Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 6 Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 7 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.
Khái niệm công tác văn thƣ Văn bản là phương tiện được các cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệm công tác văn thư theo những cách sau: Theo Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư thì công tác văn thư được hiểu là “ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”. Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư năm 2016, của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Giao thông vận tải định nghĩa rằng “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân”.
[4,7] Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thể hiện cao hơn. Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành. Theo Giáo trình lý luận công tác văn thư năm 2005, của PGS. Vương Đình Quyền, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội định nghĩa rằng “ Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm 8 đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức” [4,8] Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên, ta có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.
Vị trí Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Yêu cầu Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: * Nhanh chóng 9 Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. * Chính xác Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải: Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm bảo về mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không có giá trị pháp lý cao.
Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật: Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận văn bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản.
10 * Bí mật Là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn. * Hiện đại Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. Mục đích, ý nghĩa Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm 11 tốt công tác lưu trữ. Nội dung của công tác văn thƣ Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn thư.
Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây: 1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản Ta có thể hiểu văn bản là: Một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá.); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Bởi vậy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là vô cùng quan trọng.
Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư. Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau: Bước 1. Chuẩn bị soạn thảo văn bản Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: 12 Thứ nhất xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thứ hai thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Thứ ba soạn thảo văn bản; Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.