CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Công tác lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp Công tác lập kế hoạch sản xuất giữ vai trò vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt được mục tiêu kinh doanh. Bằng cách xác định và triển khai các kế hoạch sản xuất hợp lý, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa tài nguyên, giảm chi phí, và nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó duy trì và cải thiện vị thế cạnh tranh trên thị trường. Để đạt được các mục tiêu trên thì doanh nghiệp cần đáp ứng được các yêu cầu trong công tác lập kế hoạch sản xuất và nắm rõ nội hàm của công tác lập kế hoạch sản xuất.
Khái niệm và phân loại 1.1 Khái niệm lập kế hoạch sản xuất và công tác lập kế hoạch sản xuất “Lập kế hoạch sản xuất là quá trình xác định các mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch và đề xuất chính sách giải pháp áp dụng. Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch của doanh nghiệp được hình thành. Bản kế hoạch của doanh nghiệp là hệ thống các phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và các chỉ tiêu nguồn lực vật chất, nguồn lực tài chính cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu phát triển doanh nghiệp đặt ra trong thời kỳ kế hoạch nhất định” (1) Công tác lập kế hoạch là quá trình định ra các mục tiêu và phương thức để đạt được những mục tiêu đó trong tương lai. Đây là một phần quan trọng trong quản lý và quản trị, giúp cho doanh nghiệp xác định được hướng đi, chuẩn bị cho các thay đổi và rủi ro có thể xảy ra.
Quá trình lập kế hoạch thường bao gồm các bước cơ bản sau: - Xác định mục tiêu: Đặt ra những mục tiêu cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được. Mục tiêu có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy thuộc vào phạm vi và quy mô của kế hoạch. - Phân tích thực trạng: Đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài, bao gồm cả điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (phân tích SWOT). - Xây dựng các phương án hành động: Lập ra các phương án hoặc chiến lược để đạt được mục tiêu.
Các phương án này cần phải cụ thể, khả thi và có tính linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết. 4 - Lựa chọn phương án tốt nhất: Đánh giá các phương án dựa trên các tiêu chí như tính khả thi, chi phí, lợi ích và rủi ro. Sau đó, chọn ra phương án tối ưu nhất. - Thực hiện kế hoạch: Triển khai các hành động theo kế hoạch đã đề ra.
Quá trình này yêu cầu sự phối hợp, giám sát và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tiến độ và hiệu quả. - Kiểm tra và đánh giá: Theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch, so sánh kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu. Từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Như vậy, nếu doanh nghiệp thực hiện tốt các bước trong công tác lập kế hoạch sản xuất giúp tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng ứng phó với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.2 Phân loại về kế hoạch sản xuất a, Theo thời gian: - Kế hoạch dài hạn: Phạm vi: Từ 3 đến 5 năm hoặc lâu hơn.
Mục tiêu: Định hướng chiến lược cho toàn bộ hoạt động sản xuất, bao gồm mở rộng nhà máy, đầu tư công nghệ, và phát triển sản phẩm mới. Ví dụ: Xây dựng nhà máy mới hoặc nâng cấp dây chuyền sản xuất. - Kế hoạch trung hạn: Phạm vi: Từ 1 đến 3 năm. Mục tiêu: Điều chỉnh các hoạt động sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường dự kiến, tối ưu hóa năng lực hiện tại.
Ví dụ: Lập kế hoạch tăng hoặc giảm quy mô sản xuất theo mùa. - Kế hoạch ngắn hạn: Phạm vi: Từ vài ngày đến vài tháng. Mục tiêu: Quản lý lịch trình sản xuất chi tiết, phân bổ nguồn lực hàng ngày hoặc hàng tuần. Ví dụ: Lập kế hoạch sản xuất hàng ngày để hoàn thành đơn hàng.
b, Theo phạm vi - Kế hoạch tổng hợp (Aggregate Production Plan - APP): 5 Mục tiêu: Xác định tổng nhu cầu sản xuất trong một giai đoạn nhất định, cân bằng giữa cung và cầu. Ví dụ: Xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất theo tháng để đáp ứng thị trường. - Kế hoạch sản xuất chính (Master Production Schedule - MPS): Mục tiêu: Cụ thể hóa kế hoạch tổng hợp, phân bổ chi tiết số lượng sản phẩm và thời gian sản xuất. Ví dụ: Lập lịch sản xuất chi tiết cho từng tuần hoặc từng ngày.
- Kế hoạch chi tiết (Detailed Planning): Mục tiêu: Tổ chức và điều phối từng hoạt động cụ thể trong dây chuyền sản xuất. Ví dụ: Lập kế hoạch sử dụng máy móc, ca làm việc của công nhân. Các yêu cầu trong công tác lập kế hoạch sản xuất Công tác lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp cần phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: Thứ nhất: Mục đích hoạt động của doanh nghiệp là tối ưu hoá lợi nhuận nên mọi kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp cần phải xuất phát từ nhu cầu thị trường. Chính vì vậy, nghiên cứu thị trường là yêu cầu cần thiết trong công tác lập kế hoạch sản xuất của mỗi doanh nghiệp.
Trong đó cần phân tích đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn, đối thủ cạnh tranh trực tiếp, thị phần của chính doanh nghiệp và các đối thủ này trên thị trường… Điều đó giúp cho bản kế hoạch có phương án kinh doanh hiệu quả nhất. Thứ hai: Bản kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp cần phải có tính định hướng. Điều đó có nghĩa là cần xác định được mục tiêu và phương hướng phát triển không chỉ trong ngắn hạn mà cả dài hạn. Việc xác định mục tiêu dài hạn giúp doanh nghiệp định hướng được con đường đi và đích đến trong tương lai.
Còn mục tiêu ngắn hạn giúp doanh nghiệp xác định một cách rõ ràng, cụ thể những yêu cầu công việc cần thiết để đạt được mục tiêu dài hạn. Việc xác định những mục tiêu này nhằm định hướng cụ thể cho kế hoạch sản xuất: Số lượng sản xuất trong kỳ là bao nhiêu? mục tiêu chất lượng là gì? Đối tượng khách hàng hướng đến là ai?. Khi đáp ứng được những yêu cầu này thì bản kế hoạch sản xuất mới có thể giúp doanh nghiệp xác định đúng mục tiêu và những công việc cụ thể cần phải làm để tối ưu sản lượng đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng. Thứ ba: Kế hoạch phải có tính linh hoạt, có khả năng thích nghi tốt với tình hình thay đổi của thị trường.
Điều đó có nghĩa là tuỳ tình hình biến đổi của thị trường mà 6 phải có kế hoạch thích ứng cho phù hợp với yêu cầu thị trường mà vẫn đảm bảo được mục tiêu của kế hoạch. Thứ tư: Khi lập kế hoạch sản xuất cần đảm bảo tính liên tục và có kế hoạch gối đầu để việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trở nên đều đặn. Thứ năm: Kế hoạch cần phải đảm bảo tính khoa học, tính đồng bộ giữa kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch sản xuất phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch chỉ đạo sản xuất, kế hoạch nhu cầu sản xuất và kế hoạch tiến độ sản xuất.
Trong thực tiễn, quy trình sản xuất ra một sản phẩm không chỉ diễn ra khép kín ở phạm vi một bộ phận đơn lẻ mà mỗi công đoạn trong quy trình sẽ được thực hiện ở các bộ phận khác nhau. Do đó, khi mỗi công đoạn sản xuất phát sinh vấn đề ở một bộ phận nào đó sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất của các bộ phận liên quan. Vì vậy, để đạt được hiệu quả trong sản xuất thì bản kế hoạch lập ra cần có tính đồng bộ nhằm tạo sự liên kết, thúc đẩy sự phối hợp một cách ăn khớp, nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau. Nội hàm công tác lập kế hoạch sản xuất 1.
Quy trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp Sơ đồ 1. Quy trình lập kế hoạch sản xuất Nguồn: ThS. Bùi Đức Tuân (2005), Giáo trình Kế hoạch kinh doanh. Bước 1: Lập kế hoạch: Là bước đầu tiên và quan trọng nhất của quy trình kế hoạch hóa.
Nội dung chủ yếu là xác định các nhiệm vụ và mục tiêu chiến lược, các chương trình và các chỉ tiêu tác nghiệp, soạn lập ngân quỹ cũng như việc đưa ra các chinh sách để đạt được mục tiêu. Bước 2: Tổ chức thực hiện 7 Thiết lập và tổ chức các yếu tố nguồn lực cần thiết, sử dụng các chính sách và các biện pháp để thực hiện nhằm đảm bảo các yêu cầu tiến độ đặt ra trong các kế hoạch tác nghiệp cụ thể cả về thời gian, quy mô và chất lượng công việc. Kết quả của qua trinh này là các kế hoạch được thực hiện thể hiện thông qua các KPI (cac chỉ số hoạt động cơ bản). Bước 3: Kiểm tra Tổ chức công tác theo dõi, giám sát thực hiện kế hoạch.
Nhiệm vụ của quá trình này là thúc đẩy thực hiện các mục tiêu đặt ra và theo dõi, phát hiện những phát sinh không phù hợp với mục tiêu và tìm ra các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó Bước 4: Điều chỉnh Từ phân tích về hiện tượng không phù hợp với các mục tiêu, các nhà kế hoạch đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời. Cụ thể: Thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức; Thực hiện sự thay đổi một số mục tiêu bộ phận trong hệ thống mục tiêu đặt ra ban đầu; Quyết định chuyển hướng sản xuất trong những điều kiện bất khả kháng. Nội dung và phương pháp lập kế hoạch sản xuất a. Kế hoạch năng lực sản xuất - Xác định công suất.
Công suất thiết kế: Là mức sản lượng lý thuyết tối đa của một hệ thống sản xuất trong một thời kỳ nhất định và trong những điều kiện thiết kế. Công suất hiệu quả: Là tổng đầu ra tối đa mà doanh nghiệp mong muốn có thể đạt được trong những điều kiện cụ thể về cơ cấu sản phẩm, dịch vụ, tuân thủ các tiêu chuẩn quy trình công nghệ, khả năng điều hành sản xuất, kế hoạch duy trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc, thiết bị và cân đối các hoạt động. Công suất hiệu quả được biểu thị bằng mức độ sử dụng công suất thiết kế. Trong thực tế công suất hiệu quả là công suất mong muốn của doanh nghiệp.