CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Khái niệm và bản chất của kế toán quản trị Kế toán quản trị là bộ phận kế toán cung cấp thông tin cho những nhà quản trị doanh nghiệp thông qua các báo cáo kế toán nội bộ. Khái niệm về KTQT được Hiệp hội kế toán Mỹ định nghĩa: “là quá trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu tài chính và phi tài chính cho ban quản trị để lập kế hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản này”.
Những người bên trong doanh nghiệp rất đa dạng, gọi chung là các nhà quản trị, nhưng nhu cầu thông tin của họ phản ánh một mục đích chung là phục vụ quá trình ra quyết định nhằm tối đa hóa lợi nhuận trong doanh nghiệp. Do nhu cầu thông tin nội bộ rất đa dạng trong các loại hình doanh nghiệp nên các báo cáo nội bộ do KTQT cung cấp không mang tính tiêu chuẩn như báo cáo tài chính. KTQT đặt trọng tâm giải quyết các vấn đề quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, KTQT phải thiết kế các thông tin kế toán sao cho nhà quản trị có thể dùng vào việc thực hiện các chức năng quản trị.
Thoạt nhìn hình như KTQT có mục đích bổ sung cho KTTC, nhưng thực chất đây là 2 hệ thống con của một hệ thống kế toán, cả hai nhằm mục đích mô hình hóa thông tin kinh tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chính nhu cầu bí mật các thông tin nội bộ đối với người cạnh tranh và công khai các thông tin bên ngoài cho nhà tài trợ là động cơ chủ yếu hình thành 2 hệ thống 9 con này. Nói một cách khác, cạnh tranh làm xuất hiện KTQT trong doanh nghiệp. Vai trò của kế toán quản trị trong quản trị doanh nghiệp Dựa trên những định nghĩa của KTQT, chúng ta nhận thấy vai trò của KTQT thể hiện tương ứng với từng chức năng của nhà quản trị như sau: Hoạch định là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước, phương pháp thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Để hoạch định và xây dựng các kế hoạch, nhà quản trị phải dự toán nhằm tiên liệu trước mục tiêu, phương pháp, thủ tục trên cơ sở khoa học. Trong công việc này nhà quản trị phải liên kết các mục tiêu cụ thể lại với nhau và chỉ rõ cách huy động, sử dụng nguồn lực sẵn có, chức năng này chỉ có thể thực hiện tốt, có hiệu quả và có tính khả thi cao nếu nó được xây dựng trên cơ sở thông tin phù hợp, hợp lý do KTQT cung cấp. Như vậy KTQT phải cung cấp thông tin cần thiết để các nhà quản trị có cơ sở hoạch định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cần phải đạt được của tổ chức. Tổ chức là việc thiết lập cơ cấu tổ chức và truyền đạt thông tin các kế hoạch đến những cá nhân có trách nhiệm trong tuyến quản lý để thực hiện kế hoạch đó.
Thực hiện chức năng này, nhà quản trị phải liên kết giữa các bộ phận, giữa các cá nhân nhằm huy động và kết hợp các nguồn lực có sẵn của doanh nghiệp lại với nhau để có thể thực hiện được các mục tiêu đề ra trong quá trình hoạch định một cách hiệu quả. Vì thế, nhà quản trị phải cần các thông tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp, trong đó KTQT sẽ cung cấp thông tin chủ yếu liên quan đến kinh tế, tài chính. KTQT sẽ dự đoán nhiều tình huống khác nhau của các phương án khác nhau để nhà quản trị xem xét ra quyết định trong quá trình tổ chức thực hiện cũng như điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh theo các mục tiêu chung. Kiểm soát là công việc kiểm tra sau khi triển khai thực hiện kế hoạch 10 nhằm điều chỉnh và đánh giá.
Với chức năng kiểm soát và đánh giá của quản trị, KTQT cung cấp các báo cáo hoạt động, xem xét giữa kết quả thực tế với dự toán đặt ra và chỉ ra những vấn đề còn tồn tại cần giải quyết hoặc các cơ hội cần khai thác. Thường trong quá trình này người ta sử dụng phương pháp chi tiết, so sánh giữa kết quả thực hiện với các số liệu kế hoạch, dự đoán qua đó xem xét sai lệch giữa kết quả đạt được do kế toán cung cấp theo các báo cáo KTTC với dự toán đã lập để đánh giá thực hiện. Như vậy, có thể xem các báo cáo KTQT là sự phản hồi trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp để các nhà quản trị ra quyết định, xem lại các hoạch định kế hoạch. Do vậy để KTQT giúp cho chức năng kiểm tra, đánh giá thì các thông tin KTQT phải được tổ chức dưới dạng so sánh được.
Ra quyết định là quá trình cân nhắc, xem xét kỹ lưỡng với sự hỗ trợ chủ yếu của thông tin KTQT để phân tích các khả năng khi giải quyết một vấn đề. Vì mỗi khả năng, mỗi phương án quyết định đều có những chi phí và lợi ích riêng có thể đo lường được để các nhà quản trị sẽ lựa chọn khả năng nào là tốt nhất. Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án đặt ra. Ra quyết định tự thân nó không là một chức năng riêng biệt mà trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý khác đều đòi hỏi phải ra quyết định, do đó thông tin KTQT thường phục vụ chủ yếu cho quá trình này.
Do vậy, mối quan hệ giữa KTQT với các chức năng quản lý doanh nghiệp là cung cấp thông tin KTQT để các nhà quản trị có thể nhìn nhận được vấn đề gì đang xảy ra, những khả năng tiềm tàng, những cơ hội sẵn có để có quyết định kinh doanh đúng đắn. Yêu cầu của kế toán quản trị a. Tính kịp thời, linh hoạt Thông tin của KTQT chủ yếu hướng đến tương lai. Nhiệm vụ của nhà quản trị là lựa chọn các phương án kinh doanh và đưa ra các quyết định một 11 cách kịp thời để nắm bắt nhanh cơ hội kinh doanh, do đó thông tin do KTQT cung cấp thường mang tính linh hoạt, kịp thời và thích hợp với từng loại quyết định, không tuân thủ theo những nguyên tắc kế toán và không đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối.
Phạm vi cung cấp thông tin và các loại báo cáo Kế toán quản trị gắn liền với các bộ phận của doanh nghiệp, do đó KTQT cung cấp các loại báo cáo tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng của nhà quản trị cho từng bộ phận trong doanh nghiệp mà không lệ thuộc vào các quy định và chế độ báo cáo kế toán của Nhà nước. Kỳ hạn lập báo cáo Báo cáo của KTQT được lập một cách thường xuyên, liên tục vào bất kỳ thời điểm nào tùy yêu cầu của nhà quản lý như: đột xuất, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm… d. Quan hệ với các ngành học khác Kế toán quản trị mở rộng hơn so với hệ thống kế toán truyền thống và có mối quan hệ với nhiều ngành học khác như quản trị học, tài chính, thống kê, khoa học quản lý, tổ chức quản lý doanh nghiệp,. Những nguồn gốc bên ngoài này đã tạo cho KTQT có sự đa dạng của nhiều ngành học thuật, cũng như có phương hướng áp dụng rõ rệt, là tiền đề để KTQT phát triển hơn về nội dung cũng như hình thức, giúp nhà quản trị doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu thông tin cần thiết cho hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Tính bắt buộc Tính chất của họat động kinh doanh, phương thức tổ chức và trình độ quản lý kinh doanh của từng bộ phận trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, do đó báo cáo của KTQT phải được lập theo yêu cầu quản lý của nhà quản trị trong từng doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Vì vậy, KTQT không có tính bắt buộc. Báo cáo kế toán quản trị a. Khái niệm và bản chất của báo cáo kế toán quản trị Báo cáo KTQT là nguồn thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau.
Có thể nói, báo cáo KTQT là đầu ra của quá trình KTQT trong doanh nghiệp. Báo cáo KTQT là những báo cáo phục vụ cho yêu cầu quản trị và điều hành hoạt động SXKD của nhà quản lý doanh nghiệp. Thông qua hệ thống báo cáo sẽ giúp các nhà quản trị có cơ sở để hoạch định, kiểm soát, tổ chức thực hiện để đạt được các mục tiêu đề ra. Do đặc điểm của KTQT là thông tin cung cấp hướng về tương lai, đi vào từng chức năng và bộ phận hoạt động có tính linh hoạt và thích ứng nên các báo cáo được thiết lập phải phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động, trình độ và khả năng sử dụng thông tin kế toán.
Khi xây dựng hệ thống báo cáo KTQT cần đảm bảo các mục tiêu: · Xây dựng hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích nhất cho nhà quản lý. Muốn vậy báo cáo phải được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và phải phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp. · Báo cáo KTQT được xây dựng phải thích hợp với mục tiêu hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp. Mỗi loại hoạt động khác nhau thì mục tiêu và cách thức đạt đến mục tiêu cũng không giống nhau.
Điều này cho thấy báo cáo KTQT được thiết kế phải phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp, và do đó không thể có một hệ thống báo cáo KTQT bắt buộc, thống nhất cho các doanh nghiệp. · Báo cáo KTQT được xây dựng phải phù hợp với phạm vi cung cấp thông tin của KTQT, đồng thời đảm bảo phục vụ cho các chức năng quản lý của nhà quản trị. Các chỉ tiêu trong báo cáo KTQT cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp. 13 Bản chất của báo cáo KTQT là hệ thống thông tin được soạn thảo và trình bày theo yêu cầu quản trị, điều hành SXKD và ra quyết định của bản thân từng doanh nghiệp, nên nó có tính linh hoạt, đa dạng và không phụ thuộc vào những nguyên tắc kế toán.