Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động quản trị kho vật tư và dụng cụ tại doanh nghiệp 1.1 Khái niệm về vật tư Theo chuẩn mức kế toán số 02 Vật tư là những sản phẩm hàng hóa nhằm mục đích sản xuất ra một loại sản phẩm hàng hóa khác. Khi vật tư đã tham gia vào quy trình sản xuất thì nó trở thành tư liệu sản xuất. Theo Nguyễn Thanh Tú (2019) Đối với một doanh nghiệp, điều tất yếu đó là phải có đó là các TLSX như nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… để tạo ra một hay nhiều loại sản phẩm hàng hóa phục vụ cho nhu cầu của con người TLSX có các đặc tính cơ bản như: - Là những nguyên vật liệu mà từ đó con người có thể biến đổi theo mục đích của mình. - Là một vật hay hệ thống các máy móc trang thiết bị nhằm thực hiện các tác động của con người lên đối tượng lao động, nhằm biến đổi đối tượng lao động theo mục đích của mình.
Trong đó vật tư là một trong những dạng biểu hiện của TLSX. Nó bao gồm đối tượng lao động và tư liệu lao động. Sau khi có sự chế biến, cải tạo thì những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, tính năng nhất có thể sử dụng. Những TLSX bảo gồm nhà máy, hầm mỏ, cầu cống hay những công trình kiến trúc khác, được xây dựng cố định và sau khi hoàn thành xong thì người ta đưa nó vào sử dụng và hoàn thiện các sản phẩm khác.
Những sản phẩm như đã được nêu trên không được liệt vào danh sách vật tư kỹ thuật. Vật tư là những sản phẩm dùng để sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc, dụng cụ, được vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi sử dụng nó. Mỗi vật tư đều có những thuộc tính, đặc điểm khác nhau nên có thể dùng với nhiều công dụng. Cùng một sản phẩm có thể làm vật phẩm tiêu dùng hay làm 6 vật tư kỹ thuật cho những công đoạn khác.
Từ đó dựa vào sản phẩm cuối cùng ta sẽ đánh giá nó là một vật tư kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng. Đặc điểm của vật tư: Theo Nguyễn Thanh Tú (2019) -Vật tư cùng với các yếu tố khác gồm vốn, lao động, công nghệ… là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm. -Vật tư là những tài sản thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để tạo nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại.
-Vật tư là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật tư không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị, chất lượng. - Chất lượng vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. - Để đáp ứng và đảm bảo cho được chiến lược kinh doanh được thành công thì cần phải tính toán đủ vật tư về số lượng và chất lượng từ đó cho ra thị trường đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. -Vật tư là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phong phú về chủng loại, phức tạp về mặt kỹ thuật, có thể bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh.
-Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vật tư chiếm tỷ trọng cao trong tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó còn chiếm một tỷ lệ đáng kể trong giá thành sản phẩm. Tóm lại, vật tư có bảo đảm chất lượng, đúng quy cách, đúng chủng loại thì sản phẩm được sản xuất ra mới bảo đảm về mặt chất lượng, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội và gia tăng điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Chính vì vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận đánh giá sâu sắc về quản trị vật tư để từ đó sử dụng các nguồn vốn hiệu quả nhất.2 Phân loại vật tư Vật tư sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về mặt chủng loại và mỗi loại vật tư có một thuộc tính, từ đơn giản đến phức tạp, từ những loại có thời gian sử dụng ngắn đến những loại có thời gian sử dụng lâu dài. Các loại vật tư ấy đều có chung một chức năng là dùng cho sản xuất.
Vật tư thường được phân loại theo bốn tiêu chí là công dụng, thuộc tính tự nhiên mục đích sử dụng và tính chất sử dụng. - Theo công dụng: vật tư được chia làm hai nhóm lớn là vật tư dùng làm đối tượng lao động và vật tư dùng làm tư liệu lao động. Những vật tư thuộc nhóm là đối tượng lao động có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng trong một lần và chuyển hết giá trị vào giá trị của sản phẩm trong một chu kỳ sản xuất, bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm … Đối với loại vật tư này, nó tiêu dùng trong một lần nên nếu muốn lặp lại quá trình sản xuất và đảm bảo sự liên lục của quy trình thì yêu cầu đề ra là doanh nghiệp phải đảm bảo lượng vật tư như trước. Những vật tư thuộc nhóm tư liệu lao động thì được sử dụng nhiều lần và giá trị của nó được chuyển sang giá trị của sản phẩm, bao gồm các loại thiết bị máy móc sản xuất, thiết bị điện lực, … Đối với loại vật tư này, khi lặp lại quá trình sản xuất, doanh nghiệp không nhất thiết phải có đúng lượng vật tư như cũ tuy nhiên phải đảm bảo quá trình bảo trì bảo dưỡng để vật tư có thể hoạt động liên tục.
- Theo thuộc tính tự nhiên: Phân loại vật tư theo tiêu chí này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra cách sắp xếp, bảo quản dự trữ vật tư trong kho và có danh mục vật tư cần dùng. - Theo mục đích sử dụng: - Vật tư dùng vào sản xuất - Vật tư dùng để bán ra ngoài - Vật tư dùng cho nhu cầu quản lý 8 Phân loại vật tư theo các tiêu chí này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm cung cấp, cấp phát vật tư đúng đối tượng, tránh lãng phí trong quá trình sử dụng và bảo quản. - Theo tính chất sử dụng: Theo tiêu chí này, vật tư được chia ra làm 2 loại, gồm: vật tư phổ thông và vật tư chuyên ngành. Vật tư phổ thông gồm những vật tư dùng phổ biến cho đa dạng các ngành nghề.
Còn vật tư chuyên ngành là những vật tư chỉ chuyên dùng cho một ngành nhất định hoặc cho một doanh nghiệp cụ thể nào đó.3 Khái niệm quản trị vật tư Quản trị vật tư là quá trình kiểm soát các yếu tố như xuất xuất, nhập, bảo quản, tồn kho,… Việc quản trị vật tư hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể giảm chi phí và tăng tính hiệu quả trong quá trình sử dụng vật tư. Hoạt động quản trị vật tư liên quan đến viêc sắp xếp, bảo quản, quản lý lượng vật tư. Đảm bảo được tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối vật tư. Tối ưu quá trình lưu thông hàng hóa và sử dụng cơ sở vật chất.4 Khái niệm về công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ thuộc nhóm tư liệu lao động, được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc khai thác nguyên vật liệu.
Công cụ dụng cụ được coi là tài sản của doanh nghiệp. Cũng giống như tài sản cố định, theo thời gian, công cụ dụng cụ cũng bị hao mòn về mặt giá trị, nên công cụ dụng cụ chưa đủ điều kiện để làm tài sản cố định. Theo thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính về chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định thì đối với những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30.000vnd sẽ không đủ điều kiện để trở thành tài sản cố định thì được xếp vào loại công cụ dụng cụ, và có thời hạn phân bổ tối đa không quá 24 tháng. Theo điều 26 thông tư 200/2014/TT-BTC và điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về công cụ dụng cụ như sau: 9 “Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định”.
Do đó công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán theo như các quy định về nguyên vật liệu. Theo quy định hiện thành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì được ghi nhận là công cụ dụng cụ: - Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây dựng; - Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì; - Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ; - Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; - Quần áo, giày dép chuyên dụng. Tương tự như tài sản cố định, công cụ dụng cụ cũng có hình thái vật chất cụ thể và bị hao mòn theo thời gian, trong suốt quá thời gian vận hành, sử dụng. Chi phí hao mòn công cụ dụng cụ sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Và công cụ dụng cụ vẫn được liệt kê vào bảng kê khai tài sản của Công ty, các công cụ dụng cụ thường được mua bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp. Thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ rất ngắn, có những loại chỉ sử dụng được một lần. Chúng có thể được sử dụng trong nhiều khâu của chu kỳ sản xuất kinh doanh và vẫn được tiếp tục sử dụng cho đến khi không thể sử dụng được nữa. Do đó, doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích kinh tế cao từ việc sử dụng công cụ dụng cụ bởi giá thành rẻ và chi phí phân bổ không nhiều.
Vai trò của hoạt động quản trị kho vật tư và dụng cụ Vai trò của quản trị vật tư trong doanh nghiệp sản xuất: Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yêu cầu vật tư phải được sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra sản phẩm vừa đáp ứng yêu cầu số lượng và chất lượng, đồng thời cũng yêu cầu giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Từ đó, 10 mục tiêu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp là tăng cao lợi nhuận và đồng thời đẩy cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.