Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT. Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT.
Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 2 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 2. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản 2. Khái niệm tổ chức Tổ chức là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong một lĩnh vực, một hình thái cơ cấu tổ chức nhất định để đạt được mục đích chung. Theo Harold Kooltz ("những vấn đề cốt yếu của quản lý", năm 1993, trang 267); "công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là sự tạo điều kiện liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức".
Từ các quan điểm trên có thể rút ra khái niệm chung nhất: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung cho tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định. Khái niệm phân quyền và tầm hạn quản trị Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất. Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Theo Lorsch [6] Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến.
Ngược lại nó là một hiện tượng phức tạp, về mặt này vai trò, ảnh hưởng của người quản lý rất quan trọng. Theo nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein [5] Có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: (1) kết hợp các nỗ lực, (2) có mục tiêu hay mục đích chung, (3) phân công lao động, (4) hệ thống thứ bậc quyền lực.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [4] Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi các nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thnahf mục tiêu chung của tổ chức. Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ [7] Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Theo Nguyễn Hải Sản[8] Cơ cấu tổ chức là hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể.
Sự phan chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước Cơ cấu tổ chức là nền móng của doanh nghiệp, bởi nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp luôn cố gắng ngày Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa doanh nghiệp mình phát triển. Do đó các đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là những đề tài mang tính cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp.
Sau đây là một số công trình nghiên cứu năm trước: Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty CP kính Viglacera Đáp Cầu" do sinh viên Nguyễn Thị Nga K39A1 ĐHTM thực hiện. Luận văn này đã đưa ra được một số lý thuyết như: khái niệm, tầm quan trọng, đặc điểm,vv… về cơ cấu tổ chức và phân quyền. Luận văn này có phân tích thêm các tiêu chí đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết của hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, về thực trạng của công ty và những hạn chế thì phân tích sơ sài, không đưa ra nguyên nhân cụ thể dẫn đến không rõ ràng.
Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần xây lắp và thương mại Coma 25" do sinh viên Mai Thị Hồng Ngọc thực hiện. Luận văn đã phân tích khá đầy đủ lý thuyết về cơ cấu tổ chức, nhưng chưa có khái niệm về phân quyền và tầm hạn quản trị. Nhưng các giải pháp đưa ra chưa đầy đủ, chưa giải quyết được những tồn tại của công ty. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt" do sinh viên Lê Anh Quang k42A1 thực hiện.
Luận văn này khi phân tích đã lệch hướng so với đề tài: Trong suốt quá trình làm, luận văn chỉ nói về bộ máy quản trị của công ty chứ không phải cơ cấu tổ chức của công ty. Do đó, một số giải pháp đưa ra chưa hợp lý. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần may Hưng Yên" do sinh viên Đào Thị Nhinh K42A2 thực hiện. Luận văn này đã đưa ra được một số lý luận về cơ cấu tổ chức và những giải pháp hay.
Tuy nhiên, luận văn chưa có lý luận về phân quyền và tầm hạn quản trị. Ngoài các đề tài trên còn có rất nhiều những đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp. Trong các đề tài nghiên cứu về cơ cấu tổ chức thì chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách cụ thể về Công ty em. Do đó em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT" làm đề tài luận văn tốt nghiệp.
Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 2. Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức.
Quyền lực chỉ tập trung trong tay một số cá nhân hay bộ phận thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tập trung cao và ngược lại. Tính phức tạp Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua số lượng các cấp, các đầu mối, các khâu trong tổ chức. Một cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao là cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu và các mối liên hệ phức tạp. Ngược lại, cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít đầu mối là cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp.
Tính tiêu chuẩn hóa Các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều bị chi phối và rằng buộc bởi các quy chế, các chính sách và các thủ tục của tổ chức. Nếu mức độ rằng buộc và chi phối cao thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tiêu chuẩn hóa cao và ngược lại. Những nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 2. Tính tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải tương thích nhằm thực hiện các chức năng.
Tính thống nhất chỉ huy Mỗi một cơ cấu tổ chức được cấu thành bởi các bộ phận và phòng ban. Các đơn vị, các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho đơn vị của mình, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ tổ chức, tránh tình trạng mâu thuẫn. Tính cân đối Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ chức năng, phạm vi và nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp. Tính cân đối thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, các cá nhân với nhau.
Nguyễn Thị Xuyến Lớp: K43A6 Luan van Trường: Đại Học Thương Mại Khoa: Quản trị doanh nghiệp 2. Tính linh hoạt Theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức phải linh hoạt không được cứng nhắc, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yêu tố tác động. Sự linh hoạt trong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của các cán bộ công nhân viên trong mỗi bộ phận. Tính hiệu quả Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định.
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu hướng tới của bất kỳ tổ chức nào. Một cơ cấu tổ chức tốt là một cơ cấu tổ chức mà tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoạt động có hiệu quả. Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 2.