CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ĐỨC HẠNH 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH TM&XNK Đức Hạnh 1.1 Danh mục hàng bán của công ty TNHH TM& XNK Đức Hạnh Là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên hoạt động bán hàng là hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh. Tùy vào nhu cầu sử dụng hàng hóa mà công ty thực hiện các hình thức bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Đối với đối tượng khách hàng mua hàng hóa với số lượng lớn công ty thực hiện bán buôn hoặc chiết khấu cho tùy thuộc vào thảo thuận của từng đơn hàng. Đối với các đối tượng có nhu cầu mua lẻ công ty cũng có các dịp khuyến mại, giảm giá để thúc đẩy doanh thu bán hàng cũng như tăng độ cạnh tranh đối với các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực tại khu vực kinh doanh.
Công tác bán hàng có ý nghĩa hết sức to lớn. Nó là giai đoạn tái sản xuất, doanh nghiệp khi thực hiện tốt công tác bán hàng sẽ tạo điều kiện thu hồi vốn tốt, bù đắp được các khoản chi phí, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước thông qua việc nộp thuế, đầu tư phát triển công ty từ đó nâng cao đời sống người lao động. - Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh chuyên phân phối và cung cấp linh kiện máy tính, thiết bị nghe nhìn, máy văn phòng. - Trong đó chủ yếu là các mặt hàng sau: 1 Máy tính xách tay 2 Máy in 3 Máy tính bảng 4 Máy tính để bàn 5 Linh kiện máy tính 6 Thiết bị nghe nhìn, giám sát 7 Phụ kiện máy tính Sinh Viên: Nguyễn Thị Chi 3 Lớp KT-LTK15 8 Thiết bị mạng 1.2 Thị trường của công ty TNHH TM& XNK Đức Hạnh.
Thị trường kinh doanh chính của Công ty là thị trường nội địa và khu chế xuất với các linh kiện điện tử máy văn phòng chinh hãng … Ngoài việc kinh doanh chính tại văn phòng Công ty còn có đội ngũ kinh doanh thường xuyên mở rộng thị trường cung cấp sản phẩm. Do đặc thù kinh doanh các sản phẩm về linh kiện máy tính, máy văn phòng và các phụ kiện ,… nên đối tượng phục vụ khách hàng của Công ty bao gồm hai bộ phận lớn đó là khách hàng là cá nhân và khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của Công ty. Để thực hiện khâu bán buôn, bán lẻ đến tận tay người tiêu dùng, và do nắm bắt được nhu cầu, giữ được uy tín và các mối quan hệ trong kinh doanh nên doanh thu của Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh luôn giữ ổn định và tăng trưởng. Ưu thế cạnh tranh của công ty trên thị trường chủ yếu được quyết định bởi chất lượng sản phẩm và sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm mà công ty đang kinh doanh với mục tiêu của Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh là sẵn sàng phục vụ đến tận tay người sử dụng với các sản phẩm phù hợp về giá cả và đảm bảo về chất lượng.
Từ những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty yêu cầu cao trong công tác quản lý và hạch toán hàng hóa, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa.3 Phương thức bán hàng của công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh. Để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã tìm được các biện pháp đẩy mạnh hàng hoá bán ra đó là đa dạng hoá phương thức bán hàng. Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh đã áp dụng các phương thức sau: - Phương thức bán buôn: Công ty áp dụng 2 phương thức bán buôn là phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng và phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không Sinh Viên: Nguyễn Thị Chi 4 Lớp KT-LTK15 tham gia thanh toán cho các đơn khách hàng lớn, … Tại công ty khi có các nghiệp vụ bán hàng với khối lượng lớn căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và tiến hành giao hàng theo hợp đồng đã ký, chủ hàng kiểm tra thủ tục và nhận hàng hoá. Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó chứng từ sử dụng là: Hoá đơn GTGT theo mẫu của Bộ Tài Chính.
Hoá đơn này được thành lập 3 liên. Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu nội bộ.
Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho là các chứng từ phản ánh số lượng và giá trị hàng hoá xuất bán. Đó là căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho và thủ tục có liên quan trong quá trình bán hàng. - Phương thức bán lẻ hàng hóa: Vì những mặt hàng công ty bán ra phổ biến và phục vụ nhu cầu tức thời của người tiêu dùng nên công ty chủ yếu bán hàng theo phương thức bán lẻ. Doanh thu bán lẻ của Công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu bán hàng.Tại địa điểm kinh doanh có các tổ chức kế toán riêng, kế toán tại các điak điểm kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi và lập hoá đơn GTGT, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê cuối tháng gửi lên cho kế toán của Công ty.
Căn cứ vào các bảng kê, các nhật ký chứng từ kế toán của Công ty tập hợp vào các sổ tài khoản có liên quan. Tại công ty có những hình thức bán lẻ sau: + Bán lẻ thu tiền tập trung: Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hóa đơn hoặc tích kê cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. + Bán hàng tự động: Khách hàng tự chọn hàng hóa, mang đến quầy thu ngân tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu ngân kiểm hàng , tính tiền và lập hóa đơn bán hàng và thu tiền của khách.
- Các phương thức thanh toán: Sinh Viên: Nguyễn Thị Chi 5 Lớp KT-LTK15 Công ty thực hiện phương thức thanh toán chủ yếu đó là tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản. Còn với khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản nhưng với những hợp đồng có tổng giá trị trên hai mươi triệu đồng thì khách hàng vẫn chuyển tiền vào tài khoản của Công ty TNHH Thương Mại và XNK Đức Hạnh tùy thuộc vào thỏa thuận của từng đơn hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán đồng thời cũng đảm bảo không gây thiệt hại cho doanh nghiệp.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại công ty TNHH TM& XNK Đức Hạnh Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, sử dụng con dấu riêng, mở tài khoản tại ngân hàng theo đúng quy định của pháp luật và Luật doanh nghiệp. Với chức năng và nhiệm vụ đã đặt ra, để nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý tương đối phù hợp với trình độ và năng lực của các nhà quản lý và lao động được sắp xếp hợp lý đúng trình độ và chức năng của từng người trong công ty.
Vì là doanh nghiệp thương mại nên tổ chức hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu là quản lý về số lượng hàng tiêu thụ, doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán của doanh nghiệp - Quản lý về số lượng hàng tiêu thụ: Cần nắm rõ lượng hàng hóa đã tiêu thụ và lượng dự trữ hợp lý trong kỳ.Thường xuyên có sự đối chiếu giữa kỳ kế toán hàng hóa và thủ kho để quản lý chính xác lượng hàng luân chuyển cũng như tồn kho. - Quản lý về doanh thu bán hàng hóa: đây là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ của DN đối với Nhà nước, đồng thời là cơ sở xác định chính xác kết quả kinh doanh của công ty. Việc quản lý về doanh thu trong trường hợp này cũng tương đương với việc quản lý về giá bán. DN cũng cần phải có Sinh Viên: Nguyễn Thị Chi 6 Lớp KT-LTK15 những chính sách giá phù hợp để vừa đảm bảo được tính cạnh tranh lại vừa tránh tình trạng ứ đọng vốn.
- Quản lý tình hình thu hồi tiền, tiến độ thu hồi công nợ của khách hàng. Bộ phận bán hàng phải tùy từng khách hàng để đưa ra phương thức và thời hạn thanh toán phù hợp. Kế toán phải theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để thu hồi tiền ngay khi đến hạn để tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh, từ đó tạo điều kiện cho DN rút ngắn chu kỳ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu vốn cho các hoạt động kinh doanh khác. - Quản lý giá vốn hàng xuất bán: Đây là toàn bộ chi phí thực tế cấu thành nên hàng hóa, là cơ sở quan trọng để xác định giá bán và kết quả bán hàng.
Như vậy, quản lý công tác bán hàng không chỉ cần thiết mà là hết sức quan trọng đối với sự phát triển trong tương lai của mỗi DN nhất là doanh nghiệp thương mại, có thể nói nó là điều kiện cần để DN đạt được tất cả những mục tiêu mà mình mong muốn. - Tổ chức quản lý bán hàng của công ty bao gồm các bộ phận: Bộ phận bán hàng: gồm 3 nhân viên, Có nhiệm vụ giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán,giảm giá hàng bán, chiết khấu và tư vấn sản phẩm giúp khách hàng lựa chọn được những sản phẩm phù hợp với nhu cầu và tài chính của họ và những công việc cụ thể mà bộ phận bán hàng phải làm: - Trưng bày hàng hóa: Hàng hóa được trưng bày một cách khoa học, đảm bảo yếu tố thẩm mỹ. - Bán hàng: thường xuyên có mặt tại tại khu vực bán hàng, giúp khách hàng làm thủ tục thanh toán khi quyết định mua hàng.theo dõi tốc độ của mỗi mã hàng và báo cáo vào cuối ngày. - Kiểm hàng tồn: đếm số lượng theo từng mã và tổng kết số hàng tồn.