CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Lưu trữ tài liệu 1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ tài liệu Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Lưu trữ tài liệu là quá trình lưu giữ các tài liệu, thông tin hoặc dữ liệu trong một kho lưu trữ. Mục đích của việc lưu trữ là để bảo vệ và duy trì tính toàn vẹn của các tài liệu quan trọng cho công việc hoặc hoạt động của một tổ chức. Các phương pháp lưu trữ tài liệu có thể bao gồm lưu trữ điện tử hoặc lưu trữ truyền thống bằng cách sử dụng giấy và bút.
Việc phân loại và sắp xếp các tài liệu cũng là một phần quan trọng trong quá trình lưu trữ tài liệu. Trong lưu trữ tài liệu, việc phân loại, sắp xếp và đánh giá các tài liệu là rất quan trọng. Các tài liệu có thể được phân loại theo định dạng, chủ đề, ngày tháng, hoặc quan trọng hơn là theo mức độ bảo mật. Việc sắp xếp các tài liệu theo một hệ thống logic và tiện lợi sẽ giúp cho việc tìm kiếm và truy cập các tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các công nghệ lưu trữ điện tử, chẳng hạn như đám mây hoặc phần mềm quản lý tài liệu. Các công nghệ này giúp cho việc lưu trữ và truy cập các tài liệu trở nên tiện lợi hơn và giúp cho việc chia sẻ tài liệu giữa các thành viên trong tổ chức hay giữa các cá nhân trở nên dễ dàng hơn.2 Phân loại Lưu trữ vật lý: Hồ sơ giấy: Bao gồm các tài liệu in ấn, hồ sơ, báo cáo, biểu mẫu và tài liệu liên quan khác được lưu trữ trong các tủ hồ sơ, kệ sách hoặc hộp lưu trữ giấy. 4 Băng ghi âm và đĩa CD/DVD: Lưu trữ âm thanh hoặc dữ liệu trên các phương tiện lưu trữ như băng ghi âm, đĩa CD hoặc DVD. Tài liệu in ấn: Bao gồm sách, tạp chí, báo in và các tài liệu in ấn khác được lưu trữ trong thư viện hoặc các kho lưu trữ vật lý.
Lưu trữ điện tử: Tệp tin: Lưu trữ tài liệu dưới dạng tệp tin điện tử trên máy tính hoặc máy chủ. Các tệp tin có thể được tổ chức trong các thư mục và hệ thống phân cấp để dễ dàng quản lý và truy cập. Cơ sở dữ liệu: Lưu trữ tài liệu trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) để lưu trữ và truy xuất thông tin theo cấu trúc. Email: Lưu trữ tài liệu trong hộp thư điện tử hoặc các thư mục email để quản lý và tra cứu thông tin liên quan.
Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System - DMS): Sử dụng phần mềm DMS để tổ chức, lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử. DMS cung cấp các tính năng như tìm kiếm, phiên bản, phân loại và quyền truy cập. Hệ thống quản lý nội dung (Content Management System - CMS): Sử dụng phần mềm CMS để quản lý và xuất bản nội dung web hoặc nội dung kỹ thuật số khác. Lưu trữ đám mây Dịch vụ đám mây: Lưu trữ tài liệu trên các dịch vụ đám mây như Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive hoặc Amazon S3.
Tài liệu được lưu trữ từ xa và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị có kết nối internet nào. Lưu trữ hỗn hợp 5 Lưu trữ kỹ thuật số: Kết hợp lưu trữ điện tử và đám mây để tạo ra một hệ thống lưu trữ linh hoạt và tiện ích. Tài liệu có thể được sao lưu và đồng bộ hóa giữa các nền tảng khác nhau để đảm bảo an toàn và sẵn sàng sử dụng.3 Vai trò + Lưu trữ và bảo quản thông tin: Việc lưu trữ tài liệu giúp bảo vệ thông tin của tổ chức khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép. Tài liệu được lưu trữ trong các hệ thống quản lý tài liệu giúp đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin.
+ Tra cứu và truy xuất thông tin: Việc lưu trữ tài liệu giúp cho việc tra cứu và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các công cụ tìm kiếm và đánh chỉ mục để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin. + Chia sẻ thông tin: Việc lưu trữ tài liệu giúp cho việc chia sẻ thông tin giữa các nhân viên và các phòng ban trong tổ chức trở nên thuận tiện hơn. Các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các công cụ để chia sẻ tài liệu, phân quyền truy cập và kiểm soát quyền hạn.
+ Tối ưu hóa quy trình làm việc: Việc lưu trữ tài liệu giúp cho việc quản lý thông tin và thực hiện các quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn. Các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các công cụ để tổ chức và theo dõi các quy trình làm việc, đồng thời giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ quản lý.2 Về hệ thống thông tin quản lý 1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức Hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, 6 kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. (Đỗ Văn Quang và Trương Đức Toàn, 2018) Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau: Nhập dữ liệu: Hoạt động thu thập và nhập dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.
Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận được nó mà hơn thế trong tương lai khi tiến hành phân tích để xây dụng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, các thông tin này vẫn cần để sử dụng. Vì vậy, việc lưu trữ thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, files, các báo cáo, và các cơ sở dữ liệu Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi.
Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.1 Các chức năng chính của hệ thống thông tin.2 Các loại thông tin quản lý Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ. Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức.
Loại thông 8 tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên. Phạm vi sử dụng của hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) có thể được phân loại theo các tiêu chí sau: ● Theo mục tiêu sử dụng: Hệ thống thông tin quản lý chiến lược (Strategic MIS): Dùng để hỗ trợ quyết định chiến lược và lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý tái cấu trúc (Reengineering MIS): Sử dụng để tái cấu trúc và cải thiện quy trình kinh doanh trong tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý hoạt động (Operational MIS): Tập trung vào việc quản lý các hoạt động hàng ngày của tổ chức. ● Theo phạm vi sử dụng: Hệ thống thông tin quản lý toàn cầu (Enterprise-wide MIS): Được triển khai trên toàn bộ tổ chức để cung cấp thông tin và hỗ trợ quyết định cho các bộ phận và cấp quản lý khác nhau. Hệ thống thông tin quản lý chức năng (Functional MIS): Tập trung vào một chức năng cụ thể trong tổ chức, ví dụ như hệ thống tài chính, hệ thống nhân sự, hệ thống tiếp thị. ● Theo nguồn dữ liệu: Hệ thống thông tin quản lý nội bộ (Internal MIS): Sử dụng dữ liệu nội bộ thu thập từ các hoạt động và quy trình trong tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý bên ngoài (External MIS): Sử dụng dữ liệu từ nguồn bên ngoài tổ chức, như dữ liệu thị trường, dữ liệu khách hàng, dữ liệu về đối thủ cạnh tranh. ● Theo công nghệ: 9 Hệ thống thông tin quản lý truyền thống: Dựa trên việc sử dụng các công nghệ truyền thống như hồ sơ giấy, bảng tính Excel, hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ. Hệ thống thông tin quản lý dựa trên công nghệ thông tin: Sử dụng các công nghệ mới như hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống CRM (Customer Relationship Management), hệ thống Business Intelligence (BI) 1.