CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG BÌNH PHÁT 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH máy xây dựng Bình Phát 1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH máy xây dựng Bình Phát Tất cả các mặt hàng trong công ty chia làm 2 nhóm: - Nhóm 1 gồm: điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, hàng khác Điện tử gồm: Ti vi, dàn máy, đầu, loa, âm li, cát sét. … Điện lạnh gồm: Điều hoà, máy giặt, tủ lạnh Điện gia dụng gồm: Nồi cơm, phích đun nước, lò vi sóng, sinh tố… Mặt hàng khác gồm: Giá ti vi, giá đỡ điều hoà, ăng ten dàn… - Nhóm 2 của ti vi có: TV Sony, Ti vi Sam sung…trong đó mỗi loại mặt hàng của từng hãng sản xuất sẽ được tách ra mã theo từng model hàng: VD tivi Sony có TV Sony HA14M80,… + Điện lạnh: Điều hoà, tủ lạnh, máy giặt, bình nóng lạnh, hút ẩm… + Điện tử: Ti vi cao cấp, tivi thường, đầu, dàn, âm ly, loa, cátsét… + Điện gia dụng: Nồi cơm, lò vi sóng, hút bụi, cây nước, bếp ga, hút mùi, phích nước, sinh tố.
+ Các mặt hàng khác: Giá tivi. kệ kính… Hiện nay công ty đã đánh mã hàng hóa để tiện cho việc theo dõi trong quá trình mua bán hàng hóa. Đặc điểm hàng hóa của công ty là các mặt đồ gia dụng được nhiều người sử dụng. Giá trị sử dụng lâu dài và có giá trị trung bình, mặt hàng điện và điện tử của công ty chủ yếu là hàng ngoại nhập của những hãng nổi tiếng trên thế giới.
Công ty đã nhập khẩu và là nhà phân phối của những nhãn hàng điện, điện tử nổi tiếng trên thế giới. Những mặt hàng điện, điện tử khi hỏng thì cần những ký thuật có kỹ năng nghiệp vụ để sữa chữa. Những năm vừa qua công ty luôn có đội bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm của công ty. Thị trường của Công ty TNHH máy xây dựng Bình Phát Công ty TNHH máy xây dựng Bình Phát trong những năm qua luôn chú trọng đến nhu cầu khách hàng, tìm hiểu những mong muốn của khách hàng về sản phẩm.
Công ty cũng luôn quảng bá rộng rãi hình ảnh, thương hiệu của công ty. Công ty cũng chú trọng đến những khu vực lân cận, mở rộng thị trường bán hàng. Do đó sự tăng trưởng luôn có biến động tăng so với năm trước. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH máy xây dựng Bình Phát Công ty TNHH máy xây dựng Bình Phát thực hiện các phương thức bán hàng bao gồm: bán buôn (bán buôn qua kho, không qua kho) và bán lẻ.
- Phương thức bán buôn Là phương thức lưu chuyển hàng hoá bán buôn với số lượng lớn. Trường hợp này công ty áp dụng bán số lượng sản phẩm lớn cho các đối tác cấp 1. Trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay trực tiếp Tổng KT Thủ KT Thủ KT KH Phòng giám bán kho thanh quỹ tổng SXKD đốc hàng toán hợp Hợp Ký Lập Thu Ghi Đơn Lập hóa Lập phiếu đồng duyệt phiếu tiền sổ đặt kinh đơn XK, xuất thu hàng tế GTGT hàng Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng trình tự luân chuyển chứng từ cũng được thực hiện tương tự như trên chỉ khác kế toán thanh toán sẽ sử dụng Giấy báo có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ. Trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Sơ đồ 1.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng KH Phòng Tổng KT Thủ KT KT SXKD giám bán kho thanh tổng đốc hàng toán hợp Đơn Hợp Ký Lập phiếu Giấy Ghi Lập hóa đặt đồng duyệt XK, xuất báo có sổ hàng kinh đơn hàng của NH tế GTGT Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồng bán chịu nhân viên kế toán của Công ty phải phân tích khả năng thanh toán của khách hàng.
Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàng thanh toán ngay chỉ khác là kế toán thanh toán không viết phiếu thu mà viết giấy nợ cho khách hàng. - Phương thức bán lẻ Bán lẻ tại các cửa hàng, quầy hàng, điểm bán của doanh nghiệp bán lẻ Sơ đồ 1.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán cho khách lẻ Phòng Tổng Thủ KT KT KH SXKD giám KT kho thanh tổng đốc bán toán hợp hàng Đơn Ký Hóa Lập phiếu Viết Ghi đặt duyệt đơn XK, xuất phiếu sổ hàng GTGT hàng chi Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, không lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ ghi hoá đơn lẻ , cuối ngày lập bảng kê hoá đơn bán lẻ .Sau đó xuất hoá đơn GTGT theo bảng kê. - Phương thức bán hàng đại lý kí gửi Đối với công ty không có điều kiện bán hàng phải nhờ đơn vị khác bán hàng hộ và phải trả cho họ hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng và được tính doanh thu bán hàng theo giá bán.
Đối với đơn vị nhận bán hàng đại lý không được quyền sở hữu hàng hóa mà chỉ có quyền quản lý và bán hàng hóa đó doanh thu được tính là số hoa hồng được hưởng. Cuối tháng tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 531.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán đại lý KH và Khách Thủ Kế phòng hàng kho toán KD Hàng bán Hóa Nhập Ghi đại lý kho và sổ đơn ghi thẻ GTGT kho Theo quy định, bên giao đại lý khi xuất hàng chuyển giao cho các cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng phải căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác hạch toán bên giao đại lý - Sử dụng hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau. - Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ. Phương thức thanh toán Khi tiến hàng mua bán với công ty , khách hàng có thể thanh toán dưới nhiều hình thức.
Hiện tại công ty đang áp dụng các phương thức thanh toán như sau: * Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt : Đây là hình thức thanh toán mà người mua sau khi nhận được vật tư, hàng hoá do bên bán cung cấp thì tiến hành thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho bên bán. Thông thường hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được áp dụng đối với hàng hoá tiêu thụ trong nước, các bên có khoảng cách địa lý gần nhau. Đối với các mặt hàng bán với số lượng ít, bán lẻ, các khoản chi về vận chuyển .thường được thanh toán ngay bằng tiền mặt. * Phương thức thanh toán qua ngân hàng : Trong điều kiện nền kinh tế phát triển như hiện nay thì ngân hàng giữ vai trò quan trọng trong quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán, các ph- ương thức thanh toán qua ngân hàng cũng rất phong phú và đa dạng, việc lựa chọn phư- ơng thức nào là phụ thuộc và điều kiện của mỗi bên và sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán.
Các phương thức thanh toán qua ngân hàng gồm: + Thanh toán bằng Séc: Séc là một mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do chủ tài khoản ký phát ra lệnh cho ngân hàng trích tiền trên tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người có tên trên Séc, hoặc theo lệnh của người đó trả cho một người khác một số tiền nhất định bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: ủy nhiệm chi là một tờ lệnh chi tiền do chủ tài khoản phát hành theo mẫu in sẵn của ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho một người khác hoặc đáp ứng cho các nhu cầu khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi được áp dụng khi quan hệ mua bán diễn ra thường xuyên, đồng thời đơn vị mua là một khách hàng truyền thống của doanh nghiệp, mặt khác doanh nghiệp có thể khống chế đơn vị mua thông qua việc cung cấp hàng hoá. Theo hình thức này, độ an toàn về việc thu tiền hàng của doanh nghiệp là không cao, rủi ro trong thanh toán cao.
+ Thanh toán bằng ủy nhiệm thu : Ủy nhiệm thu là một tờ lệnh thu tiền do người bán ký phát ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền về giá trị hàng hoá đã giao. Hình thức này được áp dụng đối với những đơn vị có mức độ tín nhiệm tương đối cao trong quan hệ mua bán. Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho người mua thì sẽ lập uỷ nhiệm thu cùng các chứng từ, hoá đơn liên quan chứng minh hàng hoá đã được chuyển giao rồi gửi tới ngân hàng phục vụ mình nhờ thu hộ số tiền trên. + Thanh toán bằng thẻ thanh toán : Thẻ thanh toán là một phương tiện do ngân hàng phát hành cho các đơn vị, tổ chức kinh tế, các cá nhân để thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ hoặc rút tiền mặt tại các ngân hàng, đại lý hay các quầy trả tiền mặt tự động của ngân hàng, Thẻ thanh toán bao gồm ba loại: Thẻ ký quỹ, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng.
- Khi thanh toán khách hàng có thể thanh toán nhiều lần bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Tùy theo sản lượng tiêu thụ và uy tín của cửa hàng trong việc thanh toán mà công ty áp dụng thời gian thu hồi công nợ (từ 7 đến 15 ngày) 1. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH máy xây dựng Bình Phát Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì quá trình bán hàng đều đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, quá trình tiêu thụ này sẽ chịu sự theo dõi trực tiếp hay gián tiếp của lãnh đạo, đối tác kinh doanh, đối thủ cạnh tranh, … .