Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty Cổ phần Tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình" do sinh viên Hồ Duy Tùng thực hiện thuộc ngành Quản trị kinh doanh (chuyên ngành Quản trị Thương mại điện tử), Khoa Kinh tế và Quản lý, Trường Phân hiệu Đại học Thủy Lợi, dưới sự hướng dẫn của TS. Hà Kiên Tân.
Công ty Cổ phần Tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình (địa chỉ tại số 348 đường Cộng Hòa, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh) là đơn vị trực thuộc hệ thống đào tạo Anh ngữ tiêu chuẩn quốc tế Cambridge và đối tác của Hội đồng Úc (IDP), chuyên cung cấp các chương trình đào tạo chứng chỉ IELTS, tiếng Anh trẻ em và thiếu niên. Trong giai đoạn số hóa và quy mô đào tạo liên tục mở rộng, nhu cầu tiếp nhận, lưu trữ và truy xuất các loại hồ sơ học viên, kết quả học tập, hợp đồng giảng dạy và chứng từ tài chính ngày càng gia tăng. Việc tổ chức công tác lưu trữ không chỉ dừng lại ở bảo quản vật lý mà đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa con người, quy trình chuẩn hóa và nền tảng công nghệ thông tin nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Tác giả xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:
- Nghiên cứu tầm quan trọng và những thách thức trong công tác lưu trữ tài liệu và thông tin tại đơn vị; nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và các yêu cầu cốt lõi về quy trình, hệ thống, công nghệ và nhân lực.
- Đánh giá hiện trạng quản lý hồ sơ và dữ liệu tại Chi nhánh Tân Bình, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ thông qua việc cải tiến quy trình, đào tạo nhân viên và tối ưu hóa hệ thống công nghệ.
- Xác lập cơ sở nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến được đề xuất trước và sau khi triển khai thực tế.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động quản lý lưu trữ dữ liệu và thông tin, bao gồm hồ sơ học viên, hợp đồng, bảng điểm, kế hoạch giảng dạy, sách giáo trình và các chứng từ hành chính kế toán. Phạm vi nghiên cứu về không gian được giới hạn tại Chi nhánh Tân Bình; phạm vi thời gian tập trung vào phân tích dữ liệu hoạt động và tài chính giai đoạn 2020 – 2022.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên sự kết hợp giữa lý luận văn thư lưu trữ và lý thuyết hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp:
- Cơ sở lý luận về lưu trữ tài liệu: Khóa luận sử dụng các khái niệm về công tác lưu trữ theo Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước; phân loại lưu trữ thành bốn hình thức: lưu trữ vật lý (hồ sơ giấy, băng đĩa, tài liệu in ấn), lưu trữ điện tử (tệp tin, hệ thống cơ sở dữ liệu DBMS, email, hệ thống quản lý tài liệu DMS, hệ thống quản trị nội dung CMS), lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive, Amazon S3) và lưu trữ hỗn hợp.
- Lý thuyết Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Dựa trên tài liệu bài giảng của Đỗ Văn Quang và Trương Đức Toàn (2018) – Bộ môn Quản lý xây dựng, nghiên cứu phân tích hệ thống MIS qua các chức năng chính (nhập dữ liệu, xử lý thông tin, xuất dữ liệu, lưu trữ thông tin, thông tin phản hồi), ba nhóm thông tin quản lý (thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, thông tin điều hành/tác nghiệp) và cấu trúc bốn hệ thống con (hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu thông tin, hệ thống hỗ trợ quyết định). Khóa luận đồng thời tổng hợp bốn yếu tố tác động đến lưu trữ: công nghệ (OCR, EDMS), nhân lực, quy trình làm việc và khung chính sách quy định.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích các văn bản hướng dẫn, tiêu chuẩn nội bộ, quy chế văn thư và các tài liệu học thuật về MIS.
- Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu báo cáo tài chính của RES giai đoạn 2020 – 2022, thống kê phân loại các danh mục hồ sơ và khảo sát quy trình lưu trữ thực tế tại văn phòng Chi nhánh Tân Bình.
- Phương pháp so sánh: Đối chiếu thực tiễn lưu trữ tại đơn vị với các phương pháp, công nghệ tiên tiến đang được áp dụng tại các doanh nghiệp ở Việt Nam để tìm kiếm giải pháp tối ưu.
Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là dữ liệu sơ cấp và thứ cấp nội bộ từ Công ty Cổ phần Tập đoàn RES và Chi nhánh Tân Bình (báo cáo tài chính, biểu mẫu tiếp nhận, sổ quản lý sách, giao diện phần mềm OSMS, cấu trúc thư mục Google Drive).
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về lưu trữ tài liệu và hệ thống thông tin quản lý
Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm căn bản về công tác lưu trữ và vai trò của việc bảo vệ tính toàn vẹn, tra cứu và chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp. Tác giả đi sâu phân tích hệ thống thông tin quản lý (MIS) theo cấu trúc nội dung và các cấp độ thông tin phục vụ ra quyết định từ chiến lược đến tác nghiệp.
Chương này chỉ rõ bốn nhóm nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả lưu trữ:
- Công nghệ: Vai trò của công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) và hạ tầng đám mây trong việc giảm không gian vật lý, tăng tốc độ truy xuất và tăng cường bảo mật.
- Nhân lực: Trình độ nghiệp vụ, nhận thức an ninh thông tin và kỹ năng số hóa của cán bộ quản lý tài liệu.
- Quy trình làm việc: Tính chuẩn hóa trong việc phân loại, gắn nhãn, đánh số và luân chuyển tài liệu giữa các bộ phận.
- Chính sách và quy định: Khung pháp lý và quy chế nội bộ về thời hạn bảo quản, kiểm soát quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Đồng thời, tác giả khảo sát thực trạng chung tại các doanh nghiệp Việt Nam, nêu ra bốn hạn chế điển hình: thiếu nguồn nhân lực có chuyên môn sâu về lưu trữ; thiếu sự quan tâm và đầu tư cơ sở vật chất từ phía ban lãnh đạo; thiếu các hệ thống quản lý lưu trữ tự động hóa; và tình trạng thiếu trang thiết bị bảo quản chuyên dụng dẫn đến rủi ro hư hỏng, thất lạc hồ sơ giấy.
Chương 2: Thực trạng hoạt động lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty Cổ phần Tập đoàn RES - Chi nhánh Tân Bình
Chương 2 cung cấp bức tranh chi tiết về doanh nghiệp và thực tế tổ chức công tác lưu trữ. Công ty Cổ phần Tập đoàn RES (tiền thân là hệ thống Anh ngữ Quốc tế RES thành lập năm 2007, tái cấu trúc năm 2019) có trụ sở chính tại số 89 Phố Yên Lãng, Đống Đa, Hà Nội, do bà Nguyễn Thị Yến làm đại diện pháp luật. Tính đến hết năm 2023, RES phát triển mạng lưới 40 chi nhánh toàn quốc, quản lý hơn 30.000 học viên (số liệu 2021).
Tác giả tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của RES giai đoạn 2020 – 2022 qua bảng số liệu tài chính:
| Chỉ tiêu tài chính |
Năm 2020 (VNĐ) |
Năm 2021 (VNĐ) |
Năm 2022 (VNĐ) |
Chênh lệch 2021/2020 (%) |
Chênh lệch 2022/2021 (%) |
| Doanh thu thuần |
13.187.140.942 |
79.058.388.484 |
186.159.970.886 |
+500% |
+135% |
| Giá vốn hàng bán |
12.330.195.271 |
67.318.836.139 |
163.065.407.488 |
+446% |
+142% |
| Lợi nhuận gộp |
856.945.671 |
11.739.552.345 |
23.094.563.398 |
+1270% |
+97% |
| Doanh thu tài chính |
442.871 |
12.092.522 |
352.179.711 |
+2630% |
+2812% |
| Chi phí QLKD |
1.260.166.359 |
9.508.687.100 |
19.570.767.746 |
+655% |
+106% |
| Lợi nhuận sau thuế |
(401.956.215) |
1.794.436.654 |
3.098.783.851 |
-546% |
+73% |
Khảo sát công tác lưu trữ tài liệu vật lý tại Chi nhánh Tân Bình cho thấy chi nhánh duy trì quy trình quản lý hồ sơ gồm 5 bước:
- Tiếp nhận, nhận biết và thu thập: Phân loại hồ sơ theo dự án (sự kiện tuyển sinh tại trường học), theo loại hồ sơ (quy định, thông báo, quyết định) và theo thời kỳ (ngắn hạn theo ngày/tuần/tháng; dài hạn theo quý/năm).
- Hệ thống và sắp xếp tài liệu: Tài liệu ngắn hạn được xếp theo thứ tự ngày trước để dưới, ngày sau để trên vào bìa; cuối tháng/quý đóng tập vào bìa hộp. Tài liệu dài hạn phân chia bằng các lá ngăn trong bìa hộp cứng.
- Xác định thời gian lưu trữ: Phân loại thời hạn bảo quản dựa trên Bảng 2.2 của nội bộ công ty (chia thành các mức: Vĩnh viễn, 20 năm, 10 năm, 5 năm, 2 năm, 1 năm).
- Quản lý lưu trữ hồ sơ vào kho: Bố trí tại phòng tài liệu tầng 1 gồm 4 tủ tài liệu chuyên dụng, có camera giám sát và thiết bị phòng cháy chữa cháy.
- Sử dụng và bảo quản hồ sơ: Sử dụng phiếu tiếp nhận hồ sơ, đơn đề nghị sử dụng tài liệu và sổ theo dõi luân chuyển.
Bảng quy định thời gian và vị trí lưu trữ hồ sơ tài liệu tại Chi nhánh Tân Bình:
| STT |
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ |
Nơi lưu trữ |
Thời gian bảo quản |
| I |
Nhóm tài liệu lao động, tiền lương |
|
|
| 1 |
Văn bản tiền lương gửi chung đến các cơ quan |
Tủ số 4 tầng 1 |
Đến khi văn bản hết hiệu lực |
| 2 |
Hồ sơ thang bảng lương và báo cáo thực hiện |
Tủ số 4 tầng 1 |
Vĩnh viễn |
| 3 |
Hồ sơ chế độ phụ cấp và báo cáo thực hiện |
Tủ số 4 tầng 1 |
Vĩnh viễn |
| 4 |
Hồ sơ nâng lương cán bộ, công nhân viên |
Tủ số 4 tầng 1 |
20 năm |
| 5 |
Công văn trao đổi về tiền lương |
Tủ số 4 tầng 1 |
10 năm |
| II |
Nhóm tài liệu thi đua khen thưởng |
|
|
| 1 |
Văn bản thi đua khen thưởng gửi chung |
Tủ số 2 tầng 1 |
Đến khi văn bản hết hiệu lực |
| 2 |
Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì |
Tủ số 2 tầng 1 |
Vĩnh viễn |
| 3 |
Kế hoạch, báo cáo thi đua (dài hạn / 6-9 tháng / quý, tháng) |
Tủ số 2 tầng 1 |
Vĩnh viễn / 20 năm / 5 năm |
| 4 |
Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài |
Tủ số 2 tầng 1 |
Vĩnh viễn |
| 5 |
Công văn trao đổi về thi đua khen thưởng |
Tủ số 2 tầng 1 |
10 năm |
| III |
Nhóm tài liệu hành chính, quản trị công sở |
|
|
| 1 |
Tờ khai thuế GTGT; Sổ BHXH & BHYT; Hồ sơ vay vốn |
Tủ số 3 tầng 1 |
20 năm |
| 2 |
Hồ sơ cải cách hành chính; Kiểm tra nghiệp vụ; Quản lý con dấu; Báo cáo thống kê văn thư lưu trữ |
Tủ số 1 tầng 1 |
20 năm |
| 3 |
Báo cáo công tác hành chính văn phòng, lưu trữ |
Tủ số 1 tầng 1 |
Vĩnh viễn (năm) / 10 năm (quý) |
| 4 |
Hồ sơ ISO; Phản hồi khách hàng; Hồ sơ xin việc; PCCC |
Tủ số 1, 3 tầng 1 |
10 năm |
| 5 |
Báo cáo hàng tồn kho; Hồ sơ nhân sự; Hồ sơ nhà cung cấp; Sổ sách văn phòng phẩm |
Tủ số 1, 3 tầng 1 |
5 năm |
| 6 |
Kế hoạch, báo cáo công ty / chi nhánh |
Tủ số 1 tầng 1 |
10 năm (công ty) / 2 năm (chi nhánh) |
| 7 |
Tập văn bản gửi đến để biết; Hồ sơ ô tô, máy móc |
Tủ số 1 tầng 1 |
1 năm / Theo tuổi thọ thiết bị |
Về lưu trữ thông tin điện tử, chi nhánh ứng dụng hệ thống quản lý trực tuyến OSMS (Online Student Management System) để lưu trữ hồ sơ học viên, thông tin lớp học, hợp đồng và điểm số. Đồng thời, đơn vị khai thác Google Drive để phân quyền lưu trữ các biểu mẫu số và văn bản nội bộ giữa các phòng ban. Công tác quản lý giáo trình, sách học tập được kiểm soát thông qua phiếu nhận hàng hóa và sổ quản lý sách.
Đánh giá tổng quan, tác giả chỉ ra các mặt tích cực như tài liệu giấy được bảo quản ngăn nắp theo danh mục, bảo mật vật lý tốt và bước đầu có phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên, tồn tại các hạn chế: kho lưu trữ hạn hẹp về diện tích trước khối lượng học viên tăng nhanh, chi phí bảo quản cơ sở vật chất tăng cao, dữ liệu giữa hồ sơ giấy và hệ thống điện tử chưa được đồng bộ tự động, nhân sự phòng tài liệu còn thiếu chứng chỉ chuyên môn sâu.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện lưu trữ tài liệu và thông tin tại Công ty Cổ phần Tập đoàn RES Chi nhánh Tân Bình
Dựa trên định hướng phát triển mở rộng chi nhánh toàn quốc của Tập đoàn RES, tác giả đề xuất 6 giải pháp cụ thể:
- Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của nhân viên: Quán triệt vai trò của công tác lưu trữ trong bảo vệ tài sản thông tin, đưa tiêu chí quản lý hồ sơ vào đánh giá thi đua định kỳ.
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên phòng tài liệu: Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ và cử nhân viên tham gia tập huấn chuyên môn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, kỹ năng phân loại, đánh chỉ mục và số hóa.
- Mở rộng diện tích kho lưu trữ: Tái cơ cấu không gian làm việc tại chi nhánh Tân Bình, trang bị thêm các hệ thống giá kệ thông minh, hộp hồ sơ đạt chuẩn nhằm đáp ứng lượng tài liệu gia tăng hàng năm.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong số hóa tài liệu: Triển khai quét (scan) hồ sơ đầu vào, áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự để chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp tin điện tử, giảm áp lực lưu trữ kho vật lý.
- Cải tiến và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin: Tối ưu hóa chức năng tìm kiếm, phân quyền bảo mật trên hệ thống website OSMS và chuẩn hóa cây thư mục lưu trữ trên Google Drive nhằm hạn chế xung đột dữ liệu.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ của công ty: Xây dựng quy chế phối hợp chuyển giao hồ sơ chặt chẽ giữa Phòng Tuyển sinh, Phòng Đào tạo, Phòng Kế toán và Bộ phận Quản lý tài liệu chi nhánh.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu thực tế tại văn bản:
- Phân tích và minh chứng tốc độ tăng trưởng quy mô kinh doanh của Tập đoàn RES trong 3 năm (2020 – 2022): doanh thu tăng từ 13,19 tỷ đồng (2020) lên 79,06 tỷ đồng (2021) và đạt 186,16 tỷ đồng (2022); lợi nhuận sau thuế từ mức lỗ 401,96 triệu đồng năm 2020 đã phục hồi đạt 1,79 tỷ đồng năm 2021 và 3,10 tỷ đồng năm 2022; đồng thời chỉ ra mức tăng chi phí quản lý kinh doanh lên tới 19,57 tỷ đồng vào năm 2022, lý giải nhu cầu cấp thiết phải hoàn thiện công tác quản trị văn phòng.
- Mô tả chi tiết quy trình 5 bước quản lý hồ sơ và hệ thống hóa danh mục thời hạn bảo quản cho 19 nhóm hồ sơ hành chính, 5 nhóm hồ sơ lao động tiền lương và 5 nhóm hồ sơ thi đua khen thưởng tại 4 tủ tài liệu tầng 1 của Chi nhánh Tân Bình.
- Đánh giá cụ thể cơ chế vận hành song song giữa lưu trữ cơ sở vật chất và công cụ số (hệ thống OSMS, Google Drive, phiếu nhận sách, sổ theo dõi học viên).
Về mặt đóng góp, khóa luận là công trình nghiên cứu ứng dụng phản ánh thực trạng tổ chức văn thư lưu trữ tại một chi nhánh của hệ thống giáo dục ngoại ngữ có quy mô lớn, kết nối lý thuyết MIS với nghiệp vụ hành chính thực tiễn và đề xuất gói giải pháp 6 điểm có tính khả thi đối với Chi nhánh Tân Bình.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận có các hạn chế được giới hạn theo phạm vi nghiên cứu của văn bản:
- Dữ liệu khảo sát thực tế và phân tích tài chính mới dừng lại ở giai đoạn 2020 – 2022.
- Đối tượng khảo sát quy trình và kho vật chất tập trung tại Chi nhánh Tân Bình (số 348 Cộng Hòa), chưa phản ánh toàn diện hiện trạng của toàn bộ 38 – 40 chi nhánh trong hệ thống RES trên toàn quốc.
- Các giải pháp công nghệ đưa ra dừng lại ở định hướng cải tiến hệ thống hiện có (OSMS, Google Drive) và số hóa quét tài liệu, chưa đi sâu vào xây dựng kiến trúc phần mềm tích hợp chuyên biệt hay tính toán định lượng chi phí đầu tư hạ tầng mới.
Hướng nghiên cứu mở rộng bao gồm việc khảo sát, so sánh công tác lưu trữ giữa các chi nhánh miền Bắc và miền Nam của RES, đồng thời nghiên cứu tích hợp hoàn toàn cơ sở dữ liệu hồ sơ học viên trên nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) nhằm tiến tới loại bỏ hồ sơ giấy trong quy trình tiếp nhận đào tạo.
Giá trị tham khảo
Báo cáo khóa luận cung cấp tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Hệ thống thông tin quản lý và Lưu trữ học: có thể khai thác mô hình quy trình quản lý hồ sơ 5 bước, mẫu phiếu tiếp nhận hồ sơ, đơn đề nghị sử dụng tài liệu và biểu mẫu sổ theo dõi sách.
- Cán bộ quản lý cơ sở đào tạo, trung tâm ngoại ngữ và doanh nghiệp dịch vụ: có thể tham khảo trực tiếp Bảng 2.2 về quy định thời gian và vị trí lưu trữ hồ sơ tài liệu (lao động tiền lương, thi đua khen thưởng, hành chính công sở) để xây dựng quy chế lưu trữ nội bộ phù hợp với quy định lưu trữ hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Chi nhánh Tân Bình của Công ty Cổ phần Tập đoàn RES hiện sử dụng những công cụ nào để lưu trữ thông tin điện tử?
Chi nhánh sử dụng hệ thống phần mềm trực tuyến OSMS (để quản lý dữ liệu học viên, hợp đồng đào tạo, điểm số và thông tin lớp học) kết hợp với dịch vụ điện toán đám mây Google Drive (để lưu trữ, phân quyền và chia sẻ các văn bản, danh mục tập tin và biểu mẫu số hóa giữa các phòng ban).
Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu bằng giấy tại Chi nhánh Tân Bình gồm những bước nào?
Quy trình gồm 5 bước tuần tự: (1) Tiếp nhận, nhận biết và thu thập; (2) Hệ thống và sắp xếp hồ sơ; (3) Xác định thời gian lưu trữ; (4) Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu vào kho; (5) Sử dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu.
Các loại hồ sơ hành chính nào tại Chi nhánh Tân Bình được quy định thời hạn bảo quản 20 năm?
Theo Bảng 2.2 của đơn vị, các hồ sơ có thời hạn lưu trữ 20 năm tại Tủ số 1 và Tủ số 3 tầng 1 bao gồm: Tờ khai thuế GTGT, Sổ BHXH & BHYT, Hồ sơ vay vốn, Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính, Hồ sơ kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ hành chính - văn thư - lưu trữ, Hồ sơ quản lý và sử dụng con dấu, cùng Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Kết quả kinh doanh và chi phí quản lý của Tập đoàn RES trong giai đoạn 2020 – 2022 biến động ra sao?
Doanh thu thuần của công ty tăng trưởng từ 13,19 tỷ đồng (2020) lên 79,06 tỷ đồng (2021) và đạt 186,16 tỷ đồng (2022). Lợi nhuận sau thuế chuyển từ lỗ 401,96 triệu đồng (2020) sang lãi 1,79 tỷ đồng (2021) và 3,10 tỷ đồng (2022). Song song đó, chi phí quản lý kinh doanh tăng từ 1,26 tỷ đồng (2020) lên 9,51 tỷ đồng (2021) và chạm mức 19,57 tỷ đồng (2022).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hồ Duy Tùng đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác lưu trữ tài liệu vật lý và quản trị dữ liệu thông tin tại Công ty Cổ phần Tập đoàn RES – Chi nhánh Tân Bình giai đoạn 2020 – 2022. Đề tài vận dụng khung lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và nghiệp vụ hành chính văn phòng để làm rõ quy trình luân chuyển hồ sơ, đồng thời đối chiếu giữa phương thức lưu kho truyền thống với hệ thống quản lý trực tuyến OSMS. Các nhóm giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất đồng bộ từ nhân sự, mở rộng kho bãi đến nâng cấp công nghệ thông tin, tạo cơ sở thực tiễn để chi nhánh nâng cao hiệu quả quản trị và an toàn thông tin trong các năm tiếp theo.
