Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống di sản văn hóa dân tộc, tài liệu lưu trữ giữ vai trò là bằng chứng lịch sử và nguồn thông tin phục vụ hoạt động thực tiễn cũng như nghiên cứu khoa học. Bên cạnh khối tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội, tài liệu có xuất xứ cá nhân, gia đình, dòng họ là một bộ phận cấu thành của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối tài liệu này phản ánh chân thực đời sống sinh hoạt, quá trình lao động, sáng tạo và những đóng góp của các cá nhân tiêu biểu đối với tiến trình phát triển của đất nước.

Tuy nhiên, do thuộc quyền sở hữu tư nhân và chịu sự chi phối của Luật Bản quyền, phần lớn tài liệu cá nhân hiện nay vẫn đang được lưu giữ phân tán tại các gia đình, dòng họ. Thực trạng này tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, mất mát và thất lạc do điều kiện bảo quản tại gia không đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật lưu trữ. Trong khi đó, việc thu thập, quản lý tài liệu cá nhân vào các kho lưu trữ lịch sử nhà nước còn gặp nhiều khó khăn do tính chất tự nguyện của chủ sở hữu.

Khóa luận tốt nghiệp "Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" của sinh viên Phí Thị Thắm (chuyên ngành Lưu trữ học, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Văn Quang) tập trung khảo sát toàn diện hoạt động sưu tầm tài liệu cá nhân tại đơn vị lưu trữ cấp quốc gia.

Mục tiêu nghiên cứu:

  • Làm rõ cơ sở khoa học (lý luận, pháp lý và thực tiễn) về công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân.
  • Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giai đoạn từ năm 2018 đến 2022.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại đơn vị trong giai đoạn tiếp theo.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn liên quan đến công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.
  2. Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
  3. Khảo sát thực trạng triển khai công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qua các khâu: xác định nguồn, phân loại thành phần - nội dung, thủ tục - quy trình, phương pháp thực hiện và chế độ chính sách đãi ngộ.
  4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế, xác định nguyên nhân và đề xuất các nhóm giải pháp nâng cao chất lượng sưu tầm tài liệu cá nhân.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác sưu tầm tài liệu có xuất xứ cá nhân.
  • Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát thực tế nghiệp vụ sưu tầm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Hà Nội).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống khái niệm, căn cứ pháp lý và phương pháp luận chuyên ngành Lưu trữ học để giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu:

Khung lý thuyết và khái niệm chuyên ngành:

  • Khái niệm tài liệu và tài liệu lưu trữ: Trích dẫn theo quy định tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Từ điển Tiếng Việt (2008, 2011) và Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam (1992).
  • Khái niệm phông lưu trữ cá nhân và tài liệu xuất xứ cá nhân: Vận dụng định nghĩa từ giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016; NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990) và tài liệu Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô (Phòng Chế độ nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch, 1967).
  • Khái niệm sưu tầm tài liệu: Hoạt động tìm kiếm, thu thập có hệ thống các tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để đưa vào lưu giữ.

Khung pháp lý điều chỉnh:

  • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đặc biệt là Điều 2, Điều 3, Điều 4 về quyền sở hữu tư nhân đối với tài liệu, và Điều 5 về thành phần tài liệu cá nhân).
  • Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
  • Quy chế số 278/QC-VTLTNN ngày 16/04/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Sưu tầm tài liệu lưu trữ.
  • Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/05/2009 về Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
  • Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp điều tra khảo sát: Thu thập số liệu thực tế về hồ sơ, nhân sự, danh mục phông tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Trao đổi trực tiếp với Ban Giám đốc, cán bộ chuyên trách thuộc Phòng Thu thập và Chỉnh lý để ghi nhận thông tin quy trình và phương pháp nghiệp vụ.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tư liệu: Hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo chuyên môn, kỷ yếu hội thảo và công trình nghiên cứu đi trước.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu đặc thù quản lý giữa khối tài liệu hành chính công vụ và khối tài liệu có xuất xứ cá nhân.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp thu thập từ các hồ sơ khảo sát, biên bản giao nhận tài liệu, mục lục phông cá nhân lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; dữ liệu thứ cấp từ các xuất bản phẩm chuyên ngành và văn bản quy phạm pháp luật lưu trữ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận, căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn đối với tài liệu xuất xứ cá nhân:

  • Đặc điểm của tài liệu cá nhân:

    • Đặc điểm sở hữu: Thuộc quyền sở hữu tư nhân của cá nhân hoặc thân nhân (bao gồm quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạt theo thỏa thuận hoặc bán, hiến tặng, ký gửi).
    • Đặc điểm hình thức: Không bị ràng buộc bởi thể thức văn bản quản lý nhà nước; đa dạng về vật mang tin (giấy viết tay, giấy in, sổ tay, ảnh, băng âm thanh, phim nhựa) và kích thước (giấy ô ly, A4, giấy dó, lịch bàn).
    • Đặc điểm nội dung: Phản ánh chân thực tiểu sử, đời sống riêng tư, tình cảm cá nhân; ghi nhận hoạt động lao động, sáng tác, nghiên cứu và sự cống hiến của cá nhân đối với xã hội.

  • Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân:

    1. Nguồn sử liệu trực tiếp để nghiên cứu tiểu sử, thân thế và sự nghiệp của các nhân vật lịch sử.
    2. Phương tiện gìn giữ bản sắc văn hóa dân tộc và giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ.
    3. Cung cấp tư liệu bổ sung, đối chứng để nghiên cứu lịch sử chuyên ngành, lĩnh vực và lịch sử quốc gia.
    4. Căn cứ pháp lý, lịch sử phục vụ giải quyết chế độ, chính sách và quyền lợi hợp pháp cho cá nhân, gia đình có công.

  • Khối lượng và thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Trung tâm đang quản lý 127 phông và bộ sưu tập tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu cùng 4 gia phả dòng họ lớn (họ Chu Văn, họ Đỗ, họ Phan, họ Tạ).

Lĩnh vực hoạt động Danh sách cá nhân tiêu biểu có phông tài liệu tại đơn vị
Khoa học tự nhiên GS. Tạ Quang Bửu, GS. Hoàng Tụy, TS. Lã Thị Bưởi, TS. Võ Hồng Anh
Hoạt động chính trị Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh, Nhà hoạt động chính trị Tôn Quang Phiệt
Thơ ca Nhà thơ Huy Cận, Xuân Diệu, Tế Hanh, Lưu Trọng Lư, Xuân Quỳnh, Anh Thơ, Chính Hữu
Sử học GS. Đào Duy Anh, Nhà nghiên cứu Hoàng Đình Phu, GS.TS. Phạm Huy Thông
Văn học Nhà phê bình Hoài Thanh, Nhà văn Đặng Thai Mai, Tô Hoài, Sơn Tùng, Nguyễn Minh Châu
Âm nhạc Nhạc sĩ Văn Cao, Nguyễn Xuân Khoát, Phong Nhã, Doãn Nho
Hội họa & Nhiếp ảnh Họa sĩ Bùi Trang Chước, Họa sĩ Ngọc Linh, Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản

Chương 2: Thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 2 phân tích chi tiết tình hình triển khai thực tế công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại đơn vị:

  • Tổ chức bộ máy và nhân sự:
    • Theo Quyết định số 06/QĐ-BNV (áp dụng từ tháng 3/2020), Trung tâm tinh gọn từ 10 phòng ban thành 5 phòng chức năng; nhiệm vụ sưu tầm tài liệu cá nhân được giao cho Phòng Thu thập và Chỉnh lý.
    • Đội ngũ nhân sự chuyên trách gồm 03 cán bộ. Toàn bộ nhân sự đều có trình độ đại học trở lên (01 cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng từ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; 02 cán bộ đào tạo ngành khác được bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ). Về độ tuổi, có 02 người dưới 40 tuổi và 01 người trên 40 tuổi.
Số lượng cán bộ chuyên trách Trình độ Cao đẳng Trình độ Đại học Trình độ Thạc sĩ Độ tuổi dưới 40 Độ tuổi trên 40
03 0 03 0 02 01

  • Xác định nguồn sưu tầm tài liệu:

    1. Danh mục cá nhân đạt Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước (1996–2017): Nguồn trọng tâm với hơn 600 cá nhân tiêu biểu được lựa chọn lập danh sách khảo sát hàng năm.
    2. Cá nhân đạt giải thưởng quốc tế: Điển hình như TS. Võ Hồng Anh (Giải thưởng Kovalevskaia năm 1988).
    3. Văn nghệ sĩ, trí thức, nhà khoa học, nhân chứng lịch sử: Các tác giả văn học miền Trung (Tô Nhuận Vỹ, Hồng Nhu, Thanh Hải), các nhân chứng lịch sử trực tiếp tham gia sự kiện lớn (Đại tá Hoàng Đăng Vinh, Đại tá Nguyễn Công Dinh, Trung tướng Đồng Sĩ Nguyên) phục vụ thu thập "lưu trữ truyền khẩu" qua ghi âm, ghi hình.
    4. Tài liệu cá nhân người Việt Nam tại nước ngoài: Khai thác dấu vết tư liệu tại Pháp, Nga, Trung Quốc, Hoa Kỳ.

  • Thành phần và loại hình tài liệu thu thập:

    • Tài liệu giấy: Nhóm tài liệu tiểu sử (hộ chiếu, lý lịch, thẻ, sổ công tác, thư từ riêng như 500 bức thư tay của vợ chồng nhà văn Vũ Tú Nam - nhà báo Nguyễn Thanh Hương, 114 bức thư của nhà thơ Xuân Quỳnh); nhóm tài liệu nghiên cứu - sáng tác (bản thảo viết tay các công trình của GS. Đào Duy Anh, 112 phác thảo mẫu Quốc huy của Họa sĩ Bùi Trang Chước); nhóm tài liệu viết về cá nhân (hơn 100 bài viết về GS.VS. Nguyễn Khánh Toàn); nhóm tư liệu do cá nhân sưu tầm và kỷ vật đặc biệt (lá bàng Hỏa Lò của nhà cách mạng Lê Tất Đắc).
    • Tài liệu nghe - nhìn: Hơn 2.000 phim ảnh lịch sử giai đoạn 1938–1974 của Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản.

  • Quy trình nghiệp vụ 8 bước sưu tầm tài liệu cá nhân:

    • Bước 1: Lập kế hoạch khảo sát, sưu tầm tài liệu cá nhân vào quý IV hàng năm trình lãnh đạo phê duyệt.
    • Bước 2: Lựa chọn đối tượng và lập danh sách cá nhân cần khảo sát.
    • Bước 3: Tiếp cận, khảo sát thực tế và đặt vấn đề với gia đình/chủ sở hữu tài liệu; lập Hồ sơ khảo sát.
    • Bước 4: Thống nhất với cá nhân về việc chuẩn bị tài liệu, danh mục và hình thức tiếp nhận (hiến tặng, ký gửi hoặc sao chép).
    • Bước 5: Tổ chức lễ tiếp nhận chính thức, vận chuyển tài liệu và lập Biên bản giao nhận (lập 05 bản: bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 04 bản).
    • Bước 6: Chỉnh lý khoa học tài liệu (phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ và xây dựng mục lục phông).
    • Bước 7: Chuẩn bị kho tàng, giá kệ, hộp cặp chuyên dụng và bố trí vị trí bảo quản an toàn.
    • Bước 8: Lập và lưu trữ hồ sơ công việc về thu thập, chỉnh lý phông tài liệu.

  • Phương pháp sưu tầm và chính sách đãi ngộ:

    • Phương pháp thực hiện: Vận động, thuyết phục trực tiếp; số hóa sao chụp tài liệu tại chỗ khi chủ sở hữu không muốn chuyển giao bản gốc; phỏng vấn ghi âm - ghi hình nhân chứng; tổ chức hội thảo, triển lãm trưng bày để kết nối; thông tin trên các phương tiện truyền thông; mua bán tài liệu bằng ngân sách theo thỏa thuận.
    • Chế độ, chính sách đãi ngộ: Chi trả kinh phí bồi dưỡng sưu tầm; tổ chức thăm hỏi, tặng quà nhân dịp lễ tết và kỷ niệm ngày sinh văn nghệ sĩ (như kỷ niệm 106 năm ngày sinh Họa sĩ Bùi Trang Chước); trao tặng "Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ" (ngày 20/04/2021 trao tặng cho 12 cá nhân, thân nhân tiêu biểu); vinh danh trên cổng thông tin điện tử; tổ chức triển lãm chuyên đề (triển lãm "Quốc kỳ, quốc ca, quốc huy: Biểu tượng tự hào dân tộc Việt Nam" ngày 01/09/2020); ưu tiên quyền khai thác miễn phí tại phòng đọc.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 3 tổng kết đánh giá thực trạng và đưa ra hệ thống kiến nghị:

  • Nhận xét và nguyên nhân hạn chế:

    • Hạn chế: Số lượng tài liệu sưu tầm chưa tương xứng với tiềm năng tài liệu lưu giữ trong nhân dân; nhiều cá nhân chỉ đồng ý cho sao chụp, chưa bàn giao bản gốc; kinh phí dành cho mua bán, hỗ trợ tài liệu cá nhân còn hạn hẹp; công tác thông tin, tuyên truyền về giá trị lưu trữ tư nhân chưa thực sự sâu rộng.
    • Nguyên nhân: Rào cản tâm lý giữ gìn kỷ vật gia đình của thân nhân; thiếu cơ chế định giá tài liệu cá nhân trên thị trường; định biên nhân sự chuyên trách sưu tầm còn mỏng (03 người).

  • Hệ thống giải pháp đề xuất:

    • Nhóm giải pháp về quản lý: Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ sưu tầm tài liệu cá nhân; bố trí tăng nguồn ngân sách chi trả bồi dưỡng, mua sắm tài liệu; kiện toàn tổ chức, bổ sung biên chế được đào tạo chuyên sâu về lưu trữ học cho Phòng Thu thập và Chỉnh lý.
    • Nhóm giải pháp về nghiệp vụ: Tăng cường khảo sát, mở rộng danh mục nguồn sưu tầm (nhất là tài liệu cá nhân người Việt ở nước ngoài và tài liệu số); hiện đại hóa trang thiết bị số hóa lưu động để phục vụ sao chụp tài liệu tại gia; đa dạng hóa hình thức tuyên truyền, tổ chức sự kiện tri ân và triển lãm chuyên đề để nâng cao nhận thức cộng đồng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu chính:

    • Hệ thống hóa toàn diện khối lượng 127 phông, bộ sưu tập tài liệu cá nhân tiêu biểu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cùng các thông số định lượng cụ thể (GS. Đặng Thai Mai với 1.316 đơn vị bảo quản ~ 7,7 mét; GS.VS. Nguyễn Khánh Toàn với 943 đơn vị bảo quản ~ 5 mét; GS.VS. Phạm Huy Thông với 1.344 đơn vị bảo quản; Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản với trên 2.000 tấm phim ảnh).
    • Phân tích chi tiết quy trình 8 bước sưu tầm tài liệu cá nhân và cơ cấu nhân sự thực tế gồm 03 cán bộ tại Phòng Thu thập và Chỉnh lý sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2020.
    • Tổng hợp đầy đủ các hình thức tiếp nhận, phương pháp vận động và 7 nhóm chế độ chính sách đãi ngộ cụ thể đang được đơn vị áp dụng.

  • Đóng góp của khóa luận:

    • Khóa luận là công trình khảo sát chuyên biệt đầu tiên tập trung trực tiếp vào nghiệp vụ sưu tầm tài liệu xuất xứ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (kế thừa và phát triển từ các đề tài nghiên cứu trước đây vốn chỉ tập trung vào khâu quản lý, chỉnh lý hoặc nghiên cứu từng phông đơn lẻ).
    • Đưa ra bức tranh thực tế về sự chuyển dịch cơ cấu tổ chức bộ máy và những khó khăn mang tính đặc thù trong việc tiếp cận tài liệu thuộc sở hữu tư nhân tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:

    • Phạm vi khảo sát thực tế giới hạn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chưa có điều kiện so sánh đối chiếu số liệu và quy trình nghiệp vụ với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia khác (I, II, IV) hoặc các trung tâm lưu trữ tư nhân ngoài công lập (như Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam).
    • Chưa phân tích sâu về cơ chế hạch toán, định giá tài chính đối với các trường hợp mua bán, đấu giá tài liệu lưu trữ cá nhân quý hiếm do thiếu số liệu giao dịch công khai.

  • Hướng nghiên cứu tiếp:

    • Mở rộng nghiên cứu quy trình số hóa và quản lý tài liệu cá nhân dưới dạng dữ liệu điện tử (Personal Digital Archiving).
    • Nghiên cứu xây dựng cơ chế phối hợp công - tư giữa các lưu trữ lịch sử quốc gia với các tổ chức lưu trữ tư nhân trong công tác bảo tồn di sản tài liệu cá nhân.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:

    • Sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ học, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng tham khảo phương pháp khảo sát thực tế và khung lý thuyết về phông lưu trữ cá nhân.
    • Cán bộ làm công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương.
    • Các nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa cần tìm hiểu thành phần, số lượng và giá trị tra cứu của các phông tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

  • Nội dung có giá trị sử dụng cao:

    • Sơ đồ hóa quy trình 8 bước trong nghiệp vụ khảo sát, tiếp nhận và hoàn thiện hồ sơ sưu tầm tài liệu cá nhân.
    • Danh mục các phông tài liệu cá nhân tiêu biểu cùng các trường hợp tiếp nhận thực tế phục vụ công tác tra cứu sử liệu.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân chủ yếu nhất tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được xác định từ đâu? Nguồn trọng tâm và chủ yếu nhất là Danh mục các cá nhân được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước về khoa học công nghệ, văn học nghệ thuật từ năm 1996 đến năm 2017 theo Quyết định của Chủ tịch nước (với hơn 600 cá nhân tiêu biểu để lựa chọn lập danh sách khảo sát hàng năm).

2. Quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân tại đơn vị gồm những bước nào? Quy trình gồm 8 bước: (1) Lập kế hoạch khảo sát, sưu tầm vào quý IV hàng năm; (2) Lựa chọn, lập danh sách cá nhân cần khảo sát; (3) Tiếp cận, khảo sát và đặt vấn đề với chủ sở hữu; (4) Thống nhất danh mục và hình thức hiến tặng/ký gửi; (5) Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận (05 bản); (6) Chỉnh lý khoa học tài liệu; (7) Chuẩn bị kho tàng, giá hộp bảo quản; (8) Lập và lưu hồ sơ thu thập, chỉnh lý.

3. Đội ngũ nhân sự trực tiếp làm công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Phòng Thu thập và Chỉnh lý có cơ cấu như thế nào? Đội ngũ gồm 03 cán bộ chuyên trách, 100% có trình độ Đại học (trong đó 01 người đúng chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 02 người tốt nghiệp ngành khác được bồi dưỡng chứng chỉ nghiệp vụ lưu trữ); về độ tuổi có 02 cán bộ dưới 40 tuổi và 01 cán bộ trên 40 tuổi.

4. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện những chính sách đãi ngộ nào để khuyến khích cá nhân hiến tặng tài liệu? Trung tâm áp dụng các chính sách: chi trả kinh phí sưu tầm theo quy định; thăm hỏi tặng quà dịp lễ tết và kỷ niệm ngày sinh văn nghệ sĩ; đề nghị trao tặng "Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ"; đăng bài vinh danh trên cổng thông tin; tổ chức triển lãm tài liệu - kỷ vật; ưu tiên sử dụng tài liệu miễn phí tại phòng đọc; bảo quản an toàn và chỉnh lý khoa học khối tài liệu.

5. Điểm khác biệt căn bản giữa công tác thu thập tài liệu cơ quan và sưu tầm tài liệu cá nhân là gì? Thu thập tài liệu cơ quan là hoạt động giao nộp bắt buộc theo Danh mục nguồn nộp lưu quy định của pháp luật lưu trữ nhà nước. Ngược lại, sưu tầm tài liệu cá nhân áp dụng đối với tài liệu thuộc quyền sở hữu tư nhân, không mang tính bắt buộc pháp lý mà hoàn toàn dựa trên sự tự nguyện hiến tặng, ký gửi hoặc mua bán theo thỏa thuận.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phí Thị Thắm đã giải quyết trọn vẹn các mục tiêu nghiên cứu thông qua việc hệ thống hóa cơ sở khoa học và khảo sát thực tiễn công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Công trình làm nổi bật tính đặc thù của khối tài liệu thuộc sở hữu tư nhân, phân tích tường minh quy trình nghiệp vụ 8 bước và thực trạng quản lý 127 phông tài liệu cá nhân có giá trị lịch sử cao. Các nhóm giải pháp về quản lý và nghiệp vụ được đề xuất bám sát điều kiện thực tế, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác bổ sung tài liệu tại các trung tâm lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay.