I. Tổng Quan Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Bệnh Viện
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ quy định tại các bệnh viện, đặc biệt là Bệnh viện Bạch Mai. HTKSNB không chỉ giúp quản lý rủi ro mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động bệnh viện. Việc xây dựng và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo và sự tham gia của tất cả nhân viên. HTKSNB hiệu quả giúp bệnh viện đạt được các mục tiêu về tài chính, hoạt động và tuân thủ. Theo tài liệu gốc, các đơn vị cần dựa trên kết quả giám sát và đánh giá hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro để cải tiến hệ thống KSNB. Điều này bao gồm việc đưa ra các quyết định về cách thức cải tiến khuôn khổ, chính sách, kế hoạch quản lý rủi ro cho phù hợp, trong đó có văn hóa quản lý rủi ro của đơn vị để cải tiến hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro của đơn vị.
1.1. Khái niệm và tầm quan trọng của KSNB bệnh viện
Kiểm soát nội bộ trong bệnh viện là một hệ thống các chính sách, quy trình và hoạt động được thiết kế để đảm bảo rằng bệnh viện đạt được các mục tiêu của mình. Các mục tiêu này bao gồm: bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính, tuân thủ luật pháp và quy định, và thúc đẩy hiệu quả hoạt động. Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thể hiện ở việc giúp bệnh viện quản lý rủi ro, ngăn ngừa gian lận và sai sót, cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao uy tín. Hệ thống kiểm soát nội bộ bệnh viện cần được thiết kế phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của từng bệnh viện.
1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ COSO
Khung kiểm soát nội bộ COSO là một mô hình được sử dụng rộng rãi để thiết kế và đánh giá HTKSNB. Mô hình này bao gồm năm yếu tố cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Môi trường kiểm soát tạo nền tảng cho HTKSNB, bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức và năng lực của nhân viên. Đánh giá rủi ro liên quan đến việc xác định và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của bệnh viện. Hoạt động kiểm soát là các chính sách và quy trình được thiết lập để giảm thiểu rủi ro. Thông tin và truyền thông đảm bảo rằng thông tin liên quan được truyền đạt kịp thời và hiệu quả. Giám sát liên quan đến việc đánh giá hiệu quả của HTKSNB và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
II. Thực Trạng Kiểm Soát Nội Bộ Tại Bệnh Viện Bạch Mai
Bệnh viện Bạch Mai, với vai trò là một trong những bệnh viện hàng đầu cả nước, đã triển khai nhiều biện pháp kiểm soát nội bộ bệnh viện. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Việc đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện giúp xác định các điểm yếu và đưa ra các giải pháp cải thiện phù hợp. Theo tài liệu, Bệnh viện Bạch Mai là Bệnh viện đa khoa hoàn chỉnh hạng đặc biệt đầu tiên của cả nước, là đơn vị sự nghiệp y tế có thu trực thuộc Bộ Y tế, được thành lập năm 1911. Trong 110 năm qua, Bệnh viện đã trưởng thành và lớn lên theo đà phát triển của đất nước. Do đặc thù là đơn vị tiếp nhận và điều trị tuyến cuối cho bệnh nhân các tỉnh, thành phố trong cả nước, đặc biệt là khu vực phía Bắc. Số lượng bệnh nhân khám và điều trị nội trú tăng cao theo từng năm nên bệnh viện luôn trong tình trạng quá tải trầm trọng.
2.1. Đánh giá môi trường kiểm soát tại Bệnh viện Bạch Mai
Môi trường kiểm soát tại Bệnh viện Bạch Mai được đánh giá dựa trên các yếu tố như tính trung thực, giá trị đạo đức, năng lực của nhân viên, triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo. Kết quả khảo sát cho thấy bệnh viện đã xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức về các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, quy tắc ứng xử, tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, cần tăng cường hơn nữa công tác đào tạo về đạo đức nghề nghiệp và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của văn hóa kiểm soát bệnh viện.
2.2. Thực trạng đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát
Bệnh viện Bạch Mai đã thực hiện đánh giá rủi ro trong các hoạt động chính, bao gồm hoạt động tài chính, hoạt động khám chữa bệnh và hoạt động quản lý. Các hoạt động kiểm soát được triển khai bao gồm kiểm soát tài chính, kiểm soát hoạt động và kiểm soát tuân thủ. Tuy nhiên, cần hoàn thiện hơn nữa quy trình đánh giá rủi ro và tăng cường kiểm soát đối với các rủi ro tiềm ẩn, đặc biệt là quản lý rủi ro bệnh viện trong bối cảnh số lượng bệnh nhân ngày càng tăng.
2.3. Thông tin truyền thông và giám sát KSNB
Hệ thống thông tin và truyền thông tại Bệnh viện Bạch Mai đã được cải thiện đáng kể, giúp truyền đạt thông tin kịp thời và hiệu quả. Tuy nhiên, cần tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và nâng cao khả năng tiếp cận thông tin của nhân viên. Công tác giám sát HTKSNB cần được thực hiện thường xuyên và khách quan để đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống. Cần có cơ chế phản hồi thông tin từ các bộ phận để kịp thời điều chỉnh và cải thiện HTKSNB.
III. Giải Pháp Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai, cần triển khai đồng bộ các giải pháp trên cả năm yếu tố cấu thành của HTKSNB. Các giải pháp này cần phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô của bệnh viện, đồng thời đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Theo tài liệu, các đơn vị cần đưa ra các quyết định về cách thức cải tiến khuôn khổ, chính sách, kế hoạch quản lý rủi ro cho phù hợp, trong đó có văn hóa quản lý rủi ro của đơn vị để cải tiến hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro của đơn vị. Quyết định cải tiến hệ thống KSNB cần tính đến bối cảnh rủi ro rộng hơn và bao gồm việc xem xét khả năng chịu đựng rủi ro của các bên liên quan và phải phù hợp với các yêu cầu pháp lý, quản lý và yêu cầu khác, bao gồm cả thay đổi về tiêu chí rủi ro… để có kế hoạch và biện pháp kiểm soát rủi ro phù hợp.
3.1. Nâng cao môi trường kiểm soát và văn hóa tuân thủ
Để nâng cao môi trường kiểm soát, cần tăng cường công tác đào tạo về đạo đức nghề nghiệp, xây dựng quy tắc ứng xử rõ ràng và thực hiện nghiêm túc. Cần tạo dựng văn hóa kiểm soát bệnh viện mạnh mẽ, khuyến khích nhân viên báo cáo các sai phạm và tuân thủ các quy định. Lãnh đạo bệnh viện cần gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng và cải thiện HTKSNB.
3.2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro và kiểm soát
Quy trình đánh giá rủi ro cần được thực hiện định kỳ và toàn diện, bao gồm việc xác định, phân tích và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn. Các hoạt động kiểm soát cần được thiết kế phù hợp với từng loại rủi ro và được thực hiện một cách hiệu quả. Cần tăng cường kiểm soát đối với các hoạt động có rủi ro cao, như hoạt động tài chính, hoạt động khám chữa bệnh và hoạt động mua sắm. Cần xây dựng các chỉ số đo lường hiệu quả của các hoạt động kiểm soát và thực hiện đánh giá định kỳ.
3.3. Tăng cường thông tin truyền thông và giám sát
Hệ thống thông tin và truyền thông cần được cải thiện để đảm bảo rằng thông tin liên quan được truyền đạt kịp thời và hiệu quả đến tất cả các bộ phận và nhân viên. Cần tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và nâng cao khả năng tiếp cận thông tin của nhân viên. Công tác giám sát HTKSNB cần được thực hiện thường xuyên và khách quan để đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống. Cần có cơ chế phản hồi thông tin từ các bộ phận để kịp thời điều chỉnh và cải thiện HTKSNB.
IV. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào Kiểm Soát Nội Bộ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào HTKSNB có thể giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. CNTT có thể được sử dụng để tự động hóa các hoạt động kiểm soát, thu thập và phân tích dữ liệu, và cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý. Tuy nhiên, cần đảm bảo an ninh thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân của bệnh nhân. Theo tài liệu, Bệnh viện Bạch Mai có 22 khu nhà với tổng diện tích mặt đất là 11,4ha. Giai đoạn từ 1998 đến nay, Bệnh viện đã triển khai nhiều dự án cải tạo, nâng cấp Bệnh viện từ nguồn vốn ODA của nước ngoài và nguồn ngân sách của nhà nước. Năm 2011, Bệnh viện đã khởi công xây dựng thêm Trung tâm Tim mạch và Ung bướu trẻ em cao 21 tầng trên diện tích 3.200m2 bằng nguồn vốn của Chính phủ.
4.1. Sử dụng phần mềm kiểm soát nội bộ bệnh viện
Các phần mềm kiểm soát nội bộ có thể giúp tự động hóa các hoạt động kiểm soát, như kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, đối chiếu số liệu và phát hiện các sai phạm. Phần mềm cũng có thể cung cấp các báo cáo quản trị giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả của HTKSNB. Cần lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô của bệnh viện.
4.2. Kiểm soát an ninh thông tin và bảo vệ dữ liệu
Việc bảo vệ an ninh thông tin và dữ liệu cá nhân của bệnh nhân là vô cùng quan trọng. Cần triển khai các biện pháp bảo mật, như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và sao lưu dữ liệu thường xuyên. Cần đào tạo nhân viên về an ninh thông tin và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu.
V. Đào Tạo Và Nâng Cao Năng Lực Kiểm Soát Nội Bộ
Để đảm bảo HTKSNB hoạt động hiệu quả, cần chú trọng công tác đào tạo kiểm soát nội bộ và nâng cao năng lực cho nhân viên. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng về kiểm soát nội bộ, cũng như nhận thức về tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định. Theo tài liệu, hiện tại bệnh viện Bạch Mai có 4.500 cán bộ, viên chức trong đó có 1.446 điều dưỡng, kỹ thuật viên, nữ hộ sinh; 55 dược sỹ đại học, 1 142 dược sỹ cao đẳng; 368 nhân viên khác: giảng viên, chuyên viên chính, luật sư, 1 kỹ sư, kế toán.
5.1. Xây dựng chương trình đào tạo KSNB chuyên sâu
Chương trình đào tạo cần bao gồm các nội dung về khái niệm, nguyên tắc, quy trình và phương pháp kiểm soát nội bộ. Cần có các khóa đào tạo chuyên sâu cho các bộ phận có rủi ro cao, như bộ phận tài chính, bộ phận khám chữa bệnh và bộ phận mua sắm. Cần mời các chuyên gia về kiểm soát nội bộ tham gia giảng dạy và chia sẻ kinh nghiệm.
5.2. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên
Cần tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn để nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc tuân thủ các quy định. Cần khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng và cải thiện HTKSNB.
VI. Giám Sát Và Đánh Giá Hiệu Quả Kiểm Soát Nội Bộ Định Kỳ
Việc giám sát kiểm soát nội bộ và đánh giá hiệu quả HTKSNB định kỳ là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các mục tiêu đề ra. Cần có một bộ phận độc lập thực hiện công tác giám sát và đánh giá, đồng thời báo cáo kết quả cho lãnh đạo bệnh viện. Theo tài liệu, các đơn vị cần dựa trên kết quả giám sát và đánh giá hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro để cải tiến hệ thống KSNB.
6.1. Thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập
Bộ phận kiểm toán nội bộ cần có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện công tác giám sát và đánh giá một cách khách quan và độc lập. Bộ phận này cần có quyền tiếp cận tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của bệnh viện.
6.2. Xây dựng quy trình đánh giá hiệu quả KSNB
Quy trình đánh giá cần bao gồm việc xác định các tiêu chí đánh giá, thu thập và phân tích dữ liệu, và báo cáo kết quả. Cần thực hiện đánh giá định kỳ và đột xuất để đảm bảo rằng HTKSNB hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các mục tiêu đề ra.
