Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬNVỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Bản chất và vai trò của kế toán quản trị chi phí 1.1 Bản chất của kế toán quản trị chi phí Theo quan điểm của kế toán tài chính thì chi phí được hiểu là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ hạch toán. Theo quan điểm của các nhà kinh tế chính trị thì chi phí kinh doanh là sự tiêu hao về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong một thời kỳ nhất định. Dưới góc độ của nhà quản lý thì chi phí kinh doanh là sự bỏ ra của nguyên vật liệu, tiền công, dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí khác để tạo ra các kết quả của một tổ chức hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường. Trong nền kinh tế thị trường, các nhà quản trị thường quan tâm tới nhu cầu của khách hàng để sản xuất các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng cao và chi phí thấp nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
[4] Với kế toán quản trị, chi phí được coi là những khoản phí tổn thực tế gắn liền với các phương án sản xuất kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ. Chi phí theo quan điểm của kế toán quản trị bao giờ cũng mang tính cụ thể nhằm để xem xét hiệu quả của các bộ phận như thế nào, đó chính là cơ sở để đưa ra các quyết định đầu tư, chọn phương án tối ưu. Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán, chính vì vậy, bản chất của kế toán quản trị chi phí trước hết thể hiện ở bản chất của kế toán. Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu đời, có rất nhiều định nghĩa về kế toán dưới các góc độ khác nhau 4 Theo Luật kế toán Việt Nam 2015: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” [8] Viện Kế toán công Hoa Kỳ (1953) định nghĩa “Kế toán là một nghệ thuật ghi nhận, phân loại và tổng hợp các sự kiện kinh tế dưới hình thái tiền tệ theo một phương thức có ý nghĩa và giải thích các kết quả đó.” [6] Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (1966) thì định nghĩa kế toán là “Quá trình xác định, đo lường và cung cấp những thông tin kinh tế hữu ích cho việc phán đoán và ra quyết định”.
Có thể thấy cả hai định nghĩa trên đều có điểm chung: đó là không chỉ nhấn mạnh kế toán là một quá trình với các công việc ghi chép, đo lường và tổng hợp thông tin mà còn hướng đến tính hữu ích của thông tin trong việc ra quyết định. [7] Như vậy, xét một cách tổng quát, kế toán quản trị chi phí có bản chất là một bộ phận của hoạt động quản lý và nội dung của kế toán quản trị chi phí là quá trình định dạng, đo lường, ghi chép và cung cấp các thông tin của chi phí hoạt động kinh tế của một tổ chức. Có nhiều cách tiếp cận về kế toán với nhiều quan điểm khác nhau, tuy nhiên, những quan điểm này đều thống nhất với nhau ở chỗ: kế toán là một hệ thống của những khái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính hợp lý. Và với vai trò là cung cấp thông tin kinh tế tài chính và đặc điểm của thông tin là cung cấp cho các đối tượng khác nhau, kế toán do đó được phân biệt thành hai loại là kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính có chức năng cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhưng chủ yếu là cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. kế toán tài chính phản ánh những sự kiện đã xảy ra trong quá khứ và hiện tại, thông 5 tin mang tính pháp lệnh. Do vậy, hình thức biểu hiện của kế toán tài chính chủ yếu là giá trị. Kế toán quản trị có chức năng cung cấp thông tin để nhà quản trị hoạch định, kiểm soát và ra quyết định.
Thông tin kế toán quản trị cung cấp như dự toán tài chính ngắn và dài hạn, kế hoạch doanh thu, chi phí và lợi nhuận… trong doanh nghiệp. Đặc điểm của kế toán quản trị là phản ánh những sự kiện đang và sắp xảy ra do vậy kế toán quản trị cung cấp thông tin định hướng cho tương lai, có tính linh hoạt, không mang tính pháp lệnh, tùy theo thông tin cung cấp mà sử dụng các thước đo khác nhau như giá trị, hiện vật, thời gian lao động, sơ đồ, đồ thị… Tuy nhiên, có một số quan điểm cho rằng chi phí trong bất kỳ một đơn vị nào đều phải có cơ chế quan tâm và quản lý đặc biệt với mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận. Kế toán chi phí là một lĩnh vực giao thoa của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Chức năng cơ bản của kế toán chi phí là theo dõi việc ghi chép và phân tích chuyên sâu các khoản mục chi phí như chi phí thực tế, chi phí định mức, chi phí thực tế kết hợp với chi phí định mức nhằm tính toán chính xác giá thánh sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ đồng thời để kiểm soát chi phí.
Và kế toán quản trị chi phí chính là một bộ phận của kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin về chi phí nhằm cung cấp thông tin về chi phí để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động với mục tiêu là giúp các nhà quản trị lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định.2 Vai trò và nguyên tắc của kế toán quản trị chi phí trong quản trị doanh nghiệp a. Các chức năng quản trị doanh nghiệp Như phần trên đã trình bày, kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán nhằm cung cấp cho các nhà quản lý thông tin về chi phí để giúp họ thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm 6 tra - đánh giá việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định. Hoạt động quản lý là một quá trình khép kín từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, đến kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch.
Ra quyết định không phải là một chức năng độc lập của quản lý mà nó là một phần không thể tách rời của các chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra - đánh giá việc thực hiện kế hoạch, trong mỗi chức năng đó đều đòi hỏi nhà quản lý phải đưa ra các quyết định Sơ đồ 1. Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp Nguồn: Giáo trình Kế toán quản trị (2012) [4] Chức năng ra quyết định yêu cầu các nhà quản lý cần lựa chọn một giải pháp hợp lý nhất trong số các giải pháp đề xuất. Với chức năng lập kế hoạch các nhà quản lý cần xây dựng các mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp và vạch ra các bước cụ thể để thực hiện các mục tiêu đó. Với chức năng tổ chức thực hiện các nhà quản lý cần quyết định cách sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được các kế hoạch đã đề ra.
Với chức năng kiểm tra và đánh giá, các nhà quản lý cần so sánh báo cáo thực hiện với các số liệu kế hoạch để bảo đảm cho các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng các mục tiêu đã định. Để thực hiện tốt các chức năng quản trị doanh ngiệp, nhà quản trị cần phải đưa ra được các quyết định đúng đắn và vai trò của kế toán quản trị chi 7 phí chính là nguồn cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định. Vai trò của kế toán quản trị chi phí Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc thực hiện các chức năng quản lý. Để thực hiện vai trò của mình, kế toán quản trị chi phí tiến hành lập dự toán chi phí để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng lập kế hoạch; phản ánh thông tin thực hiện để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng tổ chức thực hiện kế hoạch và xử lý thông tin thực hiện để từ đó các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch.
Như vậy, kế toán quản trị chi phí đã đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quản lý cả trước, trong và sau quá trình kinh doanh. Kế toán quản trị chi phí tiến hành cụ thể hoá các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các dự toán sản xuất kinh doanh. Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin về chi phí ước tính cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc các đối tượng khác theo yêu cầu của nhà quản lý nhằm giúp họ ra các quyết định quan trọng về đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu sản phẩm sản xuất và phân bổ hợp lý các nguồn lực có hạn cho các hoạt động của doanh nghiệp. [4] Bên cạnh cung cấp thông tin về dự toán chi phí cho việc lập kế hoạch và ra quyết định của các nhà quản lý, kế toán quản trị chi phí cũng cung cấp các thông tin để nhà quản lý kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo đánh giá, đặc biệt là giúp ích cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động.