thì các nhân viên này cần làm những nhiệm vụ sau: Kế toán Nguyên vật liệu và thành phẩm: Kế toán Nguyên vật liệu và thành phẩm sẽ quán sát và ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Các nguyên vật liệu nhập kho có những đặc điểm về chất lượng và số lượng như thế nào sẽ được phân loại. Bên cạnh đó, giá vốn của hàng hóa cũng được ghi theo 8 đúng cột, đúng kỳ quy định trong Bảng theo dõi thành phẩm của doanh nghiệp.
Kế toán này cũng sẽ thực hiện công việc tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật liệu… Tuy nhiên thì với công ty Hải Phương, hàng tồn kho hầu như là không có nên việc bảo quản và kiểm tra định kì thường không diễn ra nhiều trong một kỳ sản xuất. Ở một vài trường hợp đặc biệt do ảnh hưởng của thời thiết xấu hay doanh nghiệp nhận hàng trả lại với số lượng quá lớn thì mới tiến hành kiểm tra, theo dõi và bảo quản. Song song với đó, kế toán Nguyên vật liệu và Thành phẩm ở công ty cần luôn luôn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện Nhập/Xuất kho. Các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết.
Cuối cùng là khi giao hàng cho khách theo yêu cầu. Nhân viên này sẽ tiến hành kiểm tra lại giấy tờ giao nhận, đếm lại số lượng hàng hoá cần giao cùng với 2 nhân viên phân xưởng và kế toán trưởng.