Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. Ch°¢ng 1 tác gi¿ khái quát c¢ sở khoa hãc về công tác s°u tÃm tài liệu cá nhân. Đi sâu nghiên cāu c¢ sở lý luận về công tác s°u tÃm tài liệu cá nhân; phân tích hệ thống c¢ sở pháp lý về công tác s°u tÃm tài liệu cá nhân và c¢ sở thực tiền về khối l°ợng, thành phÃn tài liệu cá nhân tại Trung tâm L°u trā quốc gia III; đặc điểm; giá trá tài liệu l°u trā cá nhân. Qua đó là tiền đề để nghiên cāu thực trạng công tác s°u tÃm tài liệu cá nhân tại Trung tâm L°u trā Quốc gia III.
Chương 2: Thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Từ c¢ sở khoa hãc về công tác s°u tÃm tài liệu cá nhân, tác gi¿ vận dụng kh¿o sát, nghiên cāu thác trạng công tác s°u tÃm tài liệu cá nhân tại Trung tâm L°u trā Quốc gia III. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Từ nhāng kết qu¿ nghiên cāu ở trên, tại ch°¢ng 3 tác gi¿ đánh giá khách quan nhāng °u điểm và hạn chế trong công tác s°u tÃm tài liệu tại Trung tâm L°u trā Quốc gia III và đề ra các nhóm gi¿i pháp nhằm nâng cao hiệu qu¿ thực công tác này.
6 PHÄN NàI DUNG CH¯¡NG 1. C¡ Sâ KHOA HàC VÀ CÔNG TÁC S¯U TÄM TÀI LIàU CÁ NHÂN 1. C¢ sã lý lu¿n vÁ s°u tÅm tài liáu cá nhân 1. Khái niệm tài liệu Có rÁt nhiều cách đánh nghĩa liên quan đến <tài liệu= khác nhau cụ thể: Theo TS.
Nguyễn C¿nh Đ°¢ng thì:<Tài liệu là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin=. Theo cuốn từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng nm 2008:< Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì=. Theo Luật L°u trā số 01/2011/QH13 thì<Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân=.Tài liệu bao gồm vn b¿n, dự án, b¿n vẽ thiết kế, b¿n đồ, công trình nghiên cāu, sổ sách, biểu thống kê; âm b¿n, d°¢ng b¿n phim, ¿nh, vi phim; bng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tÿ; b¿n th¿o tác phẩm vn hãc, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; Án phẩm và vật mang tin khác. Khái niệm tài liệu l°u trữ Theo Kho¿n 3, Điều 2, Luật L°u trā nm 2011:<Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ=.
Tài liệu l°u trā bao gồm b¿n gốc, b¿n chính; trong tr°ờng hợp không còn b¿n gốc, b¿n chính thì đ°ợc thay thế bằng b¿n sao hợp pháp. Trong cuốn Từ điển Thuật ngā L°u trā Việt Nam 1992 :<Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác, sử dụng cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa , khoa học, lịch sử. 7 Đánh nghĩa đ°ợc quy đánh trong Luật L°u trā Pháp nm 1979:< Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào=. Khái niệm phông l°u trữ cá nhân, tài liệu cá nhân Theo cuốn: <Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô= do Phòng chế độ nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định nghĩa <Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình lịch sử được tích lũy nên trong hoạt động sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc=.
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác l°u trā, Tr°ờng Đại hãc Nội Vụ Hà Nội (2016) đ°ợc đánh nghĩa là <Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định=.[4,131] Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác l°u trā, Nhà xuÁt b¿n Đại hãc và giáo dục chuyên nghiệp, nm 1990 <Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định=. <Tài liệu lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các cá nhân tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội=.
Cụm từ <Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ= đ°ợc xuÁt hiện lÃn đÃu tiên trong Pháp lệnh B¿o vệ tài liệu l°u trā Quốc gia nm 1982. Đến nm 1992, trong từ điển L°u trā Việt Nam do Cục L°u trā nhà n°ớc xuÁt b¿n, đã đánh nghĩa:<Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người=. 8 Tại cuốn Hội th¿o quốc tế Tổ chāc và phát huy giá trá tài liệu l°u trā nhân dân cÿa tác gi¿ Vũ Thá Phụng có đ°a ra khái niệm về tài liệu l°u trā nhân dân :<Tài liệu lưu trữ nhân dân (Private archives) là từ để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là tổ chức tư nhân). được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ chức.
Đây là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước (hay nói cách khác là khu vực thuộc sở hữu phi nhà nước). Những tài liệu này rất phong phú và đa dạng, hiện đang được lưu giữ trong nhân dân (cá nhân, gia đình , dòng họ và các tổ chức cộng đồng).=[15;17] Tài liệu cá nhân hay còn gãi là tài liệu có xuÁt xā cá nhân có thể hiểu là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cÿa riêng cÿa từng ng°ời, chúng mang thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân, có giá trá và đ°ợc các chÿ sở hāu tài liệu lựa chãn để l°u trā, phục vụ các nhu cÃu cÿa chÿ sở hāu tài liệu. Khái niệm s°u tầm tài liệu Theo cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, nm 2011 < Sưu tầm là tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống=. Ví dụ: S°u tÃm tài liệu, s°u tÃm tem S°u tÃm tài liệu là việc tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống các tài liệu có giá trá để đ°a vào l°u giā.
C¢ sã pháp lý Hiện nay, các c¢ quan nhà n°ớc có thẩm quyền đã ban hành một số vn b¿n trong đó có quy đánh về qu¿n lý tài liệu cÿa cá nhân, cụ thể nh° sau: 1. Luật l°u trā đ°ợc quốc hội thông qua nm 2011. Đây là vn b¿n có hiệu lực cao nhÁt về Công tác l°u trā; 2. Nghá đánh 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 cÿa Chính Phÿ quy đánh 9 chi tiết một số điều cÿa Luật L°u trā nm 2011; 3.
Quy chế 278/QC- VTLTNN ngày 16 tháng 4 nm 2010 cÿa Cục Vn th° và L°u trā nhà n°ớc về việc S°u tÃm tài liệu l°u trā. Các văn bản trên đã đề cập đến các nội dung như sau: - Tài liệu l°u trā cÿa cá nhân có giá trá phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cāu khoa hãc, lách sÿ đối với quốc gia, xã hội đ°ợc coi là một trong nhāng thành phÃn tài liệu trong Phông l°u trā quốc gia Việt Nam. Cụ thể tại Điều 3, Luật l°u trā nm 2011 Nhà n°ớc thống nhÁt qu¿n lý Phông l°u trā Quốc gia Việt Nam và điều đó có nghĩa là tài liệu l°u trā cÿa cá nhân cũng đ°ợc Nhà n°ớc thống nhÁt qu¿n lý. - Tại Điều 4, Luật L°u trā Nhà n°ớc thừa nhận quyền sở hāu đối với tài liệu l°u trā cÿa cá nhân.
Đây là lÃn đÃu tiên quyền sở hāu đối với tài liệu l°u trā cÿa cá nhân đ°ợc Nhà n°ớc thừa nhận. Điều này có nghĩa rÁt quan trãng vì có quyền sở hāu là cá nhân không chß có quyền chiếm hāu mà còn có quyền sÿ dụng (hoặc cho ng°ời khác sÿ dụng theo thỏa thuận) và đánh đoạt (bán, tặng cho, trao đổi, ký gÿi) tài liệu l°u trā cÿa mình. Đây đ°ợc coi là một b°ớc chuyển biến quan trãng trong việc quy đánh về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng hã. - Thành phÃn tài liệu riêng cÿa cá nhân đ°ợc quy đánh tại Điều 5 Luật Luu trā, tài liệu cá nhân bao gồm: Gia ph¿, tộc ph¿, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sÿ; B¿n th¿o viết tay, b¿n in có bút tích, công trình nghiên cāu khoa hãc, sáng tác, th° từ trao đổi; Tài liệu cÿa cá nhân về hoạt động chính trá - xã hội; Công trình, bài viết về cá nhân; Àn phẩm, tài liệu do cá nhân s°u tÃm đ°ợc.
Tài liệu phim, ¿nh, ghi âm, ghi hình cÿa cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc s°u tÃm đ°ợc. 10 Việc xác đánh rõ thành phÃn tài liệu cÿa cá nhân có ý nghĩa quan trãng trong việc xác đánh đâu là tài liệu thuộc sở hāu công và đâu là tài liệu thuộc sở hāu riêng cÿa cá nhân, đặc biệt trong tr°ờng hợp cá nhân là ng°ời đāng đÃu c¢ quan, tổ chāc. - Tài liệu riêng cÿa cá nhân nếu có giá trá đối với quốc gia và xã hội đ°ợc Nhà n°ớc đng ký và giúp đỡ trong việc b¿o qu¿n. Cụ thể là: Cá nhân hoặc đại diện cÿa cá nhân có tài liệu có thể đến L°u trā lách sÿ, n¢i gÃn nhÁt để đng ký.
- Nhà n°ớc khuyến khích cá nhân hiến tặng tài liệu riêng cÿa mình cho Nhà n°ớc. Cụ thể là: Tài liệu riêng cÿa cá nhân đã hiến tặng cho L°u trā Lách sÿ thì thuộc sở hāu nhà n°ớc; Cá nhân đã tặng tài liệu đ°ợc °u tiên sÿ dụng tài liệu đó và đ°ợc Nhà n°ớc khen th°ởng theo quy đánh cÿa pháp luật.