Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp sản xuất may mặc, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng cơ cấu chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Chỉ một biến động nhỏ về chi phí hay sự thất thoát, lãng phí trong khâu quản lý vật tư cũng tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm và hiệu quả kinh doanh. Do đó, việc xây dựng chế độ quản lý chặt chẽ và tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu khoa học là yêu cầu khách quan đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất.

Công ty Cổ phần Omnisystem VN là doanh nghiệp hoạt động trong ngành may mặc sẵn, chịu sự cạnh tranh từ nhiều đơn vị dệt may trong nước và quốc tế. Doanh nghiệp thực hiện phương thức tìm kiếm thị trường tiêu thụ và tiếp nhận đơn đặt hàng trước, sau đó mới khai thác, thu mua nguyên vật liệu nhằm hạn chế ứ đọng vốn lưu động và tránh rủi ro thiếu hụt vật tư làm gián đoạn dây chuyền sản xuất.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Vũ Ngọc Ánh (MSSV: LT110015, Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân) tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm luân chuyển, phân loại và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Omnisystem VN.
  2. Khảo sát và phản ánh thực trạng quy trình hạch toán chi tiết, luân chuyển chứng từ và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Omnisystem VN (địa chỉ: 27 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ hạch toán thực tế phát sinh trong Quý IV năm 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng lý luận kế toán doanh nghiệp sản xuất theo quy định của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên (KKTX).
  • Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song.
  • Hình thức tổ chức sổ kế toán tổng hợp: Hình thức Nhật ký chứng từ.
  • Phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền tính theo kỳ quý).

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm phương pháp thu thập chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu vật tư), phương pháp đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán, phương pháp phân tích - tổng hợp thông tin kế toán từ hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp (Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 10, Bảng kê số 4 và Sổ cái các tài khoản liên quan). Nguồn dữ liệu sử dụng là các chứng từ kế toán thực tế về nguyên vật liệu chính (Sợi Ne các loại) và nguyên vật liệu phụ (Mác các loại) phát sinh tại công ty trong Quý IV năm 2011.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty CP Omnisystem VN

Tác giả phân tích đặc điểm sản xuất của công ty là chuyên may mặc sẵn phục vụ tiêu dùng nội địa và xuất khẩu, chủng loại sản phẩm đa dạng đòi hỏi nhiều danh mục vật tư khác nhau. Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp được phân loại cụ thể:

  • Nguyên vật liệu chính: Vải bò, vải kaki, vải phản quang, vải tráng nhựa, sợi dệt...
  • Vật liệu phụ: Cúc, khóa, nhãn mác, đệm vai...
  • Nhiên liệu: Xăng, dầu mỡ máy khâu.
  • Phụ tùng thay thế: Kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt...
  • Bao bì: Bìa cứng, túi nilon.
  • Hóa chất: Nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm (dùng tại xưởng tẩy mài, nhuộm).
  • Phế liệu thu hồi: Vải thừa, vải vụn, bông vụn.

Về tổ chức kho bãi, công ty bố trí 6 kho chuyên biệt gồm: Kho nội địa, Kho xuất khẩu, Kho phụ tùng, Kho Sợi, Kho Hóa chất và Kho Mộc. Định kỳ 6 tháng một lần, doanh nghiệp thành lập ban kiểm kê gồm 3 thành viên (thủ kho, nhân viên thống kê kho, kế toán nguyên vật liệu) để đánh giá lại số lượng và chất lượng vật tư.

Về phương pháp định giá:

  • Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho: Tính theo giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ), thuế nhập khẩu (nếu có) và trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu, giảm giá).
  • Vật liệu nhận gia công: Kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng theo từng đơn đặt hàng; các chi phí bốc dỡ, vận chuyển do công ty chi trả hộ sẽ được hạch toán riêng và thanh toán lại khi bàn giao thành phẩm.
  • Vật liệu tiết kiệm: Khi định mức thực tế thấp hơn định mức giao khoán, xí nghiệp được hưởng 50% giá trị tiết kiệm, phần còn lại nhập kho công ty tính theo 80% giá thị trường:

$$\text{Giá thực tế vật liệu tiết kiệm nhập kho} = \text{Số lượng vật liệu nhập} \times 50% \times 80% \times \text{Đơn giá thực tế thị trường}$$

  • Giá thực tế vật liệu xuất kho: Áp dụng công thức đơn giá bình quân cả kỳ (kỳ quý) nhân với số lượng xuất kho thực tế trong kỳ.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Omnisystem VN

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi chép được tổ chức như sau:

  • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất theo chỉ tiêu số lượng hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) và Phiếu xuất kho nội bộ (mẫu 02-VT).
  • Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cho từng danh điểm vật tư, phản ánh đồng thời cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đơn giá xuất kho được tính vào cuối kỳ.
  • Cuối kỳ: Kế toán đối chiếu số lượng tồn trên sổ chi tiết với thẻ kho, sau đó lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (TK 152) để làm căn cứ đối chiếu với Sổ cái TK 152.

Tác giả minh họa chi tiết qua hai nghiệp vụ điển hình:

  • Nguyên vật liệu chính (Sợi Ne 20/4): Nghiệp vụ nhập kho theo Hóa đơn GTGT số 0041052 ngày 07/10/2011 từ Công ty TNHH Sợi dệt Vĩnh Phúc (số lượng 1.438 kg Sợi Ne 20/4 cotton 100%, tiền hàng 95.438.xxx đồng, thuế GTGT 10% là 9.944.xxx đồng, tổng giá thanh toán 105.382.xxx đồng), Biên bản kiểm nghiệm số 03-SỢI/KTCL, Phiếu nhập kho số 236 và Thẻ kho KS. Nghiệp vụ xuất kho phục vụ sản xuất tại Nhà máy Dệt nhuộm theo Phiếu yêu cầu NVL số 06/KHTT và Phiếu xuất kho nội bộ số 1/8 ngày 30/10/2011 với tổng khối lượng sợi các loại là 99.992,92 kg (trong đó Ne 20/4 CT là 1.699,5 kg).
  • Nguyên vật liệu phụ (Mác 11A nhỏ): Nghiệp vụ mua từ Công ty sản xuất khóa và phụ liệu ngành may Kim Hoa (KFK) theo Hóa đơn GTGT số 0034567 ngày 23/10/2011, Biên bản kiểm nghiệm chất lượng, Phiếu nhập kho số 67 ngày 23/10/2011; theo dõi công nợ trên Sổ chi tiết TK 331 - Kim Hoa và xuất kho cho Nhà máy may theo Phiếu xuất kho nội bộ số 1/8 ngày 30/10/2011 (số lượng 2.800 cái).

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hệ thống tài khoản sử dụng gồm TK 152 (chi tiết thành TK 1521D, 1521D1, 1521D2, 1521D3, TK 1522D, 1522D1, 1522D2, 1522D3, TK 1523D, TK 1524D, TK 1527D) cùng các tài khoản đối ứng TK 111, 112, 133, 331, 621D, 627D8, 154D8...

Quy trình hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ:

  • Nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu: Chứng từ nhập kho và hóa đơn được ghi chép vào Sổ chi tiết TK 331 theo từng nhà cung cấp. Cuối tháng, số liệu tổng cộng từ Sổ chi tiết TK 331 được chuyển vào Nhật ký chứng từ số 5 (Phải trả người bán). Số liệu phát sinh Nợ TK 152 từ NKCT số 5 được tổng hợp để ghi vào Sổ cái TK 152.
  • Nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: Công ty không lập Bảng phân bổ vật tư mà lập Bảng kê xuất nguyên vật liệu (phân loại theo CPNVLTT - TK 621D hoặc CPSXC - TK 627D8). Số liệu từ Bảng kê xuất vật liệu được chuyển sang Bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất theo yếu tố). Từ Bảng kê số 4, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 7 (Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp) và Nhật ký chứng từ số 10, làm căn cứ ghi Có TK 152 trên Sổ cái TK 152.
Tiêu chí Kế toán chi tiết (Thẻ song song) Kế toán tổng hợp (Nhật ký chứng từ)
Chứng từ căn cứ Phiếu nhập kho (MS 01-VT), Phiếu xuất kho nội bộ (MS 02-VT), Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm. Tổng hợp từ Phiếu nhập/xuất, Hóa đơn GTGT, Bảng kê xuất NVL, Sổ chi tiết TK 331.
Sổ sách thực hiện Thẻ kho (chỉ theo dõi lượng), Sổ chi tiết vật tư (theo dõi cả lượng và giá trị), Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T. Sổ chi tiết TK 331, NKCT số 1, 2, 4, 5, 7, 10, Bảng kê số 4, Sổ cái TK 152.
Thời điểm tính giá Nhập kho tính theo giá thực tế từng lần; xuất kho tính giá bình quân vào cuối quý. Tập hợp số phát sinh Nợ/Có TK 152 vào cuối kỳ từ NKCT số 5 và NKCT số 7 lên Sổ cái.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Omnisystem VN

Tác giả đánh giá toàn diện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp:

  • Ưu điểm: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với quy mô; áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ và phương pháp thẻ song song giúp kiểm soát độc lập giữa kho và phòng kế toán; hệ thống kho bãi được phân chia chuyên biệt (6 kho) kết hợp kiểm kê định kỳ 6 tháng/lần; khâu xuất kho tuân thủ định mức sản xuất.
  • Hạn chế:
    1. Công tác quản lý vật tư: Chưa xây dựng và ban hành đồng bộ Sổ danh điểm vật liệu kèm mã số quy chuẩn cho toàn bộ danh mục vật tư, gây khó khăn cho việc tra cứu, kiểm tra phẩm cấp khi nhập kho.
    2. Kế toán chi tiết: Doanh nghiệp không lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu mà chuyển thẳng từ Bảng kê xuất sang Bảng kê số 4, làm giảm tính chi tiết trong việc phân bổ chi phí vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí.
    3. Hạch toán chi phí: Phát sinh chênh lệch giữa số lượng vật liệu đưa vào chế biến và số lượng thành phẩm hoàn thành tại các xí nghiệp, nhưng công ty vẫn tính toàn bộ chi phí nguyên vật liệu chính phát sinh vào giá thành thành phẩm hoàn thành mà chưa xử lý dứt điểm phần hao hụt bất thường.

Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp:

  1. Về tài khoản và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán: Hoàn thiện việc phân loại tài khoản chi tiết và tối ưu hóa việc xác định giá vật liệu xuất dùng.
  2. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ xuất nhập kho, bảo đảm tính kịp thời khi chuyển chứng từ về phòng kế toán.
  3. Về sổ kế toán chi tiết: Áp dụng thống nhất hệ thống danh điểm vật tư và mã hóa vật tư trên phần mềm kế toán máy.
  4. Về báo cáo kế toán: Lập bổ sung Bảng phân bổ nguyên vật liệu để theo dõi chính xác chi phí vật liệu cho từng phân xưởng và đối tượng sản phẩm.

Về điều kiện thực hiện, tác giả chỉ rõ các yêu cầu đối với Nhà nước (duy trì tính ổn định của chuẩn mực và chế độ kế toán) và đối với Công ty (nâng cao trình độ cán bộ kế toán, nâng cấp hạ tầng phần mềm kế toán).

Kết quả và đóng góp

  • Khóa luận đã mô tả chi tiết thực tế quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Omnisystem VN trong Quý IV/2011 với hệ thống số liệu, mẫu biểu kế toán thực tế: từ Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm số 03-SỢI/KTCL, Phiếu nhập kho số 236, Phiếu xuất kho số 1/8, Sổ chi tiết TK 1521D1, TK 1522D, Sổ chi tiết TK 331 đến NKCT số 5, NKCT số 7, Bảng kê số 4 và Sổ cái TK 152.
  • Làm rõ cơ chế quản lý đặc thù của doanh nghiệp may mặc như việc phân chia 6 kho hàng, chính sách khuyến khích tiết kiệm vật tư định mức (hưởng 50% của 80% giá thị trường) và phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ theo quý.
  • Chỉ ra những điểm thiếu hụt trong tổ chức chứng từ và sổ sách tại đơn vị (thiếu sổ danh điểm vật liệu chuẩn hóa, thiếu bảng phân bổ nguyên vật liệu) và đề xuất các giải pháp kỹ thuật kế toán mang tính khả thi cho doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp may mặc cụ thể (Công ty Cổ phần Omnisystem VN); dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào các chứng từ phát sinh trong Quý IV năm 2011; các minh họa chứng từ tập trung vào hai nhóm vật tư đại diện là Sợi Ne 20/4 và Mác 11A nhỏ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán chi phí nguyên vật liệu gắn liền với quy trình tính giá thành sản phẩm cho toàn bộ các dòng sản phẩm may xuất khẩu khác nhau; khảo sát việc chuyển đổi hình thức sổ kế toán thủ công/bán tự động sang các phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) tích hợp.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp này có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu, hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Người làm kế toán tại các doanh nghiệp ngành may mặc, dệt nhuộm có nhu cầu tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ nhập/xuất kho nội bộ, quy trình quản lý vật liệu gia công và kỹ thuật ghi sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ kết hợp phương pháp thẻ song song.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP Omnisystem VN áp dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu?
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Thủ kho mở Thẻ kho theo dõi về số lượng hàng ngày, kế toán mở Sổ chi tiết vật liệu theo dõi cả số lượng và giá trị. Cuối kỳ, hai bộ phận đối chiếu số lượng và kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu (TK 152) để đối chiếu với Sổ cái TK 152.

2. Hình thức sổ kế toán tổng hợp tại công ty là gì và trình tự vào Sổ cái TK 152 được thực hiện ra sao?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nghiệp vụ tăng NVL được tổng hợp từ Sổ chi tiết TK 331 sang Nhật ký chứng từ số 5 rồi ghi vào bên Nợ Sổ cái TK 152. Nghiệp vụ xuất kho NVL được tập hợp từ Bảng kê xuất NVL sang Bảng kê số 4, vào Nhật ký chứng từ số 7 (và NKCT số 10), từ đó ghi vào bên Có Sổ cái TK 152.

3. Doanh nghiệp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nào?
Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền tính theo kỳ quý). Trong kỳ, phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng; cuối quý, kế toán tính đơn giá bình quân trên cơ sở tổng giá trị và số lượng tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ để áp giá cho lượng vật liệu xuất dùng.

4. Chính sách khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu tại doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Khi định mức thực tế tại xí nghiệp thấp hơn định mức công ty giao, xí nghiệp được hưởng 50% giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. Phần còn lại được nhập kho công ty với giá trị tính bằng 80% đơn giá thực tế trên thị trường.

5. Những nhược điểm chính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?
Doanh nghiệp chưa áp dụng đồng bộ Sổ danh điểm vật liệu có mã hóa quy chuẩn, chưa lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu (chuyển thẳng từ Bảng kê xuất sang Bảng kê số 4) và còn tính toàn bộ chi phí NVL chính vào giá thành sản phẩm khi có chênh lệch giữa lượng đưa vào chế biến và thành phẩm hoàn thành.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Vũ Ngọc Ánh phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Omnisystem VN theo phương pháp thẻ song song và hình thức Nhật ký chứng từ trong Quý IV/2011. Nghiên cứu đã làm rõ đặc điểm luân chuyển vật tư ngành may, hệ thống 6 kho chuyên trách, quy trình kiểm soát chứng từ và phương pháp tính giá bình quân theo quý. Đồng thời, tác giả đã chỉ ra các hạn chế về việc thiếu mã hóa danh điểm vật tư và thiếu bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp.