CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CƠ CAU TÔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức cúa doanh nghiệp 1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức chính thức là tập hợp các bộ phận, phân hệ, các mối quan hệ giữa các cá nhân có sự tương tác lẫn nhau, phối hợp lẫn nhau, được chuyên môn hóa có quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí ở các cấp khác nhau thự hiên các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch.2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 1.1 Chuyên môn hóa và tong hợp công việc Thực hiện chuyên môn hóa công việc hay còn gọi là phân chia lao động là việc thể hiện việc phân chia nhiệm vụ thành những công việc mang tính độc lập trao cho các cá nhân. Chuyên môn hóa giúp cho công việc trở nên đơn giản hơn, mỗi người có thể lựa chọn được những công việc vị trí phù hợp với năng lực của bản thân. Ưu điểm Nhược điểm - Làm tăng năng suất lao động của |- Nhiệm vụ bị chia cắt thành những cả nhóm khâu nhỏ, tách rời nhau làm giảm khả - Dễ dao tạo để thực hiện năng sáng tạo của người lao động - Có được những chuyên gia giỏi do|- Dễ dẫn tới nhàm chán học làm thành thạo trong một số |- Tình trạng xa lạ đối địch nhau giữa công việc nhât định những người lao động ngày càng gia tăng Dé khắc phục được những hạn chế của chuyên môn hóa thì các nhà quản lí cần tăng mức độ tông hợp hóa công việc đến mức cao nhất có thể bằng cách sử dụng các kỹ thuật mở rộng pham vi công việc, phong phú hóa công việc, luân chuyên các cá nhân qua nhiêu công việc khác nhau tạo sự mới lạ đê tăng SV: Nguyễn Thị Linh 2 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Mai Ngọc Anh hiệu suất công việc.
Hình thành các bộ phận Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tao của tổ chức bao gồm những phân chia tổng thể thành các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện các hoạt động nhất định. Hình thành nên các bộ phận của tổ chức là quá trình phản ánh chuyên môn hóa và tổng hợp nhóm các hoạt động theo chiều ngang. Để hình thành nên các bộ phận dựa trên các tiêu chí khác nhau, từ đó làm xuất hiện các mô hình tô chức khác nhau. Mô hình tổ chức theo chức năng Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị được cơ cấu ( như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, quản lí nguồn nhân lực.
Các mô hình tổ chức theo đơn vị mục tiêu độc lập ( sản phẩm- khách hàng- địa dư) - 6 chức theo sản phẩm Cơ cấu tô chức theo sản phẩm là việc các đơn vị thực hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất và phối hợp một sản phẩm hay dịch vụ hay nhóm sản phẩm tương đồng - _ Tổ chức theo khách hàng Tổ chức theo khách hang là hình thức tạo nên các bộ phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu được hợp nhóm trong đơn vị cơ cấu. - Tổ chức theo địa dư Tổ chức theo địa dư là hình thức hợp nhóm các hoạt động phục vụ trên một địa bàn vào một bộ phận. - Tổ chức theo đơn vị chiến lược Tổ chức theo đơn vị chiến lược là sự hình thành các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thé tự tiến hành các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm. Mô hình tổ chức ma trận SV: Nguyễn Thị Linh 3 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Mai Ngọc Anh Mô hình tổ chức ma trận là mô hình nói về cơ cấu mà trong đó mỗi người lao động cho nhà quản lí bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản lý chương trình dự án. Mô hình tổ chức hỗn hợp Mô hình tổ chức hỗn hợp là việc phân chia các bộ phận hỗn hợp trong đó kết hợp hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận thuần túy nói trên. Cấp quản lí và tam quản lí Cấp quản lý là thứ bậc của quyền quản lý.Còn tầm quản lý là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả.Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý còn tầm quản lý mà hẹp dẫn tới nhiều cấp quản lý. Căn cứ vào số cấp quản lý, tồn tại hai mô hình cơ cấu tổ chức là có cấu nằm ngang và cơ cấu hình tháp.
- Cơ cầu nằm ngang là cơ cấu có tam quản lý rộng và một vài cơ cấu cấp quản lý. - Cơ cấu tổ chức hình tháp là cơ cấu có tam quản lý hẹp và nhiều cấp quản lý Mô hình cơ La 5 L2 vở AM Cơ câu tô chức năm ngang | Cơ câu tô chức hình tháp cau tô chức - Chỉ có một vài cấp quan lý | - Nhiều cấp bậc quản lý - Quản trị theo phương thức | - Quản trị theo phương phi tập trung thức hành chính Dacdigm |" Tổng hợp hóa hoạt động |- Chuyên môn hóa hoạt động Công việc được xác định khái quát Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc Quan tâm tới phương thức làm việc theo nhóm Các cá nhân làm việc độc lập Di chuyền nhân lực theo chiều ngang Di chuyển nhân lực SV: Nguyễn Thị Linh 4 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Mai Ngọc Anh - Tập trung sự chú ý vao| theo chiều đọc khách hàng 1. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức Quyền hạn là quyền tự chủ, điều tiết và sử dụng các nguồn lực đề có thể đưa ra quyết định và đỏi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản lý nhất định trong tổ chức.
Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, đồng thời cũng là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau. Nó là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người. Trong tổ chức quyền hạn chia làm 3 loại: + Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới trải dai từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất trong t6 chức.
+ Quyền hạn tham mưu: Là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý khác. Thực chất của mối quan hệ này là cố vấn + Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được đưa ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác. Theo các mối quan hệ quyền hạn trong tô chức thi cơ cấu tổ chức được chia làm: + Mô hình cơ cấu trực tuyến: Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước 1 người lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định quan hệ SV: Nguyễn Thị Linh 5 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Mai Ngọc Anh đọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ 1 người phụ trách trực tiếp. Ưu điểm của mô hình này là đề cao vai trò người lãnh đạo quản lý; tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủ trưởng. Tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng. Thông tin trực tiếp, nhanh chóng và chính xác.
Nhược điểm: Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn; hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý; khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa 2 đơn vị, hoặc 2 cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh đã định. Vì thế cơ cầu này thường chỉ áp dụng ở các đơn vị có quy mô nhỏ, không phù hợp cho quy mô lớn. + Cơ cầu trực tuyến- tham mưu: Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, nhưng bên cạnh người lảnh đạo có bộ phận tham mưu (phòng, ban tổ hoặc cá nhân) dé giúp người lảnh đạo ra quyết định. Trong cơ cấu trực tuyến- tham mưu, người lãnh đạo ra quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của người thừa hành trực tiếp của mình.
Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các dự án, các quyết định, đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định quản lý và theo dõi việc thực hiện. Bộ phận tham mưu không có quyền ra quyết định. Ưu điểm: đảm bảo được nguyên tắc 1 thủ trưởng, thống nhất trong quản lý, đồng thời vẫn thu hút được đội ngũ chuyên gia có trình độ chuyên môn cao để tham mưu giúp thủ trưởng lãnh đạo quản lý; chế độ trách nhiệm rõ ràng; bảo đảm sự thống nhất trong toàn tổ chức (mang tính tập trung cao, chính xác). Nhưng kiểu cơ cấu này vẫn có nhược điểm là bộ phận tham mưu phân tán, ít có sự phối hợp chung nên không phát huy sức mạnh tổng hợp của bộ phận này; Mối quan hệ giữa những người lãnh đạo các tuyến và những người tham mưu có thể trở nên căng thắng đến mức gây bắt lợi cho tổ chức (phối hợp không tốt sẽ gây bát lợi cho tham mưu và lãnh đạo).
+ Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyén- chức năng: SV: Nguyễn Thị Linh 6 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Mai Ngọc Anh Là kiểu cơ cấu tổ chức phối hợp hữu cơ 2 loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng ban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
Những người lãnh đạo chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho những người ở các tuyến.