CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÊ HỆ THốNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu học tập: Sau khi học chương này, người học có thể: 1. Phân biệt dữ liệu và thông tin, nhận diện các tính chất của thông tin hữu ích, và cách xác định giá trị của thông tin. Giải thích cách thức tạo ra quyết định của tổ chức, các thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định và các quy trình kinh doanh cơ bản trong hầu hết các tổ chức. Giải thích cách thức hệ thống thông tin kế toán tạo ra giá trị cho tổ chức, mối quan hệ tương tác giữa hệ thống thông tin kế toán và chiến lược của tố chức, và vai trò của nó trong chuỗi giá trị doanh nghiệp.
Trang 1 Hệ thông thông tín kế toán Tình huống tổng hợp: s&s Sau nhiều năm hoạt động với vai trò quản lý khu vực cho các tổ chức bán lẻ, Scott Parry bắt đầu kinh doanh riêng cùng vói Susan Gonzalez - cũng từng là quản lý khu vực và là cộng sự của Scott. Họ thành lập công ty s&s chuyên kinh doanh các thiết bị điện tử tiêu dùng. Scott và Susan đã theo đuổi chiêh lược "bán hàng vừa tại shop lẫn internet" bằng cách thuê một tòa nhà trong một khu vực sầm uất của thị trấn và thuê thêm một cửa hàng điện tử trước mặt tiền. Scott và Susan đã đầu tư đủ tiền để trang trải trong sáu tháng đầu tiên.
Họ sẽ thuê 15 nhân viên trong vòng hai tuần tới, trong đó 3 nhân viên phụ trách xếp hàng lền kệ, 4 nhân viên bán hàng, 6 nhân viên kiểm tra và 2 nhân viên chịu trách nhiệm cho cửa hàng điện tử mặt tiền. Scott và Susan sẽ tổ chức khai trưong s&s trong vòng 5 tuần tói. Để đáp ứng đưọc kế hoạch này, họ phải giải quyết các vấn đề quan trọng sau: 1. Họ cần đưa các quyết định gì để thành công và có lợi nhuận? Chẳng hạn như: a) Họ nên định giá sản phẩm như thế nào để cạnh tranh mà vẫn có lợi nhuận? b) Họ có nên gia hạn tín dụng, nếu vậy, điều khoản tín dụng phải thế nào? Làm thế nào họ có thể theo dõi chính xác những gì khách hàng nợ và trả? c) Họ nên tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên như thế nào? Họ nên đưa ra các gói lợi ích và nhiệm vụ gì? Họ phải thực hiện chế độ lưong bổng ra sao? d) Làm cách nào họ có thể theo dõi dòng tiền vào và dòng tiền ra để tránh bị thiếu tiền? e) Những sản phẩm nào thích hợp cho việc kinh doanh? Số lượng hàng tồn trữ tối ưu là bao nhiêu trong điều kiện giới hạn của khu vực trưng bày sản phẩm? 2.
Scott và Susan cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định trên? a) Những thông tin nào cần thiết cho các đối tượng bên ngoài có tưong tác với công ty? b) Những thông tin nào cần thiết cho nhà quản lý và nhân viên công ty? c) Làm cách nào họ có thê’ thu thâp, lưu trữ và cung cấp những thông tin đó? Trang 2 Hệ thông thông tin kê'toán 3. Các quy trình kinh doanh nào là cần thiết, và chúng được thực hiện như thế nào?. Những chức năng nào cần cung cấp trên trang web? Mặc dù Scott và Susan có thể dựa vào cảm nhận chủ quan để đưa ra các quyết định này, tuy nhiên họ biết rằng họ có thể đưa ra các quyết định tốt hơn nếu họ có được các thông tin hô trợé Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt có thể giải quyết vấn đề này và cung cấp thông tin họ cần để đưa ra bất kỳ một quyết định kinh doanh nào.1 Giới thiệu Chúng ta bắt đầu chương này bằng cách giải thích các thuật ngữ quan trọng và thảo luận về các loại thông tin mà các tổ chức cần và các quy trình kinh doanh được sử dụng để tạo ra thông tin đó. Chúng ta tiếp tục tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán (AIS) là gì, AIS làm tăng giá trị cho tổ chức như thế nào, chiến lược của AIS và công ty ảnh hưởng lân nhau như thế nào và vai trò của AIS trong chuỗi giá trị của tổ chức.
Một hệ thống là một tập hợp gồm hai hoặc nhiều thành phần có liên quan với nhau cùng tương tác để đạt được mục tiêu. Hâu hết các hệ thống đều bao gồm các hệ thống con nhỏ hơn hỗ trợ hệ thống lớn. Ví dụ, một công ty là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận/phòng ban khác nhau, mỗi bộ phận là một hệ thống con. Hơn nữa, bản thân công ty đó là một hệ thống con của tập đoàn.
Mỗi hệ thống con được thiết kế để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu của tổ chức. Mỗi sự thay đổi trong các hệ thống con không thể được thực hiện mà không xem xét ảnh hưởng đến các hệ thống con khác và trên toàn bộ hệ thống. Xung đột mục tiêu xảy ra khi mục tiêu của hệ thống con này không phù hợp với mục tiêu của một hệ thống con khác hoặc với toàn bộ hệ thống. Sự tương thích mục tiêu xảy ra khi một hệ thôrìg con đạt được mục tiêu của nó trong khi đóng góp cho mục tiêu chung của tổ chức.
Một tổ chức càng lớn và hệ thống càng phức tạp thì càng khó đạt được sự tương thích mục tiêu. Dữ liệu là những dữ kiện được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi một hệ thống thông tin. Các tổ chức cần thu thập một số loại dữ liệu, chẳng hạn như các hoạt động diễn ra, các nguồn lực bị ảnh hưởng và những đối tượng tham gia Trang 3 Hệ thông thông tin kế toán vào các hoạt động đó. Ví dụ: doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu v'ê hoạt động bán hàng (ngày bán, tổng số tiền), nguồn lực đã bán (hàng hóa hoặc dịch vụ, số luợng đã bán, đơn giá) và những đối tuợng tham gia (khách hàng, nhân viên bán hàng).
Thông tin là dữ liệu đã đuợc tổ chức và xử lý thành các nội dung có ý nghĩa giúp cải thiện quá trình ra quyết định. Nhu một quy luật, nguời sử dụng thông tin sẽ đưa ra quyết định tốt hơn khi số lượng và chất lượng thông tin tăng lên.1: Các đặc tính của thông tin hữu ích Có liên quan Giảm sự không chắc chắn, cải thiện việc ra quyết định hoặc xác nhận hay sửa chữa những kỳ vọng trước đó. Đáng tin cậy Không có sai sót và sai lệch, thể hiện chính xác về các sự kiện hoặc hoạt động của tổ chức Tính đầy đủ Không bỏ sót các khía cạnh quan trọng về các sự kiện hoặc hoạt động mà thông tin đo lường Tính kịp thời Cưng cấp đúng thời gian cho việc ra quyết định của những người sử dụng thông tin Có thể hiểu được Được trình bày với định dạng dễ hiểu và hữu ích Có thể kiểm chứng Hai người có sự hiểu biết và độc lập cùng tạo ra một thông tin như nhau Có thể truy cập Luôn sẵn sàng khi người sử dụng thông tin cần Tuy nhiên, có những giới hạn đối với lượng thông tin mà tâm trí con người có thể tiếp thu và xử lý. Tình trạng quá tải thông tin xảy ra khi những giới hạn đó bị vượt ngưỡng, dẫn đến sự suy giảm chất lượng ra quyết định và tăng chi phí cung cấp thông tin đó.
Các nhà thiết kế hệ thống thông tin sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) để giúp những người ra quyết định chọn lọc và cô đọng thông tin hiệu quả hơn. Ví dụ, Walmart có hơn 500 terabyte (hàng nghìn tỷ byte) dữ liệu trong kho dữ liệu của mình. Đó là tương đương với 2.000 dặm chiều dài kệ sách, tương đương khoảng 100 triệu bức ảnh kỹ thuật số. Walmart đã đầu tư rất nhiều vào CNTT để có thể thu thập, lưu trữ, phân tích và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả để cung cấp thông tin hữu ích.
Trang 4 Hệ thông thông tin kế toán Giá trị của thông tin là lợi ích được tạo ra bởi thông tin trừ đi chi phí tạo ra thông tin. Lợi ích của thông tin bao gồm việc giảm sự không chắc chắn, cải thiện các quyết định và khả năng lập kế hoạch cho các hoạt động. Các chi phí bao gồm thời gian và nguồn lực dành để tạo ra và cung cấp thông tin. Chi phí và lọi ích của thông tin có thể khó định lượng và rất khó xác định giá trị của thông tin trước khi nó được tạo ra và sử dụng.
Tuy nhiên, giá trị dự kiến của thông tin nên được tính toán hiệu quả nhất có thể để chi phí tạo ra thông tin không vượt quá lợi ích của nó. Để minh họa về giá trị của thông tin, hãy xem xét trường hợp của 7-Eleven. Khi một công ty Nhật Bản được nhượng quyền kinh doanh cho thương hiệu 7- Eleven đã rất thành công từ tập đoàn Southland, nó đã đầu tư rất nhiều vào công nghệ thông tin. Tuy nhiên, các cửa hàng ở Mỹ thì ngược lại.
Mỗi cửa hàng 7- Eleven ở Nhật Bản được trang bị một chiếc máy tính để: - Theo dõi 3.000 mặt hàng được bán trong mỗi cửa hàng và xác định sản phẩm nào đang di chuyển, vào thời gian nào trong ngày và trong điều kiện thời tiết như thế nào. - Theo dõi thời điểm và những mặt hàng mà khách hàng mua để đảm bảo những mặt hàng được tiêu dùng nhiều nhất luôn có trong kho dự trữ. - Đặt hàng bánh sandwich và các món cơm từ các nhà cung cấp một cách tự động. Đơn đặt hàng được đặt ba Tân một ngày để các cửa hàng luôn có thực phẩm tươi sống.
Ngoài ra, các nhà cung cấp có thể truy cập dữ liệu bán hàng điện tử của 7-Eleven đê’ họ có thê’ dự báo nhu cầu. - Kết hợp việc giao hàng vói các nhà cung cấp. Điều này làm giảm việc giao hàng từ 34 xuống 12 mỗi ngày, dẫn đến thời gian ghi chép ít hơn. - Tạo ra màn hình đ'ô họa màu cho biết khu vực cửa hàng nào đóng góp nhiều nhất vào doanh thu và lợi nhuận.
Doanh số trung bình hàng ngày của hệ thống 7-Eleven Nhật Bản cao hơn 30% và tỷ suất lợi nhuận hoạt động cao gần gấp đôi so vói đối thủ cạnh tranh gần nhất. Điều gì đã xảy ra với Southland và các cửa hàng 7-Eleven của nó ở Mỹ? Lợi nhuận bị sụt giảm, và Southland cuôì cùng đã phải tuyên bố phá sản. Và 7-Eleven Nhật Bản đã mua lại 64% cô’ phần của Southland. Trang 5 Hệ thông thông tin kê'toán 1.2 Nhu cầu thông tin và các quy trình kinh doanh Tất cả các tổ chức đều cần thông tin để đưa ra quyết định hiệu quả.