Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam

Đồ án hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa tại Mercedes-Benz Việt Nam 2023

• Tác giả: Lê Đoàn Yên Nhiên
• Người hướng dẫn: Hồ Thị Hồng Xuyên
• Trường học: Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam
• Loại tài liệu: Đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về quy trình nhập xuất hàng hóa tại Mercedes Benz Việt Nam

Mercedes-Benz Việt Nam vận hành một trung tâm phân phối phụ tùng quy mô lớn. Trung tâm này đóng vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng của hãng. Toàn bộ phụ tùng chính hãng được điều phối qua đây trước khi đến tay đại lý và khách hàng. Quy trình nhập xuất hàng hóa tại đây được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, kết hợp với yêu cầu thực tiễn của thị trường Việt Nam. Hệ thống quản lý kho áp dụng công nghệ mã vạch và phần mềm ERP để theo dõi hàng hóa theo thời gian thực. Mỗi lô hàng nhập về đều phải trải qua kiểm tra số lượng, chất lượng và đối chiếu chứng từ trước khi được lưu kho. Quy trình xuất hàng cũng được kiểm soát chặt chẽ theo lệnh xuất từ bộ phận kinh doanh. Sự phối hợp giữa các phòng ban như kho vận, kế toán và kinh doanh giúp hạn chế tối đa sai sót. Năm 2023, đồ án tốt nghiệp của sinh viên ngành Logistics tại Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM đã nghiên cứu chuyên sâu về thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình này.

1.1. Vai trò của trung tâm phân phối phụ tùng Mercedes Benz Việt Nam

Trung tâm phân phối phụ tùng là đầu mối trung gian giữa nhà sản xuất và mạng lưới đại lý toàn quốc. Tại đây, phụ tùng từ Đức, Thái Lan và các thị trường khác được tập kết, kiểm định và phân loại. Mỗi ngày, hàng trăm đơn hàng được xử lý nhằm đảm bảo đại lý luôn có đủ phụ tùng phục vụ dịch vụ sửa chữa. Vai trò của trung tâm không chỉ dừng lại ở lưu trữ mà còn bao gồm tối ưu hóa tồn kho và rút ngắn thời gian giao hàng.

1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự vận hành quy trình nhập xuất

Bộ phận kho vận của Mercedes-Benz Việt Nam được tổ chức theo mô hình phân cấp rõ ràng. Quản lý kho chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động nhập xuất. Nhân viên nhận hàng, nhân viên lưu kho và nhân viên xuất hàng đảm nhận các công đoạn chuyên biệt. Mỗi vị trí đều được đào tạo theo quy trình chuẩn của tập đoàn Mercedes-Benz toàn cầu. Sự phân công rõ ràng này giúp giảm thiểu nhầm lẫn và nâng cao hiệu suất làm việc trong môi trường kho có khối lượng hàng hóa lớn.

II. Phân tích thực trạng và những vấn đề trong nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa

Thực trạng vận hành tại trung tâm phân phối phụ tùng Mercedes-Benz Việt Nam cho thấy nhiều điểm mạnh lẫn tồn tại cần khắc phục. Về điểm mạnh, hệ thống phần mềm SAP được tích hợp xuyên suốt giúp theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực. Quy trình nhập hàng có bước kiểm tra đối chiếu chứng từ nghiêm ngặt. Tuy nhiên, một số vấn đề nổi cộm vẫn tồn tại. Thứ nhất, tình trạng chênh lệch số liệu giữa hệ thống và thực tế kho xảy ra định kỳ do lỗi nhập liệu thủ công. Thứ hai, quy trình nhập hàng đôi khi bị gián đoạn khi lô hàng về không đúng chứng từ hoặc hàng bị hư hỏng trong vận chuyển. Thứ ba, áp lực vào các đợt cao điểm khiến nhân viên dễ mắc sai sót trong phân loại và lưu kho. Bên cạnh đó, sự phối hợp giữa bộ phận nhập hàng và kế toán đôi khi còn thiếu đồng bộ. Những vấn đề này tuy không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động tổng thể nhưng tạo ra ma sát trong chuỗi vận hành, làm giảm hiệu quả và tăng chi phí xử lý sai lệch.

2.1. Các điểm nghẽn trong quy trình nhập hàng phụ tùng chính hãng

Quy trình nhập hàng tại Mercedes-Benz Việt Nam gồm các bước: nhận thông báo hàng về, kiểm tra chứng từ, dỡ hàng, kiểm đếm thực tế, nhập liệu hệ thống và lưu kho. Điểm nghẽn thường gặp nhất là ở khâu kiểm đếm thực tế khi số lượng lô hàng lớn. Mã phụ tùng đa dạng, bao bì tương đồng khiến việc phân loại mất nhiều thời gian. Sự chênh lệch giữa số liệu trên phiếu giao hàng và thực tế nhận được cũng gây chậm trễ trong quá trình nhập liệu SAP.

2.2. Rủi ro và sai sót thường gặp trong nghiệp vụ xuất hàng

Nghiệp vụ xuất hàng tại kho phụ tùng Mercedes-Benz đối mặt với rủi ro xuất nhầm mã hàng, đặc biệt với các phụ tùng có hình dạng tương tự nhưng khác model xe. Lỗi này phát sinh khi nhân viên không kiểm tra kỹ mã SKU trên hệ thống. Ngoài ra, lệnh xuất khẩn cấp từ đại lý đôi khi gây áp lực rút ngắn thời gian kiểm tra, dẫn đến xuất hàng sai số lượng. Hệ thống phân quyền chưa chặt chẽ trong một số trường hợp cũng là nguyên nhân dẫn đến xuất hàng không đúng quy trình.

III. Giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa hiệu quả

Để hoàn thiện quy trình nhập xuất hàng hóa tại trung tâm phân phối phụ tùng Mercedes-Benz Việt Nam, cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp về công nghệ, quy trình và nhân sự. Về mặt công nghệ, việc áp dụng máy quét mã vạch di động kết nối trực tiếp với hệ thống SAP sẽ loại bỏ bước nhập liệu thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót. Công nghệ RFID có thể được xem xét triển khai cho các nhóm hàng có giá trị cao. Về quy trình, cần ban hành hướng dẫn thao tác chuẩn (SOP) cho từng công đoạn nhập và xuất hàng. Mỗi SOP cần quy định rõ trách nhiệm từng vị trí, thời gian xử lý tối đa và cơ chế xử lý khi phát sinh sự cố. Kiểm kê định kỳ hàng tuần thay vì hàng tháng sẽ giúp phát hiện sớm chênh lệch tồn kho. Về nhân sự, chương trình đào tạo chéo giúp nhân viên nắm vững nhiều công đoạn, đảm bảo tính linh hoạt khi thiếu người. Cuối cùng, thiết lập KPI đo lường hiệu suất nhập xuất hàng ngày giúp quản lý kịp thời điều chỉnh nguồn lực.

3.1. Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho hiện đại

Hệ thống SAP ERP đang được sử dụng tại Mercedes-Benz Việt Nam là nền tảng mạnh nhưng cần được khai thác triệt để hơn. Tích hợp module WM (Warehouse Management) đầy đủ sẽ cho phép quản lý vị trí từng phụ tùng trong kho theo địa chỉ ô kệ cụ thể. Máy quét mã vạch không dây giúp nhân viên cập nhật dữ liệu tức thời ngay tại vị trí làm việc. Báo cáo tồn kho tự động gửi về quản lý mỗi buổi sáng giúp nắm bắt tình hình kịp thời mà không cần kiểm tra thủ công.

3.2. Xây dựng quy trình chuẩn và nâng cao năng lực nhân sự kho vận

Xây dựng bộ SOP chi tiết cho từng nghiệp vụ là bước nền tảng để chuẩn hóa hoạt động kho. Mỗi SOP cần được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, kèm sơ đồ luồng công việc trực quan. Nhân viên mới phải hoàn thành khóa đào tạo và kiểm tra thực hành trước khi làm việc độc lập. Đánh giá định kỳ mỗi quý giúp xác định điểm yếu cần cải thiện. Văn hóa phản hồi tích cực khuyến khích nhân viên báo cáo sự cố thay vì che giấu, từ đó cải tiến quy trình liên tục.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn trong quản lý chuỗi cung ứng ô tô

Quy trình nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa tại trung tâm phân phối phụ tùng Mercedes-Benz Việt Nam là mô hình đáng nghiên cứu trong lĩnh vực logistics ô tô. Qua phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp, có thể thấy việc hoàn thiện quy trình không đòi hỏi đầu tư quá lớn mà chủ yếu cần sự chuẩn hóa, nhất quán và cam kết thực hiện từ tất cả cấp độ nhân sự. Những cải tiến về công nghệ quét mã vạch, xây dựng SOP và đào tạo nhân sự có thể được triển khai theo từng giai đoạn, phù hợp với ngân sách và nguồn lực thực tế. Kết quả kỳ vọng là giảm tỷ lệ sai lệch tồn kho xuống dưới 0,5%, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao sự hài lòng của đại lý. Về dài hạn, mô hình này có thể nhân rộng sang các nhà phân phối ô tô khác tại Việt Nam. Đối với sinh viên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, đây là tình huống thực tiễn giàu giá trị học thuật, cho thấy khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế vận hành cũng như cách thu hẹp khoảng cách đó bằng tư duy hệ thống.

4.1. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp phân phối phụ tùng ô tô tại Việt Nam

Kinh nghiệm từ Mercedes-Benz Việt Nam cho thấy sự thành công của quy trình kho vận phụ thuộc vào ba yếu tố cốt lõi: hệ thống công nghệ phù hợp, quy trình chuẩn hóa và nhân sự được đào tạo bài bản. Các doanh nghiệp phân phối phụ tùng ô tô quy mô vừa và nhỏ có thể học hỏi mô hình này bằng cách bắt đầu từ chuẩn hóa quy trình trên giấy trước khi đầu tư vào phần mềm. Tư duy liên tục cải tiến là yếu tố then chốt duy trì hiệu quả lâu dài.

4.2. Định hướng nghiên cứu và phát triển trong lĩnh vực logistics ô tô

Lĩnh vực logistics ô tô tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng cùng với sự gia tăng của thị trường xe hơi. Định hướng nghiên cứu tiếp theo nên tập trung vào ứng dụng trí tuệ nhân tạo dự báo nhu cầu phụ tùng, tự động hóa kho bằng robot và tích hợp chuỗi cung ứng xanh. Việc số hóa toàn bộ quy trình nhập xuất theo mô hình Industry 4.0 sẽ là xu hướng tất yếu. Các nghiên cứu học thuật cần đi sâu vào đo lường tác động tài chính của từng cải tiến quy trình.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Thị trường ô tô hạng sang tại Việt Nam ghi nhận sự phát triển rõ nét theo đà tăng trưởng kinh tế và mức sống của người dân. Trong giai đoạn bốn năm liên tiếp trước thời điểm nghiên cứu, Mercedes-Benz luôn duy trì vị trí dẫn đầu phân khúc xe sang trong nước với khoảng 60% thị phần. Trải qua hơn 25 năm hiện diện, doanh nghiệp đã thiết lập mạng lưới gồm 17 nhà phân phối và trung tâm dịch vụ trên toàn quốc, bên cạnh nhà máy lắp ráp tại quận Gò Vấp, Trung tâm Kiểm tra và Hoàn thiện xe (VPC) tại Khu công nghiệp Long Hậu (Long An) cùng Trung tâm Phân phối Phụ tùng (PDC) đặt tại Khu Công nghệ Cao Thành phố Hồ Chí Minh.

Đối với thương hiệu xe sang, chất lượng dịch vụ hậu mãi và tốc độ bảo dưỡng, sửa chữa đóng vai trò then chốt trong việc duy trì trải nghiệm và lòng trung thành của khách hàng. Yếu tố này phụ thuộc trực tiếp vào năng lực cung ứng kịp thời của kho phụ tùng chính hãng. Trước đây, kho phụ tùng của công ty nằm trong khuôn viên nhà máy tại Gò Vấp gặp nhiều bất cập: diện tích hẹp, chiều cao kho thấp, không gian lấy và đóng gói hạn chế, container buộc phải dỡ hàng tại cổng chính cách xa kho. Để giải quyết các điểm nghẽn này, Trung tâm Phân phối Phụ tùng (PDC) mới đã được quy hoạch, xây dựng và đưa vào vận hành. Tuy nhiên, việc vận hành thực tế các luồng hàng nhập khẩu và phân phối nội địa vẫn tồn tại những thao tác thủ công, sai lệch dữ liệu và áp lực thời gian. Tác giả Lê Đoàn Yên Nhiên đã chọn đề tài "Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam" nhằm phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp cải tiến quy trình.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể gồm bốn nhiệm vụ:

1. Giới thiệu tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động của Công ty TNHH Mercedes-Benz Việt Nam và Trung tâm phân phối phụ tùng.
2. Tìm hiểu và mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam.
3. Phân tích, đánh giá các điểm đã đạt được và những tồn tại, khó khăn trong quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại đơn vị.
4. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng trực thuộc Công ty TNHH Mercedes-Benz Việt Nam.
• Phạm vi không gian: Trung tâm phân phối phụ tùng (PDC) của Mercedes-Benz Việt Nam tại Lô HC, Đường D2, Khu Công Nghệ Cao TP. Hồ Chí Minh, Phường Tăng Nhơn Phú B, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh.
• Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin thực tế được thu thập trong giai đoạn từ tháng 01/2022 đến tháng 08/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý thuyết chuyên ngành quản trị kho hàng và chuỗi cung ứng thông qua các công trình học thuật tiêu biểu:

• Khái niệm và chức năng của trung tâm phân phối: K. Ackerman (1990), Coyle và cộng sự (2003), E. Frazelle (2002) định nghĩa trung tâm phân phối là cơ sở tích lũy, hợp nhất sản phẩm từ nhiều điểm sản xuất nhằm phục vụ vận chuyển kết hợp đến khách hàng.
• Phân loại trung tâm phân phối: Lý thuyết của J. Bartholdi (2008) phân chia hai mô hình chính gồm trung tâm phân phối bán lẻ và trung tâm phân phối phụ tùng. Trong đó, trung tâm phân phối phụ tùng được xếp vào nhóm phức tạp nhất do số lượng danh mục hàng hóa (SKU) lên đến hàng chục, hàng trăm nghìn mã, nhu cầu từng mã đơn lẻ rất khó dự báo, đòi hỏi quản lý tách biệt giữa đơn hàng lưu kho định kỳ (STOCK) và đơn hàng khẩn cấp phục vụ xe nằm xưởng chờ sửa chữa (VOR).
• Vai trò của trung tâm phân phối: Nghiên cứu của J. Higginson (2005) hệ thống hóa các chức năng: trung tâm hợp nhất hàng hóa, trung chuyển qua kho (Cross-docking), điểm chuyển tải phương thức vận tải, trung tâm hoàn tất đơn hàng và xử lý dòng thu hồi (Logistics ngược).
• Thiết kế và công nghệ quản lý kho: Giáo trình của Gwynne Richards (2014) về thiết kế không gian mặt bằng, hệ thống quản lý kho (WMS), hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS); cùng quan điểm quản trị nguồn nhân lực trong logistics của Ngô Quý Nhâm.
• Cơ sở pháp lý kiểm tra chuyên ngành: Các quy định thực tế tại Việt Nam áp dụng cho phụ tùng ô tô nhập khẩu gồm Thông tư 12/2022/TT-BGTVT (quy chuẩn an toàn linh kiện như kính, đèn chiếu sáng, lốp xe, mâm vành), Thông tư 05/2022/TT-BYT và Thông tư 28/2021/TT-BYT (kiểm tra hàng hóa sưu tầm, quà tặng thương hiệu, phụ kiện thời trang).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp:

• Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu thứ cấp từ tài liệu nội bộ, quy trình chuẩn (SOP), báo cáo KPI kho vận của Mercedes-Benz Việt Nam.
• Phương pháp quan sát trực tiếp quy trình vận hành tại kho PDC từ khâu dỡ hàng, kiểm đếm, lưu kho đến bốc hàng, đóng gói và xuất giao.
• Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu nhân sự tại các bộ phận phụ trách: Quản lý Tồn kho (IM), Quản trị Đơn hàng (CRM), Quản trị Vận hành kho (WM) và nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.
• Phương pháp phân tích, tổng kết thực tiễn nhằm so sánh định lượng thời gian thao tác, xác định các nút thắt cổ chai trong quy trình xử lý thông tin và dữ liệu khai báo hải quan.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu vận hành nội bộ, danh mục phụ tùng, số lượng line hàng cung ứng, báo cáo khiếu nại, biên bản giao nhận và tờ khai hải quan giai đoạn 2022 - 2023 tại PDC Mercedes-Benz Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Mercedes-Benz Việt Nam và Trung tâm phân phối phụ tùng

Chương đầu tập trung trình bày lịch sử hình thành của Công ty TNHH Mercedes-Benz Việt Nam (thành lập ngày 14/4/1995, trụ sở tại Gò Vấp) cùng các mốc phát triển chính: đạt chứng chỉ ISO 9002 và ISO 14001 năm 1999, được cấp phép nhập khẩu xe nguyên chiếc năm 2008, xuất xưởng chiếc xe thứ 30.000 năm 2013 và lắp ráp S-Class trong nước năm 2014.

Nội dung trọng tâm của chương là quá trình chuyển đổi sang Trung tâm Phân phối Phụ tùng (PDC) mới: khởi động kế hoạch tháng 12/2016, chọn địa điểm tại Khu Công nghệ Cao TP.HCM (Thủ Đức), chính thức vận hành ngày 03/12/2018 và khánh thành ngày 13/02/2019. Cơ sở mới trang bị 19 cửa xuất nhập hàng, sở hữu vị trí thuận lợi: cách trung tâm TP.HCM 17 km, cách cảng biển 8 km và cách sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất 21 km.

Về mô hình tổ chức, tác giả chỉ rõ đặc thù vận hành: PDC dù thuộc Mercedes-Benz Việt Nam nhưng chịu sự chỉ đạo trực tiếp và báo cáo nghiệp vụ về Văn phòng Quản lý các Trung tâm Logistics khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (GSP/OGAP), thuộc mạng lưới Logistics Toàn cầu (GSP) của Tập đoàn Mercedes-Benz. Bộ máy nội bộ PDC gồm ba bộ phận cốt lõi:

• Bộ phận Quản lý Tồn kho (IM): Lập kế hoạch dự báo tồn kho, đặt hàng nhà cung cấp quốc tế/nội địa, giám sát KPI, quản lý chứng từ hải quan và xử lý khiếu nại chất lượng.
• Bộ phận Quản trị Quan hệ Khách hàng (CRM): Tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ các đại lý, hỗ trợ kỹ thuật phụ tùng và quản trị giá bán.
• Bộ phận Quản lý Vận hành Kho (WM): Đảm nhiệm dỡ hàng, kiểm hàng, lưu trữ, bốc hàng, đóng gói, phân phối nội địa và xử lý hàng nguy hiểm.

Chương này cũng tổng hợp mạng lưới 17 nhà phân phối ủy quyền thuộc 4 hệ thống đại lý lớn (Haxaco, Vietnam Star, An Du, Vinamotor) và định hướng chiến lược "Ambition 2039" của tập đoàn khi chuyển khẩu hiệu từ "Electric-first" sang "Electric-only" (thuần điện), đòi hỏi PDC phải chuẩn bị cơ sở vật chất và an toàn lao động cho linh kiện pin điện áp cao.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam

Chương 2 tổng hợp có hệ thống các lý thuyết logistics kho hàng ứng dụng cho ngành công nghiệp ô tô. Tác giả phân tích sự khác biệt bản chất giữa trung tâm phân phối bán lẻ thông thường và trung tâm phân phối phụ tùng: kho phụ tùng phải đối mặt với đặc thù tỷ lệ mã hàng chết hoặc quay vòng chậm cao, giá trị đơn vị lớn và rủi ro gián đoạn sửa chữa phương tiện nếu thiếu hàng.

Quy trình nhập hàng được chuẩn hóa thành chuỗi mắt xích: thông báo trước thông tin hàng đến (Pre-advice), tiếp nhận phương tiện, dỡ hàng tại cửa kho, rã hàng, kiểm đếm ngoại quan, lập biên bản hàng sai lệch/hư hỏng, dán nhãn định danh và đưa hàng vào vị trí kệ lưu trữ tối ưu. Quy trình xuất hàng bao gồm nhận đơn, kiểm tra tồn kho sẵn sàng, xuất danh sách bốc hàng (Pick list), thực hiện gom hàng, kiểm soát đối chiếu, đóng gói theo chuẩn an toàn phương tiện và bàn giao vận chuyển.

Bên cạnh dòng chảy vật chất, chương luận giải vai trò quyết định của bốn yếu tố chi phối hiệu quả vận hành kho: mô hình mặt bằng luân chuyển, trang thiết bị xếp dỡ (kệ Selective, xe nâng Reach Truck), nền tảng công nghệ thông tin (WMS, hệ thống hoạch định nguồn lực, công cụ giám sát) và năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự logistics.

Chương 3: Thực trạng của quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam

Tác giả phân tích chi tiết dữ liệu thực nghiệm tại PDC qua từng luồng hàng hóa và nhóm nhà cung cấp:

• Phân loại hàng hóa: Hàng nhập khẩu từ nước ngoài chia thành ba nhóm (hàng thông thường; hàng nguy hiểm như túi khí, ắc quy, pin cao áp; hàng đặc biệt phải kiểm định theo Thông tư 12/2022/TT-BGTVT và Thông tư y tế cho phụ kiện/đồ lưu niệm). Hàng nội địa gồm 3 nhóm chính: lốp xe (gần 500 danh mục, 4 nhà cung cấp), sơn xe (hơn 1.000 danh mục, 2 nhà cung cấp) và dầu mỡ bôi trơn (gần 50 danh mục, 2 nhà cung cấp).
• Phân loại đơn hàng: Đơn hàng lưu kho đại lý (STOCK) đi đường biển và đơn hàng khẩn cấp (VOR) đi đường hàng không. Đơn VOR được phân cấp theo 4 mức độ thúc đẩy (từ Mức 1 đến Mức 4) tùy theo tính chất hư hỏng của xe tại xưởng.
• Mạng lưới nhà cung cấp và đối tác dịch vụ: Nhà cung cấp quốc tế chủ lực gồm Trung tâm Logistics Khu vực Singapore (RLCS) cung ứng cả STOCK và VOR qua đường biển/đường không; Trung tâm Logistics Toàn cầu tại Đức (GLC Germersheim) chủ yếu cung cấp đơn VOR và quà tặng sưu tầm bằng đường hàng không. Đối tác logistics bên ngoài gồm Schenker (thông quan hải quan, nộp hộ thuế, tạm ứng cước địa phương và kéo cont về kho), Vietnam Control (kiểm định chất lượng kỹ thuật) và các đơn vị giao hàng chặng cuối trong nước.
• Hạ tầng thông tin vận hành: Doanh nghiệp sử dụng DMS/DIMS để nhà phân phối đặt hàng tự động; hệ thống IMS (Inventory Management System) để quản trị tồn kho và xác nhận nhập/xuất; phần mềm SST (Shipment Status Tracking) theo dõi lịch trình tàu bay; Microsoft Teams, Outlook và công cụ Kanbo Board phục vụ họp giao ban hàng sáng (Shopfloor Management Meeting).
• Quy trình nhập khẩu và xuất kho thực tế: Tác giả mô tả chi tiết bằng hình ảnh quy trình từ khâu trích xuất dữ liệu thô từ hệ thống IMS, xử lý bảng tính Excel gửi cho Schenker lên tờ khai nháp, kiểm tra phụ lục hàng hóa và tính thuế, nhận tờ khai phân luồng, kiểm hóa, kéo hàng về kho PDC, dỡ hàng container/đường không, quét mã kiểm tra, cập nhật trạng thái "On-hand" trên IMS để CRM mở bán, đến các công đoạn đóng gói xuất hàng trực tiếp hoặc gián tiếp cho 17 nhà phân phối.

Tại phần đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm nghẽn nghiêm trọng: khâu xử lý dữ liệu trước khai báo hải quan hoàn toàn thủ công trên Excel, nhân viên phải dò từng mã phụ tùng, kiểm tra thủ công mã HS và thuế suất VAT dẫn đến tốn thời gian và dễ nhầm lẫn; tình trạng sai lệch giữa chứng từ gốc của nhà cung cấp và hàng thực tế; tỷ lệ đơn hàng khiếu nại và đơn hàng VOR/STOCK phải đặt lại do nhà cung cấp hết hàng còn phát sinh đáng kể trong năm 2022 và 2023.

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại Trung tâm phân phối phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam

Dựa trên cơ sở định hướng phát triển của tập đoàn, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Ứng dụng ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA) trong Microsoft Excel: Xây dựng các module tự động hóa việc đối chiếu dữ liệu thô từ IMS với tờ khai hải quan nháp do Schenker gửi về. Tự động kiểm tra mã HS mới so với cơ sở dữ liệu lịch sử, tự động tính toán thuế VAT theo từng mặt hàng, tự động so sánh số lượng, đơn giá, kiểm tra phụ lục hợp đồng, tự động tạo bảng kê chi phí nội địa (Local Charge) và tự động lưu trữ tệp vào thư mục quản lý.
2. Tối ưu hóa thời gian và lược bỏ các thao tác thừa: Tinh giản các bước trung gian không tạo ra giá trị gia tăng trong quy trình chứng từ, chuyển đổi dần các biên bản giao nhận, phiếu kiểm hàng bằng giấy sang dạng dữ liệu điện tử.
3. Ứng dụng công cụ Microsoft Power BI trong giám sát vận hành: Khai thác tính năng Key Influencers và thiết lập các Dashboard trực quan hóa dữ liệu nhập khẩu, theo dõi thời gian xử lý lô hàng của đối tác Schenker, phân tích nguyên nhân gốc rễ dẫn đến các vụ khiếu nại phụ tùng hư hỏng, thiếu hụt hoặc sai mã từ phía nhà cung cấp quốc tế.
4. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực logistics kho: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị dữ liệu, cập nhật kiến thức kỹ thuật và quy chuẩn an toàn đặc thù cho dòng xe điện (xử lý sự cố rò rỉ điện, chảy dung dịch pin cao áp) nhằm phục vụ chiến lược "Electric-only".
5. Thiết lập cơ chế đánh giá hiệu suất định kỳ (KPIs): Rà soát định kỳ năng lực của các nhà cung cấp dịch vụ logistics (3PL) và trung tâm kiểm định nhằm siết chặt thời gian thông quan và thời gian giao hàng chặng cuối đến đại lý.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa được bức tranh vận hành thực tế tại PDC Mercedes-Benz Việt Nam giai đoạn 2022 - 2023 qua các bảng biểu và dữ liệu đối chiếu:

Chỉ tiêu / Hoạt động	Thực trạng trước cải tiến (Quy trình cũ)	Kết quả sau cải tiến / Đề xuất ứng dụng (Quy trình mới)	Nguồn dữ liệu chứng minh
Xử lý dữ liệu tờ khai hải quan	Thao tác nhập liệu, sao chép thủ công trên Excel; dò tìm mã HS, tính thuế VAT từng dòng phụ tùng bằng tay. Thời gian kéo dài, dễ phát sinh lỗi sai sót mã hàng.	Viết mã VBA tự động hóa: kiểm tra mã mới, đối chiếu tờ khai nháp, tính thuế VAT, tự động tạo tệp Local Charge và lưu trữ tự động. Thời gian chuyển đổi 14 tờ khai thông quan giảm xuống rõ rệt.	Bảng 4.1 và các Hình 4.1 đến 4.13 trong khóa luận
Giám sát nhập khẩu và khiếu nại	Báo cáo phân tán qua bảng tính tĩnh; việc theo dõi tiến độ khiếu nại nhà cung cấp mất nhiều thời gian tổng hợp qua email.	Ứng dụng Microsoft Power BI (công cụ Key Influencers) trực quan hóa báo cáo nhập khẩu và phân tích các nhân tố chính gây phát sinh khiếu nại đơn hàng.	Hình 4.14, 4.15, 4.16 trong khóa luận
Quản lý đơn hàng phụ tùng	Đơn hàng STOCK và VOR (4 cấp độ ưu tiên) phát sinh tình trạng hủy đơn, phải đặt lại do nhà cung cấp nước ngoài (RLCS, GLC) thiếu hàng.	Tái cấu trúc quy trình tiếp nhận thông tin từ CRM và IM; phân loại luồng hàng nội địa (lốp, sơn, dầu nhờn) để giảm áp lực đặt hàng ngoại.	Bảng 3.1, Bảng 3.2, Hình 3.46, 3.52, 3.53
Thủ tục hành chính và chứng từ	Tồn tại nhiều bước in ấn, ký nhận chứng từ giấy trung gian giữa nhân viên kho và tài xế/đơn vị vận tải nội địa.	Cắt giảm các bước xác nhận dư thừa (lược bỏ các bước tại mục 3.x và chuẩn hóa lại tại mục 4.4); chuyển dần chứng từ sang định dạng điện tử.	Hình 4.17, 4.18 trong khóa luận

Đóng góp thực tiễn của đề tài:

• Khóa luận không dừng lại ở việc mô tả quy trình mang tính lý thuyết mà đi sâu vào giải quyết vấn đề kỹ thuật xử lý dữ liệu hàng ngày của nhân viên logistics xuất nhập khẩu tại kho phụ tùng.
• Giải pháp tự động hóa bằng VBA Excel được thiết kế gắn liền với mẫu biểu và cơ sở dữ liệu thực tế tại PDC, có khả năng áp dụng trực tiếp mà không làm phát sinh chi phí đầu tư mua phần mềm mới.
• Cung cấp mô hình phân tích trực quan hóa dữ liệu kho bằng Power BI, hỗ trợ lãnh đạo PDC kiểm soát chính xác hiệu suất của các đối tác dịch vụ bên thứ ba (Schenker, Vietnam Control).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế do điều kiện nghiên cứu thực tế:

• Phạm vi khảo sát thời gian: Nguồn số liệu tập trung chủ yếu từ tháng 01/2022 đến tháng 08/2023, chưa bao quát trọn vẹn chu kỳ kinh doanh cả năm 2023 và chưa phản ánh đầy đủ biến động thị trường ô tô sau giai đoạn này.
• Giới hạn ứng dụng tự động hóa: Các giải pháp lập trình VBA và Dashboard Power BI được thử nghiệm ở quy mô phòng ban xử lý chứng từ và dữ liệu kho, chưa được tích hợp trực tiếp ở mức hệ thống lõi vào phần mềm ERP/IMS toàn cầu của Tập đoàn do chính sách bảo mật công nghệ thông tin quốc tế.
• Phạm vi đối tượng nghiên cứu: Đề tài giới hạn trong quy trình nghiệp vụ nội bộ tại một trung tâm phân phối đơn lẻ tại TP.HCM, chưa mở rộng nghiên cứu tối ưu hóa định tuyến vận tải chặng cuối đến từng nhà phân phối cụ thể ở miền Trung và miền Bắc.

Hướng nghiên cứu mở rộng:

• Nghiên cứu tích hợp sâu giữa hệ thống IMS của hãng với hệ thống quản lý kho chuyên dụng (WMS) có kết nối thiết bị quét mã tự động hóa cao (AS/RS, máy quét RFID).
• Xây dựng mô hình toán học tối ưu hóa tồn kho an toàn cho phụ tùng xe điện chuyên biệt trong bối cảnh Mercedes-Benz chuyển giao toàn diện sang chiến lược "Electric-only".

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

• Sinh viên và giảng viên ngành Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế: Nắm bắt được cấu trúc vận hành thực tế của một trung tâm phân phối phụ tùng ô tô cao cấp tiêu chuẩn quốc tế; hiểu rõ cách thức phân loại luồng hàng (STOCK và VOR) cùng các yêu cầu kiểm định chuyên ngành khắt khe theo pháp luật Việt Nam.
• Chuyên viên nghiệp vụ kho vận và xuất nhập khẩu: Tham khảo quy trình xử lý dữ liệu chứng từ hải quan, phương pháp sử dụng VBA để tự động hóa bảng biểu Excel và cách thức ứng dụng Microsoft Power BI trong phân tích nguyên nhân khiếu nại logistics.
• Các nhà quản lý chuỗi cung ứng ngành ô tô: Có thêm căn cứ thực tiễn về việc phân chia nguồn hàng nội địa (lốp xe, sơn, chất bôi trơn) kết hợp nguồn hàng quốc tế nhằm tối ưu hóa chi phí lưu kho và rút ngắn thời gian đáp ứng khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Trung tâm Phân phối Phụ tùng (PDC) Mercedes-Benz Việt Nam chịu sự quản lý và báo cáo theo cơ cấu nào?

Dù trực thuộc pháp nhân Công ty TNHH Mercedes-Benz Việt Nam, trên thực tế vận hành, PDC là một mắt xích trong mạng lưới Logistics Toàn cầu (GSP) của Tập đoàn Mercedes-Benz và chịu sự quản lý trực tiếp, thực hiện báo cáo chuyên môn về Văn phòng Quản lý các Trung tâm Logistics khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (GSP/OGAP).

2. Sự khác nhau giữa đơn hàng STOCK và đơn hàng VOR tại PDC được quy định như thế nào?

Đơn hàng STOCK là đơn hàng bổ sung phụ tùng định kỳ lưu kho tại các đại lý, chủ yếu sử dụng phương thức vận chuyển đường biển. Đơn hàng VOR (Vehicle-off Road) là đơn đặt phụ tùng khẩn cấp cho các xe đang nằm tại xưởng chờ sửa chữa, được ưu tiên vận chuyển bằng đường hàng không và phân chia thành 4 cấp độ ưu tiên thúc đẩy đơn hàng (từ Mức 1 đến Mức 4).

3. PDC phân chia nguồn cung cấp phụ tùng giữa nhà cung cấp nước ngoài và nội địa ra sao?

Nhà cung cấp nước ngoài gồm Trung tâm Logistics Khu vực tại Singapore (RLCS) cung cấp hầu hết các loại phụ tùng và Trung tâm Logistics Toàn cầu tại Đức (GLC) cung cấp đơn khẩn VOR cùng hàng lưu niệm, thời trang. Nhà cung cấp nội địa được PDC ký hợp đồng cho ba nhóm hàng tiêu hao thường xuyên gồm: lốp xe (gần 500 loại từ 4 nhà cung cấp), sơn xe (hơn 1.000 loại từ 2 nhà cung cấp) và dầu mỡ bôi trơn (gần 50 loại từ 2 nhà cung cấp).

4. Giải pháp ứng dụng VBA trong Excel tại Chương 4 giải quyết cụ thể tác vụ nào trong khâu hải quan?

Mã VBA được xây dựng để tự động hóa việc đối chiếu dữ liệu thô xuất từ hệ thống IMS với tờ khai nháp từ đại lý hải quan, tự động kiểm tra đối chiếu mã HS với cơ sở dữ liệu lịch sử, tự động tính toán thuế VAT, kiểm tra phụ lục hàng hóa nhập khẩu, tạo bảng kê chi phí nội địa (Local Charge) và tự động lưu trữ tập tin vào hệ thống thư mục theo quy định.

5. Chiến lược "Ambition 2039" của Mercedes-Benz đặt ra yêu cầu mới gì đối với hoạt động kho PDC?

Chiến lược này chuyển dịch định hướng tập đoàn từ "Electric-first" sang "Electric-only" (thuần điện). Đối với kho PDC, điều này đòi hỏi kế hoạch nhập khẩu, lưu trữ danh mục linh kiện pin và hệ thống điện cao áp, trang bị phương tiện bảo hộ chuyên dụng (kính, găng, mũ bảo hộ cách điện) và đào tạo nhân viên kho quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp như rò rỉ điện hoặc chảy dung dịch pin.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Đoàn Yên Nhiên đã phản ánh chi tiết, chân thực bức tranh vận hành tại Trung tâm Phân phối Phụ tùng của Mercedes-Benz Việt Nam trong giai đoạn 2022 - 2023. Tác giả đã kết hợp nhuần nhuyễn giữa khung lý luận quản trị kho vận quốc tế với quy trình nghiệp vụ thực tế, chỉ ra chính xác các nút thắt cổ chai trong khâu xử lý chứng từ xuất nhập khẩu và quản lý đơn hàng. Các giải pháp đề xuất, đặc biệt là ứng dụng VBA Excel để tự động hóa đối chiếu tờ khai hải quan và Power BI trong kiểm soát khiếu nại, mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ đắc lực cho công tác hoàn thiện chuỗi cung ứng phụ tùng của doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH DO AN TOT NGHIỆP NGANH LOGISTICS VA QUAN LY CHUOI CUNG UNG HOAN THIEN QUY TRINH NGHIEP VU NHAP, XUAT HANG HOA TAI TRUNG TAM PHAN PHOI PHU TUNG CUA MERCEDES-BENZ VIET NAM GVHD: HO THI HONG XUYEN SVTH: LÊ ĐOÀN YÊN NHIÊN SKLO12237 TP. Hồ Chí Minh, tháng 12/2023 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯƠNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HÒ CHÍ MINH KHOA KINH TE KHOA LUAN TOT NGHIEP DE TAI: HOAN THIEN QUY TRINH NGHIEP VU NHAP, XUAT HANG HOA TAI TRUNG TAM PHAN PHOI PHU TUNG CUA MERCEDES-BENZ VIET NAM Giảng viên hướng dẫn : TS. Hồ Thị Hồng Xuyên Sinh viên thực hiện : Lê Đoàn Yên Nhiên MSSV : 20132095 Khóa : 2020 THU VIEN TRUGNG BESPKT GKL 0012237 Thành phố Hà Chí Minh, tháng 12 năm 2023 ii NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN Ngay. Giảng viên hướng dẫn LỜI CẢM ƠN Trong quả trình thực tập tại công ty TNHH Mercedes-Benz Việt Nam, tôi đã có cơ hội tiếp cận với công việc thực tế, hiểu về quy trình tổ chức và cách thức vận hành của Trung tâm phân phối phụ tùng.

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến công ty TNHH Mercedes- Benz Việt Nam đã tạo nhiều điều kiện cho tôi làm việc tại công ty, giúp tôi có nhiều cơ hội trải nghiệm thực tế với nghề. Cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình từ các anh, chị trong công ty đã giúp tôi có thêm nhiều số liệu, thông tỉn, hình ảnh và hiểu biết hơn về quy trình hoạt động tại công ty, đó là cơ sở để cho tôi hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này. Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh đã truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm quý báu giúp tôi có một hành trang tốt trong suốt quá trình theo học tại trường. Và đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên Hồ Thị Hồng Xuyên đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp đẻ bài làm được hoàn thiện tốt nhất.

Tôi xín chân thành cảm ơn! TP.Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 12 năm 2023 Sinh viên thực hiện Lê Đoàn Yên Nhiên DANH MỤC CÁC TU VIET TAT Từ viết tắt Từ Tiếng Anh Nghĩa Tiếng Việt CRM Customer Relationship Quan ly quan hệ khách hàng Management DMS/DIMS | Distributors Management System | Hé thong quan ly nha phân phôi GLC Mercedes-Benz Global Logistics | Trung tém Logistics Toan cau cia Center Mercedes-Benz IM Inventory Management Quản lý tôn kho IMS. Inventory Management System Hệ thông quản lý tôn kho LP Local Product Sản phẩm nội địa PDC Parts Distribution Center Trung tâm phân phôi phụ tùng PO Purchase Order Đơn đặt hàng QTDH Quản trị đơn hàng ¬m Mercedes-Benz Regional Trung tâm Logistics khu vực của Logistics Center Singapore Mercedes-Benz tai Singapore SST Shipment Status Tracking Theo dõi tình trang don hang TNHH Trách nhiệm hữu hạn Ngôn ngữ lập trình của Microsoft VBA Visual Basic For Applications Office VOR Vehicle-off Road Xe đã vảo xưởng, chở sửa chữa WM 'Warehouse Management Quan lý kho WMS Warehouse Management System Hệ thông quản lý kho XNK - Xuất nhập khảu - Thủ tục Hài quan DANH MỤC BẢNG BIEU Bảng 3.1: Bảng số lượng line các phụ tùng cung ứng đến nhà phân phối trong năm SUIS trnengliioghttrsstetniitionidddhhNh di56scg80161106 505231200502 14 THỊ CÀ 69 Bảng 3.2: Bảng số lượng đơn hàng khiếu nại về nhà cung cấp năm 2023.1: Bảng so sánh thời gian thực hiện quy trình cũ và thời gian thực hiện quy trình mới khi ứng dụng VBA.0012111155111556 80 vi DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Các nhà phân phối Mercedes-Benz Việt Nam.2: Trung tâm phân phối phụ tùng trước và sau khi chuyển đẳi.3: Tổ chức quản lý của Mercedes-Benz Việt Nam.--22-722se2CSszczz2 9 Hình 1.4: Tổ chức GSP của Mereedes-Benz.