Hoàn thiện hoạt động quản lý kho thương mại điện tử tại Công ty TNHH SUN DQ

Khóa luận hoàn thiện hoạt động quản lý kho thương mại điện tử tại Công ty TNHH SUN DQ

• Tác giả: Trần Thị Hoàng Thơ
• Người hướng dẫn: TS. Vòng Thình Nam
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện hoạt động quản lý kho thương mại điện tử tại Công ty TNHH SUN DQ
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan quản lý kho thương mại điện tử tại Công ty SUN DQ

Quản lý kho thương mại điện tử đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng hiện đại. Mô hình kho thương mại điện tử tiếp nhận và xử lý số lượng đơn hàng bán lẻ rất lớn. Khách hàng đặt mua qua các kênh trực tuyến và mong muốn nhận hàng nhanh. Mỗi đơn hàng thường có số lượng sản phẩm ít nhưng chủng loại lại vô cùng đa dạng. Vì vậy, áp lực về thời gian xử lý đơn hàng diễn ra liên tục. Công ty TNHH SUN DQ phát triển mảng kinh doanh trực tuyến nhằm mở rộng thị trường. Hoạt động kho bãi của doanh nghiệp đối mặt với nhiều yêu cầu khắt khe mới. Doanh nghiệp cần chuyển dịch từ phương thức lưu trữ truyền thống sang phương thức phân phối đa kênh linh hoạt. Không gian kho cần được quy hoạch hợp lý để rút ngắn quãng đường di chuyển của nhân sự. Công tác kiểm soát tồn kho đòi hỏi độ chính xác cao theo thời gian thực. Việc hoàn thiện hệ thống quản lý kho thương mại điện tử tại SUN DQ giúp hạ thấp chi phí vận hành. Đồng thời, giải pháp này xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường bán lẻ số hóa.

1.1. Khái niệm và đặc thù kho thương mại điện tử

Kho thương mại điện tử chuyên phân phối hàng hóa phục vụ các giao dịch trên môi trường Internet. Đặc điểm nổi bật là quy mô từng đơn hàng tương đối nhỏ nhưng tần suất xuất kho lại dày đặc. Khách hàng yêu cầu tốc độ giao nhận gần như tức thì sau khi xác nhận đơn. Điều này buộc nhân viên kho phải thực hiện việc lấy hàng và đóng gói với nhịp độ khẩn trương. Biến động nhu cầu thị trường xảy ra thường xuyên theo các đợt khuyến mãi. Do đó, kho thương mại điện tử cần duy trì lượng tồn kho an toàn hợp lý. Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo tính linh hoạt tối đa để đối phó với sự thay đổi của lượng đơn hàng mỗi ngày.

1.2. Bối cảnh vận hành kho tại Công ty TNHH SUN DQ

Công ty TNHH SUN DQ tiếp cận kênh thương mại điện tử để mở rộng tệp khách hàng trực tuyến. Sự thay đổi trong hành vi mua sắm tạo ra động lực tăng trưởng doanh số vượt bậc. Tuy nhiên, tốc độ mở rộng kênh bán hàng trực tuyến cũng kéo theo áp lực xử lý đơn bùng nổ. Doanh nghiệp phải nhanh chóng tìm kiếm mặt bằng kho mới và thiết lập bộ máy quản lý. Mô hình kho ban đầu thành lập trong điều kiện gấp rút nhằm kịp thời vận hành. Điều này khiến cấu trúc kho chưa đồng bộ với tốc độ tăng trưởng của công ty. Hoạt động quản lý kho đối diện với nhiều rủi ro nếu không được tái cấu trúc kịp thời và bài bản.

II. Thực trạng quản lý kho thương mại điện tử tại Công ty SUN DQ

Thực trạng vận hành kho thương mại điện tử tại SUN DQ bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Mặt bằng kho hiện tại đáp ứng đủ sức chứa nhưng lại gây khó khăn lớn cho việc vận chuyển. Các kiện hàng cồng kềnh thường làm cản trở lối đi nội bộ trong kho. Luồng di chuyển của nhân sự lấy hàng bị chồng chéo dẫn đến lãng phí thời gian thao tác. Bên cạnh đó, tổ chức nhân sự chưa tương xứng với khối lượng công việc ngày càng gia tăng. Ban đầu, một nhân viên toàn thời gian phải đảm nhận toàn bộ các công đoạn vận hành. Khi lượng đơn hàng vượt ngưỡng kiểm soát, công ty đã bổ sung thêm nhân sự bán thời gian. Dù vậy, phương án tuyển dụng thời vụ chỉ mang tính chất đối phó tạm thời. Nhân viên bán thời gian có giờ làm việc không cố định và thiếu kỹ năng chuyên sâu. Mọi sự cố phát sinh vẫn dồn lên vai nhân viên quản lý chính. Sự thiếu hụt quy trình chuẩn hóa khiến năng suất lao động chung bị kéo giảm đáng kể. Tỷ lệ chậm trễ đơn hàng vào các dịp mua sắm cao điểm vì thế vẫn ở mức cao.

2.1. Hạn chế về mặt bằng và luồng luân chuyển hàng hóa

Không gian kho của SUN DQ được chọn lựa trong điều kiện gấp gáp nên phát sinh nhiều bất cập. Bố cục mặt bằng chưa phân định rõ ranh giới giữa khu vực bốc dỡ và đóng gói. Các mặt hàng có kích thước lớn thường chiếm dụng lối đi chung của nhân viên. Hiện tượng tắc nghẽn luồng di chuyển diễn ra thường xuyên vào những khung giờ cao điểm lấy hàng. Nhân viên kho mất nhiều thời gian tìm kiếm vị trí các mã hàng phân tán. Quá trình vận chuyển vật phẩm giữa các kệ chứa gây tiêu hao nhiều thể lực. Thiếu thiết bị nâng đỡ chuyên dụng khiến tốc độ luân chuyển hàng hóa nội bộ bị trì trệ đáng kể.

2.2. Áp lực nhân sự và tính thiếu ổn định trong vận hành

Cơ cấu nhân sự kho thương mại điện tử tại SUN DQ bộc lộ sự thiếu hụt chiều sâu chuyên môn. Toàn bộ trách nhiệm xây dựng quy trình, sắp xếp kho và kiểm kê đều thuộc về một cá nhân. Việc tuyển dụng thêm hai nhân sự bán thời gian không giải quyết dứt điểm điểm nghẽn vận hành. Lực lượng lao động này thường xuyên thay đổi lịch làm việc và thiếu sự gắn kết lâu dài. Doanh nghiệp mất thời gian đào tạo lại mỗi khi có biến động về nhân sự. Quản lý kho chính thức luôn rơi vào tình trạng quá tải vì phải xử lý mọi sự cố bất ngờ. Hiệu suất lao động toàn kho do đó khó đạt được tính ổn định cần thiết.

III. Giải pháp quản lý kho thương mại điện tử tại Công ty SUN DQ

Hoàn thiện hoạt động kho tại SUN DQ đòi hỏi chuỗi giải pháp đồng bộ và khoa học. Công ty cần bắt đầu bằng việc thiết kế lại toàn bộ mặt bằng lưu trữ hàng hóa. Phương pháp phân loại hàng hóa ABC nên được áp dụng triệt để trong kho. Những nhóm hàng bán chạy cần được bố trí ngay gần cửa xuất nhập và tầm với thuận tiện. Giải pháp này giúp rút ngắn đáng kể quãng đường di chuyển của nhân viên bốc hàng. Song song với đó, công ty cần xây dựng bảng quy chuẩn thao tác cho từng khâu công việc. Mọi thao tác từ tiếp nhận kiện hàng, kiểm đếm đến đóng gói đều phải có hướng dẫn rõ ràng. Về mặt nhân sự, SUN DQ nên chuyển đổi cơ cấu từ lao động thời vụ sang nhân viên chính thức có hợp đồng rõ ràng. Đội ngũ nhân viên kho cần được đào tạo bài bản về quy trình an toàn lao động và kỹ năng vận hành. Cuối cùng, doanh nghiệp cần tích hợp phần mềm quản lý kho chuyên dụng. Ứng dụng công nghệ quét mã vạch giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực và hạn chế tối đa sai lệch thông tin.

3.1. Thiết kế lại mặt bằng lưu trữ và luồng bốc dỡ hàng

Thiết kế lại không gian kho theo nguyên tắc công thái học giúp tối ưu luồng di chuyển nội bộ. Công ty SUN DQ cần phân chia nhà kho thành ba khu vực riêng biệt rõ rệt gồm tiếp nhận, lưu kho và đóng gói. Các giá kệ chứa hàng cồng kềnh phải bố trí dọc theo tường hoặc khu vực chuyên biệt có xe đẩy hỗ trợ. Lối đi chính cần mở rộng tối thiểu hai mét để tránh xung đột luồng vận chuyển. Việc gắn nhãn nhận diện vị trí ô kệ bằng mã vạch giúp định vị hàng hóa tức thì. Nhân viên tiết kiệm được thời gian định vị sản phẩm và hạn chế nhầm lẫn đơn hàng trong giờ cao điểm.

3.2. Chuẩn hóa quy trình và cơ cấu nhân sự kho vận

Chuẩn hóa quy trình làm việc là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu suất kho bãi. Doanh nghiệp cần xây dựng tài liệu quy trình thao tác chuẩn cho từng vị trí làm việc. Bản mô tả công việc phân định ranh giới trách nhiệm rõ ràng giữa quản lý kho và nhân viên đóng gói. Thay vì sử dụng nhân sự thời vụ biến động, công ty nên ký hợp đồng dài hạn với nhân sự nòng cốt. Các buổi tập huấn định kỳ về kỹ thuật lấy hàng theo lô giúp nâng cao tay nghề nhân viên. Chính sách khen thưởng dựa trên chỉ số năng suất cá nhân sẽ tạo động lực làm việc tích cực và hạn chế tỷ lệ nghỉ việc.

IV. Đánh giá quản lý kho thương mại điện tử tại Công ty SUN DQ

Đánh giá hiệu quả sau cải tiến khẳng định tính cấp thiết của việc chuẩn hóa quản lý kho. Khi hệ thống kho thương mại điện tử vận hành trơn tru, chi phí logistics trên mỗi đơn hàng giảm đi trông thấy. Tốc độ gom hàng và hoàn thiện kiện hàng của SUN DQ tăng lên rõ rệt trong các chiến dịch bán hàng lớn. Thời gian giao hàng trung bình cho đối tác vận chuyển được rút ngắn đáng kể. Nhờ đó, tỷ lệ khách hàng hủy đơn do chờ đợi lâu giảm thiểu tối đa. Độ chính xác trong khâu đóng gói tăng cao giúp giảm thiểu đáng kể chi phí đổi trả hàng lỗi. Đồng thời, môi trường làm việc ngăn nắp cải thiện chỉ số an toàn lao động cho nhân viên kho. Lượng tồn kho ảo được loại bỏ hoàn toàn nhờ dữ liệu kiểm kê đồng bộ. Khả năng dự báo nhu cầu lưu trữ của công ty trở nên chuẩn xác hơn qua từng tháng. Đây là nền tảng vững chắc để SUN DQ mở rộng thêm các kênh phân phối mới trong tương lai. Năng lực cạnh tranh của thương hiệu trên thị trường thương mại điện tử nhờ vậy được củng cố toàn diện.

4.1. Lợi ích kinh tế và nâng cao chất lượng dịch vụ

Hoàn thiện quản lý kho mang lại lợi ích tài chính trực tiếp cho Công ty SUN DQ. Chi phí nhân công lãng phí vào các giờ làm thêm không hiệu quả được cắt giảm. Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng hoặc thất thoát trong quá trình lưu trữ giảm xuống mức tối thiểu. Tốc độ đóng gói nhanh giúp đơn hàng được bàn giao sớm cho các đơn vị chuyển phát nhanh. Khách hàng trực tuyến nhận được bưu kiện đúng thời hạn cam kết và cảm thấy hài lòng hơn. Điểm đánh giá dịch vụ trên các sàn thương mại điện tử của công ty tăng trưởng tích cực. Sự trung thành của người tiêu dùng giúp doanh nghiệp duy trì doanh thu ổn định và bền vững.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình kho cho doanh nghiệp

Mô hình kho sau khi được tối ưu hóa tạo tiền đề nhân rộng cho toàn bộ chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc sắp xếp và quy trình chuẩn này cho các chi nhánh kho khác. Các tiêu chuẩn phân loại hàng hóa và phân công nhân lực dễ dàng được số hóa và đào tạo chuyển giao. Khi mở rộng thêm các kênh bán lẻ mới, ban lãnh đạo không còn lúng túng trong khâu tổ chức hậu cần. Hệ thống vận hành có tính co giãn tốt, thích ứng nhanh với sự gia tăng đột biến của thị trường. Tính chuyên nghiệp trong quản trị kho bãi trở thành đòn bẩy thúc đẩy doanh nghiệp phát triển dài hạn.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế dưới tác động của công nghệ số đã thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động bán lẻ đa kênh tại khu vực Đông Nam Á. Báo cáo chung của Google, Temasek Holding và Bain & Company (tháng 11/2023) ghi nhận tổng giá trị hàng hóa (GMV) của nền kinh tế số sáu quốc gia trong khu vực đạt 174 tỷ USD vào cuối năm 2021, tăng 49% so với năm 2020, trong đó thương mại điện tử đóng vai trò động lực cốt lõi. Tại thị trường Việt Nam, số liệu nửa đầu năm 2022 của Metric.vn cho thấy quy mô thị trường thương mại điện tử đứng thứ hai khu vực Đông Nam Á, với sự chiếm lĩnh của các sàn giao dịch lớn như Shopee (70,05% thị phần). Xu thế này đặt các doanh nghiệp kinh doanh thời trang bán lẻ truyền thống trước áp lực chuyển dịch sang mô hình kết hợp trực tiếp và trực tuyến (Omnichannel).

Công ty TNHH SUN DQ, doanh nghiệp sở hữu thương hiệu thời trang công sở nữ cao cấp RUZA hoạt động từ năm 2014, bước vào giai đoạn mở rộng kinh doanh trên các nền tảng trực tuyến như Shopee, Lazada, TikTok Shop và Facebook. Trước đây, các đơn hàng trực tuyến được xử lý phân tán tại hệ thống cửa hàng bán lẻ, dẫn đến tình trạng nhân viên cửa hàng quá tải, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ khách hàng trực tiếp. Để tháo gỡ điểm nghẽn này, vào tháng 05/2023, doanh nghiệp đã thành lập một kho thương mại điện tử (TMĐT) chuyên biệt nhằm phụ trách lưu trữ, hoàn tất đơn hàng trực tuyến và điều phối hàng hóa cho các chi nhánh. Tuy nhiên, việc vận hành một kho hàng TMĐT mới phát sinh nhiều bất cập liên quan đến quản lý tồn kho, quy trình xuất nhập, kiểm soát sai sót và năng lực nhân sự.

Từ thực tế vận hành đó, đề tài tập trung giải quyết các mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý kho hàng và hàng tồn kho trong bối cảnh thương mại điện tử.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý kho TMĐT tại Công ty TNHH SUN DQ giai đoạn vận hành ban đầu, làm rõ những kết quả đạt được và các hạn chế còn tồn đọng.
3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho TMĐT, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả chu chuyển hàng hóa tại đơn vị.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là các hoạt động quản lý kho tại Công ty TNHH SUN DQ, trọng tâm là kho TMĐT. Phạm vi không gian nghiên cứu được giới hạn tại cơ sở kho của công ty đặt tại số 25 đường số 9, Khu đô thị Vạn Phúc, phường Hiệp Bình Phước, thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh. Phạm vi thời gian thu thập dữ liệu thứ cấp và dữ liệu thực nghiệm phục vụ phân tích kéo dài từ tháng 05/2023 đến tháng 12/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý luận về quản trị logistics và chuỗi cung ứng. Về mặt khái niệm, tác giả tiếp cận định nghĩa kho hàng theo Tống Thị Luyện (2019) và Nguyễn Công Hiệp (2007), xác định kho hàng là cơ sở logistics thực hiện chức năng dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho chuỗi lưu thông với chi phí tối ưu. Về phương diện kế toán và quản trị tài sản, khái niệm hàng tồn kho được chuẩn hóa theo Chuẩn mực Kế toán số 02 (ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính).

Về mô hình và nguyên tắc vận hành, nghiên cứu vận dụng lý thuyết phân loại kho của Nguyễn Như Phong (2019), trong đó nhấn mạnh đặc thù của kho thương mại điện tử là xử lý khối lượng đơn hàng lớn, quy mô mỗi đơn hàng nhỏ lẻ, tần suất xuất nhập cao và đòi hỏi tốc độ hoàn tất đơn hàng tức thời. Nghiên cứu khai thác nguyên tắc thiết kế mặt bằng FAST (Flow - Dòng chảy, Accessibility - Khả năng tiếp cận, Space - Không gian, Throughput - Lưu lượng) kết hợp với 6 nguyên tắc vận hành hệ thống: Đồng bộ, Song hành, Nhịp nhàng, Liên tục, Trực thông và Phân luồng. Đồng thời, khóa luận dựa trên mô hình của Shiau Wei và cộng sự (2017) để nhận diện 4 nhóm nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý hàng tồn kho, bao gồm: Lập kế hoạch, Chứng từ/hồ sơ lưu trữ, Kiến thức và kỹ năng của nhân viên, và Nguồn kinh phí (ngân sách).

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm ba kỹ thuật chủ đạo:

• Phương pháp quan sát trực tiếp: Tác giả trực tiếp làm việc tại vị trí nhân viên quản lý kho TMĐT, ghi nhận quy trình vận hành mặt bằng, các thao tác phân loại, đóng gói, xuất nhập và luân chuyển hàng hóa.
• Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Thực hiện trao đổi, phỏng vấn trực tiếp nhân viên vận hành, quản trị kho và các bộ phận liên quan để làm rõ những khó khăn thực tế phát sinh trong khâu xử lý chứng từ và thao tác nghiệp vụ.
• Phương pháp tổng hợp, thống kê và phân tích số liệu: Thu thập và xử lý các tập dữ liệu hoạt động thực tế từ phần mềm quản lý KiotViet, hệ thống báo cáo kế toán nội bộ và bảng theo dõi dữ liệu xuất nhập kho trên Google Sheets để định lượng tỷ lệ sai sót, vòng quay tồn kho và hiệu quả quản lý.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH SUN DQ

Chương này phác thảo bức tranh tổng quan về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH SUN DQ (SUN DQ Company Limited, mã số thuế: 0312704192, trụ sở tại số 262 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM). Doanh nghiệp sở hữu thương hiệu thời trang nữ RUZA, ra đời từ năm 2014, quy mô từ 100 đến 120 nhân viên. Sau quá trình mở rộng qua các năm, đến năm 2023 thương hiệu sở hữu 9 chi nhánh bán lẻ hoạt động hiệu quả (07 chi nhánh tại TP.HCM chiếm 78% tỷ trọng, 01 chi nhánh tại Đồng Nai chiếm 11%, 01 chi nhánh tại Bình Dương chiếm 11%), sau khi đã từng phải đóng cửa chi nhánh Ru6 tại Trảng Bom (Đồng Nai) do nghiên cứu thị trường chưa thấu đáo. Phân khúc khách hàng mục tiêu của RUZA gồm 90% là khách hàng cá nhân (nữ giới độ tuổi 25–35, làm việc văn phòng, công chức có thu nhập từ 10 triệu đồng/tháng) và 10% là khách hàng doanh nghiệp may đồng phục. Cơ cấu quản lý công ty được tổ chức theo cấu trúc chức năng gồm Ban Giám đốc và 7 phòng ban: Hành chính nhân sự, Tài chính - Kế toán, R&D, Kinh doanh, Marketing, Sản xuất, và bộ phận Kho TMĐT (trực thuộc khối Kinh doanh).

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2021 (Triệu đồng)	Năm 2022 (Triệu đồng)	Mức tăng trưởng giá trị (Triệu đồng)	Tỷ lệ tăng trưởng (%)
Tổng doanh thu	5.119	6.119	647	11,8%
Tổng chi phí	3.198	3.445	247	7,0%
Tổng lợi nhuận	2.274	2.674	400	17,0%

Sự tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận qua hai năm phản ánh sự thích ứng của doanh nghiệp sau dịch Covid-19, đặc biệt khi chuyển dịch sang khai thác các nền tảng thương mại điện tử từ giữa năm 2023.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản lý kho

Nội dung chương 2 tập trung hệ thống hóa các khái niệm, vai trò, nguyên tắc và công cụ kiểm soát kho hàng. Tác giả phân tích cấu trúc vận hành kho gồm 3 giai đoạn cơ bản: Tiếp nhận hàng hóa, Lưu kho - Bảo quản, và Hoàn tất đơn hàng (Pack, Ship). Trong bố trí mặt bằng, chương này phân tích sâu nguyên tắc FAST và các điều kiện kỹ thuật khi chọn vị trí kho bãi, yêu cầu thông gió, tải trọng và lối đi. Hoạt động kiểm kê được đối chiếu giữa phương pháp cân - đong - đo - đếm thủ công truyền thống và phương pháp ứng dụng máy vi tính kết hợp đầu quét mã vạch (barcode scanner). Điểm nhấn lý luận của chương là mô hình 4 nhân tố của Shiau Wei và cộng sự (2017), trong đó biến số "Kiến thức và kỹ năng của nhân viên" được chứng minh có điểm đánh giá trung bình cao nhất (4,9/5,0), thể hiện tầm ảnh hưởng lớn nhất đến sai sót tồn kho so với các yếu tố lập kế hoạch, hồ sơ chứng từ và kinh phí. Các tiêu chí đo lường hiệu suất (KPI) kho bãi cũng được tổng hợp thành nhóm tiêu chí thời gian, chi phí, năng suất, tỷ lệ đơn hàng không lỗi và khả năng xử lý khiếu nại.

Chương 3: Thực trạng hoạt động quản lý kho TMĐT của Công ty TNHH SUN DQ

Chương 3 đi sâu vào phân tích thực trạng kho TMĐT của RUZA từ khi đi vào hoạt động vào tháng 05/2023. Kho có diện tích 100 m², quản lý hơn 4.000 mã định danh sản phẩm (SKU) với lượng lưu trữ xấp xỉ 9.000 sản phẩm. Công ty sử dụng phần mềm điện toán KiotViet để theo dõi đơn hàng và danh mục hàng hóa. Về mặt bằng vật lý, kho TMĐT được bố trí tại lầu 3 của một tòa nhà 4 tầng thuộc Khu đô thị Vạn Phúc (lầu 1 là Kho nguyên vật liệu, lầu 2 là Kho kiểm tra chất lượng sản phẩm KCS). Sự sắp xếp này gây cản trở nghiêm trọng cho dòng di chuyển hàng hóa: nhân viên phải vận chuyển thủ công hàng may mặc từ lầu 2 lên lầu 3 khi nhập kho, và vác các bao hàng đóng gói nặng từ lầu 3 xuống lầu 1 qua cầu thang bộ để bàn giao cho đối tác vận chuyển mỗi ngày, hoàn toàn không có thang nâng hay thiết bị hỗ trợ.

Hệ thống mã hàng hóa ban đầu được đặt theo ký hiệu viết tắt loại sản phẩm (như AN: Áo tay ngắn; AL: Áo tay lỡ; QTĐ: Quần tây ống đứng; QTLoe: Quần tây ống loe; VBC: Váy bút chì; VCA: Váy chữ A kiểu). Đến tháng 11/2023, doanh nghiệp phải tái cấu trúc hệ thống mã bằng cách bổ sung dòng hàng và mốc thời gian sản xuất (ví dụ mã AN C 002 L2309: Áo ngắn, dòng Classic, mã 002, sản xuất tháng 09/2023). Về nhân sự, ban đầu bộ phận chỉ có 01 nhân viên toàn thời gian kiêm nhiệm quản lý toàn bộ các khâu, sau đó công ty bổ sung thêm 02 nhân viên bán thời gian. Cơ cấu nhân sự mỏng và biến động giờ giấc dẫn đến nhiều hệ lụy: tỷ lệ thao tác nhầm mã sản phẩm, sai kích cỡ (size), đóng gói thiếu phụ kiện, cập nhật lệch số liệu giữa thẻ kho KiotViet và thực tế, dẫn đến phát sinh các đơn hàng "thiếu tồn" trên sàn TMĐT và gia tăng tỷ lệ khiếu nại của khách hàng trong quý 4/2023.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại kho thương mại điện tử Công ty TNHH SUN DQ

Trên cơ sở phân tích thực trạng và bối cảnh định hướng phát triển của RUZA, chương 4 xây dựng ba nhóm giải pháp trọng tâm:

1. Chuẩn hóa quy trình kiểm kê kết hợp: Xây dựng cơ chế phối hợp song song giữa phương pháp đếm thực tế định kỳ và giám sát dữ liệu số hóa. Tác giả thiết kế quy trình đối soát dữ liệu qua Google Sheets gồm các trang tính: tính số lượng tồn kho theo ngày, trang tính "CẬP NHẬT TỒN KHO" và bảng "Theo dõi chênh lệch tồn kho", giúp tự động hóa việc đối chiếu số liệu xuất nhập với hệ thống KiotViet, phát hiện tức thì các sai lệch sau mỗi ca làm việc.
2. Hoàn thiện hoạt động điều chuyển hàng hóa: Thiết lập cơ chế liên kết dữ liệu tồn kho đa kênh giữa kho TMĐT, kho KCS và hệ thống 9 cửa hàng bán lẻ trực tiếp. Giải pháp này giúp điều phối nhanh các sản phẩm đang thiếu cục bộ tại kho TMĐT từ các chi nhánh có tốc độ tiêu thụ chậm, giải quyết triệt để tình trạng đơn hàng bị hủy do thiếu hàng tồn sẵn có.
3. Nâng cao năng lực và chuẩn hóa quy chế nhân sự: Thiết lập bảng đánh giá chất lượng nhân viên dựa trên các tiêu chí định lượng (tỷ lệ đóng gói lỗi, số lần nhập liệu sai, tuân thủ giờ giấc). Đồng thời, tác giả xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng đóng gói, nhận diện mã sản phẩm và ban hành quy định chế tài xử lý sai phạm rõ ràng nhằm giảm thiểu lỗi thao tác chủ quan của người lao động.

Kết quả và đóng góp

Về mặt dữ liệu và phát hiện nghiên cứu, khóa luận đã cung cấp một bức tranh toàn diện và trung thực về quá trình chuyển đổi chuỗi cung ứng tại một doanh nghiệp thời trang quy mô vừa. Kết quả phân tích đã định lượng được quy mô kho hàng TMĐT (100 m², ~9.000 sản phẩm, hơn 4.000 mã hàng) và chỉ ra mâu thuẫn cốt lõi giữa tốc độ tăng trưởng đơn hàng thương mại điện tử với năng lực hạ tầng logistics tại chỗ. Nghiên cứu chứng minh rằng việc bố trí kho thành phẩm TMĐT ở tầng 3 mà không có thiết bị nâng hạ là nguyên nhân vật lý trực tiếp làm gia tăng thời gian xử lý đơn hàng và gây áp lực kiệt quệ sức lao động của nhân sự.

Về mặt giải pháp, tác giả có những đóng góp mang tính ứng dụng thực tiễn cao cho Công ty TNHH SUN DQ:

• Đưa ra phương án chuyển đổi hệ thống mã hóa sản phẩm chi tiết theo cấu trúc phân loại khoa học (thêm thông tin dòng sản phẩm và tháng/năm sản xuất), giúp loại bỏ nhầm lẫn giữa các lô hàng cũ và mới.
• Xây dựng mô hình kiểm soát tồn kho 2 lớp kết hợp giữa KiotViet và Google Sheets, giải quyết bài toán đồng bộ dữ liệu mà không làm phát sinh chi phí đầu tư phần mềm đắt đỏ.
• Hoàn thiện cơ chế điều chuyển nội bộ giữa kho TMĐT và chuỗi cửa hàng bán lẻ, giúp giảm thiểu tỷ lệ đơn hàng bị hủy do "hụt tồn ảo".
• Đề xuất hệ thống đánh giá chất lượng nhân sự gắn liền với bảng chế tài vi phạm cụ thể, góp phần nâng cao tính kỷ luật và độ chính xác trong khâu soạn hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi khảo sát:

• Thời gian nghiên cứu và chuỗi dữ liệu thực nghiệm còn ngắn (08 tháng, từ tháng 05/2023 đến tháng 12/2023), chưa phản ánh trọn vẹn chu kỳ biến động doanh số và áp lực tồn kho theo mùa của ngành thời trang trong cả năm tài chính.
• Khóa luận mới chỉ tập trung phân tích các giải pháp mang tính quy trình, quản trị nhân sự và công cụ văn phòng (Google Sheets), chưa thể đề xuất giải pháp cải tạo căn cơ về mặt bằng hay trang bị hệ thống nâng hạ cơ giới, do kho đặt tại mặt bằng thuê ngắn hạn trong khu dân cư đô thị.

Hướng nghiên cứu tiếp theo cần mở rộng quy mô khảo sát trên toàn bộ chuỗi cung ứng đa kênh (Omnichannel Supply Chain) của doanh nghiệp, nghiên cứu tính khả thi của việc di dời kho TMĐT đến vị trí mặt đất có thiết kế tiêu chuẩn logistics, hoặc tích hợp các hệ thống quản trị kho chuyên sâu (WMS) có khả năng kết nối tự động API đa nền tảng với các sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, cũng như các nhà quản lý doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ đang trong giai đoạn chuyển mình từ bán hàng truyền thống sang thương mại điện tử.

Các nội dung có giá trị tham khảo cao nhất bao gồm:

• Phương pháp mã hóa sản phẩm thời trang theo chủng loại và thời gian sản xuất (mục 3.2.1 và bảng ký hiệu mã hàng).
• Mô hình tổ chức kho hàng thực tế trong không gian nhà phố nhiều tầng và các bài học kinh nghiệm về những điểm bất hợp lý trong logistics nội bộ.
• Bộ công cụ biểu mẫu kiểm kê, bảng đánh giá KPI nhân viên kho và quy chế thưởng phạt bằng chế tài cụ thể tại chương 4.

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao Công ty TNHH SUN DQ phải thành lập kho TMĐT riêng thay vì tiếp tục sử dụng hệ thống cửa hàng bán lẻ để xuất hàng trực tuyến?
Việc đóng gói và xử lý đơn hàng trực tuyến phân tán tại các chi nhánh cửa hàng làm chiếm dụng diện tích trưng bày và tiêu tốn quá nhiều thời gian của nhân viên thu ngân/bán hàng, trực tiếp làm suy giảm chất lượng chăm sóc khách hàng trực tiếp tại quầy. Do đó, kho TMĐT được tách lập độc lập vào tháng 05/2023 để chuyên môn hóa khâu lưu trữ, đóng gói và bàn giao hàng loạt cho các đơn vị vận chuyển.

2. Điểm bất cập lớn nhất trong thiết kế mặt bằng kho TMĐT của RUZA tại Khu đô thị Vạn Phúc là gì?
Kho TMĐT được bố trí tại lầu 3 của một tòa nhà dân cư không có thang máy chuyên dụng hay tời nâng hàng. Nhân viên buộc phải khuân vác thủ công nguyên liệu và bán thành phẩm từ lầu 2 lên lầu 3 để nhập kho, đồng thời phải vận chuyển các bao hàng lớn nặng xuống lầu 1 qua cầu thang bộ để giao cho shipper, gây chậm tiến độ và tiềm ẩn rủi ro an toàn lao động.

3. Cơ cấu nhân sự kho TMĐT của công ty được phân bổ như thế nào trong giai đoạn khảo sát?
Ban đầu, kho chỉ được vận hành bởi 01 nhân viên toàn thời gian chịu trách nhiệm từ quản lý, kiểm kê đến đóng gói. Khi lượng đơn hàng tăng cao, công ty bổ sung thêm 02 nhân viên bán thời gian. Việc sử dụng nhân sự bán thời gian với khung giờ làm việc linh hoạt, thiếu ổn định là một trong những nguyên nhân chính gây ra sai sót thao tác nhầm mã hàng và chênh lệch tồn kho.

4. Mục đích của việc thay đổi mã ký hiệu sản phẩm từ tháng 11/2023 là gì?
Trước tháng 11/2023, mã sản phẩm chỉ thể hiện loại áo, váy hay quần thông thường (như AN, QTS). Cấu trúc mã mới bổ sung thêm ký hiệu dòng hàng (ví dụ chữ "C" đại diện cho dòng Classic) và tháng năm sản xuất (ví dụ "L2309" là sản xuất tháng 09/2023), giúp nhân viên kho nhận biết chính xác niên hạn sản phẩm, phân biệt hàng mới với hàng sản xuất lại (restock) để phục vụ xuất kho theo nguyên tắc hạn chế tồn đọng hàng cũ.

5. Tác giả đề xuất công cụ cụ thể nào để hỗ trợ kiểm soát chênh lệch hàng tồn kho giữa thực tế và phần mềm KiotViet?
Tác giả thiết kế hệ thống trang tính trên Google Sheets tích hợp các bảng biểu: theo dõi số lượng xuất kho hàng ngày, trang tính "CẬP NHẬT TỒN KHO" và bảng "Theo dõi chênh lệch tồn kho". Công cụ này hỗ trợ nhân viên đối soát chéo số liệu kiểm đếm thực tế với số liệu ghi nhận trên KiotViet sau mỗi ca làm việc để kịp thời truy xuất và xử lý sai lệch.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Hoàng Thơ đã hệ thống hóa chặt chẽ cơ sở lý luận quản lý kho hàng và phản ánh trung thực thực trạng vận hành kho thương mại điện tử tại Công ty TNHH SUN DQ trong năm đầu thành lập. Thông qua việc chỉ rõ các điểm nghẽn về hạ tầng mặt bằng lầu 3, áp lực nhân sự mỏng và quy trình kiểm đếm, tác giả đã xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện mang tính thực tế cao từ chuẩn hóa mã SKU, kiểm soát tồn kho qua bảng tính đến đào tạo nhân viên. Đề tài là tài liệu nghiên cứu ứng dụng có giá trị tham khảo thiết thực cho công tác tổ chức và quản trị kho hàng thời trang trong môi trường bán lẻ đa kênh hiện nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1, tác giả khái quát những thông tin cơ bản về công ty TNHH SUN DQ như: thông tin chung về công ty, lĩnh vực kinh doanh, thị trường mục tiêu, lịch sử hình thành và phát triển, khách hàng mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi mà công ty hướng đến, và tổ chức quản lý của công ty, hình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Ở chương 2, tác giả sẽ tìm hiểu cơ sở lý luận về hoạt động quản lý kho. 11 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHO 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG 2.1 Khái niệm kho hàng, hàng tồn kho 2.1 Khái niệm kho hàng Theo Tống Thị Luyện (2019), kho hàng là loại hình cơ sở Logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, một nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyển cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ, vị trí của các hàng hoá được lưu kho.

Theo Nguyễn Công Hiệp (2007), kho là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi logistics. Để phục vụ cho các nhu cầu của đời sống xã hội, thì trên trái đất ở đâu cũng có kho, từ những kho rất hiện đại, chuyên môn hoá cao của các công ty logistics, các công ty giao nhận – kho vận, các cảng biển, sân bay, đến các kho riêng của tập đoàn, công ty, xí nghiệp sản xuất, cho đến các kho chứa dụng cụ ở từng hộ gia đình,… Kho hàng logistics hỗ trợ cho luồng chu chuyển các giao dịch kinh tế. Nền kinh tế chỉ có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ khi dây chuyển logistics trong đó có kho hàng hoạt động liên tục, nhịp nhàng. Hàng loạt các hoạt động kinh tế liên quan diễn ra trong chuỗi logistics, theo đó các nguồn tài nguyên được biến đổi thành sản phẩm và điều quan trọng là giá trị được tăng lên cho cả khách hàng lẫn người sản xuất, giúp thoả mãn nhu cầu của mỗi người.

Cùng với thời gian, vai trò của kho ngày càng được khẳng định và nâng cao, các hệ thống kho ngày được phát triển.2 Khái niệm hàng tồn kho Từ khi trên thế giới bắt đầu xuất hiện hoạt động sản xuất và lưu thông hàng hoá thì hàng tồn kho cũng được xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan. Hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh của một côngty. Hàng tồn kho phát sinh từ nhu cầu sản xuất và phân phối hàng hoá, hàng tồn khothường chiếm phần lớn (40-50%) tài sản của một công ty. Trong sản xuất, mỗi công ty luôn phải có một lượng hàng tồn kho thích hợp (vốn sản xuất, vật tư tiêu hao, thành phẩm, sản phẩm 12 đang trong quá trình sản xuất, v.) cần thiết cho sản xuất.

Vì vậy, việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là hết sức quan trọng, quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Bộ Tài chính quy định trong Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ–BTC ngày 31/12/2001, thì khái niệm hàng tồn kho được quy định là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Nói một cách đơn giản, hàng tồn kho là bất kỳ tài nguyên chưa sử dụng nào được lưu trữ để sử dụng trong tương lai. Cho dù đó là đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp, hàng tồn kho sẽ xuất hiện ngay khi các tài nguyên chưa sử dụng sẵn sàng.

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà loại hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung của việc lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau. Đối với các doanh nghiệp làm kinh doanh, cung cấp dịch vụ mà sản phẩm là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là công cụ, phụ tùng và phương tiện, nguyên vật liệu – công nghệ sử dụng trong hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, tồn kho nguyên vật liệu và sản phẩm có tiềm năng,có thể được tích lũy trong sự tích lũy tri thức, trong khả năng và kiến thức của người lao động. Trong thế giới thương mại, các doanh nghiệp mua hàng hóa và bán chúng để kiếm lời.

Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng hóa được mua và hàng hóa sẵn sàng để giao cho người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, các công ty hầu như không tồn kho bán thành phẩm trên dây chuyền như trong ngành sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, các sản phẩm của doanh nghiệp phải trải qua một quá trình lâu dài để chuyển đổi nguyên liệu thô đầu vào thành sản phẩm cuối cùng. Vì vậy có thể kết luận hàng tồn kho bao gồm từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm và thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.

Đặc điểm của hàng tồn kho chính là mối liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Có thể nói đây là một bộ phận tài sản ngắn hạn nhưng chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.2 Vai trò của kho hàng Theo Farahani (2011) nhà kho đóng vai trò quan trọng trong hệ thống logistics, cung cấp mức độ dịch vụ theo kỳ vọng của khách hàng cùng lúc với hoạt động logistics khác. Nhà kho có thể thực hiện nhiều loại hoạt động và nhiệm vụ khác nhau, những hoạt động này có thể được phân thành 3 chức năng cơ bản: 1. Trung chuyển thông tin.

Các hoạt động diễn ra tại kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức cũng như bảo quản hàng hóa trong kho. Theo Khải Hoàn (2019) chức năng của kho bao gồm: Giúp đảm bảo được tính liên tục và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu dùng của khách hàng không phải lúc nào cũng ổn định qua các giai đoạn, đôi khi có những biến động thị trường kho lường và các nguồn cung ứng nguyên vật liệu cũng thế, điển hình là trong tình hình Covid19: giao thông bị chặn không thể mua bán cũng như việc đi lại gặp nhiều khó khăn. Do vậy, lượng dự trữ trong kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề trên, đảm bảo tính liên tục cho hoạt động của doanh nghiệp. Góp phần giảm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp: nhờ vào kho hàng, doanh nghiệp có thể mua nguyên vật liệu, vật tư cho sản xuất với số lượng lớn để dự trữ trong kho.

Khi mua hàng với số lượng lớn, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ các khoản giảm giá từ đó tiết kiệm được một khoản chi phí. Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng: đây là vai trò được thể hiện rõ thông qua việc hàng hoá luôn được chuẩn bị sẵn với đủ số lượng, chất lượng theo yêu cầu của khách hàng để đem lại khả năng giao nhận hàng hóa đúng thời gian địa điểm mà khách hàng yêu cầu. Ở các công ty kinh doanh sản xuất càng lớn, hàng hoá càng nhiều thì mức độ phức tạp trong kho càng nhiều. Điều này đòi hỏi trình độ nhân sự lực quản lý cũng phải cao, một số công ty đã phải ch một số tiền rất lớn cho việc nhận và phân phối hàng hoá.

Sự lựa chọn một nhà kho không phù hợp với doanh nghiệp dẫn đến nhiều tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một kho hàng hoá thường nhiệm những chức năng sau: - Hỗ trợ sản xuất: nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho quá trình sản xuất. Để sản xuất ra được sản phẩm của công ty thì cần rất nhiều nguyên vật liệu, các linh kiện, phụ tùng,. được sản xuất từ các nhà máy khác nhau.

Dựa vào yêu cầu mua hàng, các vật tư cần thiết sẽ được chuyển về lưu trữ tại kho và sẽ bàn giao cho bộ phận 14 sản xuất khi có yêu cầu. Nhờ vào hoạt động của kho mà vật tư luôn được đảm bảo về mọi mặt từ chất lượng đến số lượng, giúp hoạt động sản xuâts được thực hiện liên tục, nhịp hàng. Do đó, cho thấy kho đóng vai trò quan trọng cho chuỗi hoạt động của công ty. - Tiếp nhận hàng hóa: khi hàng hóa hay các nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau thì kho hàng sẽ là nơi tập kết chúng lại với nhau.

Kho sẽ hoạt động liên tục, di chuyển các nguyên vật liệu hay vật tư bằng những phương tiện để đến nơi cần dùng. - Phân phối hàng hoá: Yêu cầu của khách hàng luôn đa dạng sản phẩm để phù hợp với mục tiêu sản xuất và để đáp ứng được yêu cầu từ khách hàng, kho hàng có nhiệm vụ tách các hàng hoá từ một lô hàng lớn sau đó kết hợp với các hàng hoá khác tạo nên một đơn hàng hoàn chỉnh. Và sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện vận đến tay khách hàng. - Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: Chất lượng sản luôn là điều nhận được sự quan tâm hàng đầu của khách hàng khi giao nhận hàng.

Công tác bảo quản hàng hóa tại kho luôn được xem trọng. Hàng hoá phải được giữ nguyên vẹn về số lượng, đảm bảo đúng chất lượng tránh tình trạng hết hạn sử dụng hay ẩm móc, dơ bẩn. Tận dụng tối đa diện tích kho hàng hoá để mạng lại hiệu quả cao nhất cho các hoạt động kho. Nhu cầu của người tiêu dùng trên thị trường chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm các yếu tố chủ động và khách quan.

Thị trường có thể thay đổi do các yếu tố theo mùa, có thể được dự đoán và chuẩn bị trước, cũng như các sự kiện không lường trước được. Nhờ đó, kho hàng được tối ưu hoá để kiểm soát các mặt hàng được vận hành liên tục nhằm đảm bảo chất lượng ổn định, chi tiết thiết thực nhất cho công ty. Bằng cách giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của công ty, số lượng hàng tồn kho trong kho hỗ trợ doanh nghiệp đối phó với các vấn đề thị trường thay đổi. Nhiều tổ chức lựa chọn sử dụng nhiều loại lưu trữ sản phẩm đề tận dụng khả năng lưu trữ của kho.