Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT

Luận văn tốt nghiệp về hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH TMDV Tin Học AT, phân tích và đề xuất giải pháp quản trị hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Thị Xuyến
• Trường học: Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
• Loại tài liệu: luận văn
• Năm xuất bản: 2010

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV TIN HỌC AT
• 1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
• 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu trong đề tài
• 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu
• 1.4. Phạm vi nghiên cứu
• 1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp
• 2. CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP
• 2.1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản
• 2.1.1. Khái niệm tổ chức
• 2.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức
• 2.1.3. Khái niệm phân quyền và tầm hạn quản trị
• 2.2. Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
• 2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước
• 2.4. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
• 2.5. Đặc điểm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 2.5.1. Tính tập trung
• 2.5.2. Tính phức tạp
• 2.5.3. Tính tiêu chuẩn hóa
• 2.6. Những nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
• 2.6.1. Tính tương thích giữa hình thức và chức năng
• 2.6.2. Tính thống nhất chỉ huy
• 2.6.3. Tính cân đối
• 2.6.4. Tính linh hoạt
• 2.6.5. Tính hiệu quả
• 2.7. Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
• 2.7.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
• 2.7.2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng
• 2.7.3. Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng
• 2.7.4. Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Tóm tắt

I. Tổng quan về hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM DV Tin Học AT

Cơ cấu tổ chức là yếu tố quyết định đến sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT, một doanh nghiệp mới thành lập, đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình. Việc tối ưu hóa cơ cấu tổ chức không chỉ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra sự linh hoạt trong quản lý và phát triển. Do đó, nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty.

1.1. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Nó giúp phân chia công việc, xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

1.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM DV Tin Học AT

Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT hiện đang gặp khó khăn trong việc quản lý do cơ cấu tổ chức còn đơn giản và thiếu sự phân chia rõ ràng giữa các phòng ban. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải công việc và hiệu quả làm việc chưa cao.

II. Vấn đề và thách thức trong cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM DV Tin Học AT

Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn tác động đến sự phát triển bền vững của công ty. Việc nhận diện và phân tích các vấn đề này là rất cần thiết để đưa ra các giải pháp phù hợp.

2.1. Thiếu sự phân công rõ ràng trong công việc

Nhiều nhân viên tại công ty phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau mà không có sự phân công rõ ràng. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải và hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu.

2.2. Sự phối hợp giữa các phòng ban còn yếu

Sự thiếu liên kết giữa các phòng ban làm giảm hiệu quả công việc. Các phòng ban không thể phối hợp tốt với nhau, dẫn đến việc không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

III. Phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM DV Tin Học AT

Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT cần áp dụng một số phương pháp và giải pháp cụ thể. Những phương pháp này sẽ giúp công ty tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.

3.1. Đánh giá hiệu quả hiện tại của cơ cấu tổ chức

Công ty cần thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức hiện tại. Việc này sẽ giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến.

3.2. Tăng cường đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên là một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao năng lực làm việc. Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn để nâng cao kỹ năng cho nhân viên, giúp họ thực hiện công việc hiệu quả hơn.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Công ty TNHH TM DV Tin Học AT

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức không chỉ là lý thuyết mà còn cần được áp dụng thực tiễn. Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT đã thực hiện một số biện pháp nhằm cải thiện cơ cấu tổ chức và đã đạt được những kết quả nhất định.

4.1. Kết quả đạt được sau khi cải tiến

Sau khi thực hiện các biện pháp cải tiến, công ty đã thấy rõ sự thay đổi trong hiệu quả công việc. Các phòng ban đã có sự phối hợp tốt hơn, giúp công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

4.2. Những bài học rút ra từ quá trình cải tiến

Quá trình cải tiến cơ cấu tổ chức đã giúp công ty nhận ra tầm quan trọng của việc phân công rõ ràng và sự phối hợp giữa các phòng ban. Những bài học này sẽ là nền tảng cho các bước phát triển tiếp theo.

V. Kết luận và tương lai của cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM DV Tin Học AT

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một quá trình liên tục và cần thiết cho sự phát triển bền vững của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Công ty cần tiếp tục theo dõi và điều chỉnh cơ cấu tổ chức để đáp ứng tốt hơn với yêu cầu của thị trường.

5.1. Tương lai của cơ cấu tổ chức tại công ty

Công ty cần xây dựng một cơ cấu tổ chức linh hoạt, có khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Điều này sẽ giúp công ty duy trì được lợi thế cạnh tranh.

5.2. Định hướng phát triển trong tương lai

Công ty sẽ tiếp tục đầu tư vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đồng thời chú trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực. Đây sẽ là yếu tố quyết định đến sự thành công trong tương lai.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam duy trì tốc độ tăng trưởng GDP từ 7% đến 8%/năm ở giai đoạn 2008-2010, thị trường công nghệ thông tin và thiết bị máy tính đã chứng kiến sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp phân phối. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò như bộ khung xương sống, quyết định khả năng thích ứng chiến lược và năng lực cạnh tranh dài hạn của mọi tổ chức kinh tế. Đối với Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tin học AT thành lập từ năm 2007, việc chuyển mình từ một đơn vị khởi nghiệp quy mô nhỏ sang giai đoạn mở rộng kinh doanh đã bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng trong công tác quản trị. Số liệu thực tế cho thấy chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 tăng 49,00% và tiếp tục tăng vọt 73,80% trong năm 2010, trong khi tốc độ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế lại sụt giảm mạnh từ 39,08% xuống chỉ còn 8,39%.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết mâu thuẫn giữa quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và một bộ máy tổ chức chức năng bị quá tải, thiếu tính linh hoạt và chuyên môn hóa thấp. Mục tiêu cụ thể của đề tài nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về thiết kế cấu trúc doanh nghiệp, phân tích thực trạng vận hành tại Công ty Tin học AT trong giai đoạn 3 năm từ năm 2008 đến năm 2010, từ đó đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức mới cùng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm tối ưu hóa nguồn lực. Phạm vi nghiên cứu được giới hạn tại trụ sở chính và chi nhánh 234 Lê Thanh Nghị của công ty tại Hà Nội. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn, tạo nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí vận hành, giảm tải áp lực lao động và hiện thực hóa mục tiêu doanh thu 47.356 triệu đồng trong giai đoạn kế hoạch 2011-2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng của các học thuyết quản trị kinh điển. Trước hết, lý thuyết tổ chức của Harold Koontz khẳng định công tác tổ chức là tiến trình nhóm gộp các hoạt động cần thiết, giao phó quyền hạn cho nhà quản lý và thiết lập hệ thống liên kết ngang dọc để đạt mục tiêu chung. Tiếp đó, quan điểm của nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein chỉ rõ bốn đặc trưng cốt lõi của mọi tổ chức gồm: sự kết hợp nỗ lực, mục đích chung, phân công lao động và hệ thống thứ bậc quyền lực. Đồng thời, lý thuyết cấu trúc ngẫu nhiên của Jay Lorsch nhấn mạnh cơ cấu tổ chức không phải là yếu tố bất biến mà luôn biến động phức tạp theo môi trường kinh doanh và chiến lược phát triển.

Bên cạnh các lý thuyết nền tảng, luận văn chuẩn hóa bốn khái niệm then chốt trong quản trị học:

• Tổ chức: Quá trình phân công công việc, xác lập thẩm quyền và thiết lập mối liên kết giữa các bộ phận nhằm tạo môi trường thuận lợi nhất để hiện thực hóa mục tiêu chung.
• Cơ cấu tổ chức: Hệ thống phân chia chính thức gồm các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa theo chức năng, quyền hạn và trách nhiệm xác định.
• Phân quyền: Tiến trình chuyển giao nhiệm vụ và trao quyền sử dụng nguồn lực cần thiết cho cấp dưới gắn liền với trách nhiệm thực thi công việc.
• Tầm hạn quản trị: Số lượng nhân viên cấp dưới trực tiếp mà một nhà quản trị có thể kiểm soát và điều hành đạt hiệu quả cao nhất.

Luận văn phân tích toàn diện năm mô hình cơ cấu cơ bản gồm trực tuyến, chức năng, trực tuyến - chức năng, theo khu vực địa lý, theo sản phẩm và ma trận; đồng thời quán triệt năm nguyên tắc thiết kế tổ chức: tương thích hình thức - chức năng, thống nhất chỉ huy, cân đối quyền hạn - trách nhiệm, tính linh hoạt thích ứng và tính hiệu lực - hiệu quả kinh tế.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp để đảm bảo tính chuẩn xác và khách quan:

• Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua điều tra bảng hỏi trắc nghiệm với cỡ mẫu 11 phiếu, bao gồm 3 phiếu dành cho cấp quản trị cấp cao và 8 phiếu dành cho nhân viên đại diện các phòng ban; kết hợp phỏng vấn sâu 3 nhà quản trị then chốt gồm Giám đốc và 2 Phó Giám đốc theo bảng hỏi 6 câu hỏi định hướng chiến lược. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm thu thập ý kiến từ những cá nhân nắm giữ vai trò trọng yếu trong việc vận hành bộ máy.
• Nguồn dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo cơ cấu lao động quy mô 50 người, sơ đồ tổ chức bộ máy và hệ thống quy chế nội bộ của công ty trong 3 năm 2008-2010.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích kinh tế kết hợp so sánh số liệu tuyệt đối, số liệu tương đối và phương pháp phân tích tổng hợp là nhằm đối chiếu trực quan tốc độ gia tăng của chi phí quản lý so với doanh thu và lợi nhuận. Toàn bộ tiến trình nghiên cứu được thực hiện hoàn chỉnh trong năm 2010, phân tích chi tiết dữ liệu giai đoạn 2008-2010 và đưa ra dự báo phát triển đến năm 2013.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích số liệu thực chứng từ hoạt động của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tin học AT đã làm nổi bật các phát hiện quan trọng sau:

Thứ nhất, mô hình cơ cấu tổ chức chức năng hiện tại không còn đáp ứng được yêu cầu phát triển. Kết quả điều tra cho thấy 100% người được khảo sát xác nhận công ty đang vận hành theo mô hình chức năng. Tuy nhiên, có tới 72,73% ý kiến khẳng định mô hình này chưa phù hợp với giai đoạn kinh doanh hiện nay do số lượng phòng ban quá ít, dẫn đến việc dồn ứ khối lượng công việc.

Thứ hai, mức độ chuyên môn hóa thấp và tình trạng quá tải lao động diễn ra phổ biến. Có 62,50% nhân viên cho rằng định biên nhân sự trong phòng ban chưa hợp lý và cần tuyển dụng bổ sung. Bên cạnh đó, 50,00% nhân sự phản ánh khó khăn lớn nhất là tính chuyên môn hóa chưa cao do phải làm nhiều việc trái nghiệp vụ, 37,50% gặp khó khăn do thiếu thông tin điều hành, và 75,00% nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ để hoàn thành khối lượng công việc được giao.

Thứ ba, cơ cấu lao động mất cân đối về trình độ và giới tính. Quy mô nhân sự tăng từ 37 người năm 2008 lên 50 người năm 2010 (tăng 35,14%), trong đó lao động nam chiếm tỷ trọng áp đảo 66,00%. Đáng chú ý, tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học chỉ đạt 36,00% (18 người), trong khi trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm tới 46,00% (23 người), phần còn lại là 18,00% công nhân kỹ thuật phổ thông (9 người).

Thứ tư, hiệu quả tài chính phản ánh sự bất hợp lý nghiêm trọng của bộ máy quản lý. Trong giai đoạn 2008-2010, mặc dù doanh thu tăng trưởng khả quan từ mức 9.740 triệu đồng lên mức cao hơn qua các năm, chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 tăng 49,00% và năm 2010 tăng đột biến 73,80% (tăng 2.907 nghìn đồng). Sự leo thang của chi phí quản trị đã làm tốc độ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế giảm sút nghiêm trọng từ 39,08% năm 2009 xuống chỉ còn 8,39% năm 2010.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng chi phí quản lý tăng cao nhưng hiệu quả kinh doanh giảm sút xuất phát từ việc công ty chưa có Phòng Marketing chuyên trách. Toàn bộ các nghiệp vụ trọng yếu như nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng, xây dựng chính sách giá và tìm kiếm đối tác cung ứng đều bị gán ghép cho Phòng Kinh doanh (chỉ gồm 1 trưởng phòng và 7 nhân viên). Sự ôm đồm này khiến nhân viên kinh doanh bị phân tán nguồn lực, giảm hiệu quả bán hàng trực tiếp.

Dữ liệu khảo sát khi được biểu diễn qua bảng ma trận đánh giá các nguyên tắc quản trị cho thấy: nguyên tắc thống nhất chỉ huy đạt điểm tối đa (mức 5/5), nhưng nguyên tắc linh hoạt và nguyên tắc hiệu quả chỉ đạt mức thấp nhất (mức 2/5). Sơ đồ tổ chức phân nhánh đơn giản không còn phù hợp khi các phòng ban có sự phối hợp lỏng lẻo (62,50% nhân viên đánh giá sự phối hợp chỉ ở mức trung bình). Tại Phòng Kỹ thuật gồm 10 nhân sự, việc bố trí lẫn lộn giữa kỹ thuật lắp đặt và bảo hành dịch vụ khiến chất lượng hỗ trợ sau bán hàng suy giảm. Kết quả này hoàn toàn tương thích với các nghiên cứu quản trị thực nghiệm trước đây, khẳng định rằng một cấu trúc tổ chức cứng nhắc và thiếu bộ phận chức năng chuyên biệt sẽ triệt tiêu lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp kinh doanh hàng công nghệ.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hướng tới mục tiêu doanh thu 47.356 triệu đồng trong giai đoạn 2011-2013, các giải pháp mang tính hành động cao được đề xuất như sau:

Một là, tái cấu trúc bộ máy và thành lập mới Phòng Marketing chuyên trách. Ban Giám đốc cần phê duyệt quyết định thành lập Phòng Marketing trực thuộc Phó Giám đốc Kinh tế trước Quý 2/2011. Cơ cấu phòng gồm 1 Trưởng phòng và 5 nhân viên có trình độ Đại học chuyên ngành Marketing. Bộ phận này chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, quản trị thương hiệu, triển khai chiến lược tiếp thị hỗn hợp và khảo sát nhu cầu khách hàng, giúp giải phóng hoàn toàn 40% khối lượng công việc phi bán hàng cho Phòng Kinh doanh.

Hai là, mở rộng định biên và chuẩn hóa mô tả công việc cho các bộ phận chủ lực. Phòng Kinh doanh tiến hành bổ sung 2 nhân sự (nâng quy mô lên 1 Trưởng phòng và 9 nhân viên) tập trung vào đàm phán hợp đồng và phát triển mạng lưới phân phối. Phòng Kỹ thuật bổ sung 4 kỹ sư công nghệ thông tin (nâng quy mô lên 1 Trưởng phòng và 14 nhân viên), đồng thời tách biệt rõ ràng thành hai tổ chuyên môn: Tổ lắp đặt triển khai và Tổ bảo hành sửa chữa.

Ba là, triển khai chương trình đào tạo kỹ thuật chuyên sâu và xây dựng cơ chế kèm cặp nội bộ. Phòng Kỹ thuật chủ trì phối hợp Phòng Hành chính xây dựng kế hoạch đào tạo định kỳ hàng quý về công nghệ phần cứng, thiết bị mạng Cisco, TP-Link và kỹ năng giao tiếp khách hàng. Áp dụng mô hình cán bộ giàu kinh nghiệm kèm cặp trực tiếp nhân viên mới nhằm giảm 50% sai sót kỹ thuật và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

Bốn là, hiện đại hóa điều kiện làm việc và hoàn thiện chính sách đãi ngộ. Ban Giám đốc phê duyệt ngân sách nâng cấp trang thiết bị văn phòng, máy tính cấu hình cao, lắp đặt điều hòa và tái quy hoạch vị trí các phòng ban chức năng nằm kề nhau nhằm rút ngắn 30% thời gian luân chuyển chứng từ. Đồng thời, thiết lập cơ chế thưởng nóng theo doanh số bán hàng và tăng lương định kỳ giúp nâng cao chỉ số gắn kết của nhân viên lên trên 85%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn phong phú cho nhiều nhóm độc giả chuyên môn:

• Ban lãnh đạo và chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực công nghệ thông tin: Cung cấp bài học kinh nghiệm sâu sắc về cách thức chuyển đổi mô hình quản trị khi quy mô nhân sự chạm ngưỡng 50 người, giúp tránh bẫy gia tăng chi phí quản lý mất kiểm soát.
• Giám đốc nhân sự và chuyên viên tư vấn tái cấu trúc tổ chức: Có thể ứng dụng trực tiếp bộ câu hỏi khảo sát thực trạng, ma trận 5 nguyên tắc tổ chức và quy trình 4 bước phân quyền để rà soát, đánh giá hiệu năng bộ máy tại doanh nghiệp của mình.
• Học viên cao học và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp: Tiếp cận nguồn tài liệu tham khảo chuẩn mực về phương pháp kết hợp giữa lý thuyết tổ chức kinh điển với phân tích báo cáo tài chính và dữ liệu thống kê nhân sự thực tế.
• Các nhà nghiên cứu và giảng viên quản trị học: Bổ sung nguồn dữ liệu tình huống sinh động về quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp thương mại dịch vụ tại thị trường Việt Nam giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế.

Câu hỏi thường gặp

Lý do cấp thiết nào buộc Công ty Tin học AT phải tách riêng Phòng Marketing khỏi Phòng Kinh doanh? Trước năm 2011, Phòng Kinh doanh phải kiêm nhiệm toàn bộ hoạt động tiếp thị, định giá và tìm kiếm nhà cung cấp, khiến 75,00% nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ và giảm hiệu quả bán hàng. Việc thành lập Phòng Marketing với 6 nhân sự chuyên trách giúp chuyên môn hóa công tác thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Điểm bất hợp lý lớn nhất trong kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2010 là gì? Đó là sự gia tăng đột biến của chi phí quản lý doanh nghiệp, tăng tới 49,00% năm 2009 và 73,80% năm 2010. Tốc độ leo thang chi phí quản trị vượt xa mức tăng trưởng doanh thu đã kéo tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế giảm mạnh từ 39,08% xuống chỉ còn 8,39%.

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp trong luận văn được triển khai với quy mô ra sao? Tác giả đã phát 11 phiếu khảo sát trắc nghiệm gồm 3 phiếu cho cấp quản trị và 8 phiếu cho nhân viên các phòng ban, đồng thời phỏng vấn sâu trực tiếp 3 nhà lãnh đạo cao nhất là Giám đốc và 2 Phó Giám đốc theo bộ câu hỏi chuẩn hóa gồm 6 nội dung trọng tâm.

Cơ cấu lao động 50 nhân sự của công ty bộc lộ những điểm yếu nào về mặt chất lượng? Tỷ lệ lao động có trình độ đại học chỉ chiếm 36,00% (18 người), trong khi trình độ cao đẳng, trung cấp và kỹ thuật phổ thông chiếm tới 64,00%. Ngoài ra, sự mất cân đối giới tính khi nam giới chiếm 66,00% cũng ảnh hưởng đến tính đa dạng vị trí việc làm.

Mục tiêu chiến lược của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong giai đoạn 2011-2013 là gì? Mô hình tổ chức mới hướng tới việc tối ưu hóa chi phí quản lý, tạo lập môi trường làm việc phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo năng suất lao động nhằm hiện thực hóa chỉ tiêu tổng doanh thu đạt 47.356 triệu đồng và nâng thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên vượt mức 3 triệu đồng/tháng.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa sâu sắc các học thuyết quản trị tổ chức của Harold Koontz, Edgar Schein, Jay Lorsch và chuẩn hóa 5 nguyên tắc cốt lõi trong thiết kế bộ máy doanh nghiệp.
• Nghiên cứu chỉ rõ điểm nghẽn thực tế tại Công ty Tin học AT giai đoạn 2008-2010 khi chi phí quản lý tăng 73,80% nhưng 72,73% nhân sự đánh giá bộ máy chưa phù hợp và 75,00% phải làm thêm giờ.
• Đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức cải tiến mang tính đột phá thông qua việc thành lập mới Phòng Marketing chuyên trách quy mô 6 nhân sự và bổ sung 6 nhân viên cho khối Kinh doanh và Kỹ thuật.
• Đưa ra hệ thống giải pháp hỗ trợ toàn diện bao gồm đào tạo kỹ thuật chuyên sâu, tái thiết kế không gian làm việc liên hoàn và áp dụng chế độ đãi ngộ gắn liền với hiệu suất.
• Xác lập lộ trình thực thi rõ ràng từ năm 2011 đến năm 2013, tạo động lực quyết định để doanh nghiệp chinh phục cột mốc doanh thu 47.356 triệu đồng.

Ban lãnh đạo Công ty Tin học AT cần khẩn trương ban hành quy chế chức năng nhiệm vụ mới và triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự chuyên môn ngay từ Quý 1/2011 nhằm nắm bắt kịp thời các cơ hội thị trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT.

Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 2 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 2. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản 2. Khái niệm tổ chức Tổ chức là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong một lĩnh vực, một hình thái cơ cấu tổ chức nhất định để đạt được mục đích chung. Theo Harold Kooltz ("những vấn đề cốt yếu của quản lý", năm 1993, trang 267); "công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là sự tạo điều kiện liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức".

Từ các quan điểm trên có thể rút ra khái niệm chung nhất: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung cho tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định. Khái niệm phân quyền và tầm hạn quản trị Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.

Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất. Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Theo Lorsch [6] Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến.

Ngược lại nó là một hiện tượng phức tạp, về mặt này vai trò, ảnh hưởng của người quản lý rất quan trọng. Theo nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein [5] Có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: (1) kết hợp các nỗ lực, (2) có mục tiêu hay mục đích chung, (3) phân công lao động, (4) hệ thống thứ bậc quyền lực.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [4] Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi các nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thnahf mục tiêu chung của tổ chức. Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ [7] Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Theo Nguyễn Hải Sản[8] Cơ cấu tổ chức là hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể.

Sự phan chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước Cơ cấu tổ chức là nền móng của doanh nghiệp, bởi nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp luôn cố gắng ngày Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa doanh nghiệp mình phát triển. Do đó các đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là những đề tài mang tính cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp.

Sau đây là một số công trình nghiên cứu năm trước: Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty CP kính Viglacera Đáp Cầu" do sinh viên Nguyễn Thị Nga K39A1 ĐHTM thực hiện. Luận văn này đã đưa ra được một số lý thuyết như: khái niệm, tầm quan trọng, đặc điểm,vv… về cơ cấu tổ chức và phân quyền. Luận văn này có phân tích thêm các tiêu chí đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết của hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, về thực trạng của công ty và những hạn chế thì phân tích sơ sài, không đưa ra nguyên nhân cụ thể dẫn đến không rõ ràng.

Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần xây lắp và thương mại Coma 25" do sinh viên Mai Thị Hồng Ngọc thực hiện. Luận văn đã phân tích khá đầy đủ lý thuyết về cơ cấu tổ chức, nhưng chưa có khái niệm về phân quyền và tầm hạn quản trị. Nhưng các giải pháp đưa ra chưa đầy đủ, chưa giải quyết được những tồn tại của công ty. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt" do sinh viên Lê Anh Quang k42A1 thực hiện.

Luận văn này khi phân tích đã lệch hướng so với đề tài: Trong suốt quá trình làm, luận văn chỉ nói về bộ máy quản trị của công ty chứ không phải cơ cấu tổ chức của công ty. Do đó, một số giải pháp đưa ra chưa hợp lý. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần may Hưng Yên" do sinh viên Đào Thị Nhinh K42A2 thực hiện. Luận văn này đã đưa ra được một số lý luận về cơ cấu tổ chức và những giải pháp hay.

Tuy nhiên, luận văn chưa có lý luận về phân quyền và tầm hạn quản trị. Ngoài các đề tài trên còn có rất nhiều những đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp. Trong các đề tài nghiên cứu về cơ cấu tổ chức thì chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách cụ thể về Công ty em. Do đó em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT" làm đề tài luận văn tốt nghiệp.

Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 2. Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức.

Quyền lực chỉ tập trung trong tay một số cá nhân hay bộ phận thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tập trung cao và ngược lại. Tính phức tạp Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua số lượng các cấp, các đầu mối, các khâu trong tổ chức. Một cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao là cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu và các mối liên hệ phức tạp. Ngược lại, cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít đầu mối là cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp.

Tính tiêu chuẩn hóa Các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều bị chi phối và rằng buộc bởi các quy chế, các chính sách và các thủ tục của tổ chức. Nếu mức độ rằng buộc và chi phối cao thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tiêu chuẩn hóa cao và ngược lại. Những nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 2. Tính tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải tương thích nhằm thực hiện các chức năng.

Tính thống nhất chỉ huy Mỗi một cơ cấu tổ chức được cấu thành bởi các bộ phận và phòng ban. Các đơn vị, các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho đơn vị của mình, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ tổ chức, tránh tình trạng mâu thuẫn. Tính cân đối Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ chức năng, phạm vi và nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp. Tính cân đối thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, các cá nhân với nhau.

Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2. Tính linh hoạt Theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức phải linh hoạt không được cứng nhắc, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yêu tố tác động. Sự linh hoạt trong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của các cán bộ công nhân viên trong mỗi bộ phận. Tính hiệu quả Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định.

Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu hướng tới của bất kỳ tổ chức nào. Một cơ cấu tổ chức tốt là một cơ cấu tổ chức mà tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoạt động có hiệu quả. Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 2.