AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Company Steinbart : chapter 12 LOGO Chu trình Doanh thu Nguyễn Bích Liên Mục tiêu Chu trình doanh thu Hiểu các hoạt động kinh doanh cơ bản và hoạt động xử lý thông tin để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh Có thể thảo luận các quyết định chính yếu và xácđịnh các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định Có thể xác định các mối nguy cơ trong chu trình và đánh giá sự đầy đủ của các thủ tục kiểm soát để kiểm soát các nguy cơ này 2 Nguyễn Bích Liên Nội dung Chu trình doanh thu Giới thiệu tình huống & 1 số khái niệm Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản trong chu trình Các quyết định và yêu cầu thông tin cho việc ra quyết định Các rủi ro và các kiểm soát cần thiết 3 Nguyễn Bích Liên Thuật ngữ Chu trình doanh thu STT Thuật ngữ Trang Diễn giải 1 348 Accounts receivable aging Báo cáo nợ phải thu theo tuổi schedule nợ 2 350 Back order Đặt hàng bổ sung 3 359 Balance-forward method Phương pháp chuyển số dư 4 354 Bill of lading Vận đơn 5 364 Cash flow budget Ngân sách (dòng) tiền mặt 6 348 Credit limit Hạn mức tín dụng 7 360 Chứng từ ủy quyền điều Credit memo chỉnh giảm nợ phải thu 8 Customer relationship 351 Hệ thống quản lý mối quan management (CRM) hệ khách hàng systems 4 Nguyễn Bích Liên Thuật ngữ Chu trình doanh thu STT Thuật ngữ Trang Diễn giải 9 Cycle billing 360 Chu kỳ lập hóa đơn 10 Electronic data interchange 345 Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) 11 Electronic funds transfer 362 Chuyển tiền điện tử (EFT) 12 362 Hộp thư trong ngân hàng Electronic lockbox dạng điện tử 13 Financial electronic data 363 Trao đổi dữ liệu điện tử tài interchange (FEDI) chính Freight bill Hóa đơn vận chuyển 14 354 Lockbox Tủ khóa (ở ngân hàng) 15 362 Monthly statement Báo cáo NPT hàng tháng 16 359 Open-invoice method Phương pháp hóa đơn mở 5 Nguyễn Bích Liên Thuật ngữ Chu trình doanh thu STT Thuật ngữ Trang Diễn giải 17 Packing slip 354 Phiếu đóng gói 18 Picking ticket 350 Phiếu xuất kho 19 Remittance advice 359 Thông báo chuyển tiền 20 362 Danh sách các chuyển Remittance list tiền của khách hàng 21 Revenue cycle 340 Chu trình doanh thu 22 Sales invoice 357 Hóa đơn bán hàng 23 Sales order 345 Xử lý đặt hàng 24 Universal payment 364 identification code Mã xác nhận thanh (UPIC) toán chung 6 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Giới thiệu tình huống: • Công ty Alpha Omega Electronics sản xuất nhiều loại thiết bị điện tử tiêu dùng giá trị vừa phải như máy tính tay (calculators), đồng hồ điện tử, radios, vật dụng nhà bếp • Công ty không bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng mà bán hàng cho các nhà phân phối và doanh nghiệp bán lẻ 7 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Ví dụ tình huống tại Alpha Omega Electronics 8 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu- giới thiệu tình Chu trình doanh thu huống Giới thiệu tình huống: Mô tả các vị trí liên quan President: (truy cập ngày 15/9/18) • https://www.com/what-does-a- president-do-1919122 • https://smallbusiness.com/duties-president- organization-428.html • https://en.org/wiki/President_(corporate_title) 9 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu- giới thiệu tình Chu trình doanh thu huống Giới thiệu tình huống: Mô tả các vị trí liên quan Controller (truy cập ngày 15/9/18) • https://www.com/encyclopedia/Con- Cos/Controller.html • https://hiring.com/hr/hr-best-practices/recruiting-hiring- advice/job-descriptions/controller-job-description-sample.aspx Treasurer (truy cập ngày 15/9/18) • https://targetjobs.uk/careers-advice/job- descriptions/279147-corporate-treasurer-job-description • https://en.org/wiki/Treasury_management • https://www.php?pubid=4&issueid=121&art icle=1053&page=showarticle&pageno=0 • https://www.com/articles/2017/5/14/treasurer- job-description 10 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Chu trình Tập hợp các hoạt động kinh doanh thu Có 4 hoạt động cơ doanh và hoạt động xử lý bản: thông tin lặp đi lặp lại liên quan Xử lý đặt hàng đến quá trình: Gửi hàng Cung cấp hàng hóa và dịch vụ Lập hóa đơn cho khách hàng Thu tiền Thu tiền bán hàng 11 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Mục tiêu & các quyết định chính Quyết định chính • Mục tiêu chính: • Sản phẩm có cần và có khả năng cung cấp điều chỉnh theo yêu cầu của KH? • Đúng sản phẩm KH • Khả năng cung ứng và địa điểm lưu mong muốn trữ? • Đúng vị trí • Phương thức vận chuyển hàng? • Kịp thời • Giá bán tối ưu? • Đúng giá • Chính sách tín dụng đối với khách hàng? • Phương thức thu tiền từ khách hàng? 12 Nguyễn Bích Liên Hệ thống thông tin chu trình doanh Chu trình doanh thu thu BP Bán hàng Quản lý tín dụng (credit manager) • Nhận ĐH mua của KH • Ghi nhận thông tin đặt hàng Xét duyệt chính sách của KH bán chịu • Kiểm tra điều kiện tín dụng • Kiểm tra Xác định (kh.hàng cũ, lịch sử TT tốt ) chính sách bán chịu (nếu KH mới) • Kiểm tra hàng tồn kho • Xem xét và xét duyệt tín dụng với ĐH • Trả lời khách hàng • Thông báo các bộ phận liên quan 13 Nguyễn Bích Liên Xử lý xuất kho – giao hàng Chu trình Doanh thu BP kho hàng BP gửi hàng • Nhận hàng xuất kho, • Xuất kho như lệnh/ủy đóng gói hàng theo quyền xuất kho lệnh/ủy quyền gửi • Ghi nhận hoạt động hàng xuất kho • Ghi nhận hoạt động • Thông báo hoạt động gửi hàng xuất kho • Thông báo hoạt động gửi hàng 1. Ai nhận thông tin liên quan 2. Kết quả các hoạt động xuất kho và gửi hàng là gì? 14 Nguyễn Bích Liên Xử lý lập hóa đơn – Theo dõi công nợ Chu trình Doanh thu BP lập hóa đơn Kế toán phải thu • Kiểm tra, đối chiếu • Nhận hóa đơn bán thông tin/chứng từ hàng liên quan • Kiểm tra nội dung hóa • Lập hóa đơn bán đơn hàng • Theo dõi công nợ phải • Ghi nhận hoạt động thu bán hàng 1. BP lập hóa đơn cần kiểm tra.
đối chiếu thông tin gì? Tại sao? Mục đích đối chiếu là gì? 2. Kế toán phải thu: kiểm tra nội dung gì? Tại sao? 15 Nguyễn Bích Liên Xử lý thu tiền Chu trình Doanh thu Kế toán phải thu BP quỹ Kế toán tiền • Nhận tiền thanh toán • Kiểm tra chứng từ thu tiền • Thông báo hoạt động nhận tiền • Ghi nhận công nợ và các khoản tiền • Ghi nhận hoạt động liên quan nhận tiền 16 Nguyễn Bích Liên DFD khái quát chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Yêu cầu SV đọc, hiểu DFD 17 Nguyễn Bích Liên DFD cấp 0 chu trình doanh thu Chu trình doanh thu 18 Nguyễn Bích Liên Xử lý đặt hàng- DFD cấp 1 Chu trình doanh thu 1. Có bao nhiêu hoạt động xử lý trong xứ lý đặt hàng ? 2. Có bao nhiêu đối tượng bên ngoài của toàn hệ thống chu trình bán hàng 3.
Có bao nhiêu tượng bên ngoài của riêng hệ thống xử lý đặt hàng 4. Đầu vào/ra của mỗi xử lý là gì? 5. Các dòng thông tin trong hệ thống xử lý đặt hàng là gì? 19 Nguyễn Bích Liên Xử lý đặt hàng 1.0- p370 Chu trình doanh thu Nhận đặt hàng Kiểm tra và xét duyệt tín dụng Kiểm tra hàng tồn kho Xét duyệt đặt hàng và phản hồi thông tin 20 Nguyễn Bích Liên Xử lý đặt hàng- nhận và nhập liệu Chu trình doanh thu đặt hàng Truyền thống Ứng dụng CNTT Đầu Đơn đặt hàng của • DN nhập trực tiếp Đơn đặt vào khách hàng (Giấy) hàng của khách hàng (customer order) • KH nhập dữ liệu đặt hàng trên website • Sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) • Sử dụng mã QR Xử lý Lập lệnh bán hàng - Tạo lệnh bán (sales order) LBH (sales order) Kết quả Gửi LBH cho BP tín Thông tin đặt hàng chuyển sang dụng để xét duyệt kiểm tra, xét duyệt Nguyễn 21 tín dụng” Bích Liên Xử lý đặt hàng- nhận và nhập liệu Chu trình doanh thu đặt hàng Yêu cầu Sv đọc tài liệu và xác định các nội dung cơ bản của Đơn đặt hàng (order) Lệnh bán hàng (sales order) 22 Nguyễn Bích Liên Xử lý đặt hàng-Xét duyệt tín dụng Chu trình doanh thu • Xét duyệt tín dụng là hoạt động kiểm tra và xây dựng mới hay điều chỉnh xét duyệt các điều kiện tín dụng của khách hàng tùy theo khả năng của doanh nghiệp và uy tín thanh toán của khách hàng • Mục đích: đảm bảo thu hồi được công nợ do bán chịu KH hiện hành có lịch sử thanh KH mới hoặc KH hiện tại có lịch toán tốt sử thanh toán xấu Nhân viên BH kiểm tra theo chính Quản lý tín dụng (credit manager) sách ủy quyền về hạn mức tín dụng xét duyệt từng trường hợp Công thức: HMTD ≥ Giá trị ĐĐH + NPT Thông tin cần sử dụng: • Thông tin nợ quá hạn • Chính sách tín dụng • Lịch sử thanh toán • Số dư NPT hiện hành • Tình hình tài chính của đơn vị • Xét duyệt trên lệnh bán hàng • Xét duyệt trên lệnh bán hàng 23 Nguyễn Bích Liên Xử lý đặt hàng-Kiểm tra hàng tồn kho Chu trình doanh thu Mục đích: Đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng sẵn sàng cho việc bán theo cam kết Câu hỏi: 1. Thông báo các Bp liên quan bằng cách nào? 2.
Mục đích của các thông báo này là gì? 3. Nội dung của các thông báo này? 4. Nếu dùng chứng từ thì cần những chứng từ nào? Nội dung? 24 Nguyễn Bích Liên Xử lý đặt hàng-Trả lời các yêu cầu của khách hàng Chu trình doanh thu Tầm quan trọng của trả lời các yêu cầu của khách hàng Trả lời này có thể xẩy ra trước hoặc sau khi đặt hàng Nên sử dụng phần mềm: Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng CRM (customer relationship management systems) 25 Nguyễn Bích Liên Xử lý gửi hàng 2.0 Chu trình doanh thu 1. Có bao nhiêu hoạt động xử lý trong xứ lý gửi hàng ? 2.
Có bao nhiêu đối tượng bên ngoài của toàn hệ thống chu trình bán hàng 3. Có bao nhiêu tượng bên ngoài của riêng hệ thống xử lý gửi hàng 4. Đầu vào/ra của mỗi xử lý là gì? 5. Các dòng thông tin trong hệ thống xử lý đặt hàng là gì? 26 Nguyễn Bích Liên Xử lý gửi hàng 2.