Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của ngành xuất nhập khẩu, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thương mại Hoàng Dương, hoạt động từ năm 2018 với vốn điều lệ 3 tỷ đồng, đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu ổn định từ 13.749 triệu đồng năm 2019 lên 20.010 triệu đồng năm 2021. Tuy nhiên, công ty vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát nội bộ, dẫn đến thất thoát tài sản và hiệu quả kinh doanh chưa đạt kỳ vọng.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại Hoàng Dương trong giai đoạn 2019-2021, đánh giá các ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Nghiên cứu tập trung vào các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB như môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát và giám sát kiểm soát. Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị vững chắc, tăng cường sự minh bạch và tuân thủ pháp luật, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành xuất nhập khẩu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên mô hình kiểm soát nội bộ của COSO (Committee of Sponsoring Organizations) với 5 thành phần cấu thành: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát, và giám sát kiểm soát. Khái niệm KSNB được mở rộng theo COSO 2013, nhấn mạnh vai trò của con người trong quá trình thiết kế và vận hành hệ thống nhằm đảm bảo các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.

Ngoài ra, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 cũng được áp dụng để định nghĩa KSNB như một quy trình do ban quản trị và các cá nhân trong đơn vị thiết kế nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật. Các khái niệm chuyên ngành như rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi suất, rủi ro vận tải và rủi ro chính trị được xem xét trong bối cảnh đặc thù của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp lý thuyết để hệ thống hóa các khái niệm và mô hình về KSNB. Phương pháp quan sát được áp dụng để thu thập dữ liệu thực tế về quy trình và hoạt động kiểm soát tại Công ty Hoàng Dương. Phương pháp thống kê và so sánh được sử dụng để phân tích số liệu tài chính và hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019-2021, bao gồm doanh thu, chi phí và cơ cấu tổ chức.

Cỡ mẫu nghiên cứu là toàn bộ hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thương mại Hoàng Dương với hơn 50 nhân sự, được khảo sát và thu thập dữ liệu trong khoảng thời gian 2019-2021. Phương pháp chọn mẫu là phương pháp toàn bộ, nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác trong đánh giá thực trạng. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách so sánh các chỉ số tài chính qua các năm, đánh giá các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB và nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Doanh thu tăng trưởng ổn định: Doanh thu của công ty tăng từ 13.749 triệu đồng năm 2019 lên 20.010 triệu đồng năm 2021, tương đương mức tăng khoảng 45%. Tỷ trọng giá vốn chiếm từ 57% đến 61%, chi phí quản lý chiếm 22%-25%, lợi nhuận trước thuế duy trì ổn định ở mức 10%-12%.

  2. Cơ cấu tổ chức tinh gọn nhưng chưa phát huy hiệu quả: Công ty có hơn 50 nhân sự, với cơ cấu tổ chức rõ ràng gồm Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát, Ban tham mưu và các phòng ban chuyên môn. Tuy nhiên, các phòng ban kiểm soát và tham mưu chưa phát huy được vai trò, hoạt động còn yếu do nhân sự trẻ, thiếu kinh nghiệm và chế tài chưa nghiêm minh.

  3. Chính sách nhân sự và đào tạo còn hạn chế: Công ty đã xây dựng các chính sách phúc lợi, tuyển dụng và phân công công việc phù hợp, nhưng chưa có kế hoạch đào tạo bài bản, đặc biệt về kỹ năng mềm và ngoại ngữ. Việc đánh giá lương thưởng còn mang tính chủ quan, thiếu minh bạch, gây ảnh hưởng đến động lực làm việc.

  4. Quy trình lập kế hoạch và giám sát chưa hiệu quả: Mặc dù có quy trình lập kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, việc báo cáo và kiểm tra giám sát thực hiện kế hoạch còn thủ công, chậm trễ và thiếu linh hoạt, dẫn đến phát sinh sai sót và thiệt hại không được xử lý kịp thời.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của KSNB trong toàn bộ hệ thống quản lý, đặc biệt là sự quan tâm chưa đồng đều từ ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng. So với các nghiên cứu trong ngành xuất nhập khẩu, Hoàng Dương đã có bước tiến trong việc xây dựng bộ máy kiểm soát nhưng chưa đạt được hiệu quả tối ưu do thiếu sự phối hợp và năng lực chuyên môn của đội ngũ kiểm soát.

Việc doanh thu tăng trưởng ổn định cho thấy tiềm năng phát triển của công ty, tuy nhiên, các rủi ro về tài chính, vận tải và chính trị vẫn tiềm ẩn nếu hệ thống KSNB không được hoàn thiện. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ biến động doanh thu theo tháng và bảng phân tích chi phí các phòng ban để minh họa rõ hơn về hiệu quả hoạt động và điểm nghẽn trong quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của ban lãnh đạo: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về KSNB cho ban giám đốc và các quản lý cấp cao nhằm tăng cường sự hiểu biết và cam kết thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo công ty phối hợp với chuyên gia tư vấn.

  2. Củng cố và đào tạo bộ phận kiểm soát nội bộ: Tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm, tổ chức đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng giám sát cho đội ngũ kiểm soát. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Phòng nhân sự và Ban kiểm soát.

  3. Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch và giám sát: Áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình báo cáo, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch nhằm tăng tính kịp thời và chính xác. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Ban giám đốc và phòng IT.

  4. Xây dựng chính sách nhân sự minh bạch và công bằng: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công việc và chính sách lương thưởng dựa trên tiêu chí rõ ràng, công khai để tạo động lực cho nhân viên. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Phòng nhân sự và Ban lãnh đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Giúp hiểu rõ vai trò và cách thức xây dựng hệ thống KSNB hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản trị và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

  2. Phòng kiểm soát nội bộ và kiểm toán: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để phát triển các quy trình kiểm soát, giám sát phù hợp với đặc thù ngành xuất nhập khẩu.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo để tư vấn, thiết kế hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thương mại.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Tài chính – Ngân hàng, Quản trị kinh doanh: Hỗ trợ nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đồng thời cung cấp ví dụ thực tiễn để áp dụng lý thuyết.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng với doanh nghiệp xuất nhập khẩu?
    Hệ thống KSNB là tập hợp các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, KSNB giúp giảm thiểu rủi ro tỷ giá, vận tải và thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo COSO gồm những gì?
    Bao gồm môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát và giám sát kiểm soát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát toàn diện.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc hệ thống có giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ pháp luật, đồng thời giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản. Các chỉ số tài chính và báo cáo giám sát là công cụ hỗ trợ đánh giá.

  4. Những khó khăn thường gặp khi xây dựng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp nhỏ và vừa?
    Bao gồm thiếu nguồn lực nhân sự có chuyên môn, nhận thức chưa đầy đủ về vai trò KSNB, chi phí đầu tư ban đầu cao và thiếu công nghệ hỗ trợ. Điều này dẫn đến hệ thống chưa được vận hành hiệu quả và chưa phát huy vai trò kiểm soát.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB tại công ty xuất nhập khẩu?
    Tăng cường đào tạo nhân sự, áp dụng công nghệ thông tin, xây dựng chính sách nhân sự minh bạch, và nâng cao vai trò của ban lãnh đạo trong việc cam kết thực hiện hệ thống kiểm soát. Ví dụ, tự động hóa quy trình báo cáo giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính kịp thời.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thương mại Hoàng Dương đã được hình thành nhưng còn nhiều hạn chế về nhân sự, quy trình và giám sát.
  • Doanh thu công ty tăng trưởng ổn định từ 2019 đến 2021, tuy nhiên hiệu quả hoạt động chưa tối ưu do rủi ro chưa được kiểm soát chặt chẽ.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao nhận thức lãnh đạo, củng cố bộ phận kiểm soát, hoàn thiện quy trình và chính sách nhân sự minh bạch.
  • Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giám sát là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, cải tiến quy trình và đánh giá định kỳ để đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, góp phần phát triển bền vững cho công ty.

Hành động ngay hôm nay để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bạn!