Hoàn thiện công tác tham dự thầu của Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà giai đoạn 2018-2021

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Hoàn Thiện Công Tác Tham Dự Thầu Tại Công Ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà Giai Đoạn 2018-2021
• Loại tài liệu: Luận Văn Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• ĐÁNH MỤC BẢNG
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU
• 1.1. Khái niệm, nguyên tắc và vai trò của đấu thầu
• 1.2. Các hình thức đấu thầu cơ bản
• 1.3. Các phương thức đấu thầu
• 1.4. Quy trình tham dự thầu
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CAO HÀ GIAI ĐOẠN 2018-2021
• 2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà
• 2.2. So sánh năng lực tham dự thầu của Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà với một số Công ty cùng ngành
• 2.3. Thực trạng công tác tham dự thầu của Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà
• 2.4. Đánh giá công tác tham dự thầu của Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CAO HÀ
• 3.1. Định hướng công tác tham dự thầu của Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà
• 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác tham dự thầu của Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà
• 3.3. Kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà Nước
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

I. Toàn cảnh công tác tham dự thầu tại Công ty Cao Hà 2018 2021

Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng cạnh tranh, công tác tham dự thầu đóng vai trò sống còn, quyết định nguồn việc và doanh thu của doanh nghiệp. Đối với Công ty TNHH Một Thành Viên Cao Hà, một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng từ năm 2011, việc trúng thầu không chỉ đảm bảo công ăn việc làm mà còn là yếu tố khẳng định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Giai đoạn 2018-2021 là một chặng đường quan trọng, đánh dấu những nỗ lực của công ty trong việc cải tiến và hoàn thiện công tác tham dự thầu. Phân tích sâu vào giai đoạn này giúp nhận diện rõ những thành tựu, hạn chế và rút ra bài học kinh nghiệm quý báu. Hoạt động đấu thầu, về bản chất, là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của bên mời thầu, dựa trên các nguyên tắc cạnh tranh, công bằng và minh bạch. Vì vậy, việc xây dựng một quy trình dự thầu chuyên nghiệp, từ khâu tìm kiếm thông tin, lập hồ sơ dự thầu đến bảo vệ giá, là yếu tố then chốt để nâng cao tỷ lệ trúng thầu. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả dự thầu dựa trên dữ liệu và kinh nghiệm thực tiễn tại Công ty Cao Hà.

1.1. Vai trò cốt lõi của hoạt động đấu thầu trong ngành xây lắp

Đối với một doanh nghiệp đấu thầu xây lắp như Công ty Cao Hà, hoạt động tham dự thầu là huyết mạch của hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tự hoàn thiện, nâng cao năng lực quản lý, tài chính và công nghệ. Tham gia vào các gói thầu buộc công ty phải liên tục cập nhật các quy định của Luật Đấu thầu, chủ động tìm kiếm cơ hội và xây dựng các chiến lược giá cạnh tranh. Thành công trong đấu thầu không chỉ mang lại doanh thu, lợi nhuận mà còn tạo dựng uy tín, thương hiệu trên thị trường, mở ra cơ hội hợp tác với các chủ đầu tư lớn hơn trong tương lai. Ngược lại, thất bại liên tiếp có thể đẩy doanh nghiệp vào tình trạng khó khăn do thiếu việc làm.

1.2. Nguyên tắc và cơ sở pháp lý trong quy trình dự thầu tại Việt Nam

Mọi hoạt động tham dự thầu của Công ty Cao Hà đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cơ bản: cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Các nguyên tắc này đảm bảo một môi trường lành mạnh, nơi các nhà thầu được đối xử bình đẳng và việc lựa chọn dựa trên năng lực thực sự. Nền tảng pháp lý chính cho công tác này là Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 và các nghị định, thông tư hướng dẫn liên quan. Việc am hiểu và vận dụng đúng các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ dự thầu hợp lệ mà còn tránh được những rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi trong quá trình thương thảo và thực thi hợp đồng.

II. Thực trạng thách thức trong công tác dự thầu tại Công ty Cao Hà

Phân tích thực trạng công tác đấu thầu tại Công ty Cao Hà giai đoạn 2018-2021 cho thấy một bức tranh đa chiều với những kết quả tích cực và cả những hạn chế cần khắc phục. Về mặt thành tựu, công ty đã duy trì được một tỷ lệ trúng thầu tương đối ổn định, dao động từ 60% đến 83%, đặc biệt năm 2021 đạt kết quả ấn tượng khi trúng 15/18 gói thầu tham dự. Điều này cho thấy sự nỗ lực trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và xây dựng chiến lược giá. Tuy nhiên, một thách thức lớn là quy mô các gói thầu trúng thầu còn nhỏ, chủ yếu dưới 5 tỷ đồng, dẫn đến giá trị trung bình trên mỗi hợp đồng chưa cao. Địa bàn hoạt động cũng còn hạn hẹp, chủ yếu tập trung tại tỉnh Bắc Kạn. Một phân tích SWOT trong đấu thầu chỉ ra điểm yếu cố hữu về năng lực đấu thầu, đặc biệt là năng lực tài chính còn khiêm tốn và máy móc thiết bị chưa thực sự hiện đại. Bên cạnh đó, việc quản lý rủi ro trong đấu thầu, nhất là trong khâu thu thập thông tin về đối thủ và đánh giá CĐT, vẫn chưa được chú trọng đúng mức.

2.1. Phân tích số liệu và kết quả đấu thầu giai đoạn 2018 2021

Theo Bảng 2.18 trong tài liệu nghiên cứu, số lượng công trình trúng thầu có xu hướng tăng, từ 4 gói (2018) lên 15 gói (2021). Xác suất trúng thầu theo số lượng công trình đạt mức cao nhất là 83% vào năm 2021. Tuy nhiên, kết quả đấu thầu về mặt giá trị lại chưa tương xứng. Giá trị trúng thầu trung bình mỗi gói chỉ dao động quanh mức 1 tỷ đồng. Điều này phản ánh chiến lược của công ty là tập trung vào các gói thầu nhỏ, phù hợp với năng lực hiện tại nhưng cũng cho thấy sự hạn chế trong việc tiếp cận các dự án quy mô lớn hơn, lợi nhuận cao hơn.

2.2. Những hạn chế về năng lực tài chính và máy móc thiết bị

Một trong những rào cản lớn nhất của Công ty Cao Hà là năng lực tài chính còn hạn chế. Quy mô vốn điều lệ nhỏ, cơ cấu vốn phụ thuộc nhiều vào vốn vay (chiếm gần 90%) tạo ra rủi ro tài chính và gây khó khăn khi cần chứng minh năng lực để tham gia các gói thầu lớn. Về máy móc, dù đã có sự đầu tư, công ty vẫn phải đi thuê một số thiết bị và còn sử dụng nhiều máy móc xuất xứ Trung Quốc. Điều này có thể ảnh hưởng đến điểm đánh giá hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật và làm tăng chi phí tham dự thầu (do phải thuê ngoài), giảm tính cạnh tranh về giá.

2.3. Quy trình tham dự thầu còn tồn tại nhiều bất cập

Quy trình dự thầu của công ty tuy đã được định hình nhưng vẫn còn một số điểm yếu. Đáng chú ý là chưa có một bộ phận chuyên trách để thẩm định lại hồ sơ dự thầu trước khi nộp, dẫn đến nguy cơ còn sót lỗi số học hoặc sai sót không đáng có. Công tác thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh và năng lực tài chính của chủ đầu tư còn mang tính hình thức, chưa được phân tích sâu. Điều này làm giảm khả năng xây dựng chiến lược giá tối ưu và có thể dẫn đến rủi ro bị chiếm dụng vốn sau khi hoàn thành công trình.

III. Giải pháp hoàn thiện quy trình dự thầu năng lực nhân sự

Để hoàn thiện công tác tham dự thầu, việc cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng con người là hai yếu tố nền tảng. Một quy trình dự thầu được chuẩn hóa sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp. Công ty Cao Hà cần xây dựng một quy trình chặt chẽ hơn, đặc biệt ở khâu thẩm định chéo hồ sơ dự thầu trước khi phát hành. Song song đó, con người là yếu tố quyết định. Năng lực của đội ngũ nhân sự trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của từng công đoạn, từ bóc tách khối lượng, lập biện pháp thi công đến xây dựng đơn giá. Do đó, việc đầu tư vào đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ là một giải pháp nâng cao hiệu quả dự thầu bền vững. Việc xây dựng chính sách đãi ngộ hợp lý cũng giúp giữ chân nhân tài và thu hút chuyên gia giàu kinh nghiệm trúng thầu, góp phần cải tiến quy trình tham gia thầu một cách toàn diện. Một đội ngũ mạnh, tuân thủ một quy trình tối ưu sẽ là vũ khí cạnh tranh sắc bén nhất.

3.1. Xây dựng bộ phận chuyên trách thẩm định hồ sơ dự thầu

Để khắc phục tình trạng sai sót, công ty cần thành lập một tổ/bộ phận chuyên trách, có thể kiêm nhiệm, để thực hiện việc rà soát và đánh giá hồ sơ dự thầu một cách độc lập trước khi trình ban giám đốc phê duyệt. Bộ phận này sẽ kiểm tra chéo các nội dung từ tính pháp lý, thông số kỹ thuật đến các lỗi số học trong bảng giá. Việc này đảm bảo hồ sơ có chất lượng cao nhất, giảm thiểu rủi ro bị loại vì những lỗi không đáng có, qua đó nâng cao uy tín và tỷ lệ trúng thầu.

3.2. Chú trọng công tác thu thập và phân tích thông tin tình báo

Thông tin là sức mạnh trong đấu thầu. Công ty cần hệ thống hóa công tác thu thập thông tin, không chỉ về gói thầu mà còn về chủ đầu tư và các đối thủ cạnh tranh tiềm năng. Việc phân tích năng lực, lịch sử trúng thầu và chiến lược giá của đối thủ sẽ cung cấp cơ sở quan trọng để xây dựng một mức giá dự thầu cạnh tranh. Đồng thời, tìm hiểu kỹ về nguồn vốn và uy tín của chủ đầu tư giúp quản lý rủi ro trong đấu thầu tốt hơn, đặc biệt là rủi ro về thanh toán.

3.3. Đào tạo và phát triển năng lực đội ngũ nhân sự đấu thầu

Công ty nên xây dựng kế hoạch đào tạo định kỳ cho đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch - Kỹ thuật. Nội dung đào tạo cần tập trung vào các kỹ năng như: cập nhật các quy định mới của Luật Đấu thầu, sử dụng thành thạo phần mềm lập dự toán, kỹ năng phân tích hồ sơ mời thầu, và kỹ năng đàm phán hợp đồng. Tổ chức các buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm trúng thầu từ các dự án đã thực hiện cũng là một cách hiệu quả để nâng cao năng lực chung cho toàn đội ngũ.

IV. Phương pháp nâng cao năng lực cạnh tranh trong đấu thầu cho Cao Hà

Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp là một mục tiêu chiến lược. Ngoài việc tối ưu quy trình và con người, Công ty Cao Hà cần tập trung vào các giải pháp mang tính nền tảng về nguồn lực. Trước hết, củng cố năng lực tài chính là ưu tiên hàng đầu. Một nền tảng tài chính vững mạnh không chỉ giúp công ty tự tin tham gia các gói thầu lớn mà còn là tiêu chí quan trọng để chủ đầu tư đánh giá. Tiếp theo, việc đầu tư, hiện đại hóa máy móc, trang thiết bị thi công sẽ trực tiếp nâng cao điểm năng lực kỹ thuật và hiệu quả thi công. Cuối cùng, trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc tăng cường liên danh, liên kết với các đối tác khác là một chiến lược thông minh. Hợp tác giúp các bên bổ sung thế mạnh cho nhau, cùng nhau đáp ứng các yêu cầu phức tạp của những gói thầu lớn mà một mình không thể đảm nhận, từ đó mở rộng thị trường và gia tăng cơ hội chiến thắng. Đây là những giải pháp nâng cao hiệu quả dự thầu mang tính dài hạn.

4.1. Giải pháp củng cố và minh bạch hóa năng lực tài chính

Công ty cần có kế hoạch tăng vốn điều lệ, tích cực thu hồi công nợ để cải thiện dòng tiền và giảm hệ số nợ. Thiết lập mối quan hệ tốt với các tổ chức tín dụng để có được hạn mức tín dụng và bảo lãnh dự thầu một cách thuận lợi là rất cần thiết. Việc duy trì báo cáo tài chính minh bạch, được kiểm toán đầy đủ sẽ tạo niềm tin lớn cho các chủ đầu tư khi xem xét, đánh giá hồ sơ dự thầu.

4.2. Chiến lược đầu tư và hiện đại hóa máy móc thiết bị

Thay vì phụ thuộc vào việc đi thuê, công ty nên xây dựng lộ trình đầu tư vào các máy móc, thiết bị thi công hiện đại, có thương hiệu uy tín từ Nhật Bản, Đức. Việc này không chỉ giúp chủ động trong thi công mà còn là bằng chứng thuyết phục về năng lực kỹ thuật. Sở hữu thiết bị hiện đại cũng giúp tối ưu hóa biện pháp thi công, rút ngắn tiến độ và giảm giá thành, tạo lợi thế cạnh tranh trực tiếp về giá.

4.3. Tăng cường hoạt động liên danh liên kết để tham gia gói thầu lớn

Để khắc phục hạn chế về quy mô, Công ty Cao Hà nên chủ động tìm kiếm các đối tác uy tín để thành lập liên danh tham gia các gói thầu lớn, phức tạp. Việc liên danh giúp tổng hợp năng lực tài chính, máy móc và kinh nghiệm của nhiều bên, đáp ứng được các yêu cầu cao của hồ sơ mời thầu. Đây là cách hiệu quả nhất để công ty từng bước tiếp cận thị trường các dự án có giá trị cao, tích lũy kinh nghiệm và nâng cao vị thế của mình.

V. Bài học thực tiễn từ công tác tham dự thầu giai đoạn 2018 2021

Kinh nghiệm thực tiễn là người thầy tốt nhất trong việc hoàn thiện công tác tham dự thầu. Việc phân tích các gói thầu đã thắng và thua của Công ty Cao Hà mang lại những bài học vô giá. Gói thầu thắng lợi "Nâng cấp nhà văn hóa xã Bình Văn" cho thấy khi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kinh nghiệm thi công tương tự và một mức giá hợp lý, tỷ lệ trúng thầu sẽ rất cao. Ngược lại, thất bại ở gói thầu "Xây dựng nhà máy Lechenwood" lại là một lời cảnh tỉnh. Nguyên nhân chính được chỉ ra là do giá dự thầu cao hơn đối thủ và sự phối hợp chưa tốt giữa các phòng ban. Bài học rút ra là: kinh nghiệm trúng thầu không chỉ nằm ở năng lực kỹ thuật mà còn phụ thuộc rất lớn vào khả năng tính toán giá, phân tích đối thủ và sự phối hợp nội bộ. Do đó, công tác lập và thẩm định hồ sơ dự thầu, đặc biệt là phần tài chính, cần được thực hiện một cách khoa học và cẩn trọng tuyệt đối để đảm bảo mọi quyết định đều dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác.

5.1. Phân tích gói thầu thành công Dự án Nhà văn hóa xã Bình Văn

Thành công của gói thầu này đến từ sự kết hợp của nhiều yếu tố. Công ty đã có kinh nghiệm thi công các công trình tương tự, hiểu rõ địa bàn, giúp đưa ra biện pháp thi công hợp lý. Hồ sơ dự thầu được chuẩn bị đầy đủ, chuyên nghiệp. Quan trọng nhất, việc khảo sát kỹ lưỡng thị trường vật liệu địa phương đã giúp công ty xây dựng một bảng giá dự thầu cạnh tranh, thấp hơn các đối thủ nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận. Đây là minh chứng cho việc chuẩn bị tốt là chìa khóa để chiến thắng.

5.2. Nguyên nhân thất bại và bài học từ gói thầu nhà máy Lechenwood

Việc trượt gói thầu này chỉ ra nhiều điểm yếu. Thứ nhất, thời gian chuẩn bị gấp rút do tiếp nhận thông tin muộn. Thứ hai, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa nhịp nhàng dẫn đến việc định giá chưa tối ưu. Thứ ba, và cũng là nguyên nhân quyết định, giá dự thầu của công ty (54,193 tỷ đồng) cao hơn đáng kể so với nhà thầu trúng thầu (Long Vân). Bài học đắt giá là phải luôn phân tích kỹ đối thủ và thị trường, không được chủ quan và phải có một quy trình thẩm định giá chặt chẽ để đảm bảo tính cạnh tranh.