Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KHỐI TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 1. Khái quát về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng 1. Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu công trình xây dựng Tài liệu công trình xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù, xung quanh khái niệm “tài liệu công trình xây dựng” có nhiều ý kiến, định nghĩa được nêu ra. Việc nắm rõ khái niệm, đặc điểm, giá trị của tài liệu công trình xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận một cách tổng quát về khối tài liệu này.
Khái niệm Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam phát hành năm 2011 có định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản”. Từ khái niệm này và các tài liệu tham khảo liên quan, chúng tôi thấy cần cụ thể như sau: Tài liệu xây dựng: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công, quản lý dự án đầu tư xây dựng; lựa chọn nhà thầu và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình. Tài liệu lưu trữ công trình xây dựng: Là những tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ. LUAN VAN CHAT LUONG download :13add luanvanchat@agmail.com Hồ sơ hoàn thành công trình: Là tập hợp các tài liệu liên quan tới quá trình đầu tư, xây dựng công trình gồm: Chủ trương đầu tư, dự án đầu tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình, báo cáo khảo sát xây dựng, hồ sơ thiết kế xây dựng công trình, hồ sơ quản lý chất lượng trong quá trình thi công xây dựng công trình và tài liệu khác cần được lưu lại sau khi đưa công trình vào sử dụng.
Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế (từ điển bách khoa). Công trình xây dựng thuộc BQP là các công trình được đầu tư xây dựng bằng các nguồn vốn ngân sách quốc phòng thường xuyên, đầu tư của ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, các nguồn vốn khác và do cơ quan, đơn vị của BQP làm chủ đầu tư. Đặc điểm - Tài liệu công trình xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác giả hình thành. Sự đa dạng của tài liệu này là một trong những đặc điểm để phân biệt loại hình tài liệu này so với tài liệu khác.
Về thành phần, ngoài những văn bản hành chính thông thường, tài liệu xây dựng còn có rất nhiều bản vẽ, bản dự toán, quyết toán kinh phí, văn bản kiểm định chất lượng, tài liệu ảnh… Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ giấy A4 thì tài liệu xây dựng của một công trình sử dụng rất nhiều loại giấy có kích thước không giống nhau. Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau. Sự đa dạng về kích thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng. Ngoài ra tài liệu xây dựng còn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu, trong một LUAN VAN CHAT LUONG download :14add luanvanchat@agmail.com công trình có cơ quan tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, đơn vị thi công, cơ quan cung cấp thiết bị lắp đặt… Ví dụ: Hồ sơ xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng gồm: + Đơn vị tư vấn thiết kế: Viện thiết kế Bộ Quốc phòng.
+ Đơn vị thi công: Binh đoàn 11. + Chủ đầu tư: BQP. + Tư vấn giám sát thi công: Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô. + Đơn vị sử dụng: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng.
Như vậy, mỗi cơ quan tham gia xây dựng cùng một công trình đảm nhận những phần việc khác nhau sẽ sản sinh ra các tài hình tài liệu khác nhau. - Tài liệu xây dựng của một công trình được sản sinh trong thời gian tương đối dài. Khác với tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng được hình thành từ khi lập dự án, khảo sát, thiết kế, quá trình thi công, nghiệm thu và quyết toán. Tùy theo quy mô của từng dự án, công trình mà thời gian của tài liệu đó dài hoặc ngắn khác nhau.
Ví dụ: Công trình kho bảo quản vũ khí đạn thủy lôi thuộc Quân chủng Hải quân được khởi công từ năm 2003 và hoàn thành vào năm 2009 như vậy tài liệu của công trình kéo dài tới 06 năm. - Do sự phát triển của kinh tế xã hội, những năm gần đây, các công trình xây dựng ở nước ta nói chung, quân đội nói riêng ngày càng nhiều, kích thước, thành phần tài liệu đa dạng nên khối lượng tài liệu xây dựng tương đối lớn, đây là nguồn tài liệu phản ánh cơ sở hạ tầng cả một quốc gia. - Tài liệu xây dựng được lập bằng nhiều phương tiện ghi tin, mang tin khác nhau: Giấy thông thường (khổ A4), giấy can, phim, ảnh, đĩa CD… Ngoài ra, tài liệu công trình xây dựng còn ở dạng điện tử ngày càng trở nên phổ biến tại các công ty hoạt động về xây dựng, đặc biệt là các công ty thiết kế. Do vậy, nhiều công ty xây dựng hiện nay khi nộp tài liệu vào lưu trữ LUAN VAN CHAT LUONG download :15add luanvanchat@agmail.com thường nộp tài liệu là các bản vẽ, các thiết kế xây dựng dưới dạng điện tử.
Điều này đã gây khó khăn đối với cơ quan lưu trữ khi phải trang bị máy tính và phần mềm để đọc những bản vẽ này. - Nội dung của tài liệu liên tục được bổ sung, trong quá trình thi công các công trình, do điều kiện tự nhiên, xã hội, tài liệu thiết kế của các công trình cũng như các tài liệu khác có liên quan thường xuyên được điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp với thực tế. Đây cũng là một trong những đặc điểm khác biệt của tài liệu xây dựng so với các tài liệu khác. Ví dụ: Công trình xây dựng hệ thống kè chống xói lở các đảo thuộc quần đảo Trường Sa được khởi công xây dựng từ năm 1997 do điều kiện thời tiết biển đảo và ngân sách đến cuối năm 2005 công trình mới hoàn thành.
Ngoài ra, việc cải tạo, mở rộng hay nâng cấp cũng thường xuyên diễn ra đối với các công trình xây dựng, mỗi lần tiến hành cải tạo, mở rộng thì tài liệu xây dựng lại được tiếp tục bổ sung. - Cũng giống như các loại hình tài liệu khác, tài liệu xây dựng chứa đựng những bí mật quốc gia. Như đã nói ở trên, tài liệu xây dựng không chỉ là các báo cáo, các dự án đầu tư…, mà còn là những tài liệu khảo sát, thăm dò địa chất, tài liệu thiết kế các công trình đặc biệt trong BQP là các hầm ngầm, lô cốt, pháo đài, thành lũy, trận địa, sở chỉ huy…, các tài liệu này mang nhiều yếu tố bí mật quân sự. Ngoài ra theo Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình đặc thù, việc đầu tư xây dựng công trình bí mật nhà nước cũng được quy định cụ thể.
Theo đó, công trình bí mật nhà nước là công trình xây dựng thuộc các lĩnh vực quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác thuộc danh mục bí mật nhà nước, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Các tài liệu liên quan đến việc xây dựng các công trình chứa đựng những bí mật quốc LUAN VAN CHAT LUONG download :16add luanvanchat@agmail.com gia, cần phải được bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, Quân đội. Giá trị của tài liệu * Cung cấp tài liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Tài liệu xây dựng các công trình là những tài liệu có ý nghĩa, giá trị về nhiều mặt, là tài sản quý báu của các cơ quan, đơn vị và của BQP. Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn duy trì hoạt động thông suốt và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình đều có nhu cầu được cung cấp thông tin.
Thông tin trong tài liệu đã, đang và sẽ là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý. Đây là nguồn thông tin xác thực và tin cậy, là căn cứ để xây dựng các định hướng chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ xây dựng và quản lý doanh trại, đã tạo điều kiện thuận lợi trong tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện. Tài liệu giúp nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các lĩnh vực quân sự, phối kết hợp với các địa phương trong phát triển kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng. từ đó có những tổng kết, đánh giá những thành tựu cũng như những tồn tại, hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
Các thông tin trong tài liệu phục vụ cho việc xây dựng các đề án, công trình phù hợp với điều kiện tự nhiên của từng vùng, miền (ví dụ như: Vùng biên giới, hải đảo. Việc khai thác, sử dụng thông tin giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý đầu tư xây dựng trong BQP. * Cung cấp tài liệu để sửa chữa, cải tạo các công trình Thông qua tài liệu, các nhà thiết kế thi công, cơ quan quản lý có hiểu biết tổng thể về công trình trước khi đưa ra phương án sửa chữa, cải tạo. Nắm vững được các chi tiết từng hạng mục công trình về kết cấu, kiến trúc, các hệ LUAN VAN CHAT LUONG download :17add luanvanchat@agmail.com thống hạ tầng kỹ thuật.
Từ đó đưa ra phương án tu bổ, sửa chữa, nâng cấp phù hợp với thực tế. Nhờ các hồ sơ, tài liệu này sẽ rút ngắn được thời gian thi công, việc cải tạo, nâng cấp các công trình được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi hơn, không tốn nhiều thời gian, công sức, tiết kiệm kinh phí, mang lại hiệu quả thiết thực.