lời mở đầu và kết luận, chuyên đề của em gồm 3 phần: Phần 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO. Sinh viên: Hoàng Thị Khuyên Lớp: KT11D 2 Trường ĐH KTQD Chuyên đề tốt nghiệp PHẦN 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NORFOLK HATEXCO 1.
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO. Đặc điểm nguyên vật liệu. Năm 2003, Việt Nam bắt đầu tiến hành từng bước xoá bỏ hàng rào thuế quan một số mặt hàng theo như hiệp định ký với AFTA. Điều này cho phép một số mặt hàng của Việt Nam có thể xuất khẩu sang thị trường nước ngoài mà không phải chịu thuế Nhập khẩu, nhưng đồng thời có các mặt hàng vào nước ta cũng được miễn thuế hoặc giảm thuế.
Đây là một cơ hội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnh tranh và khẳng định vị thế về mẫu mã và chất lượng hàng của mình, nhưng cũng là sự đe doạ cho các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của họ không đứng vững trên thị trường. Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO là một công ty có quy mô sản xuất tương đối lớn. Sản phẩm của Công ty là các loại quần áo lao động, quần áo phụ nữ, áo jacket. Ngoài ra còn có sản xuất các loại sản phẩm khác theo hợp đồng và xuất khẩu như áo sơ mi nam, nữ… Do đặc điểm sản phẩm của Công ty đa dạng, phong phú chủng loại, kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, rất đa dạng, nhiều chủng loại và quy cách khác nhau ví dụ như các loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, các loại da … để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau.
Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Do vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của Công ty. Sinh viên: Hoàng Thị Khuyên Lớp: KT11D 3 Trường ĐH KTQD Chuyên đề tốt nghiệp Đặc thù nguyên vật liệu của Công ty đó là các loại nguyên vật liệu gọn nhẹ như các loại vải, chỉ , khuy, khoá nên không gây khó khăn trong quá trình vận chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển, bảo quản không tốt thì chất lượng của nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. Do vậy Công ty cần phải có biện pháp quản lý, vận chuyển, dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất.
Nhận thức được điều này Công ty đã bố trí hệ thống kho bãi, thiết bị bảo quản như sau: Nhà kho của Công ty được bố trí ở tầng một gần cổng chính vừa thuận tiện cho việc mua nguyên vật liệu về nhập kho, vừa thuận tiện xuất kho đi các xưởng. Tại Công ty có ba kho nguyên vật liệu: kho nguyên vật liệu chính chứa các loại nguyên vật liệu chính như các loại vải, chỉ phục vụ cho sản xuất sản phẩm, kho nguyên vật liệu phụ và phụ tùng tạp phẩm chứa các loại nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, tạp phẩm như phấn, giấy gói. Ví dụ: vải, chỉ nên để trong kho trong một thời gian nhất định, phải được bảo quản, độ ẩm phù hợp - tránh đề quá lâu vải sẽ bị mốc, ố, bục, mủn … Bên cạnh đó, việc cung ứng vật tư cũng được Công ty rất coi trọng. Để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả.
Phòng kế hoạch vật tư đã ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên, ổn định với một số đơn vị bán hàng. Ngoài ra, Công ty còn tổ chức bộ phận thu mua vật liệu thông qua cán bộ tiếp liệu, có nhiệm vụ liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc thuê ngoài vận chuyển. Các nhà cung cấp lớn của Công ty là Công ty da Mêcô Cần Thơ, chỉ Coats Tootal Sinh viên: Hoàng Thị Khuyên Lớp: KT11D 4 Trường ĐH KTQD Chuyên đề tốt nghiệp Phong Phú, Công ty dệt Hà Nam,. và thu mua nhỏ lẻ của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn Hà Nội, Hà Nam.
Hiện nay nhiệm vụ sản xuất của Công ty ngày càng được mở rộng. Công ty không chỉ may hàng gia công theo hợp đồng ký kết với khách hàng mà còn mở rộng quan hệ ngoại giao, ký kết hợp đồng sản xuất trong và ngoài nước. Sản xuất các mặt hàng phục vụ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng trong và ngoài nước. Đối với những mặt hàng gia công thì nguyên vật liệu chính là do bên yêu cầu cung cấp, Công ty chỉ theo dõi phần số lượng.
Đối với hàng may hợp đồng ngoài thì Công ty phải tự lo tất cả khâu đầu vào, trong đó việc thu mua nguyên vật liệu để phục vụ kế hoạch sản xuất phẩm được thực hiện trên cơ sở kế hoạch mua vật tư do phòng kế hoạch - vật tư lập và hợp đồng mua bán vật tư ký kết với khách hàng. Chính vì vậy hiện nay trong việc nhập, xuất vật liệu phải được phân vùng quản lý. Vật liệu của hàng gia công như áo sơ mi nam, áo jacket được theo dõi quản lý riêng, hạch toán trên một sổ riêng. Còn vật liệu do Công ty mua ngoài để cung cấp cho sản xuất sản phẩm đã ký kết với bên ngoài được quản lý tại kho riêng ở Công ty theo thứ, loại đã được phân ra.
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO có những nét riêng biệt và khó khăn hạ thấp chi phí vật liệu, sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất - đó chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Vì vậy phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ, vận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyên vật liệu chính như các loại vải, chỉ, khuy. Sinh viên: Hoàng Thị Khuyên Lớp: KT11D 5 Trường ĐH KTQD Chuyên đề tốt nghiệp 1. Phân loại nguyên vật liệu.
Trong Công ty, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động. Do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý, hạch toán phù hợp Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty được phân thành các loại sau: Vật liệu chính.
Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bảo gồm: vải, chỉ, khuy, chun. Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều thứ khác nhau. Ví dụ: + Vải gồm: vải gabadin cỏ úa, vải bay, vải tropical, be vàng, vải tropical 8888-1 + Chỉ cũng nhiều loại : Chỉ mạ non, chỉ mầu cỏ úa, chỉ mầu ghi. + Khuy cũng gồm nhiều loại: khuy đồng, khuy 14 ly bay, khuy 12 ly đen, khuy 15 ly mạ non.
Vật liệu phụ: Tuy không là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý như: đầu máy khâu, phấn may, giấy gói hàng, sơn trắng, vải mành dứa, phấn thỏi, phấn bột, nẹp sắt. Sinh viên: Hoàng Thị Khuyên Lớp: KT11D 6 Trường ĐH KTQD Chuyên đề tốt nghiệp Nhiên liệu: Là những vật liệu để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: than, dầu, xăng. Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị mà Công ty mua sắm, dự trữ, phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại như vít bắt chân vịt, bàn là treo, răng cưa mặt nguyệt, ắc quy, trụ tự động máy. Vật liệu khác: băng dính, chổi.
Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO. Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Ở Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO các nghiệp vụ nhập – xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, mỗi lần nhập giá cả của nguyên vật liệu lại có sự thay đổi. Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là hết sức cần thiết.
Trên thực tế Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu của hàng gia công thì do bên khách hàng cung cấp nguyên vật liệu cho phía Công ty nên ngoài việc hạch toán nguyên vật liệu theo số lượng Công ty còn theo dõi về mặt giá trị đó là chi phí gia công chế biến. Còn đối với nguyên vật liệu Công ty nhập từ bên ngoài chủ yếu là mua ngoài, không có vật liệu nhập từ các nguồn như tự chế hoặc thuê ngoài gia công hoặc đơn vị khác góp vốn liên doanh thì để đánh giá chính xác, trung thực và hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất Công ty đã đánh giá thực tế.