Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, công tác lưu trữ giữ vai trò bảo đảm thông tin phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ có độ chính xác cao, mang giá trị lịch sử, chính trị, pháp lý và thực tiễn, đồng thời là căn cứ quan trọng để bảo vệ chủ quyền và phục vụ các hoạt động kinh tế - xã hội. Hai nghiệp vụ cốt lõi trong công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.

Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Đà Nẵng, công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ đã được quan tâm chỉ đạo và đi vào nền nếp. Tuy nhiên, đơn vị vẫn đối mặt với một số tồn tại như: khối lượng tài liệu tích tụ lớn nhưng nhân sự lưu trữ còn thiếu, tài liệu trùng thừa chưa được thanh lọc triệt để, hệ thống quy chế nội bộ cần hoàn thiện và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tra tìm, phục vụ tài liệu còn hạn chế. Nhằm giải quyết các vấn đề thực tiễn này, đề tài “Nghiên cứu một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng” đã được thực hiện.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm:

  1. Mục đích nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng; làm rõ những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng bảo quản và hiệu quả khai thác tài liệu lưu trữ.
  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
    • Khảo sát tình hình tổ chức công tác bảo quản và tổ chức khai thác – sử dụng tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
    • Khảo sát, đánh giá thực tế công tác bảo quản và tổ chức khai thác – sử dụng tài liệu, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị.
  3. Đối tượng nghiên cứu: Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung, công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ nói riêng; thực tiễn và tình hình tổ chức thực hiện các nghiệp vụ này tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
  4. Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng (Tầng 1 Tòa nhà Trung tâm Hành chính, số 24 Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng).
    • Thời gian: Giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở lý luận chuyên ngành lưu trữ học và khung pháp lý hành chính nhà nước của Việt Nam:

  • Cơ sở lý luận và tài liệu chuyên ngành: Vận dụng các khái niệm, nguyên tắc, nội dung quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ từ Giáo trình Lưu trữ học đại cương (năm 2015).
  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và quy định áp dụng:
    • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội.
    • Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
    • Thông tư số 01/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về công tác lưu trữ.
    • Quyết định số 1032/QĐ-BNV năm 2020 của Bộ Nội vụ ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ.
    • Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
    • Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
    • Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ và Quyết định số 9262/QĐ-UBND ngày 23/12/2014 của UBND thành phố Đà Nẵng liên quan đến tổ chức Ban Tiếp công dân.
    • Quyết định số 95/QĐ-VP ngày 10/03/2021 của Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quy chế về quản lý kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp gồm:

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin: Đảm bảo cái nhìn khách quan, toàn diện trong việc nhìn nhận, đánh giá các hoạt động quản lý lưu trữ trong bối cảnh hành chính nhà nước.
  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Thu thập thông tin trực tiếp về tình hình kho tàng, trang thiết bị, nhân sự, quy trình quản lý và số lượt độc giả đến khai thác tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ thực tế tại cơ quan với các tiêu chuẩn, quy chuẩn định mức của Nhà nước (như Thông tư 09/2007/TT-BNV, Luật Lưu trữ 2011) để chỉ ra các điểm phù hợp và bất cập.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích các số liệu, tài liệu thu thập từ báo cáo nội bộ, sách báo chuyên ngành và quy định pháp luật để tổng hợp, đánh giá thực trạng và xây dựng các nhóm giải pháp cải thiện.

Nguồn dữ liệu sử dụng bao gồm các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, tài liệu lưu trữ hành chính của UBND và Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng, sổ sách thống kê lượt khai thác tài liệu qua các năm 2021, 2022, 2023 và hiện trạng cơ sở vật chất kho lưu trữ của đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận chuyên ngành về công tác lưu trữ và hai nghiệp vụ trọng tâm là bảo quản và khai thác:

  • Khái niệm và nguyên tắc: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước, bao gồm lý luận, pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Hoạt động lưu trữ tuân thủ các nguyên tắc: Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; thực hiện thống nhất theo pháp luật; và tài liệu được Nhà nước thống kê.
  • Đặc điểm và loại hình tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp khi không còn bản gốc) chứa đựng thông tin quá khứ. Tác giả phân loại thành ba nhóm cơ bản:
    1. Tài liệu hành chính: Phản ánh hoạt động lãnh đạo, quản lý của Đảng, Nhà nước và đoàn thể (Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị...).
    2. Tài liệu khoa học kỹ thuật: Phản ánh hoạt động nghiên cứu, thiết kế, bản vẽ, thuyết minh kỹ thuật, biểu đồ.
    3. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình: Tái hiện sự kiện bằng hình ảnh và âm thanh (âm bản, băng đĩa ghi âm, ghi hình).
  • Nghiệp vụ bảo quản: Bảo quản là việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Nội dung bảo quản bao gồm: nghiên cứu nguyên nhân gây hư hại, xây dựng kho tàng, trang bị kỹ thuật, tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho và thực hiện tu bổ, phục chế. Trách nhiệm bố trí kho bãi, thiết bị thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
  • Nghiệp vụ khai thác, sử dụng: Khai thác, sử dụng là quá trình cung cấp thông tin tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân. Các hình thức sử dụng gồm: đọc tại phòng đọc; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; trưng bày, triển lãm; giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng; trích dẫn trong công trình nghiên cứu; và cấp bản sao hoặc chứng thực lưu trữ. Việc sao chụp, mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ cơ quan phải tuân thủ thẩm quyền phê duyệt nghiêm ngặt.

Chương 2: Thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

Chương 2 tập trung phân tích bối cảnh tổ chức và thực tế triển khai các hoạt động bảo quản, khai thác tài liệu tại cơ quan:

  • Bộ máy tổ chức và quản lý lưu trữ: Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng đặt tại Tầng 1 Tòa nhà Trung tâm Hành chính (24 Trần Phú, Đà Nẵng), thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND và Chủ tịch UBND thành phố. Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị tham mưu trực tiếp; bộ phận lưu trữ chuyên trách chịu trách nhiệm thực hiện các quy trình kỹ thuật. Cơ quan áp dụng Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 95/QĐ-VP ngày 10/03/2021.
  • Hiện trạng kho tàng và cơ sở vật chất bảo quản:
    • Vị trí và quy mô: Kho lưu trữ đặt tại Tầng 1 của tòa nhà trung tâm hành chính, môi trường khô ráo, nền móng vững chắc. Chiều cao trần kho đạt 2,80m; sàn kho có tải trọng chịu lực từ 850 đến 1000 kg/m².
    • Bố trí lối đi: Lối đi giữa các hàng giá rộng 0,7m – 0,8m; lối đi chính rộng 1,2m – 1,5m; lối đi xung quanh rộng 0,8m – 1,2m.
    • Kết cấu xây dựng và thiết bị: Tường kho dày 2 lớp cách âm, cách nhiệt; cửa mở từ trong ra ngoài, không thiết kế cửa sổ (hoặc có rèm che màu sẫm). Hệ thống điện tách biệt 2 nguồn trong và ngoài kho; dây dẫn dùng cáp chì đi ngầm, ổ cắm có nắp đậy. Phòng cháy chữa cháy sử dụng bình khí CO2.
    • Môi trường kho: Trang bị 01 điều hòa nhiệt độ hoạt động liên tục 24/24 giờ cho mỗi phòng kho, duy trì nhiệt độ từ 18°C – 22°C và độ ẩm từ 45% – 55%.
  • Các tác nhân gây hại tài liệu tại đơn vị:
    • Vật mang tin và chất ghi tin: Sử dụng giấy công nghiệp chứa nhiều axit, dễ bị lão hóa; mực in máy fax dễ bay màu; mực viết tay có tính axit cao dễ bị ăn mòn giấy khi tiếp xúc nhiệt ẩm.
    • Khí hậu tự nhiên Đà Nẵng: Nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ trung bình năm 29°C (thấp nhất trung bình 22,7°C), độ ẩm trung bình năm 80% (đỉnh điểm đạt 90%). Độ ẩm và nhiệt độ cao kích thích phản ứng thủy phân cellulose, làm nhòe mực, bết dính giấy và tạo điều kiện cho nấm mốc, vi sinh vật, mối mọt, gián, chuột phát triển.
    • Yếu tố con người: Tài liệu chưa nộp lưu đúng thời hạn, công chức bận giải quyết công việc chuyên môn nên chưa chủ động lập hồ sơ hoàn chỉnh.
  • Thực trạng khai thác và phục vụ độc giả:
    • Thẩm quyền: Công chức Văn phòng UBND được khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành. Tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan chỉ được tiếp cận văn bản phát hành công khai của UBND và Văn phòng UBND. Các văn bản có bút phê của Thường trực Thành ủy, Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND hoặc văn bản mật/tuyệt mật bắt buộc phải có sự đồng ý của Chủ tịch UBND thành phố và Chánh Văn phòng.
    • Quy trình phục vụ: Khai thác tại phòng đọc thực hiện qua 3 bước (Viết phiếu -> Tiếp nhận, trình duyệt -> Giao nhận tài liệu); cấp bản sao lưu trữ thực hiện qua 4 bước (Hoàn thiện hồ sơ -> Tiếp nhận kiểm tra -> Thẩm định, phê duyệt -> Trả kết quả).
    • Số lượt khai thác tài liệu lưu trữ qua các năm (2021 - 2023):
Năm Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu
2021 175
2022 167
2023 210
  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Cơ sở vật chất được đầu tư khang trang; có quy chế quản lý kho rõ ràng; nhận thức của cán bộ được nâng cao qua các đợt sơ kết, tổng kết và kiểm tra định kỳ.
    • Hạn chế: Số lượng tài liệu tồn đọng, trùng thừa hết giá trị còn nhiều gây chiếm dụng diện tích; nhân lực lưu trữ còn mỏng; chỉ phục vụ trong giờ hành chính các ngày làm việc; việc số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu, cung cấp tài liệu từ xa chưa được triển khai mạnh mẽ.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

Dựa trên các tồn tại đã chỉ ra, Chương 3 đề xuất hệ thống các giải pháp đồng bộ:

  • Nhóm giải pháp chung:
    • Tăng cường tuyên truyền, nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ và nghĩa vụ lập hồ sơ công việc.
    • Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất, gắn kết quả thực hiện công tác lưu trữ với đánh giá thi đua, khen thưởng, kỷ luật của công chức, viên chức.
    • Tiếp tục đầu tư ngân sách để nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng bảo quản tài liệu.
  • Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản:
    • Xử lý tài liệu: Tổ chức phân loại, ưu tiên xử lý dứt điểm các khối tài liệu tồn đọng; xác định giá trị để loại hủy tài liệu trùng thừa, hết giá trị nhằm giải phóng diện tích kho.
    • Nhân sự: Bổ sung biên chế chuyên trách cho bộ phận lưu trữ; cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng kỹ thuật bảo quản.
    • Kỹ thuật kho: Sắp xếp tài liệu khoa học trên giá kệ, dán nhãn đầy đủ thông tin; kiểm soát chặt chẽ chế độ nhiệt độ - độ ẩm 24/24h; vệ sinh kho định kỳ; định kỳ kiểm định dụng cụ đo; chủ động phòng trừ mối mọt, nấm mốc và côn trùng gây hại.
    • Vật mang tin: Lựa chọn loại giấy và mực in đạt tiêu chuẩn chất lượng cao khi tạo lập văn bản hành chính để kéo dài tuổi thọ tự nhiên của tài liệu.
  • Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác khai thác, sử dụng:
    • Đổi mới, đa dạng hóa các hình thức phục vụ độc giả; nghiên cứu cơ chế hỗ trợ linh hoạt cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu thông tin chính đáng.
    • Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng phần mềm quản lý và cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ; tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ giấy có tần suất khai thác cao.
    • Triển khai dịch vụ cung cấp tài liệu điện tử từ xa và sử dụng bản sao điện tử để phục vụ khai thác, vừa rút ngắn thời gian tiếp cận thông tin, vừa hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp làm hư hỏng bản gốc tài liệu giấy.

Kết quả và đóng góp

Tác giả đã thu thập và hệ thống hóa các chỉ số kỹ thuật và số liệu thực tế về công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng:

  • Bộ thông số kỹ thuật kho lưu trữ hiện hành:
Hạng mục kỹ thuật Tiêu chuẩn / Thực tế tại Văn phòng UBND TP Đà Nẵng
Vị trí bố trí Tầng 1, Tòa nhà Trung tâm Hành chính (24 Trần Phú, Đà Nẵng)
Chiều cao kho 2,80 m (từ sàn đến trần)
Tải trọng sàn kho 850 – 1000 kg/m²
Khoảng cách lối đi Lối đi giữa các hàng giá: 0,7 – 0,8 m
Lối đi chính: 1,2 – 1,5 m
Lối đi xung quanh kho: 0,8 – 1,2 m
Chế độ nhiệt ẩm duy trì Nhiệt độ: 18°C – 22°C (điều hòa 24/24h)
Độ ẩm: 45% – 55%
Hệ thống điện & PCCC Dây bọc cáp chì đi ngầm, ổ cắm có nắp; PCCC dùng bình khí CO2
  • Thống kê hoạt động khai thác: Khảo sát cho thấy nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan duy trì ở mức ổn định và có xu hướng tăng vào năm 2023 (đạt 210 lượt, so với 175 lượt năm 2021 và 167 lượt năm 2022).
  • Đóng góp của đề tài:
    • Khóa luận cung cấp bức tranh chi tiết, chân thực về thực trạng cơ sở vật chất, quy trình quản lý và những khó khăn nội tại trong công tác lưu trữ tại cơ quan hành chính đầu não của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2020 - 2023.
    • Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với thực tiễn, phân định rõ giữa công tác bảo quản vật lý và công tác đổi mới khai thác qua số hóa, cung cấp căn cứ để Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng kiện toàn nghiệp vụ lưu trữ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Đề tài chỉ giới hạn khảo sát tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng trong khung thời gian từ năm 2020 đến năm 2023. Các số liệu khảo sát về lượt khai thác tập trung chủ yếu vào tài liệu lưu trữ hiện hành bằng giấy; chưa phân tích sâu khối lượng tài liệu lưu trữ chuyên ngành độc lập tại các sở, ban, ngành trực thuộc thành phố.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang quy trình tích hợp và kết nối dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử liên thông giữa Văn phòng UBND thành phố với Cổng Dịch vụ công quốc gia, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố và các cơ quan hành chính cấp quận/huyện; nghiên cứu giải pháp bảo mật nâng cao đối với tài liệu lưu trữ điện tử có mức độ mật trên môi trường mạng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành: Ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Luật học trong việc tìm hiểu mô hình tổ chức lưu trữ thực tế tại cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh.
  • Cán bộ, công chức phụ trách văn thư - lưu trữ: Tham khảo các tiêu chuẩn kỹ thuật thiết lập kho lưu trữ chuyên dụng, phương pháp kiểm soát nhiệt ẩm, quy trình xử lý phiếu yêu cầu khai thác 3 bước và quy trình cấp bản sao 4 bước.
  • Các cơ quan, đơn vị tương đương: Tham khảo mô hình quy chế quản lý kho lưu trữ theo Quyết định số 95/QĐ-VP và các giải pháp giải quyết tình trạng tồn đọng tài liệu trùng thừa.

Câu hỏi thường gặp

1. Kho lưu trữ của Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng có những tiêu chuẩn kỹ thuật và chế độ môi trường nào?
Kho lưu trữ được bố trí tại Tầng 1 Tòa nhà Trung tâm Hành chính (24 Trần Phú, quận Hải Châu, Đà Nẵng). Kho có chiều cao 2,80m, sàn chịu tải 850 - 1000 kg/m²; lối đi giữa các giá rộng 0,7 - 0,8m, lối đi chính rộng 1,2 - 1,5m. Mỗi phòng trang bị 1 điều hòa hoạt động liên tục 24/24h, duy trì nhiệt độ từ 18°C – 22°C và độ ẩm 45% – 55%. Dây điện bọc cáp chì đi ngầm và thiết bị chữa cháy chuyên dụng là bình khí CO2.

2. Số lượt khai thác tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2021 - 2023 là bao nhiêu?
Theo thống kê trong khóa luận, số lượt khai thác tài liệu tại đơn vị qua 3 năm gồm: năm 2021 có 175 lượt; năm 2022 có 167 lượt; năm 2023 có 210 lượt.

3. Đối tượng nào được phép khai thác tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng và yêu cầu thủ tục gồm những gì?
Công chức thuộc Văn phòng UBND thành phố được khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành (yêu cầu có Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ). Các tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan chỉ được khai thác văn bản phát hành của UBND và Văn phòng UBND (yêu cầu có Đơn xin khai thác kèm CMND/CCCD/Hộ chiếu; trường hợp phục vụ công tác phải có văn bản đề nghị kèm Giấy giới thiệu).

4. Thẩm quyền cho phép khai thác đối với các tài liệu có bút phê của Lãnh đạo hoặc tài liệu mật được quy định như thế nào?
Đối với văn bản có bút phê của Lãnh đạo Thành ủy, HĐND, UBND thành phố hoặc các loại tài liệu mật, tuyệt mật, tài liệu hạn chế phổ biến, công chức hoặc độc giả chỉ được phép khai thác khi có sự phê duyệt đồng ý của Chủ tịch UBND thành phố và Chánh Văn phòng UBND thành phố.

5. Những nguyên nhân tự nhiên nào tại Đà Nẵng ảnh hưởng nhiều nhất đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ giấy?
Đà Nẵng có khí hậu nhiệt đới gió mùa với nhiệt độ trung bình năm 29°C và độ ẩm trung bình năm 80% (đỉnh điểm lên đến 90%). Nhiệt độ và độ ẩm cao gây phản ứng axit hóa làm giòn và ố vàng giấy, làm nhòe mực in/viết, gây bết dính tài liệu và tạo môi trường thuận lợi cho nấm mốc, mối mọt, gián, chuột phát triển phá hoại tài liệu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã làm rõ cơ sở lý luận chuyên ngành và phản ánh toàn diện thực trạng công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2020 - 2023. Tác giả đã chỉ ra các ưu điểm về cơ sở vật chất kho tàng đạt chuẩn, đồng thời thẳng thắn đánh giá các tồn tại về nhân sự, tài liệu trùng thừa và hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin. Hệ thống các giải pháp đề xuất mang tính đồng bộ và thiết thực, tập trung vào việc thanh lọc tài liệu tồn đọng, kiểm soát kỹ thuật kho và đẩy mạnh số hóa, cung cấp tài liệu điện tử từ xa nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính của cơ quan.