Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2 hệ quản trị cơ sở dữ liệu phần mềm kế toán p3

Giáo trình Hệ thống Thông tin Kế toán phần 2: Quản trị cơ sở dữ liệu & phần mềm kế toán (phần 3). Tìm hiểu chi tiết về quản lý dữ liệu kế toán.

• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
• Đề tài: Ghi Nhận Các Nghiệp Vụ Kinh Tế Phát Sinh
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 3. CHƯƠNG 3: GHI NHẬN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH
• 3.1. PHÂN HỆ KẾ TOÁN TIỀN MẶT
• 3.1.1. Quy trình hạch toán
• 3.1.2. Hướng dẫn hạch toán trên phần mềm
• 3.2. PHÂN HỆ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG
• 3.2.1. Quy trình hạch toán
• 3.2.2. Hướng dẫn hạch toán trên phần mềm
• 3.3. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
• 3.4. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
• 3.5. Phân hệ Quản lý hóa đơn
• 3.6. Phân hệ kế toán kho
• 3.7. Phân hệ kế toán tài sản cố định
• 3.8. Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ
• 3.9. Phân hệ kế toán giá thành
• 3.10. Phân hệ kế toán tiền lương
• 3.11. Phân hệ kế toán thuế
• 3.12. Phân hệ kế toán tổng hợp

Tóm tắt

I. Tổng quan Giáo trình hệ thống thông tin kế toán Phần 2

Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2 đi sâu vào các khía cạnh thực hành và ứng dụng của công nghệ trong quản lý dữ liệu tài chính. Trọng tâm của phần này là hệ quản trị cơ sở dữ liệu và việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế. Nội dung không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn tập trung vào việc xây dựng một nền tảng vững chắc về cách thiết kế CSDL cho hệ thống kế toán. Sinh viên sẽ được tìm hiểu về các phân hệ kế toán cốt lõi, từ quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đến mua hàng và bán hàng. Mỗi phân hệ được xem như một module độc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ với nhau thông qua một cơ sở dữ liệu kế toán trung tâm. Việc hiểu rõ cấu trúc và quy trình vận hành của các phân hệ này là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai và sử dụng hiệu quả các ứng dụng ERP trong kế toán. Giáo trình cung cấp các ví dụ thực tiễn, thường dựa trên các phần mềm kế toán MISA hoặc các công cụ như Microsoft Access trong kế toán, giúp người học hình dung rõ ràng cách các nghiệp vụ được số hóa. Các khái niệm như sơ đồ dòng dữ liệu DFD và lưu đồ hệ thống thông tin kế toán cũng được giới thiệu để mô tả trực quan luồng thông tin, từ đó nâng cao khả năng phân tích và thiết kế hệ thống. Mục tiêu cuối cùng là trang bị kiến thức để quản lý, kiểm soát và khai thác dữ liệu kế toán một cách hiệu quả, phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.

1.1. Vai trò cốt lõi của cơ sở dữ liệu kế toán hiện đại

Một cơ sở dữ liệu kế toán (Accounting Database) là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu tài chính của một tổ chức. Nó đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm cho mọi giao dịch, từ ghi nhận ban đầu đến khi lập báo cáo tài chính. Trong hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), CSDL không chỉ đơn thuần là nơi chứa dữ liệu. Nó đảm bảo tính nhất quán, toàn vẹn và bảo mật của thông tin. Thay vì lưu trữ trên các sổ sách riêng lẻ, dữ liệu được tổ chức theo các bảng, các mối quan hệ, giúp truy xuất nhanh chóng và giảm thiểu sai sót. Ví dụ, thông tin về một khách hàng chỉ cần được nhập một lần và có thể được sử dụng trong nhiều chu trình nghiệp vụ kế toán khác nhau như bán hàng, thu nợ. Điều này giúp loại bỏ sự trùng lặp và đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật đồng bộ. Việc ứng dụng CSDL còn là nền tảng để triển khai các biện pháp kiểm soát nội bộ trong HTTTKT một cách hiệu quả, ví dụ như phân quyền truy cập, ghi lại lịch sử chỉnh sửa, và tự động hóa các quy trình đối chiếu.

1.2. Giới thiệu các phân hệ kế toán chính trong doanh nghiệp

Một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh thường được cấu thành từ nhiều phân hệ kế toán (Accounting Modules) khác nhau. Mỗi phân hệ chịu trách nhiệm xử lý một nhóm nghiệp vụ cụ thể, tương ứng với các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tài liệu gốc (Chương 3) đã liệt kê các phân hệ điển hình như: Phân hệ Kế toán Quỹ (tiền mặt), Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Tài sản cố định, Tiền lương, Thuế và Kế toán tổng hợp. Sự phân chia này giúp chuyên môn hóa công việc và tối ưu hóa quy trình. Ví dụ, Phân hệ Mua hàng quản lý toàn bộ chu trình chi phí, từ đặt hàng, nhận hàng đến thanh toán cho nhà cung cấp. Trong khi đó, Phân hệ Bán hàng quản lý chu trình doanh thu, bao gồm báo giá, xử lý đơn hàng và thu tiền khách hàng. Dữ liệu từ các phân hệ này sẽ được tự động tổng hợp tại Phân hệ Kế toán Tổng hợp để lập các báo cáo tài chính. Việc tích hợp chặt chẽ giữa các phân hệ đảm bảo rằng một nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi nhận đồng thời trên các sổ sách liên quan, tạo ra một bức tranh tài chính toàn diện và chính xác.

II. Thách thức trong kiểm soát nội bộ và ghi nhận nghiệp vụ

Việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế theo từng phân hệ đặt ra nhiều thách thức, đặc biệt là về vấn đề kiểm soát nội bộ trong HTTTKT. Nếu không có một hệ thống được thiết kế tốt, rủi ro sai sót và gian lận sẽ tăng cao. Một trong những thách thức lớn nhất là đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu khi nó di chuyển qua các chu trình nghiệp vụ kế toán khác nhau. Ví dụ, một sai sót trong việc nhập liệu tại phân hệ mua hàng có thể dẫn đến việc ghi nhận sai công nợ, tính sai giá vốn hàng bán và ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo kết quả kinh doanh. Thêm vào đó, việc phân quyền và trách nhiệm giữa các vai trò như kế toán thanh toán, thủ quỹ, thủ kho cần được xác định rõ ràng và được hệ thống hóa. Nếu không, rất khó để truy vết trách nhiệm khi có sự cố xảy ra. Việc thiếu các công cụ mô hình hóa như sơ đồ dòng dữ liệu DFD hoặc lưu đồ hệ thống thông tin kế toán trong giai đoạn thiết kế có thể tạo ra các quy trình không hiệu quả, chứa đựng các lỗ hổng kiểm soát. Chẳng hạn, một quy trình cho phép kế toán vừa lập phiếu chi vừa duyệt chi mà không có sự kiểm tra chéo sẽ tạo ra rủi ro thất thoát tài sản. Do đó, việc xây dựng một hệ thống với các quy tắc kiểm soát chặt chẽ, được tích hợp ngay trong phần mềm kế toán, là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo an toàn và minh bạch cho dữ liệu tài chính.

2.1. Rủi ro sai sót tiềm ẩn trong chu trình nghiệp vụ kế toán

Mỗi chu trình nghiệp vụ kế toán đều tiềm ẩn những rủi ro sai sót đặc thù. Trong chu trình doanh thu, các rủi ro phổ biến bao gồm bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán, ghi nhận sai giá bán, hoặc bỏ sót việc ghi nhận doanh thu. Ngược lại, trong chu trình chi phí, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ mua hàng với giá cao, nhận hàng không đúng chất lượng, hoặc thanh toán hai lần cho cùng một hóa đơn. Khi các nghiệp vụ này được xử lý thủ công hoặc trên các hệ thống rời rạc, khả năng xảy ra sai sót do con người là rất lớn. Một phần mềm kế toán tích hợp giúp giảm thiểu các rủi ro này bằng cách tự động hóa nhiều bước. Ví dụ, hệ thống có thể tự động kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng trước khi duyệt đơn hàng, hoặc đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho trước khi cho phép thanh toán. Việc thiết lập các quy tắc và cảnh báo tự động là một phần quan trọng của kiểm soát nội bộ trong HTTTKT.

2.2. Tầm quan trọng của sơ đồ dòng dữ liệu DFD và lưu đồ hệ thống

Để giải quyết các thách thức về kiểm soát, việc mô hình hóa quy trình là bước không thể thiếu. Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) và lưu đồ hệ thống thông tin kế toán (AIS Flowchart) là hai công cụ cực kỳ hữu ích. DFD tập trung vào việc mô tả luồng dữ liệu di chuyển trong hệ thống: dữ liệu đến từ đâu, được xử lý như thế nào, và được lưu trữ ở đâu. Nó giúp các nhà phân tích hệ thống và kế toán viên hiểu rõ cách thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ kế toán. Trong khi đó, lưu đồ hệ thống mô tả chi tiết hơn về quy trình nghiệp vụ, bao gồm cả các bước xử lý thủ công và tự động, các chứng từ được sử dụng và các điểm quyết định. Bằng cách vẽ ra các lưu đồ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định các điểm yếu trong quy trình, các vị trí thiếu kiểm soát (ví dụ, thiếu bước phê duyệt) và từ đó đưa ra các cải tiến phù hợp. Đây là cơ sở để thiết kế CSDL cho hệ thống kế toán một cách logic và hiệu quả.

III. Hướng dẫn hạch toán chu trình doanh thu trên phần mềm kế toán

Quản lý chu trình doanh thu là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của bất kỳ hệ thống thông tin kế toán nào. Chu trình này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc bán hàng và thu tiền từ khách hàng. Tài liệu gốc (Chương 3) đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ghi nhận các nghiệp vụ này thông qua Phân hệ Kế toán Quỹ và Phân hệ Kế toán Ngân hàng trên một phần mềm kế toán cụ thể. Quy trình được chuẩn hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng kiểm soát. Các nghiệp vụ điển hình bao gồm: thu tiền ứng trước của khách hàng, thu nợ khách hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, và thu nợ hàng loạt từ nhiều khách hàng. Mỗi nghiệp vụ đều được thực hiện theo một quy trình rõ ràng, phân định vai trò giữa Kế toán thanh toán và Thủ quỹ. Ví dụ, Kế toán thanh toán là người lập chứng từ ban đầu (phiếu thu, báo có), trong khi Thủ quỹ (đối với tiền mặt) có nhiệm vụ xác nhận và ghi sổ quỹ. Sự phân tách nhiệm vụ này là một nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ trong HTTTKT. Việc ứng dụng phần mềm giúp tự động hóa nhiều khâu, chẳng hạn như tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn sau khi thu tiền, hoặc tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá khi thu tiền bằng ngoại tệ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác cao.

3.1. Quy trình nghiệp vụ trong phân hệ kế toán quỹ tiền mặt

Phân hệ Kế toán Quỹ chịu trách nhiệm quản lý dòng tiền mặt của doanh nghiệp. Tài liệu gốc mô tả chi tiết quy trình hạch toán các nghiệp vụ thu tiền mặt. Ví dụ, với nghiệp vụ “Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt”, Kế toán thanh toán sẽ vào Phân hệ Quỹ, chọn chức năng Thêm \ Thu tiền, khai báo thông tin và nhấn Cất. Sau đó, vai trò của Thủ quỹ là vào tab Đề nghị thu, chi, tìm chứng từ vừa lập và nhấn Ghi sổ. Hệ thống sẽ tự động cập nhật số dư vào Sổ quỹ tiền mặt. Tương tự, nghiệp vụ “Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt” cũng được thực hiện trên phân hệ này, phần mềm cho phép chọn các hóa đơn công nợ cần thanh toán và tự động sinh phiếu thu. Một tính năng hữu ích khác được đề cập là “Thu tiền khách hàng hàng loạt”, cho phép lập một chứng từ duy nhất để thu nợ cho nhiều khách hàng cùng lúc, giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc. Mỗi bước đều được ghi lại, tạo ra một dấu vết kiểm toán rõ ràng.

3.2. Thực hành thu tiền khách hàng qua phân hệ kế toán ngân hàng

Phân hệ Kế toán Ngân hàng xử lý các giao dịch qua tài khoản ngân hàng. Quy trình thu tiền khách hàng qua chuyển khoản cũng tương tự như thu tiền mặt nhưng được thực hiện trên phân hệ Ngân hàng. Theo tài liệu, khi “Khách hàng trả tiền nợ thông qua chuyển khoản”, kế toán vào Phân hệ Ngân hàng \ Thêm \ Thu tiền khách hàng. Tại đây, hệ thống cho phép chọn khách hàng và nhấn Lấy dữ liệu để hiển thị tất cả các chứng từ công nợ chưa thanh toán. Kế toán chỉ cần nhập tổng số tiền thu được, phần mềm sẽ tự động phân bổ vào các hóa đơn cũ trước mới sau. Sau khi nhấn Thu tiền, một chứng từ thu tiền gửi sẽ được tạo ra. Điểm nổi bật là phần mềm tự động cập nhật Sổ tiền gửi ngân hàng và giảm trừ công nợ phải thu của khách hàng. Đặc biệt, theo ghi chú trong tài liệu: "Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá." Điều này cho thấy khả năng xử lý nghiệp vụ phức tạp của một hệ thống thông tin kế toán hiện đại.

IV. Bí quyết quản lý chu trình chi phí với phân hệ mua hàng HTTTKT

Đối với chu trình chi phí, Phân hệ Mua hàng đóng vai trò trung tâm trong hệ thống thông tin kế toán. Phân hệ này không chỉ giúp ghi nhận các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ mà còn là công cụ mạnh mẽ để quản lý công nợ phải trả và kiểm soát chi phí đầu vào. Tài liệu gốc (Chương 3) đã trình bày một quy trình mua hàng rất toàn diện, từ khâu lập đơn mua hàng đến khi nhận hàng, nhập kho và xử lý các chi phí liên quan. Một trong những điểm phức tạp nhất của chu trình này là việc hạch toán và phân bổ các chi phí phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc xếp, hoặc các loại thuế phí đối với hàng nhập khẩu. Việc sử dụng phần mềm kế toán cho phép tự động hóa quá trình phân bổ này. Ví dụ, chi phí vận chuyển có thể được phân bổ cho từng mặt hàng dựa trên giá trị hoặc số lượng, giúp tính toán giá vốn nhập kho một cách chính xác. Quy trình còn phân định rõ vai trò giữa Kế toán mua hàng và Thủ kho. Kế toán mua hàng chịu trách nhiệm lập chứng từ mua hàng, trong khi Thủ kho xác nhận số lượng thực nhập và ghi sổ kho. Sự phối hợp nhịp nhàng này, được hỗ trợ bởi hệ thống, là yếu tố then chốt để đảm bảo kiểm soát nội bộ trong HTTTKT hoạt động hiệu quả.

4.1. Các bước ghi nhận nghiệp vụ mua hàng nhập kho chi tiết

Tài liệu hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ “Mua hàng trong nước về nhập kho”. Quy trình bắt đầu khi Kế toán mua hàng vào Phân hệ Mua hàng, chọn Thêm \ Chứng từ mua hàng hóa. Tại đây, người dùng cần chọn loại chứng từ là “Mua hàng trong nước nhập kho” và phương thức thanh toán. Các thông tin về nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, đơn giá và thuế suất GTGT được khai báo trên các tab chi tiết. Sau khi chứng từ được Cất, thông tin sẽ được chuyển đến cho Thủ kho. Thủ kho sẽ vào tab Đề nghị nhập, xuất kho, tìm chứng từ liên quan, kiểm tra số lượng thực tế và nhấn Ghi sổ. Hệ thống sẽ tự động tăng số lượng tồn kho và ghi nhận vào các báo cáo kho liên quan. Quy trình này đảm bảo nguyên tắc đối chiếu độc lập giữa kế toán và thủ kho, một yêu cầu cơ bản của kiểm soát nội bộ. Việc có nhận kèm hóa đơn hay không cũng được hệ thống xử lý linh hoạt, cho phép xử lý các trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau.

4.2. Xử lý chi phí và thuế trong mua hàng nhập khẩu

Nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu phức tạp hơn do có nhiều loại chi phí và thuế phát sinh. Tài liệu gốc đã chia quy trình này thành nhiều bước rõ ràng. Bước 1 là hạch toán chi phí trước hải quan (ví dụ: phí vận chuyển quốc tế). Bước 2 là hạch toán chứng từ mua hàng nhập khẩu, trong đó kế toán khai báo thông tin hàng hóa, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu trên tab Thuế. Bước 3 là phân bổ các chi phí đã hạch toán ở bước 1 vào giá trị của lô hàng trên tab Phí trước hải quan. Phần mềm cung cấp các phương thức phân bổ tự động (theo số lượng hoặc giá trị). Tương tự, các chi phí phát sinh sau hải quan (như phí vận chuyển về kho) cũng được phân bổ trên tab Phí hàng về kho. Cách tiếp cận này giúp đảm bảo giá gốc của hàng nhập kho được tính toán đầy đủ và chính xác theo chuẩn mực kế toán, đồng thời minh bạch hóa toàn bộ các khoản chi phí cấu thành nên giá vốn hàng mua.

V. Case study Thiết kế CSDL và ứng dụng phần mềm kế toán MISA

Các quy trình được mô tả trong tài liệu gốc là minh chứng rõ ràng cho việc ứng dụng một phần mềm kế toán cụ thể, rất có thể là phần mềm kế toán MISA, một trong những phần mềm phổ biến nhất tại Việt Nam. Việc nghiên cứu các quy trình này không chỉ là học cách sử dụng công cụ mà còn là một case study thực tiễn về thiết kế CSDL cho hệ thống kế toán. Đằng sau giao diện người dùng thân thiện là một cơ sở dữ liệu kế toán được thiết kế phức tạp. Các thực thể chính như Khách hàng, Nhà cung cấp, Hàng hóa, Hóa đơn được lưu trong các bảng riêng biệt. Mối quan hệ giữa chúng được thiết lập để phản ánh đúng các chu trình nghiệp vụ kế toán. Ví dụ, một hóa đơn bán hàng sẽ có mối quan hệ với bảng Khách hàng và bảng Hàng hóa. Việc thiết kế này thường dựa trên các mô hình lý thuyết như mô hình dữ liệu REA (Resources, Events, Agents), giúp xác định các thực thể và mối quan hệ cần thiết để ghi nhận toàn diện một sự kiện kinh tế. Hiểu được logic thiết kế này giúp người làm kế toán không chỉ là người nhập liệu mà còn có thể tham gia vào quá trình cải tiến hệ thống, đề xuất các báo cáo quản trị mới và đảm bảo dữ liệu được khai thác một cách tối ưu. Đây là kỹ năng quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

5.1. Phân tích thiết kế CSDL dựa trên mô hình dữ liệu REA

Mô hình dữ liệu REA (Resources - Nguồn lực, Events - Sự kiện, Agents - Đối tượng) là một khung lý thuyết mạnh mẽ để thiết kế CSDL cho hệ thống kế toán. Mô hình này tập trung vào việc mô hình hóa các sự kiện kinh tế thay vì các bút toán Nợ/Có truyền thống. Trong ví dụ về quy trình bán hàng, sự kiện (Event) là “Bán hàng”. Nguồn lực (Resource) bị giảm đi là “Hàng hóa”. Đối tượng (Agent) tham gia bao gồm “Nhân viên bán hàng” (đối tượng nội bộ) và “Khách hàng” (đối tượng bên ngoài). Một CSDL được thiết kế theo mô hình REA sẽ có các bảng tương ứng cho Hàng hóa, Bán hàng, Nhân viên, Khách hàng và các mối quan hệ giữa chúng. Cách tiếp cận này cung cấp một cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động kinh doanh, cho phép tạo ra các báo cáo linh hoạt hơn so với hệ thống chỉ dựa trên tài khoản kế toán. Nó là nền tảng cho các ứng dụng ERP trong kế toán hiện đại.

5.2. Vai trò của sơ đồ thực thể kết hợp ERD trong HTTTKT

Từ mô hình khái niệm REA, bước tiếp theo là xây dựng mô hình logic, và công cụ phổ biến nhất cho việc này là sơ đồ thực thể kết hợp ERD (Entity-Relationship Diagram). ERD là một bản vẽ kỹ thuật của cơ sở dữ liệu. Nó biểu diễn các thực thể (như Khách hàng, Hóa đơn) dưới dạng các hình chữ nhật và các mối quan hệ giữa chúng (như một Khách hàng có thể có nhiều Hóa đơn) dưới dạng các đường nối. ERD chỉ rõ các thuộc tính (cột) của mỗi bảng và các ràng buộc về mối quan hệ (ví dụ: 1-nhiều, nhiều-nhiều). Đối với một hệ thống thông tin kế toán, việc có một sơ đồ ERD rõ ràng là cực kỳ quan trọng. Nó giúp đội ngũ phát triển phần mềm và các nhà quản lý hiểu rõ cấu trúc dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán và là tài liệu quan trọng cho việc bảo trì, nâng cấp hệ thống sau này. Sinh viên nghiên cứu tài liệu ôn tập HTTTKT 2 cần nắm vững cách đọc và phân tích ERD để hiểu sâu hơn về kiến trúc của phần mềm kế toán.

VI. Tương lai HTTTKT Tích hợp ERP và tài liệu ôn tập HTTTKT 2

Nội dung của giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2 đặt nền móng vững chắc cho việc tìm hiểu các hệ thống quản trị doanh nghiệp phức tạp hơn. Xu hướng hiện nay là tích hợp tất cả các phân hệ kế toán và các bộ phận chức năng khác (như nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng) vào một hệ thống duy nhất, được gọi là hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP). Các ứng dụng ERP trong kế toán mang lại lợi ích to lớn bằng cách cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất và nhất quán cho toàn bộ tổ chức. Thông tin từ một bộ phận có thể được truy cập và sử dụng ngay lập tức bởi các bộ phận khác, giúp loại bỏ độ trễ và sự thiếu nhất quán. Điều này cho phép các nhà quản lý có một cái nhìn 360 độ về hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian thực. Để chuẩn bị cho tương lai này, người học cần nắm vững các kiến thức nền tảng về cơ sở dữ liệu, quy trình nghiệp vụ và kiểm soát nội bộ. Việc tìm kiếm các tài liệu ôn tập HTTTKT 2, bao gồm slide bài giảng HTTTKT và các bài tập HTTTKT có lời giải, sẽ giúp củng cố kiến thức đã học và chuẩn bị tốt nhất cho các kỳ thi cũng như công việc thực tế sau này.

6.1. Xu hướng ứng dụng ERP trong kế toán và quản trị doanh nghiệp

Việc chuyển đổi từ các phần mềm kế toán đơn lẻ sang hệ thống ERP tích hợp là một xu hướng tất yếu. Ứng dụng ERP trong kế toán không chỉ là công cụ ghi sổ mà còn là một hệ thống hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Khi dữ liệu tài chính được liên kết trực tiếp với dữ liệu sản xuất, bán hàng và nhân sự, doanh nghiệp có thể thực hiện các phân tích sâu sắc hơn, chẳng hạn như tính toán lợi nhuận theo từng dòng sản phẩm, từng khách hàng hoặc từng kênh phân phối một cách chính xác. Hơn nữa, ERP giúp chuẩn hóa quy trình trên toàn công ty, tăng cường kiểm soát nội bộ trong HTTTKT và cải thiện hiệu quả hoạt động. Các hệ thống ERP hàng đầu như SAP, Oracle, hay Microsoft Dynamics đều cung cấp các module kế toán tài chính mạnh mẽ, đáp ứng được các yêu cầu quản trị phức tạp của các tập đoàn lớn.

6.2. Tổng hợp slide bài giảng và bài tập HTTTKT có lời giải

Để nắm vững các kiến thức phức tạp của môn học, việc tự học và luyện tập là rất quan trọng. Sinh viên nên chủ động tìm kiếm các nguồn tài liệu bổ trợ. Các slide bài giảng HTTTKT từ các trường đại học uy tín thường tóm tắt nội dung cốt lõi một cách cô đọng, giúp hệ thống hóa kiến thức. Quan trọng hơn, việc giải các bài tập HTTTKT có lời giải giúp người học áp dụng lý thuyết vào các tình huống thực tế. Các bài tập này thường xoay quanh việc vẽ sơ đồ dòng dữ liệu DFD, lưu đồ hệ thống, thiết kế CSDL cho hệ thống kế toán qua mô hình REA và ERD, hoặc xử lý các tình huống về kiểm soát nội bộ. Đây là những tài liệu ôn tập HTTTKT 2 không thể thiếu để đạt kết quả cao và xây dựng một nền tảng chuyên môn vững chắc cho sự nghiệp kế toán-kiểm toán trong kỷ nguyên số.

Nội dung chính

TỔNG QUAN HỌC THUẬT VÀ MÔ TẢ GIÁO TRÌNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (PHẦN II)

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán – Phần II là học liệu chuyên ngành thuộc chương trình đào tạo Cử nhân ngành Kế toán, Kiểm toán và Hệ thống thông tin quản lý tại các trường đại học. Về mặt vị trí chương trình, học phần đóng vai trò cầu nối giữa lý thuyết kế toán tài chính thuần túy và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị dữ liệu kinh tế doanh nghiệp.

Mục tiêu học tập (learning outcomes) của giáo trình tập trung vào việc hình thành năng lực xử lý nghiệp vụ kế toán trên môi trường số hóa. Cụ thể, người học nắm vững quy trình luân chuyển chứng từ điện tử, thực hiện chuẩn xác các thao tác hạch toán số liệu trên phần mềm kế toán chuyên nghiệp, đồng thời hiểu rõ cơ chế kiểm soát nội bộ và phân quyền giữa các vị trí công tác như Kế toán thanh toán, Kế toán mua hàng, Kế toán bán hàng, Thủ quỹ và Thủ kho.

Về cấu trúc và cách tiếp cận, tài liệu được tổ chức theo mô hình phân hệ nghiệp vụ tích hợp (ERP-based accounting modules). Thay vì tiếp cận theo từng tài khoản kế toán riêng lẻ, giáo trình tiếp cận theo dòng chu chuyển nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp. Nội dung trọng tâm thể hiện rõ qua cấu trúc phân chia 12 phân hệ chức năng trong Chương 3: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Điểm đặc sắc của giáo trình là tính mô phỏng thực nghiệm chính xác. Mọi quy trình hạch toán đều được cụ thể hóa bằng lưu đồ luân chuyển chứng từ, các bước thao tác trên phần mềm kế toán, giao diện nhập liệu chi tiết và mẫu biểu chứng từ kế toán thực tế (phiếu thu, phiếu chi, chứng từ mua hàng, hóa đơn dịch vụ, phiếu nhập kho).

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Căn cứ theo cấu trúc Chương 3: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống nội dung được tổ chức thành 12 phân hệ nghiệp vụ hoàn chỉnh:

1. Phân hệ Kế toán quỹ (Tiền mặt): Cung cấp quy trình hạch toán thu, chi tiền mặt, kiểm kê quỹ, dự báo dòng tiền và quản lý tồn quỹ. Xử lý các nghiệp vụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, khách hàng ứng trước tiền hàng, thu nợ khách hàng (đơn lẻ và hàng loạt), hoàn thuế GTGT, thu hoàn ứng nhân viên sau quyết toán. Quy định cơ chế phối hợp giữa Kế toán thanh toán (lập chứng từ) và Thủ quỹ (ghi sổ quỹ tiền mặt).
2. Phân hệ Kế toán ngân hàng: Hướng dẫn hạch toán thu, chi tiền gửi ngân hàng, chuyển tiền nội bộ, đối chiếu sổ phụ ngân hàng và dự báo dòng tiền. Xử lý các nghiệp vụ thu tiền vay, thu lãi đầu tư tài chính, trả nợ nhà cung cấp, tạm ứng, nộp thuế (GTGT, TNDN, TTĐB) và nộp bảo hiểm bằng tiền gửi.
3. Phân hệ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Quy trình từ lập Đơn mua hàng, lập Chứng từ mua hàng hóa/dịch vụ (trong nước hoặc nhập khẩu; nhập kho hoặc không qua kho), mua hàng có chi phí mua hàng phát sinh (vận chuyển, bốc xếp), chi phí trước hải quan, phân bổ chi phí mua hàng, theo dõi công nợ nhà cung cấp và xử lý hàng về trước/hóa đơn về sau.
4. Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Hướng dẫn lập Báo giá, Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng, ghi nhận doanh thu trong nước, xuất khẩu, bán hàng qua đại lý hưởng hoa hồng hoặc ủy thác xuất khẩu; xử lý giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, tự động tính lãi nợ quá hạn và in thông báo công nợ.
5. Phân hệ Quản lý hóa đơn: Khởi tạo, phát hành và kiểm soát trạng thái hóa đơn kế toán.
6. Phân hệ Kế toán kho: Quản lý quy trình nhập, xuất kho, kiểm kê vật tư hàng hóa; quy định trách nhiệm kiểm tra thực nhập/thực xuất và ghi Sổ kho của Thủ kho.
7. Các phân hệ chuyên sâu khác: Gồm Phân hệ Kế toán tài sản cố định, Phân hệ Kế toán công cụ dụng cụ, Phân hệ Kế toán giá thành, Phân hệ Kế toán tiền lương, Phân hệ Kế toán thuế và Phân hệ Kế toán tổng hợp.

Progression logic của nội dung đi từ luồng quản lý tiền tệ (Quỹ, Ngân hàng), chuyển sang chu trình kinh doanh cơ bản (Mua hàng - Nhập kho - Trả tiền, Bán hàng - Xuất kho - Thu tiền), tiến tới các phân hệ tài sản, giá thành, tiền lương, nghĩa vụ thuế và kết thúc tại Phân hệ Tổng hợp để lập báo cáo tài chính.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Lý thuyết chu trình nghiệp vụ doanh nghiệp (Business Process Cycles): Kết nối quan hệ hữu cơ giữa chu trình chi phí (mua hàng - công nợ phải trả), chu trình doanh thu (bán hàng - công nợ phải thu) và chu trình tài chính (tiền mặt, tiền gửi).
• Nguyên tắc kiểm soát nội bộ và phân tách trách nhiệm: Xây dựng cơ chế kiểm soát chéo giữa bộ phận kế toán và bộ phận thủ kho, thủ quỹ. Kế toán thanh toán chỉ lập chứng từ đề nghị thu/chi, trong khi Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện thao tác "Ghi sổ" vào Sổ quỹ. Tương tự, Kế toán mua hàng lập chứng từ nhập kho, còn Thủ kho thực hiện đối chiếu số lượng thực nhập trước khi "Ghi sổ" vào thẻ kho/báo cáo tồn kho.
• Cơ chế kế thừa dữ liệu và hạch toán tự động: Thiết lập phương pháp kế thừa dữ liệu (chuyển dữ liệu từ Báo giá sang Chứng từ bán hàng, từ Đơn mua hàng sang Chứng từ mua hàng nhập kho), tự động tính toán chênh lệch tỷ giá hối đoái khi phát sinh thanh toán ngoại tệ, và tự động phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức giá trị hoặc số lượng.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Khai báo danh mục vật tư hàng hóa, đối tượng công nợ; khởi tạo và xử lý các loại chứng từ điện tử (Phiếu thu, Chứng từ mua dịch vụ, Chứng từ mua hàng nhập khẩu, Hóa đơn bán hàng); thực hiện phân bổ chi phí trước hải quan và chi phí vận chuyển.
• Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ của từng hóa đơn; theo dõi hạn thanh toán; kiểm soát dòng tiền thu chi; đánh giá chênh lệch giữa chứng từ kế toán và số liệu thực nhập tại kho.
• Kỹ năng thực hành quy trình (Practical competencies): Vận hành đồng bộ các khâu nghiệp vụ kế toán máy theo đúng thẩm quyền phân công; kết xuất và kiểm tra tính cân đối của Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng và các báo cáo quản trị liên quan.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Phương pháp sư phạm (Pedagogical approach)

Giáo trình áp dụng phương pháp đào tạo tích hợp giữa lý thuyết chu trình và mô phỏng thực hành trên hệ thống (Computer-Assisted Learning / Software Simulation). Quá trình truyền thụ kiến thức không đi vào giải thích lý thuyết trừu tượng mà đặt sinh viên trực tiếp vào bối cảnh vận hành của một hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp đang hoạt động.

Bài tập, tình huống và thực hành thực tế

Hệ thống bài tập trong giáo trình được xây dựng dưới dạng các ca thực hành nghiệp vụ cụ thể gắn liền với bộ dữ liệu danh mục của các doanh nghiệp giả lập:

• Ca thực hành xử lý quỹ và ngân hàng với Công ty TNHH Tiến Đạt, Công ty TNHH Phú Thái.
• Ca thực hành thu hồi công nợ hàng loạt từ nhiều khách hàng cùng lúc (Công ty TNHH Trần Anh, Công ty TNHH Hoàng Phát).
• Ca thực hành mua hàng trong nước và nhập khẩu với Công ty TNHH Thương mại Tam Bình, bao gồm quy trình 3 bước: Hạch toán chi phí trước hải quan qua chứng từ mua dịch vụ -> Hạch toán chi phí vận chuyển hàng về kho -> Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu, khai báo thuế nhập khẩu, thuế GTGT và thực hiện phân bổ chi phí.
• Ca thực hành bán hàng theo báo giá, lập chứng từ bán hàng và theo dõi giảm trừ công nợ theo từng hóa đơn.

Phương pháp đánh giá và hướng dẫn tự học

• Phương pháp đánh giá (Assessment methods): Đánh giá kết quả học tập thông qua độ chính xác của thao tác lập chứng từ, tính hợp lý của việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí, kỹ năng xử lý công nợ và tính chuẩn xác của các sổ sách kế toán kết xuất sau kỳ xử lý.
• Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines): Người học thực hành tuần tự theo từng bước tác nghiệp được chỉ dẫn trong tài liệu; đối chiếu trực quan màn hình nhập liệu của bản thân với hình ảnh giao diện chứng từ mẫu; kiểm tra kết quả ghi sổ tại các tab Đề nghị thu, chi (đối với Thủ quỹ) hoặc Đề nghị nhập, xuất kho (đối với Thủ kho).

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Tự động hóa và liên kết dữ liệu nghiệp vụ

Giáo trình phản ánh các tính năng tự động hóa trên hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện đại:

• Tự động liên kết và kế thừa chứng từ: Cho phép tạo lập chứng từ mua hàng trực tiếp từ Đơn mua hàng hoặc tạo chứng từ bán hàng từ Báo giá có sẵn mà không cần nhập lại thông tin danh mục hàng hóa, số lượng và nhà cung cấp.
• Tự động xử lý công nợ và tỷ giá: Khi thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, hệ thống tự động ghi nhận nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá phát sinh; tự động giảm trừ công nợ chi tiết theo từng hóa đơn; hỗ trợ chức năng lọc và thu tiền khách hàng hàng loạt theo khoảng thời gian tùy chọn.
• Tự động phân bổ chi phí nhiều tầng: Hỗ trợ phân bổ linh hoạt các khoản chi phí phát sinh trước hải quan và chi phí vận chuyển hàng về kho trực tiếp vào giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho.

Ứng dụng thực tế và chuẩn hóa quản lý

Nội dung giáo trình gắn liền với các quy định quản lý tài chính và biểu mẫu chứng từ kế toán hiện hành tại Việt Nam:

• Chuẩn hóa quy trình theo dõi các loại thuế phát sinh: thuế Giá trị gia tăng (GTGT), thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế Nhập khẩu, thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế Tiêu thụ đặc biệt (TTĐB).
• Phản ánh đúng thực tế quản lý kho khi có chênh lệch giữa chứng từ và thực nhập: Thủ kho có quyền nhập số lượng thực tế tại cột Số lượng thực nhập và ghi nhận lý do tại cột Ghi chú trước khi nhấn Ghi sổ.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

Nhóm đối tượng	Mục đích và Yêu cầu sử dụng
Sinh viên Đại học	Sinh viên năm thứ 3 và năm thứ 4 chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý, Tài chính doanh nghiệp; sử dụng học phần để hoàn thiện kỹ năng thực hành kế toán máy.
Học viên Cao học	Học viên cao học ngành Kế toán và Quản trị kinh doanh cần nghiên cứu kiến trúc luân chuyển dữ liệu và cơ chế kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán.
Giảng viên chuyên ngành	Sử dụng làm giáo trình giảng dạy chính thức cho học phần Hệ thống thông tin kế toán / Thực hành kế toán máy; làm cơ sở thiết kế đề thi thực hành, bài tập lớn và đồ án mô phỏng doanh nghiệp.
Cán bộ kế toán thực tế	Nhân sự kế toán tại các doanh nghiệp sử dụng làm tài liệu tra cứu quy trình chuẩn để xử lý các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, phân bổ chi phí nhập khẩu, quản lý quỹ và đối chiếu công nợ.

Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính doanh nghiệp (nắm vững hệ thống tài khoản kế toán, nguyên tắc định khoản Nợ/Có) và Tin học đại cương (kỹ năng sử dụng máy tính và quản lý tệp dữ liệu).

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ sinh viên bậc đại học, học viên cao học khối ngành Kinh tế - Kế toán - Hệ thống thông tin, cùng các chuyên viên kế toán cần tài liệu chuẩn hóa quy trình thực hành kế toán phần mềm.

2. Cần trang bị kiến thức nền tảng nào trước khi học giáo trình này?

Người học bắt buộc phải nắm vững kiến thức Nguyên lý kế toán và Kế toán tài chính doanh nghiệp để hiểu rõ bản chất của các chứng từ, tài khoản kế toán đối ứng (như TK 111, 112, 131, 331, 156, 333) và quy trình hạch toán nghiệp vụ kinh tế.

3. Điểm khác biệt cốt lõi của giáo trình so với các tài liệu kế toán truyền thống là gì?

Tài liệu tập trung vào quy trình vận hành và xử lý dữ liệu kế toán trên phần mềm máy tính theo 12 phân hệ tích hợp. Giáo trình phân định rõ vai trò của từng vị trí nhân sự (Kế toán mua hàng, Kế toán bán hàng, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ, Thủ kho) trong việc lập, duyệt, phân bổ chi phí và ghi sổ kế toán.

4. Phương pháp tự học giáo trình như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Người học nên thực hành trực tiếp trên phần mềm kế toán theo từng ca nghiệp vụ mẫu được cung cấp; thực hiện đầy đủ các bước từ lập chứng từ gốc, phân bổ chi phí đến phê duyệt ghi sổ của Thủ kho/Thủ quỹ; sau đó kết xuất và đối chiếu kết quả trên Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng và Báo cáo tồn kho.

5. Giáo trình có cung cấp các mẫu biểu và dữ liệu thực hành đi kèm không?

Giáo trình tích hợp đầy đủ hệ thống hình ảnh giao diện thao tác, mẫu biểu chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Chứng từ mua dịch vụ, Chứng từ mua hàng, Đơn mua hàng, Báo giá) cùng dữ liệu kế toán mẫu của các doanh nghiệp thực hành.

---

Kết luận

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán – Phần II cung cấp hệ thống kiến thức thực hành kế toán số hóa hoàn chỉnh, chuẩn mực và bám sát thực tiễn quản trị dữ liệu kinh tế doanh nghiệp. Nội dung giáo trình xác lập lộ trình học tập khoa học: bắt đầu từ việc nắm vững cơ chế quản lý các phân hệ tiền tệ căn bản (Quỹ, Ngân hàng), phát triển qua chu trình mua - bán hàng hóa phức hợp gắn với phân bổ chi phí và quản trị kho bãi, tiến tới vận hành đồng bộ các phân hệ tài sản, giá thành, thuế và kế toán tổng hợp. Đây là học liệu nền tảng phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu học thuật và ứng dụng nghiệp vụ trong lĩnh vực kế toán máy.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 3 GHI NHAN CAC NGHIEP VU KINH TẾ PHÁT SINH Trong chương này, chúng ta nghiên cứu phương pháp hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh chia theo từng phân hệ, cụ thể gồm: Phân hệ kế toán quỹ Phân hệ kế toán ngân hàng Snes NY Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả fF @ Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ Quản lý hóa đơn Phân hệ kế toán kho Phân hệ kế toán tài sản cố định Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ Phân hệ kế toán giá thành ewe Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ công cụ cho: 10. Phân hệ kế toán tiền lương 11. Phân hệ kế toán thuế 12. Phân hệ kế toán tổng hợp Chương 3: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh _ 117 3.1 PHAN HE KE TOAN TIEN MAT Phân hệ Quỹ cho phép kế toán tiền mặt thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu, chỉ quỹ tiền mặt, kiểm kê quỹ, xem được tình hình thu chị, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp và dự báo dòng tiền tại bất kỳ thời điểm nào.1 Quy trình hạch toán bean pam ein ‘rata tm] Thụ bản Thực bồn SÀ chị hắt tiên mat >4 Kiểm vẽ quý Tại đây, kế toán có thể hạch toán các nghiệp vụ thu, chỉ và quản lý tiền mặt tại doanh nghiệp sau: " Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt " Khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền mặt " Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt " Thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt " Hoàn thuế GTGT bằng tiền mặt * Thu hoàn ứng bằng tiền mặt sau khi quyết toán tạm ứng nhân viên " 1nu khác bằng tiền mặt 118 _ Giáo trình hệ thống thông tin kế toán - Phần II " Mang tiền mặt gửi vào ngân hàng " Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt " Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt " Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt " Trả lương bằng tiền mặt x Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt " Nộp các loại thuế khác bằng tiền mặt (GTGT, TNDN, TTPB.) " Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt = Chi khác bang tién mat " Kiểm kê quỹ 3.2 Hướng dẫn hạch toán trên phần mềm Nghiệp uụ “Rút tiền gửi ngân hàng 0ề nhập quỹ tiền mặt” thực hiện trên phan mém nhu sau: Vai trò Kế toán thanh toán: sẽ thực hiện hạch toán nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

Vào phân hệ Quỹ \ tab Thu, chỉ tiền, chọn chức năng Thém\ Thu tiền. Chọn lý do nộp là Rút tiền gửi về nhập quỹ. Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn nút Cất. Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

Lưu ý: Có thể thực hiện nghiệp vụ “Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt” trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng. Tuy nhiên, kế toán nên thực hiện chức năng này trên phân hệ Quỹ để phục vụ cho việc lấy chứng từ lên sổ quỹ của Thủ quỹ. Vai trò Thủ quỹ: thực hiện ghi sổ quỹ tiền mặt. Vào phân hệ Thủ quỹ, chọn tab Đề nghị thu, chỉ.

Chọn chứng từ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt vừa lập ở trên và nhấn Ghi sổ. Chương 3: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 119 De ec aD asks e =» Oo @ ty” Phảnhồi “Gáp Đồng Hiến Ex tiên số ` Số tái chính và quậc Có ® ị b (Ching ta | ( Đ#&ươg — NINGÓC Ẩ#Y Ngyễn ThNgc - - `. | Bowtie NgưễnThhgec gi0/0:0032101030 = en Ngây hinge) 13012017 > Back “Số 1254 Xuân Thủy, Câu Giấy. Hà Nộc S§chữngtồ — PT2OGOT dong — RừbênghvErếpooj - H Lựa chọn cơ chế ghi sổ và nhấn Ghi sổ c› Hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ quỹ tiền mặt.

120 Giáo trình hệ thống thông tin kế toán - Phần II Nai Š;oncdtooisdulislibsd [Tag Ngeigsv Tvggo9 Dl tam ih en Si Ud ct Cag tp Hired a : robe Tơ meremkBmvek Tên, có Kim C Maysehiem CC Ơn 2 Mae a et le CƠN Kinh 2 nám Thủ quý ¬-=——_ =“Ă=--aai 2 beng te hier góc sia i54, ME HET2ĐU tố + fon Phe Te tna hea ot Ê. | oe ee Nghe Naty te Mạ: a. Eds bd br he ching) miện tu ce Coenen 2-1. xa Gimp ns menace) A URE ah NG aie "xem CÔ se mm a km HA thượm Lưu ý: Để in Sổ quỹ tiền mặt, chọn tab Sổ quỹ tiền mặt, nhấn Chọn tham số, thiết lập tham số cần xem và nhấn nút Đồng ý.

Nghiệp oụ “Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt” được thực hiện trên phần mềm như sau: Vai trò Kế toán thanh toán: sẽ thực hiện hạch toán nghiệp vụ thu tiền khách hàng bằng tiền mặt. Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chỉ tiền, chọn Thêm)\ Thu tiền. Chọn lý do nộp là Thu khác. Phiêu thụ: Công ty TNHHL [eee eS : | Tước.” Sau Thơm Rửy SSanhasn GR si Hoàn Ghia” Nạp Tién Ich ' ¡ Phiếu thu và quận ÿx yến số Số tài chính Hiến ty | Thing tinctang - - wa - Chaag ta || Hưng CTY THEICT SB wy) Căng ty TNHH Tiến Đạt Nghy bach ton 1891207 5.

| Back $127mMà EaÔnh HàH&c Z Song — PTGGG | weme - TH. 2] Tiên tọa hàng dng ube của cổng t Trấn Đạt Sa. St vỉ Kmtee — chữ tigỐc |: Tham de, Su CƯ ng - on i! i| KỆ | ip El wes | | {Lechioss ie ae 3 BAN + | | (ee Olas Vitec neeg | ¡ Trên mua hàng ứng Côngty TNHH Tiên Đụ PKT | | Bib vib hy đã trên mốc | | | | NT cà ti areal - lã ae ie : :4 (F8- Thêm nhanh, F3 - Tìm nhanh, we ly ề ‘i 3 Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn nút Cất Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in. Vai trò Thủ quỹ: thực hiện ghi sổ quỹ tiền mặt.

Vào phân hệ Thủ quỹ, chọn tab Đề nghị thu, chi. Chọn chứng từ thu tiền ứng trước của khách hàng và nhấn Ghi sổ. Lựa chọn cơ chế ghi sổ và nhấn Ghi sổ Hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ quỹ tiền mặt. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán - Phần II Tee tetera Spe Dơgtevirtemiduvhew-tengty HNES EU Thông bản Thợ hetehiensự Trhợm, 2) Môi paps fae eZ) a PG Ga Thủ qui a pint,ate He Mina Fa oar ‘adept hae th tiêu a MGA SE NET BOT + we toe SH / 2Í we w - eee Nhrxsie6 © Meby hem mer ® Ngny.

M 9h MươợNg me ole we a Ba ines CA neues Sih ow SB rata ins FE teas hey Mi OHN erat NA Ea ssTT pan de ema TR Aftershave H, che eg tszap og a BP Fonte citon te hea aie án PS Bus 12 ee ting HA mateo shee pen ee ` “HA Ep RAAT Th BLOT kE THN ĐT ,” Nụ ky mm © glee MNT OR eH mk nee Lưu ý: Để in Sổ quỹ tiền mặt, chọn tab Sổ quỹ tiền mặt, nhấn Chọn tham số, thiết lập tham số cần xem và nhấn nút Đồng ý. Nghiệp vụ “Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau: Vai trò Kế toán thanh toán: sẽ thực hiện hạch toán nghiệp vụ thu tiền khách hàng bằng tiền mặt. o Vào phân hệ Quỹ\ tab Thu, chỉ tiền, chọn chức năng Thêm\ Thu tiền khách hàng.

o Chọn loại tiền thanh toán. o Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền. o Nhấn Lấy đữ liệu. o Nhấn chọn chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền > Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Số thu.

Chương 3: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh _ Thu tiền khách hàng túc thanh koón Phương @Tiếnmớt “ Tiếng lomišn VND v Tỷgá 100 ¡_ Kháehhàng | CTY TIẾNDAT =) Moby tute 03022017 v/ MVbánhing = yea ¡_ màn 57 195600 | | Chingtuiednang “@ Naiy ching Wi Số chồng ^Ð Sốhóa đơn ® Hn tanh ibn > SEphéitw = Sốchưathu# S68u # TKphitmu +® ĐềukhoểnTT ®) 8 ® - s < ® ‡ 1812017 H601 5719600 67185600 5719562) lậ! i | H din. 87185600 5 | | (Y Dust © tyres 4 Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ thu được tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động nhấn chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được nhấn trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền thu được vào cột Số thu. o Nhấn Thu tiền c- Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng. o Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn nút Cất.

o Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in. Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng” có thể được thực hiện trên phân hệ Bán hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lập chứng từ thu hồi công nợ của nhiều khách hàng. Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.

124 Giáo trình hệ thống thông tin kế toán - Phần II thăng; Công THHH, HH. ae 2 HSE t Bg, OS) || [Bats Sa Thân Say” Sảaananh CĂ: Jòs Hoàn ha hạp Thệnkh Mẫu Phinhố Giúp Đồng ¡ Phiếu thu tiền mặt khách hàng Hãng ván số. Số: ch |, Thàngtin chưng, ch re _. „ Chủng ta |, Xiáchhàng CTY.TIENDAT C§cpy TNHH Tiến Đạt Ngiybehbin 0392200 — + | ane Naiyghữ@N 0392207 + Bach — $612K=Mà BaPimn Hà Hộ - os Bede.

Pas Afdonto —Thut TNHH TiếtsĐạt Céngiteci _ Nhung hy: Kembeo ching từ ắc. ` lạm bên VND Tỷ gá 100 | (W TC Sete Seine CP ev + Hœớmbin Đ— | Bt | 57 185. 4 : 5 » a nS RS ae EE a eee eS = 3. Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.

Vai trò Thủ quỹ: thực hiện ghi sổ quỹ tiền mặt. o Vào phân hệ Thủ quỹ, chọn tab Đề nghị thu, chỉ. o Chọn chứng từ thu tiền khách hàng và nhấn Ghi sổ. o Lựa chọn cơ chế ghi sổ và nhấn Ghi sổ c„ Hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ quỹ tiền mặt.

Lưu ý: Để in Sổ quỹ tiền mặt, chọn tab Sổ quỹ tiền mặt, nhấn Chọn tham số, thiết lập tham số cần xem và nhấn nút Đồng ý. ee cag _— ÌNG Nghàps, Fre gue - Đanglenviáctrieitếtdcheh-Langly TH Chen cm ntant lame vit , Truểm.