CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Hoạt động sản xuất Muốn tồn tại, con người luôn không ngừng nghiên cứu và sản xuất ra của cải vật chất để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bản thân và của xã hội ngày càng gia tăng không ngừng. Từ đó mà hoạt động sản xuất cũng đã trở thành hoạt động cơ bản nhất trong các hoạt động của con người. Sản xuất là hoạt động có của con người của các tổ chức, cá nhân nhằm tạo ra các sản phẩm vật chất, sản phẩm dịch vụ hữu ích nhằm mục đích thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của cá nhân hoặc xã hội, đồng thời tiếp tục vào quá trình tái sản xuất của xã hội để không ngừng tạo ra những sản phẩm mới.
Như vậy, hoạt động sản xuất là hoạt động đầu tiên là khởi nguồn và là sự đảm bảo cho chu kỳ tái sản xuất diễn ra được liên tục, không bị ngừng trệ. Hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp luôn giữ vai trò quan trọng nhất, đó là khởi nguồn của mọi hoạt động khác của doanh nghiệp trong nền kinh tế. Doanh nghiệp là một tổ chức, một hệ thống thống nhất sử dụng các nguồn lực khác nhau để thoả mãn những nhu cầu khác nhau thông qua việc tổ chức hoạt động sản xuất ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho nền kinh tế. Chức năng sản xuất luôn được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất trong rất nhiều chức năng quan trọng trong hệ thống của mỗi doanh nghiệp.
Hoạt động sản xuất dựa trên các quy trình khác nhau có sử dụng những phương pháp, công nghệ khác nhau mà doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của nền kinh tế (bao gồm người tiêu dùng, tổ chức, doanh nghiệp) đồng thời cũng tạo ra lợi nhuận cho chính doanh nghiệp và các doanh nghiệp khác khi tham gia vào hoạt động kinh doanh. Bản chất của hoạt động sản xuất là tạo ra giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ, đây cũng là nhiệm vụ chính của các doanh nghiệp. Sản xuất cũng là hoạt động đầu tiên trong quy trình tạo ra giá trị cho khách hàng. Như vậy, hoạt động sản xuất là tiền 4 đề đối với hoạt động lưu thông tiêu dùng trong xã hội và tiêu dùng sản phẩm là mục tiêu của hoạt động sản xuất.
Kế hoạch sản xuất 2. Kế hoạch trong doanh nghiệp 2. Khái niệm kế hoạch Kế hoạch từ lâu đã là một khái niệm quen thuộc trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay của nền kinh tế quốc dân. Vai trò của kế hoạch có sự thay đổi theo những giai đoạn phát triển kinh tế nhưng không thể phủ nhận vai trò quan trọng của nó trong quản lý kinh tế.
Khái niệm kế hoạch đó là: “Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.” Trong doanh nghiệp thì kế hoạch được coi là một công cụ để thiết lập cũng như thực hiện các quyết định kinh doanh. Do đó một doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải biết mình đang ở đâu, có gì trong tay và muốn đi đến đâu. Vì vậy mà cần có một văn bản cụ thể, chỉ rõ những ý đồ kinh doanh, những phương hướng mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp, đó chính là kế hoạch kinh doanh.
Khi đó chúng ta có thể hiểu công tác kế hoạch theo nhiều cách tiếp cận khác nhau: có thể là một quá trình liên tục, kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp phát triển theo các mục tiêu đã xác định; hay một cách hiểu khác: kế hoạch là một phương thức quản lý doanh nghiệp theo mục tiêu, bao gồm toàn bộ các hành vi can thiệp một cách có chủ định của nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp vào các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Xét về mặt bản chất, một bản kế hoạch thể hiện ý đồ của chủ thể quản lý, nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Vai trò của kế hoạch Kế hoạch trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung chỉ đơn thuần là những chỉ tiêu pháp lệnh cứng nhắc, chỉ là sự phân phối theo các nhu cầu vật tư, lao động và vốn của kế hoạch tổng thể, điều này không còn phù hợp với cơ chế thị trường. Trong cơ chế mới, kế hoạch đã mang vai trò khác, không còn mang tính pháp lệnh nữa mà mang tính định hướng phát triển, thuyết phục gián tiếp, đưa doanh nghiệp theo đúng hướng đã định thông qua những bản kế hoạch mang tính chủ động và gián tiếp.
Kế hoạch giúp cho doanh nghiệp phác thảo những ý tưởng và định hướng các tiến triển của doanh nghiệp bằng cách chỉ ra những rủi ro có thể gặp phải và những cơ hội có thể xảy ra. Các khung tổng quát do kế hoạch thiết lập là công cụ trong chỉ đạo và điều hành sản xuất kinh doanh, nó giúp khắc phục những bất trắc trong sản xuất kinh doanh do sự thiếu hoặc méo mó thông tin thị trường. Kế hoạch làm bật những dữ kiện quan trọng, những yếu tố then chốt của thành công phù hợp với môi trường hoạt động và thực trạng về các khả năng và nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó định hướng sự quan tâm của doanh nghiệp đúng hướng.
Kế hoạch giúp cho việc gắn kết các hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả và tính phù hợp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tức là công tác kế hoạch tạo ra khả năng tác nghiệp kinh tế trong doanh nghiệp. Kế hoạch phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng khác nhau nhằm mục tiêu tối thiểu chi phí, đem lại hiệu quả cao nhất cho các hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau, từ đó sẽ giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ không bị rối loạn và ít tốn kém 2.
Phân loại kế hoạch trong doanh nghiệp * Phân loại theo thời gian: Một doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống kế hoạch bao gồm: - Kế hoạch dài hạn: cho 10 năm, thường nhấn mạnh về các ràng buộc tài chính, căn cứ trên cơ sở ngoại suy từ quá khứ, để đưa ra nhữn dự báo trong môi trường kinh doanh mà doanh nghiệp đã có mặt. 6 - Kế hoạch trung hạn: thường đưa ra những định hướng ngắn hơn cho doanh nghiệp, cụ thể cho kế hoạch dài hạn, thời gian từ 3 đến 5 năm. - Kế hoạch ngắn hạn: Là những kế hoạch hàng năm, tiến độ, hành động có thời gian dưới một năm, sử dụng cụ thể nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu trong kế hoạch trung và dài hạn. * Phân loại theo nội dung: - Kế hoạch chiến lược: là những kế hoạch thể hiện những tầm nhìn xa về vị thế của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ ra những định hướng lớn cho phép doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra.
- Kế hoạch chiến thuật (tác nghiệp): là những kế hoạch cụ thể áp dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của kế hoạch chiến lược. Kế hoạch sản xuất Như đã nói ở trên, hoạt động sản xuất là một trong những hoạt động quan trọng nhất đối với doanh nghiệp sản xuất. Doanh nghiệp cần một công cụ quản lý quá trình sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Chính vì vậy, doanh nghiệp đã tự xây dựng và sử dụng một hệ thống các kế hoạch tác nghiệp được coi như những công cụ chỉ đạo điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Một trong những kế hoạch tác nghiệp quan trọng của doanh nghiệp là kế hoạch sản xuất. Đây là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý sản xuất, nhằm tối ưu hoá việc sử dụng các yếu tố sản xuất sẵn có để sản xuất một hoặc nhiều sản phẩm đã định. Theo cách tiếp cận theo quá trình, Steyner (Strategic planning, 1979) đã đưa ra nhận định: “Công tác lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp. Nó cho phép thiết lập các quyết định khả thi và đồng thời cũng bao gồm chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.” Còn với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò, theo Ronner: “Hoạt động lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm mục đích giúp doanh nghiệp tìm ra con 7 đường huy động và sử dụng các nguồn lực trong tương lai một cách có hiệu quả đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra.” Do đó kế hoạch sản xuất chính là: “Kế hoạch sản xuất là một phần của kế hoạch kinh doanh, trong đó nhà máy/bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất.
Bản kế hoạch này sẽ cho thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất và chi phí tương ứng với số lượng sản phẩm được sản xuất trong mỗi chu kỳ thông thường là quý/lần.” Kế hoạch sản xuất bao gồm: - Nhu cầu về khối lượng sản phẩm sản xuất: kế hoạch sản xuất được điều chỉnh một cách linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, đặc biệt là nhu cầu. Nhu cầu về sản phẩm chính là mục đích, là động lực cho sản xuất. Vì vậy để lập được kế hoạch, người lập phải nắm được nhu cầu về sản phẩm (số lượng, mẫu mã, kích thước.), từ đó mới phân bổ kế hoạch sản xuất cho từng đơn vị sản xuất (nhà máy, xí nghiệp, dây chuyền. - Chỉ ra năng lực sản xuất (hay là nguồn lực có thể đáp ứng) của doanh nghiệp.
Để đảm bảo cho việc đáp ứng nhu cầu cho khách hàng và phân bổ sản xuất hợp lý, người lập kế hoạch cần tính toán đến năng lực sản xuất của các đơn vị sản xuất và của bản thân doanh nghiệp, tránh tình trạng quá tải cũng như lãng phí năng lực của các đơn vị sản xuất. - Chỉ ra tiến độ thực hiện. Một trong những vấn đề có liên quan đến sản xuất giữ vai trò quan trọng trong đảm bảo uy tín của doanh nghiệp là đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách hàng.