lOMoARcPSD|16911414 CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU Mục tiêu của chương - Giới thiệu về khái niệm, các nguyên tắc cơ bản của một chu trình doanh thu - Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình doanh thu - Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 4. Khái quát chung về chu trình doanh thu 4. Khái niệm Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán.
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Các đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống gồm: - Khách hàng: Là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hoá dịch vụ cần được cung cấp, nhận hàng hoá, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp; - Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho chu trình doanh thu.
- Hệ thống lương: căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực. - Ngân hàng, các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu chi tiền tại ngân hàng. 68 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Thanh toán Ngân hàng Khách hàng Đặt hàng Thanh toán Chu trình doanh thu Cung cấp HH Yc mua hàng CT Chi phí Dữ liệu Yêu cầu sx Doanh số tính HT kế toán/báo lương cáo CT sản xuất Chu trình nhân sự/lương Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình doanh thu 4. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu.
Chứng từ Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order) Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan. Lệnh bán hàng (Sale Order) Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng.
Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho 69 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán. Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip) Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán.
Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán. Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading) Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice) Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên hoá đơn, ngoài các thông tin được chuyển đến từ các chứng từ liên quan, các điều khoản thanh toán như hình thức thanh toán, chiết khấu thanh toán… cũng được thể hiện.
Hoá đơn phải được đánh số trước nhằm mục đích kiểm soát. Giấy báo thanh toán (Remittance Advice) Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán. Biên lai, biên nhận (Sale Receipt) Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền… thay cho các hoá đơn bán hàng.
Thẻ, vé (Card, Ticket) Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu. Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán… Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ. Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report) Báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này được mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dưới.
Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xoá nợ khó đòi. Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi thông tin về khách hàng, về hàng hoá, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc cho giảm giá. Một liên của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán.
Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) (Item Receipt) 70 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, tồn tại các dạng khác nhau của chứng từ, số lượng các liên giảm và luân chuyển qua ít thao tác xử lý hơn. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin chu trình doanh thu Đặt hàng Yc Hàng hoá Chu trình chi phí/ Khách hàng chu trình sản xuất 1.0 Đặt hàng Chấp nhận đặt Thanh toán hàng 2. Cung cấp hàng hoá Chấp nhận đặt hàng 4.0 Thu tiền Thông tin sẽ thanh toán Đặt hàng đã thực hiện 3.0 Lập hoá đơn, theo dõi Thanh toán công nợ Ngân hàng Doanh số lương Hệ thống lương Hệ thống kế toán/báo cáo Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 của chu trình doanh thu 4. Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu 4.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hoá, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng; (2) Xuất kho, cung cấp hàng hoá, dịch vụ; (3) Lập hoá đơn, theo dõi công nợ (4) Thu tiền. Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi, tuy nhiên về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện các chức năng riêng, sẽ có các dòng 71 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho vuệc thực hiện chức năng đó. Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động này tiếp nhận nhu cầu từ phía khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, thông tin cho khách hàng kết quả. Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến.
Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính xác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng. - Chứng từ - Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ - DL hàng hoá Đặt hàng 1. Kiểm Khách hàng tra hàng hoá DL khách hàng DL kiểm tra Trả lời 1.Kiểm tra khách hàng DL kiểm tra 2. Xử lý giao hàng DL khách hàng 1.Thông ĐH được chấp báo kết quả nhận Đặt hàng Chu trình chi phí/sản xuất ĐH được chấp nhận 2.0 Xử lý xuất kho 3.
Xử lý lập hoá đơn Hình 4.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng 72 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Khách hàng Báo cáo công nợ KH, Báo cáo tồn kho Đơn đặt hàng Xét duyệt bán hàng ĐĐH đã xử lý HĐ bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng N HĐ bán hàng Bộ phận giao hàng Kho hàng Khách hàng Kế toán lập hoá đơn Hình 4.4: Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ công (Phòng Kinh doanh) - Dữ liệu lưu trữ: Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế…) Dữ liệu hàng hoá (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn kho) Dữ liệu đặt hàng đã xử lý (số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao, địa điểm giao) b. Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hoá dịch vụ Sau khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành cung cấp hàng hoá dịch vụ cho khách hàng. Hoạt động này thực hiện các nội dung: Thực hiện xuất kho; Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. 73 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Đặt hàng chấp nhận 2.Xuất kho hàng hoá Từ xử lý Đặt hàng 1.0 Xuất kho Đơn hàng được chấp nhận 2.Giao hàng Tới xử lý lập hoá đơn 3.0 Giao hàng Xác nhận nhận hàng Giao hàng Khách hàng Hình 4.5: Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hoá - Chứng từ: Phiếu xuất kho đã xác định nội dung hàng hoá thực tế xuất kho; Phiếu giao hàng đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế đã giao cho khách hàng; Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng.