chương 1 tác giả nghiên cứu đã trình bày cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu lưu trữ. Cơ sở lý luận đã nêu khái niệm của tài liệu lưu trữ; Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc cũng như cơ sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu lưu trữ. Đồng thời, hệ thống văn bản quy định, khối lượng, đặc điểm và giá trị tài liệu lưu trữ cũng như hoạt động quản lý và nghiệp vụ của công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia. Từ đó cho người đọc thấy được cái nhìn tổng quan của công tác này.
Đây chính là tiền đề nghiên cứu thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia trong chương 2. 15 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 2. Khái quát về Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học Viện Hành Chính Quốc Gia.
Vị trí và chức năng của Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Ngày 01/01/2023, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Học viện Hành chính Quốc gia sát nhập dưới tên gọi chính thức là Học viện Hành chính Quốc gia. Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Nội vụ và là đơn vị sự nghiệp hạng đặc biệt; Là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời là đơn vị đào tạo nguồn nhân lực; Thực hiện nghiên cứu khoa học hành chính; Tham mưu và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước.
Học viện Hành chính Quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước, trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội và có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là National Academy of Public Administration, viết tắt là NAPA. Nhiệm vụ, quyền hạn của Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, Học viện có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật; Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật; Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp sư phạm cho giảng viên quản lý nhà nước trong hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu; Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quản trị, hành chính, quản lý nhà nước cho 16 lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước; Tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước và nền công vụ; Tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định của Luật Giáo dục đại học và pháp luật hiện hành. Ngoài ra, Học viện còn có nhiệm vụ và quyền hạn trong Nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và khoa học chính sách phục vụ công tác giảng dạy của Học viện; Nghiên cứu cung cấp các luận cứ khoa học về cải cách hành chính, cải cách công vụ, công chức, chính sách công, chiến lược, biện pháp nâng cao năng lực và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và tổ chức bộ máy hành chính nhà nước phù hợp với từng giai đoạn phát triển; Tham gia xây dựng các chương trình, đề án thuộc lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước khi được cấp có thẩm quyền giao.
Bên cạnh đó còn một số nhiệm vụ và quyền hạn trong các công tác như: Hợp tác quốc tế; đào tạo; cấp văn bằng chứng chỉ; khảo thí và bảo đảm chất lượng đào tạo, bồi dưỡng; Thực hiện Chương trình cải cách hành chính đối với các tổ chức, đơn vị trực thuộc Học viện;. Cơ cấu tổ chức của Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Tổ chức bộ máy của Học viện đứng đầu là Ban lãnh đạo (01 Giám đốc và 04 Phó Giám đốc) quản lý 03 Phân viện ; 05 Đơn vị chức năng ; 05 Tổ chức Khoa học, Công nghệ và Dịch vụ ; 07 Khoa chuyên môn ; 01 Đơn vị cấp phòng trực thuộc Học viện ; 04 Tổ chức Đoàn thể. Trong đó, Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng của Học viện.
Thành phần phông lƣu trữ, khối lƣợng, đặc điểm, giá trị tài liệu lƣu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia. Thành phần phông lƣu trữ, khối lƣợng tài liệu lƣu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia. Thành phần phông lƣu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia. Trong kho Lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia hiện nay đang quản lý các phông Lưu trữ sau: Các Phông lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia thời kỳ từ 1959 đến 2022, Phông Lưu trữ trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I (1971 – 2005, Phông Lưu trữ trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội (2006 – 2011), Phông Lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội (2011 – 2022) và Phông Lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia (2023 – nay).
Thành phần chủ yếu trong các phông là tài liệu được sản sinh ra trong giải quyết công việc hàng ngày (tài liệu hành chính); tài liệu liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của trường (tài liệu đào tạo, bồi dưỡng) và một số tài liệu khác. Khối lƣợng tài liệu lƣu trữ trong kho lƣu trữ Học viện Hành chính Quốc gia. Sau quá trình sát nhập Học viện Hành chính Quốc gia và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dưới tên gọi hiện tại là Học viện Hành chính Quốc gia, Học viện đang quản lý số lượng hồ sơ, tài liệu như sau: STT Tên khối tài liệu đã chỉnh lý (1973 – 2003) Số lƣợng (hồ sơ) 1 Tài liệu hành chính 766 2 Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng 468 3 Tài liệu kế hoạch tài chính 897 4 Tài liệu xây dựng cơ bản 251 18 Tổng 2. Số lƣợng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý trong kho lƣu trữ Trƣờng Đại học Nội vụ (trích trong Báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ trước 01/01/2023) STT Tên khối tài liệu chƣa chỉnh lý (2004 – 2022) Số lƣợng (mét giá) 1 Tài liệu hành chính 72 2 Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng 35 3 Tài liệu kế hoạch tài chính 897 4 Tài liệu xây dựng cơ bản 110 5 Tài liệu khác (Sách, báo, tạp chí,…) 05 Tổng 243 Bảng 2.
Số lƣợng hồ sơ, tài liệu chƣa chỉnh lý trong kho lƣu trữ Trƣờng Đại học Nội vụ (trích trong Báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ trước 01/01/2023) Số lượng: 250 mét giá (không tính hồ sơ, tài liệu của tài Khối tài liệu đã chỉnh lý vụ, kế toán) (1959 – 2000): STT Tên khối tài liệu Số lượng (mét giá) Khối tài liệu chƣa chỉnh 1 Tài liệu đào tạo 29 lý (2017 – 2022) 2 Tài liệu hành chính 22,5 3 Tài liệu của Trường Đào tạo Khoảng 70 Bồi dưỡng (sáp nhập năm 2017) 19 Bảng 2. Số lƣợng hồ sơ, tài liệu trong kho lƣu trữ Học viện hành chính Quốc gia. Đặc điểm tài liệu lƣu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia. Nhìn chung, tài liệu lưu trữ của Học viện đều có đặc điểm: chứa đựng thông tin quá khứ; Tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động, phản ánh chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Học viện qua các thời kỳ nên có độ chính xác cao.
Bên cạnh đặc điểm chung vừa nêu, tài liệu lưu trữ của Học viện còn một số những đặc điểm sau: Thứ nhất, vật mang tin phổ biến trong kho lưu trữ của Học viện là giấy chủ yếu là bản gốc, bản chính, loại giấy được dùng phổ biến là giấy A4 và không có tài liệu nghe nhìn (ảnh, băng video,…) Thứ hai, ngôn ngữ chính của tài liệu lưu trữ là tiếng Việt, phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Học viện. Ngoài ra còn có một số tài liệu ngôn ngữ Anh trong hồ sơ về hợp tác quốc tế. Thứ ba, các tài liệu lưu trữ trong kho đều đảm bảo về mặt thể thức (quốc hiệu, tiêu ngữ,…) Thứ tư, tài liệu được bảo quản cẩn thận, tình trạng vật lý tốt nhưng vẫn còn xảy ra tình trạng bó gói, chất đống tài liệu. Giá trị tài liệu lƣu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia.
Tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia góp phần quan trọng trong việc đảm bảo và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý; Là nguồn tài liệu với số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích tra cứu thông tin trong quá khứ; Là căn cứ cho quá trình hoạt động và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Học viện. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn giúp nâng cao hiệu quả làm việc, giải quyết những khó khăn và đáp ứng được yêu cầu công việc. Như vậy, hồ sơ, tài liệu trở thành những công cụ theo dõi, kiểm tra, giải quyết công việc, đúc rút kinh nghiệm để thực hiện tốt chức năng quản lý. Tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ đa phần là bản chính, bản gốc.
Như vậy, tài liệu lưu trữ trng kho của Học viện đều thuộc thông tin cấp 20 một, giá trị pháp lý cao, được sản sinh ra trong quá trình quá trình hoạt động của Học viện. Khối tài liệu lưu trữ về đào tạo, bồi dưỡng tại Học viện Hành chính Quốc gia có tác dụng trong công tác tra cứu văn bằng, chứng chỉ của Học viên đã tốt nghiệp để xác thực thông tin.