NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU HÓA

Tóm tắt nghiên cứu (200-250 từ)

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ đóng vai trò mở đầu và mang tính tiền đề trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ lưu trữ, quyết định trực tiếp đến chất lượng bảo quản và hiệu quả khai thác thông tin của cơ quan, tổ chức. Báo cáo nghiên cứu khoa học "Công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia" do sinh viên Trần Hương Quỳnh (Lớp 2105VTLA, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Phạm Thị Hồng Quyên (2024), tập trung giải quyết câu hỏi nghiên cứu cốt lõi: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia sau khi sáp nhập với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội diễn ra như thế nào, và giải pháp nào giúp hoàn thiện quy trình này?

Sử dụng phương pháp tiếp cận đa chiều kết hợp khảo sát thực địa, phỏng vấn sâu cán bộ lưu trữ và thống kê số liệu mét giá tài liệu thực tế, nghiên cứu đã phác họa toàn diện bức tranh lưu trữ tại Học viện. Kết quả cho thấy, bên cạnh những bước tiến về nhận thức lãnh đạo và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công tác thu thập tài liệu đang đối mặt với nhiều rào cản lớn: khối lượng tài liệu chưa chỉnh lý tồn đọng cao (hơn 243 mét giá từ Trường Đại học Nội vụ cũ), kho tàng phân tán tại 2 cơ sở, thiếu Danh mục nguồn và Danh mục thành phần nộp lưu, cùng việc hệ thống V-Office chưa tích hợp module lập hồ sơ điện tử khép kín. Từ đó, nghiên cứu đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ về quản lý hành chính, nâng cấp hạ tầng kho bãi và chuẩn hóa nghiệp vụ số hóa tài liệu.

Bối cảnh và tầm quan trọng (300-350 từ)

Thực trạng kiến thức và cơ sở lý luận

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu nguyên gốc có giá trị pháp lý, khoa học và thực tiễn cao, phản ánh chân thực quá trình vận hành của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Ngay từ ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ban hành Thông đạt số 1-C/VP khẳng định tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia cần được giữ gìn cẩn mật. Trong lý luận Lưu trữ học hiện đại và theo Luật Lưu trữ năm 2011, thu thập tài liệu là khâu nghiệp vụ nền tảng: nếu tài liệu không được thu thập đầy đủ, đúng hạn và đúng nguyên tắc (nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ), các khâu tiếp theo như chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng sẽ bị đình trệ hoặc mất phương hướng.

Khoảng trống nghiên cứu (Research Gap)

Đa số các công trình nghiên cứu trước đây chỉ khảo sát công tác lưu trữ tại các cơ quan hành chính đơn lẻ (như UBND cấp huyện, Viện Kiểm sát, Sở ban ngành) hoặc các trung tâm lưu trữ lịch sử cố định. Chưa có nghiên cứu nào đi sâu phân tích mô hình biến động tổ chức đặc thù: sự sáp nhập của một cơ sở giáo dục đại học vào một đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt theo Quyết định số 27/2022/QĐ-TTg ngày 19/12/2022 của Thủ tướng Chính phủ (sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào Học viện Hành chính Quốc gia).

Tính cấp thiết và tác động thực tiễn

Sau sáp nhập từ ngày 01/01/2023, sự thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức, chức năng đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học đã làm phát sinh khối lượng hồ sơ hành chính khổng lồ. Việc đánh giá kịp thời thực trạng thu thập tài liệu giai đoạn 2023 – 2024 không chỉ ngăn chặn nguy cơ thất thoát, hư hỏng tài liệu lịch sử quý giá mà còn tạo lập cơ sở khoa học để Học viện ban hành quy chế nghiệp vụ chuẩn hóa, tối ưu hóa việc quản lý văn bản giấy lẫn tài liệu điện tử.

Methodology và approach (350-400 từ)

Nghiên cứu áp dụng thiết kế nghiên cứu mô tả kết hợp phân tích định tính và định lượng, bám sát các nguyên tắc cơ bản của ngành Khoa học Lưu trữ.

1. Phương pháp thu thập dữ liệu

  • Khảo sát thực địa (Field Survey): Tiến hành khảo sát trực tiếp tại kho lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia (trụ sở chính tại 77 Nguyễn Chí Thanh, Ba Đình, Hà Nội) và kho lưu trữ tại cơ sở giảng đường (36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) nhằm ghi nhận tình trạng vật lý của tài liệu, điều kiện trang thiết bị bảo quản (giá, tủ, cặp, hộp, thiết bị PCCC).
  • Phỏng vấn sâu (In-depth Interview): Đối thoại trực tiếp với 07 cán bộ, viên chức thuộc Phòng Lưu trữ (thuộc Văn phòng Học viện), tập trung vào quy trình tiếp nhận, kiểm tra mục lục hồ sơ, khó khăn trong việc giao nộp của các phòng ban và thực trạng ứng dụng công nghệ.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tiếp cận các báo cáo thống kê hồ sơ, Kế hoạch thu thập tài liệu số 2996/KH-HCQG năm 2023, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 3669/QĐ-HCQG.

2. Kỹ thuật phân tích dữ liệu

  • Phân tích thống kê mô tả: Định lượng khối lượng tài liệu đã chỉnh lý và chưa chỉnh lý theo đơn vị đo chuẩn của ngành lưu trữ (hồ sơ và mét giá - $m$), bóc tách theo từng khối hoạt động: Hành chính, Đào tạo - Bồi dưỡng, Kế hoạch - Tài chính, Xây dựng cơ bản.
  • Phương pháp so sánh và đối chiếu chuẩn mực (Benchmarking): Đối chiếu quy trình thực tế tại Học viện với hệ thống quy phạm pháp luật của Nhà nước: Luật Lưu trữ 2011, Thông tư 04/2013/TT-BNV, Thông tư 16/2014/TT-BNV, Thông tư 17/2014/TT-BNV, Thông tư 02/2019/TT-BNV và Thông tư 10/2022/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

3. Tính giá trị và độ tin cậy

Các số liệu thống kê được trích xuất trực tiếp từ hồ sơ quản lý nghiệp vụ chính thức của cơ quan lưu trữ; mẫu khảo sát bao quát toàn bộ 17 phòng, ban, đơn vị trực thuộc nguồn nộp lưu của Học viện, bảo đảm tính đại diện, độ tin cậy và phản ánh chính xác thực tế vận hành.

Phát hiện chính (400-450 từ)

Nghiên cứu đã chỉ ra 4 phát hiện thực chứng quan trọng về công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia:

1. Phân tán phông lưu trữ và quá tải hạ tầng kho tàng

Sau sáp nhập, Học viện quản lý đồng thời nhiều khối phông lịch sử phức tạp: Phông Học viện Hành chính Quốc gia (1959–2022 và 2023–nay), Phông Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I (1971–2005), Phông Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2006–2011), Phông Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2011–2022). Theo Khoản 2, Điều 24 Luật Lưu trữ 2011, khi sáp nhập toàn bộ tài liệu phải được tập kết về một đầu mối. Tuy nhiên, do diện tích kho tầng 4 tại 77 Nguyễn Chí Thanh quá nhỏ hẹp, 3 phông tài liệu cũ vẫn phải bảo quản phân tán tại cơ sở 36 Xuân La, làm suy giảm tính toàn vẹn và gây trở ngại lớn cho công tác quản lý tập trung.

2. Tồn đọng tài liệu chưa chỉnh lý quy mô lớn

Số liệu thống kê thực tế cho thấy sự chênh lệch lớn giữa tài liệu đã chỉnh lý và chưa chỉnh lý:

  • Tại phông Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Trong khi giai đoạn 1973–2003 đã chỉnh lý được 2.382 hồ sơ, thì giai đoạn 2004–2022 còn tồn đọng tới 243 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý (trong đó tài liệu Xây dựng cơ bản chiếm 110 mét giá, Kế hoạch tài chính chiếm khối lượng lớn, cùng 72 mét giá tài liệu hành chính).
  • Tại phông Học viện (cơ sở chính): Tồn đọng khoảng 70 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý của Trường Đào tạo Bồi dưỡng sáp nhập năm 2017 và hơn 51,5 mét giá tài liệu đào tạo, hành chính giai đoạn 2017–2022.
  • Tình trạng tài liệu bị bó gói, chất đống trên nóc tủ hoặc lưu giữ tại các phòng ban chuyên môn vẫn diễn ra. Đợt thu thập năm 2023 chỉ mới thu được vỏn vẹn 04 mét giá tài liệu từ một số đơn vị (Văn phòng, Ban Quản lý đào tạo, Ban Quản lý bồi dưỡng).

3. Thiếu Danh mục nguồn và Danh mục thành phần nộp lưu chuẩn hóa

Kế hoạch số 2996/KH-HCQG chỉ nêu nguồn thu chung chung là "các đơn vị, tổ chức thuộc Học viện" mà chưa ban hành Danh mục đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu chi tiết cho từng khối ngành. Điều này dẫn tới sự lúng túng tại các đơn vị: một số khoa không đủ điều kiện lập phông độc lập thì không nằm trong nguồn nộp lưu, trong khi đơn vị khác có khả năng lập phông lại bị gộp chung.

4. Điểm nghẽn trong thu thập tài liệu điện tử và ứng dụng V-Office

Mặc dù Học viện đã triển khai hệ thống quản lý văn bản V-Office, phần mềm này chưa có chức năng "Lập hồ sơ điện tử" tự động. Cán bộ tại các phòng ban phải tải file thủ công (Word, PDF, Excel), gom vào thư mục máy tính và gửi qua email cho Phòng Lưu trữ. Quy trình này phá vỡ tính liên kết của dữ liệu đặc tả (metadata) và không đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

Đóng góp khoa học (250-300 từ)

Đóng góp về mặt lý luận

Nghiên cứu góp phần hệ thống hóa và làm sâu sắc thêm lý luận về công tác thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ sở giáo dục đại học và đào tạo cán bộ công quyền trong bối cảnh tái cấu trúc tổ chức bộ máy. Đề tài làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng giữa việc phân định nguồn nộp lưu với nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ quốc gia.

Đóng góp về mặt thực tiễn

  • Cung cấp dữ liệu thực chứng: Phản ánh chính xác các thông số định lượng về khối lượng mét giá tài liệu tồn đọng qua các mốc lịch sử sáp nhập của Học viện Hành chính Quốc gia.
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng cao:
    1. Xây dựng dự thảo Danh mục 17 nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu chuẩn hóa (được thể hiện chi tiết tại Phụ lục đề tài).
    2. Đề xuất hoàn thiện Quy chế thi đua - khen thưởng: đưa tiêu chí nộp lưu hồ sơ đúng hạn thành chỉ số bắt buộc trong bình xét phân loại viên chức cuối năm.
    3. Kiến nghị nâng cấp module lập hồ sơ trên phần mềm V-Office và đầu tư mở rộng diện tích kho tàng chuyên dụng tập trung.
                  CÁC TRỤ CỘT GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT

Đối tượng quan tâm (200-250 từ)

Nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Cán bộ quản lý và lãnh đạo Học viện: Nắm bắt thực trạng kho bãi, nhân sự và rủi ro thất thoát dữ liệu, từ đó phê duyệt kinh phí mở rộng kho lưu trữ và ban hành các quy chế điều hành bắt buộc.
  • Chuyên viên Văn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp: Rút ra bài học kinh nghiệm về quy trình xử lý tài liệu tồn đọng sau sáp nhập cơ quan, kỹ năng đối chiếu mục lục hồ sơ và phương pháp kiểm soát tài liệu nộp lưu.
  • Giảng viên và Sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Sử dụng làm tài liệu học tập, ca nghiên cứu điển hình (case study) về nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan trong chương trình đào tạo đại học và sau đại học.
  • Các nhà phát triển giải pháp phần mềm quản trị (GovTech / EdTech): Tham khảo yêu cầu nghiệp vụ thực tế để hoàn thiện tính năng "Lập hồ sơ điện tử" và trích xuất dữ liệu đặc tả theo chuẩn Thông tư 02/2019/TT-BNV.

FAQ - Câu hỏi thường gặp (250-300 từ)

1. Phát hiện quan trọng nhất của đề tài là gì?

Phát hiện lớn nhất là tình trạng phân tán phông lưu trữ tại hai cơ sở địa lý và khối lượng tài liệu chưa chỉnh lý rất lớn (hơn 243 mét giá) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũ chưa được tích hợp triệt để do thiếu diện tích kho bãi và thiếu Danh mục nguồn nộp lưu cụ thể.

2. Phương pháp nghiên cứu có điểm gì đặc biệt?

Nghiên cứu không dừng lại ở việc tổng hợp lý thuyết mà đi sâu vào khảo sát thực chứng định lượng (đo đếm mét giá hồ sơ, bóc tách tỷ lệ tài liệu đã/chưa chỉnh lý) và tiếp cận trực tiếp đội ngũ 07 cán bộ lưu trữ chuyên trách tại đơn vị.

3. Kết quả nghiên cứu có thể khái quát hóa (generalize) cho các cơ quan khác không?

Có. Mô hình nghiên cứu, bảng danh mục nguồn nộp lưu và bài học về xử lý tài liệu tồn đọng hoàn toàn có thể áp dụng cho các trường đại học, viện nghiên cứu hoặc cơ quan hành chính nhà nước đang thực hiện tinh gọn bộ máy, sáp nhập đơn vị hành chính.

4. Bước đi tiếp theo (Next Steps) của hướng nghiên cứu này là gì?

Cần mở rộng nghiên cứu sang việc xây dựng tiêu chuẩn số hóa đồng bộ và thuật toán tự động hóa phân loại, lập hồ sơ điện tử trên các nền tảng số hóa tập trung.

5. Đóng góp thực tiễn lớn nhất của tác giả là gì?

Tác giả đã trực tiếp thiết kế bản góp ý Danh mục nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu (tại Phụ lục 3 & 4), giải quyết đúng điểm nghẽn nghiệp vụ lớn nhất mà Học viện đang gặp phải.

Kết luận (150 từ)

Công trình nghiên cứu khoa học của sinh viên Trần Hương Quỳnh đã giải quyết trọn vẹn mục tiêu đặt ra: làm sáng tỏ cơ sở lý luận, phân tích sắc bén thực trạng và đề xuất giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia thời kỳ hậu sáp nhập. Thu thập tài liệu là mắt xích quyết định sự sống còn của di sản thông tin cơ quan. Để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, Ban Lãnh đạo Học viện cùng các đơn vị chức năng cần sớm hiện thực hóa các nhóm giải pháp: hoàn thiện khung pháp lý nội bộ, đầu tư xây dựng kho tàng tập trung đạt chuẩn và nâng cấp hệ sinh thái số V-Office, đảm bảo dòng chảy thông tin thông suốt phục vụ đắc lực cho công tác quản trị đại học và nghiên cứu khoa học hành chính.