CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 1. Định nghĩa về hệ thống thông tin quản lý * Hệ thống [3] là một tập hợp bao gồm nhiều phần tử như: con người, máy móc, dữ liệu, các quy tắc, quy trình xử lý… có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. * Hệ thống thông tin (HTTT) [3] là một hệ thống gồm tập hợp các phần tử như con người, phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông… được xây dựng để thu thập, lưu trữ, xử lý và khai thác thông tin nhằm phục vụ cho các hoạt động của tổ chức.
* Hệ thống thông quản lý (HTTTQL) [3] là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong công tác quản lý điều hành tổng thể các hoạt động của một tổ chức. Cách để một hệ thống hoạt động có thể phản ánh hết nội dung được truyền tải qua thành phần quan trọng nhất của HTTQL là cơ sở dữ liệu. Các loại thông tin quản lý Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức bao gồm: - Thông tin chiến lược: là thông tin được sử dụng trong các chiến lược lâu dài của doanh nghiệp nhằm đánh giá và dự đoán các kết quả trong tương lai. - Thông tin chiến thuật: là thông tin được sử dụng trong các chiến lược giới hạn thời gian, các dữ liệu này phải cung cấp định kỳ nhằm phục vụ cho ban quản lý.
- Thông tin điều hành: là thông tin được phân tích chi tiết nhằm phục vụ cho công tác điều hành trong doanh nghiệp. Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý * Khái niệm Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp bao gồm nhiều chức năng thực hiện các hoạt động, áp dụng các phương pháp và tiến hành thí nghiệp kết hợp với trí óc của con người để giúp hệ thống ngày càng phát triển. * Vai trò Quy trình phát triển HTTTQL mang lại hiệu quả và vai trò tích cực như: SVTH: Đặng Thị Bích 5 Khóa luận Tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Tuấn - Cải thiện hiệu quả, hiệu suất thực hiện các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.
- Quản lý thông tin một cách đầy đủ và khoa học, giúp cho việc trao đổi trích xuất thông tin được nhanh chóng kịp thời, hỗ trợ tối đa cho công tác ra quyết định và điều hành công việc, tạo những ưu thế mới, năng lực mới để có thể vượt qua những thách thức và chớp lấy cơ hội phát triển tương lai. - Mở rộng và tăng cường quan hệ hợp tác, kết nối và quảng bá với các đối tác trên toàn thế giới, vượt qua mọi trở ngại về thời gian và không gian đưa sự phát triển của tổ chức lên một tầm cao mới. Các giai đoạn trong quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý Quy trình phát triển một hệ thống thông tin quản lý gồm 6 giai đoạn Giai đoạn 1: Khảo sát dự án Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Giai đoạn 3: Thiết kế Giai đoạn 4: Thực hiện Giai đoạn 5: Kiểm thử Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì 1. Mô hình phát triển hệ thống thông tin quản lý Mô hình được sử dụng để phát triển hệ thống thông tin quản lý văn bản trong đề tài: “Mô hình thác nước (Waterfall model)” Được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động của lĩnh vực công nghệ phần mềm, mô hình thác nước đang trở nên phổ biến hơn từng ngày.
Mô hình thác nước [4] giúp tìm hiểu sâu vào sự phát triển của hệ thống, từ đó đưa ra các phương thức thực hiện các chức năng trong công nghệ phần mềm được tối ưu hơn. * Mô tả khái quát mô hình: - Mô hình đã được xem như là mô hình phát triển phần mềm sử dụng đầu tiên. - Mô hình này áp dụng tuần tự các giai đoạn của phát triển phần mềm. - Đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau.
Giai đoạn sau chỉ được thực hiện khi giai đoạn trước đã kết thúc. Đặc biệt không được quay lại giai đoạn trước để xử lý các yêu cầu khi muốn thay đổi. SVTH: Đặng Thị Bích 6 Khóa luận Tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Tuấn * Ưu nhược điểm của mô hình: - Ưu điểm: + Dễ sử dụng, dễ tiếp cận, dễ quản lý.
+ Sản phẩm phát triển theo các giai đoạn được xác định rõ ràng. + Xác nhận ở từng giai đoạn, đảm bảo phát hiện sớm các lỗi. - Nhược điểm: + Ít linh hoạt, phạm vi điều chỉnh hạn chế. + Rất khó để đo lường sự phát triển trong từng giai đoạn.
+ Mô hình không thích hợp với những dự án dài, đang diễn ra, hay những dự án phức tạp, có nhiều thay đổi về yêu cầu trong vòng đời phát triển. + Khó quay lại khi giai đoạn nào đó đã kết thúc. Các hoạt động trong mô hình thác nước được chia thành các giai đoạn các nhau để thực hiện các nhiệm vụ riêng biệt. Mô hình này được chia thành các pha khác nhau với kết quả của pha này là đầu vào của pha kia.1 Mô hình thác nước (Nguồn: https://tailieu.vn/doc/mo-hinh-thac-nuoc 586215.html) SVTH: Đặng Thị Bích 7 Khóa luận Tốt nghiệp GVHD: TS.
Nguyễn Thanh Tuấn Mô hình thác nước có 6 giai đoạn và được mô tả như sau: - Bước 1 – Khảo sát: Ở giai đoạn đầu tiên này quá trình thực hiện nhiệm vụ tiếp cận gần hơn với các khía cạnh của bài toán để hiểu sâu hơn về tình trạng hiện tại giúp giải quyết dễ dàng hơn. Ví dụ về tình hình hiện tại của các doanh nghiệp hay hiện trạng kinh tế của doanh nghiệp. - Bước 2 – Xác định yêu cầu: giai đoạn tiếp theo này đóng vai trò vô cùng quan trọng, yêu cầu được chia làm 2 loại yêu cầu chức năng và phi chức năng. Công tác phát hiện các yêu cầu diễn ra gặp nhiều khó khăn vì để hiểu được yêu cầu là việc rất phức tạp.
Vì các yêu cầu quyết định tính chất và mục đích mà phần mềm hướng đến để đảm bảo nhu cầu của khách hàng và phần mềm. - Bước 3 – Phân tích: là giai đoạn đảm bảo các yêu cầu được tập hợp với nhau và đưa ra chiến lược đưa các yêu cầu này tích hợp vào phần mềm. Quá trình phân tích yêu cầu giúp hiểu sâu hơn về yêu cầu của khách hàng nhằm mục đích tạo phần mềm đúng theo các yêu cầu của khách hàng. Nên trong giai đoạn này cần tiếp cận nhiều hơn với khách hàng là rất cần thiết.
Giai đoạn này bao gồm các nhiệm vụ phân tích yêu cầu và mô hình hóa yêu cầu. - Bước 4 – Thiết kế: là giai đoạn tiến hành thiết kế giao diện và các chức năng của phần mềm. Các yêu cầu được cập nhật liên tục để thực hiện phân tích và đánh giá để đảm bảo chất lượng của phần mềm. Ở giai đoạn này sẽ thiết kế các thuật toán, thiết kế mô hình dữ liệu để cho ra một mô hình dữ liệu chi tiết.
- Bước 5 – Cài đặt: ở giai đoạn này đảm bảo nội dung lập trình hệ thống phần mềm, xác định và yêu cầu hệ thống chuyển sang hình thức mã máy. Dựa vào thiết kế ở bước trên, bước này chính thức triển khai xây dựng hệ thống. - Bước 6 – Vận hành và bảo trì: giai đoạn này sẽ tiến hành kiểm thử khi phần mềm được hoàn thành và thêm vào hệ thống, giai đoạn này đảm bảo phần mềm thực hiện tốt nhiệm vụ này và mang lại nhiều hiệu quả. Kiểm thử dùng để xác định 2 mục tiêu bao gồm hiệu quả bên trong và hiệu quả bên ngoài.
Hiệu quả bên trong phải thực hiện được cả mã máy hiệu quả, hiệu quả bên ngoài là phần mềm phải được triển khai như trên thiết kế trước đó. Thông thường, các phần mềm sau khi hoàn thiện không hoàn toàn chính xác như kế hoạch đã triển khai. Vì vậy giai đoạn kiểm thử mục đích để kiểm tra phần mềm và tìm kiếm lỗi qua nhiều bước. SVTH: Đặng Thị Bích 8 Khóa luận Tốt nghiệp GVHD: TS.
Nguyễn Thanh Tuấn 1. Tổng quan về văn bản và quản lý văn bản trong cơ quan hành chính 1. Khái niệm văn bản Văn bản [5] là một phương tiện để ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thế khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định. Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, các tổ chức kinh tế như: văn bản pháp luật, công văn, tài liệu, giấy tờ… 1.
Phân loại văn bản - Văn bản hành chính (Việt Nam) [6] là loại văn bản trong hệ thống văn bản của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong khâu quản lý. - Văn bản quy phạm pháp luật [6] là một hình thức pháp luật thành văn (Văn bản pháp) được thể hiện qua các văn bản chứa được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 của Việt Nam thì Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Văn bản đến [7] là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn, thư được gửi đến cơ quan qua đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử hoặc qua đường giấy.
- Văn bản đi [7] là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan ban hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài, trong hoặc ngoài hệ thống. - Dự thảo văn bản [7] là bản hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản do đơn vị chủ trì soạn thảo trình. - Độ mật văn bản [7] là mức độ quan trọng của bí mật của văn bản, mức độ cần phải thông tin cần phải bảo quản. Cấp độ mật trong văn bản: thường, mật, tối mật, tuyệt mật.
SVTH: Đặng Thị Bích 9 Khóa luận Tốt nghiệp GVHD: TS.