MỞ ĐẦU Mã bài: MĐ 15 -01 Giới thiệu Trình bày được một số khái niệm cơ bản trong Exel. Xử lý được dữ liệu trên trang tính Mục tiêu: - Xác định được các hàm thông dụng trong Exel - Thao tác thành thạo trên máy tính - Ứng dụng vào công tác kế toán - Nghiêm túc, cẩn thận khi nghiên cứu I. Lập trang tính đơn giản 1. Những khái niệm chung 1.
Giới thiệu Excel: Excel là một trong những chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office do hãng Microsoft của Mỹ viết và chạy trên nền Windows. Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường được cài đặt qua bộ MSOFFICE. Chức năng chính của Excel dùng để tính toán, phân tích, tổng hợp số liệu, tạo biểu đồ, chia sẽ dữ liệu với ứng dụng khác,. Khởi động chương trình Cách 1: Double click vào biểu tượng trên màn hình Desktop.
Cách 2: chọn menu lệnh Start →Programs→Microsoft Excel hoặc Start→Programs→Microsoft Office→Microsoft Excel.2/ Các thành phần của cửa sổ Excel: Hình 1.1: Màn hình giao diện của MS Excel Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau. (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải. (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách các bảng tính có trong tệp Excel (WorkBook), ngoài ra còn chứa thanh điều khiển để di chuyển qua lại giữa các Sheet. (10): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,… 1.3/ Thoát khỏi Excel: Ta có thể thoát khỏi Excel bằng một trong các cách sau: Click nút Close ở góc trên bên phải màn hình, hoặc Chọn lệnh File→Exit, hoặc Ấn tổ hợp phím tắt Alt+F4.
Chú ý: khi dữ liệu trên các bảng tính chưa ghi Excel nhắc có ghi lại không không ghi tiếp tục làm việc với Excel ghi Hình 1.2: Cửa sổ thoát MS Ecxel 1. Một số khái niệm cơ bản trong Excel 1. Khái niệm về tập trang tính Mỗi tập tin Excel còn gọi là WorkBook có phần mở rộng mặc định là. Một Workbook có tối đa là 255 Sheets, được xem là 1 file (tập tin).
Workbook được so sánh như một tập tài liệu gồm có nhiều tờ và có liên quan với nhau. Mỗi tờ gọi là một worksheet hay sheet (bảng tính) và có tên mặc định là Sheet1, Sheet2,. Mặc định tạo 1 Workbook mới có 3 sheets. Có thể quy định số sheet này bằng cách vào Menu Tool/Options…Ở thẻ General quy định số sheet.
Khái niệm về trang tính Một trang tính (bảng tính) có trên 4 tỷ ô dữ liệu. Mỗi trang tính được đặt tên là Sheet# (# là số thứ tự) hoặc một tên gọi cụ thể, mỗi trang tính gồm có: Cột (Column) : Là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều dọc. Có 256 cột trong bảng tính, được đánh thứ tự lần lượt bằng các mẫu tự A,B,.,IV Dòng (Row): Là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều ngang.536 dòng trong bảng tính, được đánh thứ tự lần lượt từ 1 đến 65536. Ô (Cell): Là giao của một hàng và một cột.
Ô được xác định bởi một toạ độ (gọi là địa chỉ) dựa theo ký hiệu của cột và số thứ tự của dòng. Vd: A1, D15, E35, … Con trỏ ô: ở mỗi thời điểm luôn có một con trỏ ô. Con trỏ ô có dạng hình chữ nhật. 11 Ô hiện hành: là ô đang chứa con trỏ ô.
Các loại địa chỉ ô - Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ mà giá trị sẽ thay đổi tương ứng. Và được ký hiệu: Tên cột và chỉ số dòng. - Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ mà giá trị không thay đổi. Và được ký hiệu: $cột và $dòng.
- Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ mà giá trị sẽ thay đổi tương ứng tùy vào sự hỗn hợp. Gồm có tương đối cột tuyệt đối dòng và tuyệt đối cột tương đối dòng Vd: A$1, $A1 Chú ý: Có thể chọn địa chỉ cần tuyệt đối sau đó nhấn F4 nhiều lần để chọn hình thức thích hợp. Các loại dữ liệu Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái, kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải.
- Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập → nhập dữ liệu → enter. - Nhập các ký tự đặc biệt: Insert → Symbol → chọn bảng mã → chọn ký hiệu→Insert - Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô dữ liệu cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau) Kiểu số Kiểu ký tự Kiểu ngày Các lưu ý: c - Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập: vào Home→ Number→ Text → OK. - Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel →Regional and Language Options trước khi nhập. - Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM.
Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM. Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô → chọn các ô →nhập liệu tại ô đầu tiên→nhấn <Ctrl+Enter>. Cách nhập dữ liệu - Chọn ô cần nhập dữ liệu, tiến hành nhập dữ liệu. - Sau khi nhập dữ liệu cho ô xong ta phải di chuyển con trỏ ra khỏi ô đang nhập bằng một trong các phím Enter, phím tab.
hoặc click chuột vào ô khác. Lưu ý: Để xuống dòng mà vẫn còn trong ô đó ta ấn tổ hợp phím Alt+Enter. Toán tử toán học Các toán tử (phép toán) dùng để kết hợp các toán hạng trong công thức, trong biểu thức, các hàm. 12 Toán tử số học: gồm các toán tử sau: + : cộng hai toán hạng -ví dụ: = 2+3=5 - : trừ hai toán hạng, hoặc đổi dấu của toán hạng -ví dụ: = 3-2 =1 * : nhân hai toán hạng -ví dụ: = 2*3=6 / : chia hai toán hạng -ví dụ: = 6/3 = 2 % : phần trăm của toán hạng -ví dụ: = 2% =0.02 ^ : lũy thừa của toán hạng (bên trái) với số mũ (bên phải) ví dụ: = 2^3=8 Toán tử so sánh: gồm các toán tử sau = (bằng) a=b <> (khác) a<>b > (lớn hơn) a>b < (nhỏ hơn) a<b <= (nhỏ hơn hoặc bằng) a<=b >= (lớn hơn hoặc bằng) a>=b Cú pháp: <Giá trị 1> toán tử so sánh <Giá trị 2> Các toán tử được dùng để so sánh hai giá trị <Giá trị 1> và <Giá trị 2>.
Kết quả là 1 trong 2 giá trị True (đúng) hoặc False (sai). Toán tử ghép chuỗi : & (dùng để nối các chuỗi lại với nhau) Toán tử ghép chuỗi dùng để ghép hai chuỗi lại với nhau và cho kết quả là 1 chuỗi. Cú pháp: <Chuỗi 1> & <Chuỗi 2> “Nguyễn Văn ” & ”Bình” → “Nguyễn Văn Bình” Lưu ý: - Độ ưu tiên của toán tử theo thứ tự như sau trong biểu thức:( ), ^, *, /, +, -, =, <>, >, >=, <, <=, NOT, AND, OR, &. - Trong công thức tính toán nếu có chứa dữ liệu dạng chuỗi Excel sẽ báo lỗi #Value!.
Các thao tác trên trang tính 2. Làm việc với tập trang tính 2. Tạo một bảng tính mới Cách 1: Nhấp File/New Cách 2: Nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ nhanh. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N 2.
Lưu (ghi) tập tin vào đĩa: Chọn mục lệnh File→Save hoặc click vào nút Save ( ) hoặc ấn Ctrl+S xuất hiện hộp thoại như hình 1.3 cho phép chọn vị trí (ổ đĩa, thư mục) và nhập tên tập tin cần ghi. 13 Nơi chứa tập tin cần lưu Lưu tập tin Không lưu Tên tập tin cần lưu Hình 1.3: Cửa sổ lưu tập tin 2.3/ Đóng tập tin hiện hành: Chọn mục lệnh File→ Close hoặc click nút Close ( ) ở góc phải cửa sổ tư liệu (nút Close phía dưới) hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+F4.4/ Mở tập tin đã có trên đĩa: Chọn mục lệnh File/Open. hoặc click chuột vào nút Open ( ) hoặc ấn Ctrl+O. Sau đó chọn ổ đĩa, thư mục và tên tập tin cần mở.4) Nơi chứa tập tin cần mở Chọn tập tin cần mở Mở tập tin Không mở Hình 1.4: Cửa sổ mở tệp 2.
Thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác với chương trình, như các lệnh về hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay xử lý dữ liệu,… - Home: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh như sau: 14 + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ + Alignment: Căn lề nội dung + Number: Định dạng dữ liệu + Styles: Định dạng bảng tính + Cells: Thao tác với Cell + Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm dữ liệu - Insert: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn bản, chi tiết như sau: + Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa + Charts: Lệnh chèn các liên kết + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng TextBox, Wordart, Header & Footer,… + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng. - Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của bản tính. + Themes: Tủy chỉnh nền cho bảng tính. + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in + Scale to fit: Cố định số trang in trong một văn bản + Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet +Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn bản.
- Formulas: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với hàm và công thức + Function Library: Chứa lệnh gọi các hàm trong Excel. + Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc. + Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu công thức. + Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel.
- Data: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với dữ liệu 15 + Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác. + Sort & Filter: Chứa lệnh sắp xếp, lọc dữ liệu. + Data Tools: Chứa một số công cụ thao tác với dữ liệu. + Outline: Chứa các lệnh nhóm dữ liệu.
