CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP GIANG THANH 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh 1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh chuyên cung cấp sản phẩm liên quan đến ngành công nghiệp ra thị trường chủ yếu thông qua mạng lưới đại lý bán buôn, bán lẻ ở khắp các tỉnh thành trong cả nước và tập trung nhất ở địa bàn thành phố Hà Nội, Hà Nam, Hòa Bình, Hưng Yên,.1: Danh mục hàng bán tại Công ty STT Mặt hàng sản phẩm Mã I Lốp xe máy XM 01 1 Cỡ 250 XM 011 2 Cỡ 255 XM 012 … … … II Lốp xe đạp XĐ 01 1 Cỡ 650 XĐ 011 2 Cỡ 660 XĐ 012 3 Cỡ mini XĐ 013 … … … III Lốp xe tải Xt 01 1 Cỡ 5.50-14 Xt 031 … … … SVTH: Nguyễn Thái Hùng 3 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán IV Xăm các loại Đ 01 1 Xăm xe máy Đ 011 2 Xăm xe đạp Đ 012 3 Xăm xe tải Đ 013 … … … (Nguồn: Phòng kinh doanh) 1. Thị trường của Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội, với nhu cầu ngày càng tăng về đi lại thì các sản phẩm liên quan đến ngành công nghiệp cơ bản cũng gia tăng thêm.
Thêm vào đó là sự cố gắng vượt bậc của toàn thể cán bộ công nhân viên, đến nay công ty đã tạo dung được uy tín, thương hiệu và có chỗ đứng vững trên thị trường sản phẩm, hàng hoá phục vụ hiệu quả cho hoạt động đi lại cơ bản của khách hàng ở Hà Nội cũng như một số tỉnh lân cận khu vực Hà Nội. Thị trường của Công ty mở rộng từ Hà Nội, Hải Phòng, Hà Nam, Hưng Yên, Hòa Bình,…Khách hàng của Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh là các tổ chức và cá nhân có nhu cầu về lốp, xăm. Một số khách hàng lớn tiêu biểu mà Công ty đã cung cấp sản phẩm như: Các tổ chức, doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Hưng Phúc, Công ty Cổ phần Trung Việt Hưng, Công ty TNHH Thương Mại Linh Dung, Công ty viễn thông Quân đội (Viettel),… 1. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh Trong nền kinh tế thị trường để đạt được doanh thu tiêu thụ cao nhất, nhằm tối đa hoá lợi nhuận, Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh đã tìm mọi biện pháp để đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, tổ chức linh hoạt các phương thức bán hàng.
SVTH: Nguyễn Thái Hùng 4 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau: - Phương thức bán buôn: Đây là phương thức không thể thiếu được nó chiếm tỷ trọng lớn đến 80% trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Với hình thức này giúp cho việc tiêu thụ hàng hoá nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh được sự tồn đọng hàng hoá. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng phòng kinh doanh của công ty viết phiếu, chỉ đạo việc xuất hàng và giao hàng theo hợp đồng đã ký kết. Thủ kho lập phíếu xuất kho kiêm vận chuyển khi tiến hành giao hàng hoá cho khách hàng.
Khi giao hàng xong khách hàng ký nhận đủ hàng, chấp nhận thanh toán và cả hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Cuối ngày, thủ kho nộp phiếu giao hàng cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ. - Phương thức bán lẻ: Ngoài phương thức bán buôn của công ty còn áp dụng phương thức bán lẻ tại bãi. Khi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh, kế toán không lập hoá đơn GTGT ( trừ trường hợp khách hàng yêu cầu).
Nhân viên bán hàng lập phiếu bán lẻ cho khách hàng lẻ. Căn cứ vào phiếu bán lẻ, kế toán tiến hành ghi sổ và tính số thuế GTGT của số hàng bán lẻ đó vào ngày hôm sau. Phương thức thanh toán của Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh Sau khi việc bán hàng được thực hiên, khách hàng tiến hành thanh toán với công ty. Công ty đã thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu,.
Công ty luôn cố gắng tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong khâu thanh toán nhưng vẫn đảm bảo an toàn tài chính cho Công ty để hai bên cùng có lợi. Để làm được điều này, Công ty thực hiện phương thức thanh toán theo sự thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết, có thể bằng tiền mặt SVTH: Nguyễn Thái Hùng 5 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán hoặc thanh toán qua ngân hàng. Sau khi việc bán hàng được thực hiện, khách hàng tiến hành thanh toán với công ty. Hiện nay, công ty có những phương thức thanh toán sau cho khách hàng lựa chọn: Thanh toán ngay bằng tiền mặt: Sau khi mua hàng, khách hàng trả ngay bằng tiền mặt.
Trường hợp này thường xảy ra với phương thức bán lẻ và bán buôn trực tiếp. Trong trường hợp này, kế toán tiến hành lập phiếu thu ghi rõ số tiền mặt khách hàng đã thanh toán theo mẫu số 02 của Bộ Tài chính ban hành. Thanh toán ngay bằng chuyển khoản: Hình thức này thường xảy ra trong bán buôn. Kế toán sẽ nhận được giấy lệnh chuyển có, xác nhận tiền của công ty trong ngân hàng đã tăng lên do khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Bán chịu: Người mua không thanh toán ngay mà sau một khoảng thời gian mới thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán sau này đều đã được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Công ty chỉ đồng ý bán chịu với những khách hàng quen biết, có quan hệ làm ăn lâu dài và có uy tín trong việc thanh toán với công ty. Phương thức thanh toán chậm hay còn gọi là bán chịu hiện nay chiếm tỉ trọng 55% trong các phương thức thanh toán của Công ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và không bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng phải quy định rõ thời hạn thanh toán.
Nếu quá thời hạn này Công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất quá hạn ngân hàng trên tổng giá thanh toán và kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Tuy nhiên việc bán chịu cũng chỉ được thực hiện với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, mua hàng với khối lượng lớn và thường xuyên, không bán chịu cho khách tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp hoặc ngân hàng bảo lãnh. SVTH: Nguyễn Thái Hùng 6 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Khách hàng ứng trước: Trong một số trường hợp khách hàng có thể ứng trước tiền cho công ty hoặc trả thừa tiền của lần mua trước. Việc khách hàng ứng tiền trước để mua hàng thường xảy ra trong điều kiện thị trường khó khăn, hàng hóa khan hiếm.
Với chính sách thanh toán linh hoạt, đa dạng này đã và đang góp phần thu hút khách hàng, mở rộng thị phần cho Công ty. Tuy nhiên, tính đa dạng của phương thức thanh toán này cũng đòi hỏi công tác tổ chức quản lý công nợ phải chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh Công ty TNHH Công nghiệp Giang Thanh là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mai, chính vì vậy hoạt động bán hàng chiếm một vai trò vô cùng quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh số bán hàng là doanh thu chính quyết định lợi nhuận kinh doanh của công ty.
Thực hiện tốt công tác bán hàng góp phần thúc đẩy nhanh tốc độ quay vòng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty. Mặt khác thông qua bán hàng để doanh nghiệp kiểm tra đánh giá khối lượng, chất lượng hàng hóa. Do đó, để việc bán hàng được thực hiện tốt, tổ chức quản lý hoạt động bán hàng là rất quan trọng, cần có sự quan tâm và tổ chức hợp lý. Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao và nhiệt tình.
Bộ máy tổ chức của công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, Hội đồng quản trị và giám đốc có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty kịp thời, từ đó thấy rõ thực trạng của công ty để đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh đúng đắn, hợp lý và được thể hiện ở sơ đồ 1.1 dưới đây: SVTH: Nguyễn Thái Hùng 7 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành P.Vận tải chính Doanh xếp dỡ (Nguồn: Phòng Kế toán) 1. Tổ chức quản lý khâu thu mua - Ban giám đốc: là bộ phận trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng kinh tế phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ đăng kí kinh doanh, mã số thuế, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Phòng Kế toán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thời hạn thanh toán.
- Phòng Kinh doanh: trực tiếp phụ trách công tác tiếp thị, giao hàng, vận chuyển hàng, công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng và sau bán hàng, các dự án lớn của Công ty theo từng loại hàng hóa; phối hợp với phòng Kế toán để theo dõi hàng hóa xuất bán. Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng hóa, sản phẩm trước khi giao cho khách hàng tránh tình trạng cung cấp hàng hóa, sản phẩm không đạt yêu cầu đến khách hàng. - Phòng Marketing: Đầu tiên là khâu tiếp thị, quảng cáo, tìm hiểu thị trường. Khâu này do phòng Marketing đảm nhiệm.
Các nhân viên phòng Marketing có nhiệm vụ tìm hiểu thu thập thông tin, phân tích, phân đoạn thị trường. Đồng thời tích cực xây dựng hình ảnh, tiếp thị đưa sản phẩm của công ty đến SVTH: Nguyễn Thái Hùng 8 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán gần hơn với người tiêu dùng.