CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC. KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC: 1. Khái niệm tổ chức: Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt: Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch.
Khi đó tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản lý: xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch. Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức.
Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu tổ chức là cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức phi chính thức. Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cáu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 Chuyên đề tốt nghiệp 4 các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền hạn bên trong tổ chức.
Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức: 1. Chuyên môn hoá công việc: Chuyên môn hoá công việc chỉ mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau. Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả. Tổ chức có thẻ giảm được chi phí đào toạ vì có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đó.
Mặt khác hiệu quả và năng suất lao động có thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số loại công việc. Tuy nhiên, ở mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc có thể ảnh hưởng tới năng suất lao động, sự thoả mãn công việc và sự luân chuyển công việc. Mức chuyên môn hoá quá cao dẫn tới năng suất lao động của người lao động bị giảm xuống ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của tổ chức. Mặt khác mức độ chuyên môn hoá quá cao dễ gây nhàm chán, căng thẳng cho người lao động ảnh hưởng đến chất lượng công việc và năng suất làm việc của người lao động.
Phân chia tổ thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận: Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh qua trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang. Các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là: * Mô hình tổ chức theo bộ phận chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực.) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 Chuyên đề tốt nghiệp 5 Ưu điểm: Hiệu qủa tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính chất lặp đi lặp lại; phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề; giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu; đơn giản hoá việc đào tạo; chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
Nhược điểm: Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược; thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng; chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở cán bộquản lý; hạn chế việc phát triển đội gnũ cán bộ quản lý chung; đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho lãnh đạo cấp cao nhất. Áp dụng: Được hầu hết các tổ chức áp dụng trong một giai đoạn phát triển, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Marketing Kỹ thuật Sản xuất Tài chính Quảng cáo Thiết kế Phân xưởng1 Ngân quỹ Bán hàng Kỹ thuật Phân xưởng2 Kế toán Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng * Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm: Là việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm. Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 Chuyên đề tốt nghiệp 6 Ưu điểm: Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng; việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn; tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung; các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm; có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định.
Nhược điểm: Sự tranh giành quyền lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu quả; cần nhiều người có năng lực quản lý chung; có xu thế là cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn; làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. Áp dụng: Tổ chức có quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Sản Phó giám đốc Tài Nhân sự xuất chính Xưởng Xe máy Xưởng Ô tô Xưởng Hàng điện tử Sơ đồ 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức sản phẩm * Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư: Là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý. Ưu điểm: Chú ý đến nhu cầu thị trường và các vấn đề địa phương; có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 Chuyên đề tốt nghiệp 7 trường cụ thể; tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương; có được thông tin tốt hơn về thị trường; tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung.
Nhược điểm: Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán; đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý; công việc có thể bị trùng lặp; khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. Áp dụng: Đối với các doanh nghiệp khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau. Nhiều cơ quan Nhà nước như cơ quan thuế, toà án, bưu điện. áp dụng mô hình này nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau ở khắp mọi nơi trong cả nước.
Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc Nhân Giám đốc Tài Marketing sự chính Giám đốc khu Giám đốc khu Giám đốc khu vực miền Bắc vực miền Trung vực miền Nam Sơ đồ 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức địa dư * Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng: Là những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ. Ưu điểm: Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn; đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định, khách hàng sữe được giành vị trí nổi bật để xem xét; Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 Chuyên đề tốt nghiệp 8 tạo cho khách hàng cảm giác họ có những nhà cung ứng đáng tin cậy; tạo ra hiệu năng lớn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối. Nhược điểm: Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả; thiếu sự chuyên môn hoá; đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài marketing; các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng. Áp dụng: Thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể.
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Tài chính Kinh doanh Nhân sự Giám đốc phân Giám đốc nghiên phối sản phẩm cứu thị trường Quản lý bán Quản lý bán lẻ Quản lý giao dịch với buôn cơ quan Nhà nước Sơ đồ 1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức khách hàng * Mô hình tổ chức ma trận: Là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau. Ưu điểm: Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng; tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu; kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường. Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 Chuyên đề tốt nghiệp 9 Nhược điểm: Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh; quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lặp tạo ra các xung đột; cơ cấu phức tạp và không bền vững; có thể gây tốn kém. Áp dụng: Thường được áp dụng trong những tổ chức thực hiện những mục tiêu mang tính trọn gói.
Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Nhân sự Tài chính Sản xuất Kinh doanh Ban quản lý dự án 1 ban quản lý dự án 2 Sơ đồ 1.5: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận 1.