Chương 1: Quan niệm chung về thông tin lãnh đạo và quản lý Chương 2: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý Chương 3: Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý điển hình Chương 4: Xây dựng hệ thống thông tin khoa học công nghệ viii Mặc dù tác giả đã rất cố gắng, nhưng không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô trong nhà trường và đặc biệt là các bạn sinh viên để Giáo trình ngày càng được hoàn thiện hơn. Kon Tum, ngày 10 tháng 7 năm 2022 BIÊN SOẠN ThS Lê Thị Thanh Hòa 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã môn học: 61063004 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là môn học cơ sở trong chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng trình độ cao đẳng. - Tính chất: Môn học Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là môn học bắt buộc; môn học kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, thảo luận.
- Ý nghĩa và vai trò: Môn học có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp những kiến thức, kỹ năng cơ bản về: thông tin, tổ chức, lãnh đạo, quản lý; hệ thống thông tin và hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng học tập và nghiên cứu khoa học trong chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ cao đẳng. Mục tiêu của môn học: 1. Về kiến thức: - Trình bày được những kiến thức về hệ thống thông tin và quản lý; trình bày và phân tích được vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo và quản lý; các đặc điểm, phương pháp và các yêu cầu đối với hoạt động thông tin lãnh đạo và quản lý. - Mô tả được các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý điển hình.
- Phân tích được các nguyên tắc, các bước xây dựng hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý. Về kỹ năng: - Thực hiện được một số kỹ năng phân tích, tổng hợp các vấn đề; kỹ năng vận dụng lý thuyết vào giải quyết các vấn đề thực tiễn; kỹ năng xử lý các thông tin liên quan đến công tác lãnh đạo, quản lý. - Thực hành tốt một số kỹ năng: quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc, giao tiếp, tuyển dụng và đánh giá nhân sự; thực hiện và sử dụng được các thiết 2 bị văn phòng; kỹ năng xử lý thông tin, dữ liệu để phân tích, tổng hợp thông tin cho lãnh đạo, quản lý. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Nhận thức đúng vị trí, vai trò của môn học, từ đó có ý thức học tập tốt bộ môn; có tố chất, rèn luyện phẩm chất tốt khi làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý.
- Có thái độ đúng mực với nghề nghiệp, với công việc của bản thân trong tương lai; nghiêm túc, cẩn thận trong thu thập, giải quyết và quản lý thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý. - Có ý thức chấp hành nghiêm túc sự chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý. 3 NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ Mã chƣơng: 61063004 - 01 GIỚI THIỆU Công tác lãnh đạo, quản lý liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong hoạt động của con người. Quản lý là một khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật.
Người làm công tác lãnh đạo, quản lý phải nắm vững khoa học quản lý để vững vàng trong việc xác định mục tiêu hoạt động, định hướng đi, nắm được các nguyên tắc, phương pháp quản lý đồng thời phải hiểu rõ nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp ứng xử để cải thiện hoạt động lãnh đạo, quản lý của mình, giảm bớt các sai sót trong thực tiễn lãnh đạo, quản lý. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày được một số khái niệm: thông tin, tổ chức, lãnh đạo, quản lý; phân tích được hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ quyết định. - Thực hiện được một số kỹ năng phân tích, tổng hợp các vấn đề; kỹ năng vận dụng lý thuyết vào giải quyết các vấn đề thực tiễn; kỹ năng xử lý các thông tin liên quan đến công tác lãnh đạo, quản lý. - Rèn luyện tính tích cực trong học tập như: sự chăm chỉ, sáng tạo và tự học tập nghiên cứu bổ sung kiến thức; liên hệ những nội dung đã được học với quá trình rèn luyện của bản thân nhằm phục vụ cho nghiệp vụ ngành, nghề Quản trị văn phòng trong tương lai.
Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm thông tin Thuật ngữ “thông tin” có nguồn gốc từ tiếng Latinh “Infomatio” (nghĩa là giảng giải, trình bày, thông báo). Ngày nay, thuật ngữ “thông tin” (tiếng Anh là Information) được sử dụng rất phổ biến và được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau, tùy thuộc vào cách nhìn nhận, phương pháp nghiên cứu và lĩnh vực áp dụng. Thông tin là một khái niệm rộng.
Thông tin tồn tại khắp nơi, trong từng 4 hoạt động và từng tế bào tổ chức của xã hội. Thông tin có thể là sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người, được hình thành trong quá trình giao tiếp, là nguồn gốc của nhận thức, là cơ sở ra quyết định. Thông tin có thể là tất cả những gì được phản ánh trong thế giới vật chất; nội dung của thế giới vật chất mà con người nhận thức được và phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất của đối tượng được phản ánh. Thông tin cũng có thể là một bộ phận tri thức mới về một sự vật hay hiện tượng được con người tiếp nhận và sử dụng vào hoạt động có định hướng, có mục đích của mình dưới các hình thức thích hợp.
Thông tin thể hiện ở nhiều dạng: ngôn ngữ lời nói, văn bản, âm thanh, hình ảnh. Những dạng này là “vỏ bọc” vật chất chứa thông tin. Theo quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng các phương tiện tác động lên giác quan của con người như ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh, âm thanh,. Theo lý thuyết toán học thống kê của nhà bác học Mỹ C.Shannon, thông tin là số đo của độ bất định.
Theo quan điểm điều khiển học, thông tin là một bộ phận không thể tách rời của hệ thống điều khiển (lãnh đạo). Theo quan điểm lý thuyết thông tin, thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên; thông tin phản ánh cái xác định, trật tự trong các mối quan hệ của các sự vật và hiện tượng. Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453–1991, thông tin là dữ liệu, tin tức được xem xét trong quá trình tồn tại và vận động trong không gian, thời gian. Cùng với sự phát triển từ nền kinh tế nông nghiệp (tương ứng với xã hội nông nghiệp) thành nền kinh tế công nghiệp (tương ứng với xã hội công nghiệp), rồi tiến lên nền kinh tế tri thức (tương ứng với xã hội thông tin); cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ, thông tin đã trở thành nguồn tài nguyên đặc biệt, nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia, được sử dụng như một công cụ quản lý xã hội và điều hành sản xuất kinh doanh, là cơ sở của các hoạt động chuyển giao tri thức.
Chính vì vậy, thông tin được nghiên cứu ở nhiều góc độ khác nhau. Nếu nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật của thông tin sẽ liên quan chặt chẽ tới độ tin cậy, tính chính xác và tốc độ truyền tín hiệu. 5 Nếu nghiên cứu khía cạnh ngữ nghĩa của thông tin sẽ liên quan đến việc biểu đạt phương diện nội dung và trả lời cho câu hỏi: các tín hiệu mang thông tin có nghĩa gì. Nếu nghiên cứu khía cạnh sử dụng thông tin sẽ liên quan đến các mặt giá trị, lợi ích, hiệu quả của thông tin từ phía người sử dụng.
Trong đời sống xã hội, thông tin là một nhu cầu cơ bản của con người, không thể thiếu trong các mối quan hệ. Nhu cầu này ngày càng gia tăng khi xã hội phát triển. Trong quan hệ xã hội, thông tin được truyền từ đối tượng này đến đối tượng khác để báo một “nội dung gì đó”. Thông tin chỉ có ý nghĩa khi “nội dung đó” bên nhận tin chưa biết.
Ngữ nghĩa của thông tin chỉ có thể hiểu được khi bên nhận tin hiểu được cách biểu diễn ngữ nghĩa của bên phát tin. Nội dung thông tin là nội dung của các sự vật, là ý nghĩa của các văn bản, các ý tưởng. Nội dung thông tin được thể hiện qua các tín hiệu vật lý hoặc các dấu hiệu được ghi trên các vật mang tin, được truyền qua các kênh truyền tin. Ví dụ, đài phát thanh, tivi, báo chí là những kênh truyền tin rất quan trọng và là công cụ thông tin cực kỳ mạnh mẽ, hữu hiệu để phổ biến rộng rãi đường lối chính sách, văn bản, quyết định của các cơ quan quản lý nhà nước; hướng người dân vào những sự kiện xã hội, thông báo, bình luận; giải thích, thuyết phục, giới thiệu và kêu gọi, kích thích và tổ chức quần chúng, hình thành dư luận xã hội; khẳng định hệ thống những giá trị xã hội, những mẫu mực hành vi, giáo dục; nâng cao trình độ dân trí.
Thông thường, một thông tin hình ảnh kết hợp với văn bản sẽ tạo nên một sức mạnh lớn hơn cho việc thông báo, giáo dục hay thuyết phục người tiếp nhận tin. Thông tin hình ảnh có thể là tranh vẽ, ảnh chụp, các slide hình ảnh, ký hiệu, bản đồ, bản vẽ, sơ đồ, biểu đồ, các con số, bức vẽ phác thảo, các loại hình ảnh khác. Trong quan hệ giao tiếp giữa người và người, kiến thức, cảm xúc hoặc ý nghĩ, thông tin được mã hóa và gửi ít nhất từ một người và được một người nhận và giải mã. Người nhận tin mang nghĩa vào cho thông tin nhận được khi họ giải thích ý nghĩa của thông tin ấy và cho phản hồi đến người gửi tin.
Người gửi tin, trong trường hợp này, trở thành người nhận tin và tiếp tục cho phản hồi tương ứng. Khi con người sử dụng thông tin thường tạo ra một thông tin mới. Các 6 thông tin mới đó lại được truyền cho người khác qua các phương tiện truyền tin.