CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.Khái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1 Khái niệm về bán hàng Bán hàng là quá trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua. Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọng nhất của quá trình kinh doanh. Trên góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền). Trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại dịch vụ nói riêng, quá trình bán hàng có những đặc điểm chính như sau: - Có sự thỏa thuận trao đổi giữa người mua và người bán.
Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người sở hữu mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua. - Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa nhất định và nhận lại từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng hóa. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả hoạt động kinh doanh chính của mình.2 Khái niệm về xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là kết quả của quá trình bán hàng thông thường của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, được biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ.
Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí bán hàng đã bỏ ra và doanh thu từ quá trình kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu doanh thu SV: Nguyễn Thùy Linh 4 Lớp: CQ54/21.13 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính lớn hơn chi phí nghĩa là kết quả bán hàng có lãi, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí nghĩa là kết quả bán hàng bị lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm) tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.3 Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bán hàng và xác định kêt quả có mối quan hệ hữu cơ với nhau.
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mặt khác, xác định kết quả bán hàng lại là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có tiếp tục tiêu thụ hàng hóa ra thị trường nữa hay không. Như vậy, kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó.4 Yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Nghiệp vụ bán hàng liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng, từng loại dịch vụ nhất định. Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như quản lý doanh thu, quản lý các khoản giảm trừ doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình tiêu thụ và thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ, quản lý giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ… Quản lý nghiệp vụ bán hàng, xác định kết quả bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau: - Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất – nhập – tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị.
Xác định đúng thời điểm hàng hóa được coi là đã tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng. - Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại sản phẩm tiêu thụ. Thường xuyên báo cáo tình hình bán hàng và thanh toán, nhằm giám sát chặt chẽ hàng hóa SV: Nguyễn Thùy Linh 5 Lớp: CQ54/21.13 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính bán ra về cả số lượng, chủng loại.Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng. - Tổ chức luân chuyển hệ thống chứng từ khoa học, hợp lý, tránh sự trùng lặp hoặc bỏ sót, không quá phức tạp nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu và hiệu quả.
Hình thức sổ sách kế toán sử dụng cũng cần phù hợp, tối ưu nhất với đặc điểm ngành nghề kinh doanh. - Tính toán, xác định đúng đắn chi phí, doanh thu, kết quả của từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước theo chế độ quy định.5 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò rất quan trọng đối với bản thân doanh nghiệp nói riêng và với nền kinh tế nói chung. Xét về phía doanh nghiệp, chỉ khi bán được hàng doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra, phần lợi nhuận thu được có thể sử dụng để mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng quy mô, nâng cao đời sống, thu nhập cho người lao động, tạo nguồn tích lũy cho nền kinh tế.
Việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp đối với Nhà nước thông qua việc nộp thuế, phí, lệ phí, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có hiệu quả cao số lợi nhuận thu được, giải quyết hài hòa các lợi ích kinh tế giữa: Nhà nước, tập thể và các cá nhân người lao động.6 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ hiện nay, công tác kế toán nói chung cũng như kế toán bán hàng nói riêng đã giúp cho các doanh nghiệp và Nhà nước đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch về các chỉ tiêu: Giá vốn hàng bán, chi phí, lợi nhuận… từ đó có được cái nhìn tổng quan về tình SV: Nguyễn Thùy Linh 6 Lớp: CQ54/21.13 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính hình kinh doanh, công tác quản lý trong đơn vị, là cơ sở đề ra các giải pháp khắc phục những mặt hạn chế, tồn tại. Các khâu trong quá trình bán hàng cần được tổ chức, sắp xếp hợp lý, tạo sự thống nhất trong toàn hệ thống góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để phát huy vai trò quan trọng của công tác kế toán trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Tính toán, phản ánh đúng đắn, kịp thời, chi tiết số lượng, chất lượng, trị giá vốn của hàng hóa mua vào, hàng hóa bán ra và hàng tồn kho. Tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nước. - Tính toán, phản ánh đúng đắn, kịp thời, chi tiết doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, thường xuyên đôn đốc, bảo đảm thu hồi đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. - Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, lập quyết toán đầy đủ kịp thời, đánh giá và phản ánh đúng tình hình bán hàng, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên giúp cho việc quản lý chặt chẽ hàng hóa và kết quả bán hàng.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ này, kế toán cần nắm vững nội dung công việc trong tổ chức công tác kế toán và phải đảm bảo các yêu cầu đã nêu trên. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1.1 Các phương thức bán hàng SV: Nguyễn Thùy Linh 7 Lớp: CQ54/21.13 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Bán buôn: Bao gồm hai hình thức: - Bán buôn qua kho + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết xuất kho hàng hóa. - Bán buôn không qua kho + Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Là hình thức bán mà người mua cử đại diện đến nhận hàng do doanh nghiệp bán chỉ định theo hóa đơn của người bán đã nhận.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Là hình thức bán hàng mà bên bán tự vận chuyển hàng từ các điểm nhận hàng đến địa điểm của bên mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài. Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng trực tiếp bán hàng cho khách và thu tiền. Hình thức bán hàng trả góp: người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo hoá đơn giá bán hàng hoá còn thu thêm khoản tiền lãi trả chậm của khách.
Hình thức bán hàng tự động: Hình thức này không cần nhân viên bán hàng đứng quầy giao hàng và nhận tiền tiền của khách. Khách hàng tự động nhét thẻ tín dụng của mình vào máy bán hàng và nhận hàng (Hình thức này chưa phổ biến rộng rãi ở nước ta nhưng ngành xăng dầu cũng đã bắt đầu áp dụng bằng việc tạo ra một số cây xăng bán hàng tự động ở các trung tâm thành phố lớn). Hình thức gửi đại lý bán: Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý. Họ nhận hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại rồi sau đó được nhận hoa hồng đại lý SV: Nguyễn Thùy Linh 8 Lớp: CQ54/21.13 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính bán (hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại).
Hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền cho bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Các Phương thức Thanh toán - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng).