CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CỦA DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm kiểm soát Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định. - Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng.
- Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra. - Trong quá trình kiểm soát, có 2 yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải xác định được: + Đối tượng của kiểm soát. + Thời điểm kiểm soát.
+ Địa điểm kiểm soát. + Cách thức kiểm soát. + Mục đích kiểm soát. - Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây: + Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định.
+ Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng. 7 + Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức. + Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hạt động để kịp thời điều chỉnh. + Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro.
+ Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu. Khái niệm chất lượng sản phẩm Hiện nay, theo tài liệu của các nước trên thế giới có rất nhiều định nghĩa khác nhau về chất lượng sản phẩm. Mỗi quan niệm đều có những căn cứ khoa học và thực tiễn khác nhau và có những đóng góp nhất định thúc đẩy khoa học quản trị chất lượng không ngừng phát triển và hoàn thiện. Tùy thuộc vào góc độ xem xét, quan niệm của mỗi nước trong từng giai đoạn phát triển kinh tế - xã hội và nhằm những mục tiêu khác nhau mà người ta đưa ra nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng sản phẩm.
Theo quan điểm xuất phát từ sản phẩm: Chất lượng là một tập hợp các đặc trưng nội tại của sản phẩm được xác định bằng những thông số có thể đo được hoặc so sánh được, những thông số này lấy ngay trong sản phẩm đó hoặc giá trị sử dụng của nó. Theo quan điểm của nhà sản xuất: Chất lượng là sự hoàn hảo và phù hợp của sản phẩm với một tập hợp các yêu cầu hoặc tiêu chuẩn, quy cách đã được xác định trước. Theo quan điểm của người tiêu dùng: Chất lượng là sự phù hợp của sản phẩm với mục đích sử dụng của người tiêu dùng. Theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế: Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu.
(Theo ISO: 9000:2005) Dựa vào khái niệm này, Cục đo lường chất lượng nhà nước Việt Nam đã đưa ra khái niệm: “Chất lượng sản phẩm của một sản phẩm nào đó là tập hợp tất cả các tính 8 chất biểu thị giá trị sử dụng phù hợp với nhu cầu của xã hội trong những điều kiện kinh tế - xã hội nhất định, đảm bảo các yêu cầu của người sử dụng nhưng cũng đảm bảo các tiêu chuẩn thiết kế và khả năng sản xuất của từng nước”. Khái niệm về kiểm soát chất lượng sản phẩm Kiểm soát chất lượng là quá trình điều khiển, đánh giá các hoạt động tác nghiệp thông qua các phương tiện, kỹ thuật, phương pháp quản lý tiên tiến nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, mục tiêu và yêu cầu chất lượng đã đề ra. Theo TCVN ISO 9000:2005 định nghĩa: “Kiểm soát chất lượng là một phần của quản lý chất lượng tập trung vào thực hiện các yêu cầu chất lượng”. Kiểm soát chất lượng có liên quan đến kỹ thuật tác nghiệp và các hoạt động được áp dụng để thực hiện các yêu cầu về chất lượng.
Vai trò của công tác kiểm soát Kiểm soát chất lượng sản phẩm là chức năng cơ bản trong các chức năng quản lý tại công ty, là cầu nối giữa cán bộ quản lý – người điều hành – người lao động. Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đóng vai trò rất quan trọng vì ngoai việc đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, nó còn đánh giá được khả năng sản xuất, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động trong công ty. Kiểm soát bao gồm kiểm soát tình hình, thực trạng thông qua việc phân tích các dữ liệu thống kê thu thập được bằng việc sử dụng các công cụ thống kê. Sau đó cần phải xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả và mục tiêu chất lượng đã đặt ra.
Một trong các công cụ được sử dụng để giúp xác định và quản lý các nguyên nhân (nhân tố ảnh hưởng) tới mục tiêu chất lượng chính là sơ đồ nhân quả (còn gọi là sơ đồ 9 xương cá). Do số lượng các yếu tố nguyên nhân là rất nhiều nên cần phải xác định yếu tố nào là quan trọng nhất, đâu là nguyên nhân chính có thể gây ra những ảnh hưởng lớn nhất tới mục tiêu đã đề ra. Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu, kế hoạch đã đặt ra nhằm xác định và phát hiện những sai lệch. Để từ đó xác định nguyên nhân và có những điều chỉnh kịp thời.
Nội dung cơ bản của công tác kiểm soát 1. Quy trình kiểm soát Xác định Đo So sánh với Tiếp tục hoạt các tiêu lường tiêu chuẩn nếu không có động và công chuẩn kiểm kết quả kiểm soát nhận kết quả soát hoạt sai lệch Tiến hành điều chỉnh theo tiêu nếu có chuẩn sai lệch Hình 1.1: Quy trình kiểm soát ● Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát: Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động. Các tiêu chuẩn kiểm soát cần được thực hiện theo các quy tắc sau đây: 10 - Tiêu chuẩn và mục tiêu. - Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên.
- Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp. - Tiêu chuẩn và trách nhiệm. - Xác định mức chuẩn. - Sử dụng các tiêu chuẩn định tính.
● Đo lường kết quả hoạt động: - Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra, đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định. - Yêu cầu đối với đo lường kết quả: • Hữu ích. • Có độ tin cậy cao. • Không lạc hậu.
- Các phương pháp đo lường kết quả: • Quan sát các dữ kiện: Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện. • Sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương pháp này được thực hiện dựa vào những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc. • Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát. 11 • Dự báo: phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc.
• Điều tra: Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan. ● So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát: - Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó. - Sau đó tiến hành thông báo: + Đối tượng thông báo: • Các nhà quản trị cấp trên có liên quan. • Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan.
• Đối tượng bị kiểm soát. + Nội dung thông báo: • Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc. • Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng. • Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn.
+ Yêu cầu khi thông báo: • Phải kịp thời. • Phải chính xác. 12 • Phải đúng đối tượng. ● Tiến hành điều chỉnh - Các hoạt động điều chỉnh: • Điều chỉnh mục tiêu dự kiến.
• Điều chỉnh chương trình hành động. • Tiến hành những hành động dự phòng. • Không hành động gì cả. - Yêu cầu với hành động điều chỉnh: • Phải nhanh chóng, kịp thời.
• Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp. • Điều chỉnh phải hướng tới kết quả. Phân loại các hoạt động kiểm soát Theo thời gian tiến hành kiểm soát: - Kiểm soát trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc. - Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện.
- Kiểm soát sau: là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra. Theo tần suất các cuộc kiểm soát: - Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát. 13 - Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định. - Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không kế hoạch.
Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát: - Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung. - Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp. - Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức.