Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Huỳnh Phạm Kim Tuyến (Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh) tập trung vào công tác quản trị hàng tồn kho và ứng dụng hệ thống thông tin tại Phân xưởng sản xuất bọc Sofa chi nhánh Bình Dương thuộc Công ty TNHH SX - TM - DV Lê Trần (Lê Trần Furniture).

Trong doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản (thường từ 40% đến 50%) và đóng vai trò kết nối giữa các công đoạn sản xuất. Tại Công ty Lê Trần Furniture – doanh nghiệp chuyên sản xuất và xuất khẩu nội thất đan dây nhựa giả mây và gia công nệm bọc sofa – việc điều phối nguyên vật liệu và quản lý xuất nhập tồn đối mặt với nhiều áp lực như biến động lao động, tiến độ đơn hàng gấp, sai lệch số liệu thực tế so với sổ sách và chi phí lưu kho. Để đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng nội bộ với chi phí tối ưu, việc xây dựng và chuẩn hóa hệ thống thông tin (HTTT) quản lý kho trở thành yêu cầu cấp thiết.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định theo văn bản gồm:

  1. Tổng hợp cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho và hệ thống thông tin trong sản xuất doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng quản trị tồn kho và các quy trình xuất – nhập – kiểm kê tại phân xưởng chi nhánh Bình Dương.
  3. Đánh giá phương pháp, công cụ và mức độ ảnh hưởng của tồn kho đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
  4. Đề xuất mô hình hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho (giải pháp phần mềm ERP/ERPVIET, mã QR) kết hợp các biện pháp cải tiến hiện trường (5S, bố trí mặt bằng kho).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý hàng tồn kho, quy trình lưu chuyển nguyên vật liệu - bán thành phẩm - thành phẩm và hệ thống thông tin quản lý kho tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Phân xưởng sản xuất bọc Sofa chi nhánh Bình Dương (diện tích 7.500 m2 tại phường Tân Phước Khánh, thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài thu thập số liệu và thực hiện nghiên cứu thực địa trong thời gian thực tập 02 tháng, từ ngày 13/05/2019 đến ngày 04/07/2019 (sử dụng chuỗi dữ liệu sản xuất và doanh thu từ tháng 10/2018 đến tháng 02/2019).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Tác giả xây dựng khung lý thuyết dựa trên các tài liệu chuyên ngành về quản trị sản xuất, quản trị vật tư và hệ thống thông tin quản lý:

  • Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu: Trích dẫn theo Phan Đức Dũng (2009) và Trương Đoàn Thể (2007) về vai trò của đối tượng lao động, sự dịch chuyển giá trị vào thành phẩm và tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong giá thành.
  • Khái niệm thành phẩm, bán thành phẩm và hàng tồn kho: Khung lý thuyết theo Nghiêm Văn Lợi (2007), Nguyễn Như Phong (2013), Trương Đức Lực và Nguyễn Đình Trung (2013), Nguyễn Thị Mai Trâm (2017). Tồn kho được phân loại thành 4 nhóm: tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho bán thành phẩm, tồn kho thành phẩm và tồn kho mặt hàng linh tinh/dụng cụ phụ tùng.
  • Nội dung quản trị tồn kho: Tiếp cận theo 3 khía cạnh gồm quản trị kinh tế dự trữ (mức đặt hàng, thời điểm đặt hàng), quản trị hiện vật dự trữ (bảo quản, bố trí, an toàn kho bãi) và quản trị kế toán dự trữ (biến động giá trị và hiện vật).
  • Cơ cấu chi phí tồn kho: Phân bổ thành 5 nhóm chi phí lưu kho điển hình theo tỷ lệ phần trăm so với giá trị dự trữ:
Nhóm chi phí dự trữ Tỷ lệ ước tính so với giá trị hàng tồn kho
Chi phí về nhà cửa và kho hàng (khấu hao, thuê đất, bảo hiểm) 3% – 10%
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện (vận hành, năng lượng) 1% – 4%
Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ 3% – 5%
Phí tổn đầu tư vào hàng dự trữ (vốn vay, thuế, bảo hiểm hàng) 6% – 24%
Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng, lỗi thời 2% – 5%
  • Kỹ thuật phân tích ABC: Phân loại hàng hóa theo nguyên lý Pareto dựa trên giá trị sử dụng hàng năm (Nhóm A: chiếm 70%–80% giá trị, 15% số lượng; Nhóm B: chiếm 15%–25% giá trị, 30% số lượng; Nhóm C: chiếm 5% giá trị, 35% số lượng).
  • Khung lý thuyết Hệ thống thông tin quản lý (HTTT): Dẫn luận theo Trần Kim Toại (2017) với mô hình 5 thành phần (Phần cứng, Phần mềm, Dữ liệu, Thủ tục, Con người), quy trình 7 giai đoạn phát triển HTTT (từ đánh giá yêu cầu đến cài đặt/khai thác) và 5 tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin (độ tin cậy, tính đầy đủ, tính thích hợp/dễ hiểu, tính được bảo vệ, tính kịp thời).

Phương pháp nghiên cứu được áp dụng:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp dòng lưu chuyển vật tư tại kho và các chuyền may; phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý (Thủ kho - Trưởng phòng vật tư, Trợ lý kho thu mua, Kế toán kho).
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu thứ cấp: Trích xuất các biểu mẫu, thẻ kho, lệnh sản xuất, hồ sơ đơn đặt hàng, dữ liệu phần mềm BFO và báo cáo tài chính nội bộ do Phòng Kế hoạch vật tư, Phòng Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Tổng quan về công ty TNHH SX – TM - DV Lê Trần và phân xưởng chi nhánh Bình Dương

Chương 1 trình bày lịch sử hình thành, quy mô sản xuất và cơ cấu tổ chức của Công ty Lê Trần Furniture:

  • Công ty thành lập ngày 15/04/2001, trụ sở tại KCN Nhị Xuân, Huyện Hóc Môn, TP.HCM với diện tích nhà xưởng trên 200.000 m2 và 1.000 m2 showroom. Doanh nghiệp vận hành chuỗi sản xuất khép kín (nhà máy nhựa, cơ khí, xi sơn, nệm, đóng gói) đạt chứng nhận ISO 9001:2000, BSCI, COC; thị trường xuất khẩu chính tại Châu Âu và Nam Mỹ với năng lực 300 container 40'HC/tháng.
  • Chi nhánh Bình Dương thành lập vào tháng 08/2018 tại phường Tân Phước Khánh, thị xã Tân Uyên với diện tích 7.500 m2, chuyên gia công bọc nệm và sofa (dòng sản phẩm chủ lực Jackson Catnapper, sofa đơn/đôi mã 4367).
  • Cơ cấu nhân sự phân xưởng tính đến thời điểm nghiên cứu gồm 403 người (52% nữ, 48% nam). Phân bổ trình độ chuyên môn gồm 12% Đại học (chủ yếu thuộc nhóm văn phòng 18 người), 8% Cao đẳng, 15% Trung cấp và 65% Lao động phổ thông/học nghề. Lực lượng trực tiếp sản xuất tập trung đông nhất tại bộ phận may (125 công nhân may, 49 công nhân đào tạo, 33 công nhân diễu, 23 công nhân chuẩn bị, 22 công nhân cắt - đánh số).
  • Mặt bằng phân xưởng được bố trí gần trục giao thông ĐH02 và đường Tân Phước Khánh 07. Khu vực kho nguyên vật liệu, kho vải và kho phụ kiện được đặt cạnh cổng chính và bàn cắt may; kho thành phẩm đặt cạnh khu gia công đóng gói.
Nhóm bộ phận Số lượng (người) Nhóm bộ phận Số lượng (người)
Nhóm văn phòng 18 Kiểm soát chất lượng (QC, QA, QCP, QCP.đt) 35
Phòng Kỹ thuật 17 Công nhân kỹ thuật & Bảo trì 19
Nhóm quản lý & Chuỗi cung ứng 33 Gia công ngoài & Đóng ghế 8
Bộ phận Kho (Thủ kho, Trợ lý, Kế toán, Phụ kho) 8 Công nhân cắt, chuẩn bị, giao nhận 55
Lao động may mặc (May, Diễu, Đào tạo) 207 Tạp vụ 3
Tổng cộng 403

Chương 2. Cơ sở lý luận về vấn đề quản lý hàng tồn kho

Chương 2 hệ thống hóa cơ sở lý luận học thuật làm nền tảng cho việc phân tích thực trạng:

  • Định nghĩa rõ các ranh giới giữa nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, bán thành phẩm và thành phẩm chờ tiêu thụ.
  • Phân tích chức năng cân bằng của quản trị tồn kho: duy trì tính độc lập giữa các công đoạn gia công cắt - may - dồn mút, phòng ngừa rủi ro chậm trễ từ nhà thầu phụ và biến động lịch trình giao hàng.
  • Trình bày chi tiết cách thiết lập mức tồn kho an toàn nhằm đối phó với sự sai lệch trong dự báo sản xuất và các sự cố thiết bị.
  • Mô tả phương pháp kiểm soát phân loại tồn kho ABC, chỉ ra sự cần thiết phải ưu tiên kiểm soát nghiêm ngặt nhóm hàng A về mặt hiện vật và chu kỳ kiểm toán.
  • Khái quát các thành phần của hệ thống thông tin quản lý và lộ trình 7 bước phát triển HTTT phục vụ chuyển đổi phương thức vận hành doanh nghiệp.

Chương 3. Thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng chi nhánh Bình Dương

Chương 3 đi sâu vào cơ cấu vận hành, các quy trình nghiệp vụ và thực trạng quản lý nguyên vật liệu tại nhà xưởng:

  • Bộ phận kho trực thuộc Phòng Kế hoạch Vật tư (KHVT), vận hành với 4 nhân sự chủ chốt (Thủ kho - Trưởng phòng vật tư, Trợ lý kho - Thu mua, Kế toán kho, Phụ kho).
  • Quy trình sản xuất tại xưởng nệm gồm 5 bước: (1) Tiếp nhận lệnh sản xuất và chỉ thị; (2) Triển khai may mẫu đối chứng và duyệt thông số kỹ thuật; (3) Triển khai may hàng loạt (bao gồm phân phối cho nhà gia công ngoài, cắt vải, may vỏ nệm/gối, kiểm tra QC xác suất 10%–20%, vào mút/gòn); (4) Xuất kho thành phẩm cho chuyền đóng gói; (5) Báo cáo tiến độ sản xuất và lưu trữ chứng từ.
  • Quy trình mua - nhập nguyên vật liệu gồm 6 bước: (1) Nhận thông tin nhu cầu; (2) Tổng hợp nhu cầu vật tư; (3) Lập kế hoạch, đặt mẫu thử, so sánh giá NCC và duyệt đơn đặt hàng (PO); (4) Lưu chuyển đơn hàng và cập nhật lên hệ thống BFO; (5) Kiểm hàng QC và lập biên bản kiểm tra; (6) Nhập kho, bàn giao chứng từ cho kế toán kho để làm thủ tục thanh toán.
  • Quy trình xuất kho thực hiện qua 4 bước: (1) Nhận thông tin lệnh xuất; (2) Ban điều hành duyệt kế hoạch xuất; (3) Kế toán kho kiểm tra số dư tồn kho; (4) Hoàn thành hồ sơ, chứng từ xuất kho.
  • Danh mục nguyên vật liệu được phân chia thành các nhóm: NVL chính (vải chính, vải phối, vải dựng, vải lót); Phụ liệu (chỉ may, chỉ diễu, dây kéo, đầu kéo, nhám lông, nhám gai, typar, dây chằn, dây rút); Vật tư - máy móc thiết bị; Dụng cụ gia công; Nhu yếu phẩm và vật dụng bao gói phụ trợ.
  • Hình thức hạch toán: Phân xưởng áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ theo tuần bằng thẻ kho giấy, phiếu nhập/xuất viết tay kết hợp sao chép số liệu sang các file Microsoft Excel độc lập.

Chương 4. Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng chi nhánh Bình Dương

Chương 4 đưa ra các đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp công nghệ:

  • Chỉ ra các nhược điểm trong khâu quản lý hiện hữu: thông tin cập nhật chậm trễ giữa kho và các bộ phận lập kế hoạch/sản xuất; dữ liệu tồn kho trên phần mềm BFO và Excel chưa đồng bộ với thực tế tại chuyền sản xuất; chứng từ giấy tờ dễ thất lạc hoặc sai lệch.
  • Đề xuất mô hình ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên sâu trên nền tảng ERPVIET/ERP để kết nối đồng bộ dòng dữ liệu từ kế hoạch vật tư, thu mua, kiểm soát chất lượng (QC) đến kho vận.
  • Đề xuất chuẩn hóa quy trình xuất - nhập - theo dõi vật tư bằng tem nhãn mã QR dán trên các kiện vải và thùng carton nguyên phụ liệu nhằm tăng tốc độ quét kiểm tra và hạn chế lỗi ghi chép thủ công.
  • Đề xuất các giải pháp quản lý bổ trợ: áp dụng phương pháp 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) tại mặt bằng kho và bổ sung hệ thống giá kệ công nghiệp nhằm tối ưu hóa diện tích chứa hàng 7.500 m2 của nhà xưởng.

Kết quả và đóng góp

Văn bản ghi nhận các kết quả và đóng góp chính sau:

  • Khảo sát và tài liệu hóa toàn diện cơ cấu tổ chức, nhân sự (403 CBCNV) và hiện trạng mặt bằng sản xuất của Chi nhánh Bình Dương sau gần một năm đi vào hoạt động (từ tháng 08/2018).
  • Chuẩn hóa thành sơ đồ chi tiết các quy trình nghiệp vụ cốt lõi tại phân xưởng may bọc nệm sofa: quy trình sản xuất 5 bước, quy trình mua - nhập vật tư 6 bước và quy trình xuất kho 4 bước.
  • Phân loại và hệ thống hóa toàn bộ danh mục nguyên phụ liệu đặc thù của ngành gia công may sofa (vải chính, chỉ diễu, typar, khóa kéo, nhám gai/lông, mút xốp).
  • Xác định nguyên nhân gây tắc nghẽn thông tin trong công tác kiểm soát tồn kho (do kiểm kê thủ công định kỳ theo tuần và phân tán dữ liệu trên Excel).
  • Đưa ra định hướng ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý kho (ERPVIET), ứng dụng tem mã QR cho vật tư và phương án cải tiến hiện trường bằng công cụ 5S kết hợp kệ chứa hàng công nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Thời gian nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp chỉ kéo dài 02 tháng (từ 13/05/2019 đến 04/07/2019), trong giai đoạn phân xưởng mới vận hành chưa lâu (bắt đầu từ tháng 08/2018), do đó dữ liệu thống kê doanh thu và biến động vật tư mới chỉ ghi nhận trong một khung thời gian ngắn (từ tháng 10/2018 đến tháng 02/2019).
  • Đề tài tập trung chủ yếu vào khâu khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp kiến trúc HTTT/phần mềm mà chưa triển khai cài đặt, vận hành thử nghiệm toàn diện hệ thống phần mềm ERPVIET trên thực tế tại phân xưởng.

Hướng phát triển tiếp theo:

  • Hoàn thiện lập trình chi tiết các phân hệ phần mềm quản lý kho và thử nghiệm liên kết dữ liệu thời gian thực giữa xưởng nệm Bình Dương với trụ sở chính tại TP.HCM và chi nhánh Trà Vinh.
  • Đánh giá định lượng hiệu quả giảm thiểu chi phí lưu kho và độ chính xác tồn kho sau khi áp dụng đồng bộ mã QR và công cụ 5S.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho các nhóm độc giả:

  • Sinh viên ngành Quản lý Công nghiệp, Quản trị Kinh doanh, Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp: Nguồn tài liệu tham khảo thực tế về cách tiếp cận phân tích quy trình nghiệp vụ sản xuất, phương pháp nghiên cứu kho vận và cơ cấu tổ chức phòng Kế hoạch vật tư.
  • Cán bộ quản lý kho và điều độ sản xuất trong ngành may mặc, nội thất: Tham khảo bộ lưu đồ quy trình mua hàng - nhập kho - xuất kho, danh mục phân loại nguyên phụ liệu may bọc nệm và phương pháp áp dụng mã định danh (QR code) vào quản lý kho vật tư.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống lưu đồ quy trình sản xuất và xuất nhập kho (Chương 3) cùng bảng phân loại danh mục nguyên phụ liệu ngành sofa nội thất.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và trình độ lao động tại phân xưởng chi nhánh Bình Dương được phân bổ như thế nào? Tổng nhân sự tại phân xưởng là 403 người (52% nữ, 48% nam). Về trình độ: 12% Đại học (chủ yếu là khối văn phòng 18 người), 8% Cao đẳng, 15% Trung cấp và 65% là lao động phổ thông/học nghề. Lực lượng đông nhất tập trung ở chuyền may (125 công nhân may, 49 công nhân đào tạo và 33 công nhân diễu).

2. Quy trình kiểm tra chất lượng (QC) nguyên vật liệu nhập kho và hàng gia công ngoài diễn ra như thế nào? Khi nhà cung cấp hoặc đơn vị gia công giao hàng, nhân viên QC chuyên trách sẽ tiến hành kiểm tra xác suất từ 10% đến 20% lô hàng. Nếu tỷ lệ lỗi không vượt quá 10%, thủ kho mới tiến hành lập thủ tục nhập kho; nếu vượt quá 10%, lô hàng sẽ chuyển sang quy trình con xử lý hàng không đạt và phản hồi lại nhà xưởng/nhà cung cấp.

3. Phân xưởng Bình Dương theo dõi và hạch toán hàng tồn kho bằng phương pháp nào? Phân xưởng áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ theo tuần. Các biến động xuất - nhập được theo dõi thông qua thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê giấy tờ kết hợp cập nhật trên hệ thống phần mềm BFO và nhập liệu sao chép thủ công trên bảng tính Excel.

4. Đề tài đề xuất những giải pháp công nghệ và quản lý nào để hoàn thiện công tác kho? Tác giả đề xuất xây dựng hệ thống thông tin quản trị kho dựa trên nền tảng phần mềm ERPVIET, ứng dụng mã QR trên thùng carton/vật tư để quét nhận dạng, kết hợp cải tiến hiện trường bằng phương pháp 5S và lắp đặt hệ thống kệ chứa hàng công nghiệp nhằm tận dụng không gian 7.500 m2 của phân xưởng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của Huỳnh Phạm Kim Tuyến đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Phân xưởng sản xuất bọc Sofa chi nhánh Bình Dương thuộc Công ty Lê Trần Furniture trong giai đoạn đầu vận hành. Thông qua việc chuẩn hóa các lưu đồ sản xuất, mua hàng, xuất nhập kho và phân loại nguyên phụ liệu, tác giả chỉ ra các điểm nghẽn của phương thức ghi chép dữ liệu phân tán trên giấy tờ và Excel. Trên cơ sở đó, đề tài đề xuất mô hình ứng dụng hệ thống thông tin quản lý kho (ERPVIET) kết hợp mã QR và phương pháp 5S, đóng góp tư liệu thực tiễn cho công tác quản trị vật tư trong ngành sản xuất nội thất.