CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1. Tổng quan về chu trình kế toán tài sản cố định 1. Đặc điểm và nhu cầu thông tin về TSCĐ a.
Đặc điểm về Tài sản cố định TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị, nó phản ánh năng lực sản xuất hiện có và trình độ ứng dụng tiến bộ khoa học, kỹ thuật vào hoạt động của đơn vị. TSCĐ là một trong các yếu tố quan trọng tạo nên khả năng tăng trưởng bền vững, tăng năng suất lao động, từ đó giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm dịch vụ. Trong thời gian sử dụng, TSCĐ bị hao mòn dần. Giá trị của chúng được chuyển dịch dần vào vào chi phí hoạt động.
Với hoạt động kinh doanh, giá trị này sẽ được thu hồi sau khi bán hàng hoá, dịch vụ. Tham gia trực tiếp, gián tiếp vào nhiều chu kỳ SXKD, và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ. Do có kết cấu phức tạp gồm nhiều bộ phận nên mức độ hao mòn của các bộ phận không đồng đều nhau TSCĐ bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng và giá trị của chúng được chuyển dịch từng phần vào giá thành của sản phẩm dưới hình thức khấu hao TSCĐ. Một đặc điểm riêng có của TSCĐ là trong quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu nhưng giá trị của nó giảm dần sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh.
Vì vậy, trong công tác quản lý TSCĐ các doanh nghiệp cần theo dõi cả về mặt hiện vật và mặt giá trị của TSCĐ. Quản lý về mặt hiện vật: bao gồm cả quản lý về số lượng và chất lượng của TSCĐ. + Về mặt số lượng: bộ phận quản lý TSCĐ phải bảo đảm cung cấp đầy đủ về công suất, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Về mặt chất lượng: công tác bảo quản phải đảm bảo tránh hỏng hóc, mất mát các bộ phận chi tiết làm giảm giá trị TSCĐ.
Quản lý về mặt giá trị: là xác định đúng nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ đầu tư, mua sắm, điều chuyển và giá trị hao mòn. Đơn vị phải tính toán chính xác và đầy đủ chi phí khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao vào giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, đơn vị phải theo dõi chặt chẽ tình hình tăng giảm TSCĐ khi tiến hành sửa chữa, tháo dỡ, nâng cấp, cải tiến TSCĐ và đánh giá lại TSCĐ. Quản lý TSCĐ là việc thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các vấn đề liên quan đến thực trạng tài sản cũng như tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ của đơn vị.
Với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật, TSCĐ ngày càng giữ vai trò quan 2 trọng trong hoạt động của đơn vị. Vì vậy, Quản lý tốt TSCĐ là góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Nhu cầu thông tin về Tài sản cố định Tài sản cố định trong doanh nghiệp vừa thể hiện quy mô của doanh nghiệp vừa thể hiện nguồn tư liệu lao động chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong doanh nghiệp thì cần quan tâm đến tình hình hiện có và biến động của tài sản cố định. Tình hình của tài sản cố định phản ánh hiện trạng.
Hiện trạng ở đây liên quan đến mặt hiện vật và giá trị của tài sản cố định. Về mặt hiện vật thì chúng ta cần xác định trong doanh nghiệp có những loại tài sản cố định nào sau đó thì sẽ đi phân loại tài sản cố định cụ thể thì trong doanh nghiệp có các hình thức phân loại tài sản cố định như sau: Thứ nhất, phân loại theo hình thái biểu hiện: Trong phân loại này thì có 2 loại chính đó là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. + Tài sản cố định hữu hình: là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… + Tài sản cố định vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả, nhãn hiệu, chương trình phần mềm giấy phép và giấy phép nhượng quyền,… Tác dụng: Là căn cứ quan trọng để xây dựng các quyết định đầu tư hoặc điều chỉnh phương hướng đầu tư cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Thứ hai, phân loại theo mục đích sử dụng: + TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: là những tài sản cố định tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình SXKD của doanh nghiệp như nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị động lực, máy móc thiết bị sản xuất.
và những tài sản cố định không có hình thái vật chất khác. + Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi: Tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh, quốc phòng là những tài sản cố định do doanh nghiệp quản lý sử dụng cho các mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh, quốc phòng trong doanh nghiệp. + Tài sản cố định dùng cho hoạt động HCSN + Tài sản cố định chờ xử lý: là những TSCĐ không dùng được vào trong quá trình SXKD của doanh nghiệp vì không còn phụ hợp hoặc đã hư hỏng không sử dụng 3 được nữa. Tài sản cố định chờ xử lý không được ghi nhận khấu hao nếu tính thì sẽ được coi là vi phạm.
Tác dụng: giúp nhà quản lý thấy được một cách tổng quát tình hình TSCĐ hiện có mà có biện pháp xử lý kịp thời, đồng thời còn là cơ sở để xác định phạm vi tính khấu hao TSCĐ một cách hợp lý. Thứ ba, phân loại theo nguồn hình thành: + TSCĐ được mua sắm, đầu tư bằng NVKD, vốn vay + TSCĐ được mua sắm, đầu tư bằng các quỹ của đơn vị + TSCĐ được biếu tặng Về mặt giá trị thì TSCĐ phải luôn luôn theo dõi trên 3 chỉ tiêu: Thứ nhất, là “Nguyên giá TSCĐ”: Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Thứ hai, là “Khấu hao lũy kế”: Là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Thứ ba, là “Giá trị còn lại” : Là nguyên giá của TSCĐ sau khi trừ (-) số khấu hao luỹ kế của tài sản đó.
- Còn đối với sự biến động của tài sản cố định liên qua đến sự tăng giảm của tài sản cố định. Vậy thì trong doanh nghiệp những hoạt động nào dẫn đến tài sản cố định tăng và giảm. Cụ thể như sau: + Tăng tài sản cố định liên quan đến hoạt động: Mua tài sản cố định, Tự sản xuất hay chế tạo, biếu tặng,… + Giảm tài sản cố định như: hoạt động thanh lý tài sản cố định,…. Nhà quản trị cần quan tâm đến như cầu thông tin cả về mặt hiện vật và mặt giá trị của tài sản cố định vì thông qua những thông tin này thì nhà quản trị có thể kiểm soát tài sản cố định cũng như là việc đưa ra quyết định hiệu quả để nâng cao hiệu suất doanh nghiệp.2 Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 1.1 Quy trình mua sắm TSCĐ Nhìn chung thì quy trình mua sắm TSCĐ chủ yếu có các hoạt động sau: 4 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 mua TSCĐ 5 Các hoạt động Nội dung công việc Bộ phận thực hiện 1.
Đặt hàng mua TSCĐ -Tiếp nhận yêu cầu mua - Bộ phận mua hàng TSCĐ (1.1) - Bộ phận sử dụng - Tìm kiếm nhà cung cấp - Bộ phận kỹ thuật phù hợp và đặt hàng (1. Nhận TSCĐ từ NCC - Nhận TSCĐ (2.1) - Bộ phận nhận - Lắp đặt TSCĐ (2.2) TSCĐ - Chuyển TSCĐ đến nơi - Bộ phận lắp đặt sử dụng/ nghiệm thu TSCĐ TSCĐ sau lắp đặt (2.3) - Bộ phận sử dụng 3. Nhận hóa đơn và ghi - Chấp nhận hóa đơn mua - Bộ phận kế toán nhận nợ phải trả TSCĐ (3.1) - Ghi chép, theo dõi công nợ (3. Thanh toán cho NCC - Lập chứng từ, xét duyệt - Bộ phận kế toán thanh toán (4.1) - Thanh toán tiền (4.2) - Xác nhận thanh toán (4.2 Quy trình thanh lý TSCĐ Các hoạt động trong chu trình thanh lý TSCĐ 6 Sơ đồ dòng dự liệu cấp 0 thanh lý TSCĐ 7 Hoạt động Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Tiếp nhận yêu cầu thanh lý - Tiếp nhận yêu cầu thanh - Bộ phận sử dụng TSCĐ lý, nhượng bán TSCĐ (1.1) - Bộ phận kỹ thuật - Họp hội đồng thanh lý (1.2) - Công bố thông tin (1.3) Bàn giao TSCĐ cho khách - Tháo dỡ TSCĐ - Bộ phận sử dụng hàng - Bàn giao TSCĐ (2.1) TSCĐ Lập hóa đơn và ghi nhận nợ - Lập hóa đơn thanh lý, - Bộ phận kế toán phải thu nhượng bán TSCĐ (3.1) - Ghi chép, theo dõi công nợ (3.2) Thu tiền khách hàng - Lập chứng từ, xét duyệt - Bộ phận kế toán thanh toán (4.2) - Xác nhận đã thanh toán (4.
Thu thập dữ liệu TSCĐ 1.1 Đối tượng và nội dung dữ liệu cần thu thập.1 Xác định đối tượng kế toán (mua sắm TSCĐ) Các hoạt động Đối tượng kế toán (1) Đặt hàng mua TSCĐ - Tài sản cố định (2) Nhận TSCĐ từ nhà cung cấp - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (3) Ghi nhận nợ phải trả - Thuế NK phải nộp (4) Thanh toán cho nhà cung cấp - Chi phí lắp đặt, chạy thử - Nợ phải trả nhà cung cấp - Ứng trước tiền cho nhà cung cấp - Tiền mặt/TGNH 1.2 Xác định đối tượng kế toán (thanh lý TSCĐ) 8 Các hoạt động Đối tượng kế toán (1) Nhận yêu cầu thanh lý TSCĐ - TSCĐ (2) Bàn giao TSCĐ cho khách hàng - Thu nhập khác, chi phí khác, khấu hao (3) Ghi nhận nợ phải thu luỹ kế, giá trị còn lại của TSCĐ (4) Thu tiền khách hàng - Nợ phải thu khách hàng - Tiền mặt/TGNH 1.