CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP OMNISYSTEM VN 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty CP Omnisystem VN 1.1 Đặc điểm Nguyên vật liệu Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như các loại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại như điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho.
CP Omnisystem VN có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng.
Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiết kế. Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Công ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. SVTH: Vũ Ngọc Ánh 2 MSSV: LT110015 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Công tác bảo quản vật tư Nhằm bảo quản tốt vật tư tránh hao hụt tổn thất thì cần phải có đủ nhà kho với điều kiện kỹ thuật an toàn.
Việc tổ chức bảo quản vật liệu nhập kho là một khâu rất quan trọng. Để đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục tuy diện tích mặt bằng, nhà xưởng còn chật hẹp nhưng xí nghiệp cũng đã tổ chức kho tàng phù hợp với quy mô của xí nghiệp tại các kho cũng trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đếm. Đây là điều kiện quan trọng để tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản hạch toán chặt chẽ. * Phân loại VL - CCDC Trong doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu gồm nhiều chủng loại, phẩm cấp khác nhau.
Mỗi loại vật liệu được sử dụng lại có tính năng, vai trò công dụng khác nhau, nên để theo dõi tốt các loại vật liệu tránh mất mát kế toán đã tiến hành phân loại vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu chính: các loại vải ngoài vải bò, vải kaki, vải phản quang, vải tráng nhựa. - Vật liệu phụ: các loại cúc, khoá, nhãn mác, đệm vai. - Nhiên liệu:; dầu mỡ máy khâu. - Phụ tùng thay thế: các chi tiết phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy may, máy cắt.: kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt, các vật liệu khác.
- Bao bì: bìa cứng, túi nilon. - Hoá chất: là các vật liệu phục vụ ở các phân xưởng tẩy mài, phân xưởng nhuộm: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm. - Phế liệu thu hồi: vải thừa, vải vụn, bông vụn. Sau đây là sổ danh điểm vật liệu tại công ty CP Omnisystem VN SVTH: Vũ Ngọc Ánh 3 MSSV: LT110015 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Biểu số 1.1 Sổ danh điểm vật liệu CÔNG TY CP Omnisystem VN SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại NVL chính - TK 1521 Ký hiệu Nhóm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Quy cách Đơn vị tính 1521.01 Vải dệt kim m 1521.01 Bông trần kg.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty CP Omnisystem VN a.Nguyên vật liệu tăng * Nhập vật liệu gia công. Sau khi hợp đồng gia công được ký kết giữa Công ty cổ phần may Thăng Long và các hãng nước ngoài, toàn bộ vật liệu được bên nước ngoài chuyển sang cho Công ty. Các nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất (phòng CBSX) có trách nhiệm hoàn tất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vật liệu về kho của Công ty. Tại đây, căn cứ vào Packing List (bảng thể hiện mã hàng, loại vải) để kiểm tra vật liệu.
Nếu số lượng và loại vải thực tế vận chuyển về kho có gì sai lệch với bảng mã hàng, nhân viên phòng CBSX phải lập biên bản và gửi giấy mời phía Công ty nước ngoài đã ký hợp đồng sang giải quyết. Nếu vật liệu thực tế nhập về phù hợp với bảng mã hàng thì nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ. Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ. SVTH: Vũ Ngọc Ánh 4 MSSV: LT110015 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho ký vào. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. * Nhập nguyên vật liệu mua ngoài.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt thông qua. Sau khi được thông qua, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL, NVL sau khi được tiếp nhận về Công ty (có hóa đơn GTGT) được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận. Khi vật liệu về đến kho, nhân viên phòng KCS sẽ xem xét, kiểm tra hoá đơn, chứng từ về tính hợp lý, hợp pháp. Nếu nội dung ghi trong hoá đơn mà phù hợp với chủng loại, đơn giá, chất lượng và hình thức thanh toán với hợp đồng đã ký kết thì phòng KCS lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ. Một liên phòng kế toán giữ kèm theo hoá đơn bán hàng. Một liên thủ kho giữ. Và đề nghị thủ kho cho nhập số vật liệu đó.
Trước khi nhập, thủ kho kiểm tra về chủng loại, số lượng, chất lượng của loại vật tư đó. Nếu thấy đúng với phiếu nhập kho thì tiến hành cho nhập số vật liệu trên. Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho và trên thẻ kho, thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng.
Hóa đơn bán hàng: xem biểu 01 Phiếu nhập kho: xem biểu 02 * Nhập vật liệu do tiết kiệm được. Sau khi tiếp nhận vật tư tiết kiệm được từ các phân xưởng, nhân viên phòng CBSX cùng thủ kho lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng CBSX giữ.
Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Chỉ tiêu giá trị được tính bằng 50% của 80% giá vật liệu thực tế trên thị trường. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thể kho. Ở các xí nghiệp, các nhân viên hạch toán theo dõi số lượng các loại vật liệu đó, cuối tháng lập báo cáo gửi lên phòng kế toán để kế toán vật liệu theo dõi.
SVTH: Vũ Ngọc Ánh 5 MSSV: LT110015 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Nhập kho phế liệu thu hồi. Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài. Sau khi nhập phế liệu từ các xí nghiệp chuyển đến, nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng kế toán giữ. Một liên phòng CBSX giữ. Nguyên vật liệu giảm * Xuất kho vật liệu gia công. Căn cứ vào Hợp đồng và định mức vật tư sản xuất hàng gia công đã được ký kết, phòng KHXNK lập ra kế hoạch sản xuất cho từng xí nghiệp trong tháng.
Căn cứ vào bảng kế hoạch đó, phòng CBSX lập phiếu xuất kho và xuất vật tư cho các xí nghiệp. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên thủ kho giữ. Một liên xí nghiệp giữ. Một liên phòng kế toán giữ.
Phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho. * Xuất kho vật liệu mua ngoài. Để đảm bảo đủ nguyên vật liệu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, phòng KHXNK căn cứ và sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và ra lệnh xuất kho. Phòng CBSX căn cứ vào lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho thành 3 liên.
Khi lĩnh vật tư, đơn lĩnh phải đem phiếu xuất kho này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị, tính ra tổng số vật tư đã xuất rồi đối chiếu với thẻ kho và ký vào 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ. Một liên xí nghiệp giữ. Một liên phòng kế toán giữ.
Phiếu xuất kho xem biểu số 03 Riêng trường hợp xuất vật tư từ kho nguyên liệu của Công ty cho các xí nghiệp Nam Hải hay xí nghiệp Hà Nam thì sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trường hợp vật liệu sau khi thu mua không qua kho nguyên liệu của Công ty mà được chuyển thẳng cho các xí nghiệp trên thì phòng CBSX vẫn phải lập phiếu nhập xuất thẳng thay cho phiếu xuất kho thông thường. Số vật liệu này vẫn được theo dõi như vật tư xuất qua kho nguyên liệu của công ty. SVTH: Vũ Ngọc Ánh 6 MSSV: LT110015 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Xuất kho bán phế liệu.
Việc bán phế liệu khi được Giám đốc quyết định và ký duyệt thì phòng CBSX cùng thủ kho tiến hành xuất giao phế liệu cho người mua.