đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng là kết thúc vấn đề. Trong văn bản quản lý phải chú trọng kỹ thuật trình bày, cách hành văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành. Khi soạn thảo văn bản cần chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề cho từng đoạn. Có thể dùng các số La Mã, số tự nhiên, các chữ cái (theo vần a, b, c) hoặc có thể chỉ dùng nguyên các chữ số tự nhiên như: (1.để phân biệt các đoạn.
Các phần nhỏ trực thuộc thì ghi lùi sâu vào trong để làm nổi bật các thông tin chính của văn bản. Những thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng biểu hoặc đồ thị để 13 trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp và dễ hiểu hơn. Cần gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin, hướng người đọc chú ý tới nội dung, ý nghĩa của nó. Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân những từ cần nhấn mạnh.
Nội dung của văn bản Nội dung của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.; - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. Tùy theo từng loại văn bản mà người soạn thảo văn bản lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày thích ứng để làm rõ những vấn đề cơ bản mà mục đích của văn bản đặt ra.
Cần phải viết sao cho nội dung của văn bản phản ánh được những vấn đề cơ bản sau đây: Tính mục đích: Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, tức là phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương đường lối chính sách của 14 Đảng, và Nhà nước cũng như những chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý. Nó phải là sự cụ thể hóa các văn bản của cấp trên vào giải quyết những vấn đề quản lý cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời. Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện cả ở việc phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của những thành viên trong cơ quan, đơn vị. Tính khoa học Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo: - Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải xử lý và đảm bảo chính xác. - Bảo đảm sự logic về mặt nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. - Đảm bảo yêu cầu về thể thức - Sử dụng ngôn ngữ pháp luật - hành chính chuẩn mực. Tính đại chúng Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, trong đó phần lớn là trình độ học vấn thấp, do đó văn bản phải có nội dung dề hiểu, dễ nhớ phù hợp với sự nhận thức, trình độ dân trí của nhân dân.
Tính phổ thông, đại chúng của văn bản giúp cho nhân dân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác nội dung của cơ quan ban hành để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện pháp luật. Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản. Tính nhân dân của văn bản đảm bảo cho nhà nước thực sự là công cụ sắc bén để nhân dân lao động làm chủ đất nước, làm chủ xã hội. Tính quy phạm Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng có hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa những vấn đề có tính quy phạm.
Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản. Một văn bản mà nội dung có tính quy phạm là văn bản, mà trong đó có chứa những giả định (những điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể cần tác động), trong trường hợp đó thì chủ thể phải 15 xử sự như thế nào (quy định) và nếu không thực hiện được thì sẽ bị xử lý như thế nào? (chế tài). Trên thực tế, không phải mọi văn bản đều có tính quy phạm, mà chỉ những văn bản mang tính pháp lý như văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thì tính quy phạm mới thể hiện rõ. Tính khả thi Tính khả thi là yêu cầu đối với văn bản, để văn bản mang tính khả thi cần có các điều kiện sau: - Nội dung văn bản đưa ra phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành - Nội dung của văn bản phải phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội hiện tại, có như vậy mới có thể thực hiện được trong thực tế.
Ý NGHĨA CỦA VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN. Soạn thảo văn bản là sự thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức Mỗi cơ quan trong hệ thống bộ máy quản lý đều có những chức năng nhiệm vụ, quyền hạn xác định. Chúng hoạt động trong các phạm vi khác nhau. Có cơ quan nghiên cứu, cơ quan đào tạo, cơ quan kinh doanh, xí nghiệp sản xuất.
Có cơ quan hoạt động ở trong nước, có cơ quan chỉ có quyền lực trong một phạm vi hẹp như một quận, một phường, v. Soạn thảo văn bản cần thể hiện những yếu tố trên. Điều đó sẽ làm cho các loại văn bản trở nên thiết thực. Một văn bản soạn thảo không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ hoặc vượt quyền hạn cho phép sẽ không có giá trị thực hiện.
Nói một cách khác, văn bản quản lý chỉ có hiệu lực pháp lý trong phạm vi thẩm quyền quản lý, lãnh đạo của cơ quan được ban hành. Xét một cách tổng thể, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành là thể hiện quyền lực chung của bộ máy quản lý. Các cá nhân hoạt động trong các cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức khác nhau, các công dân nói chung đều có trách nhiệm thực hiện các văn bản có liên quan đến hoạt động của mình, trừ những văn bản không hợp thức. Soạn thảo văn bản là sự phản ánh mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống bộ máy quản lý nhà nước, thể hiện quan hệ giữa Nhà nước với nhân dân, giữa Đảng với Nhà nước và các tổ chức khác.
Trong hệ thống bộ máy quản lý nói chung, mỗi cơ quan đều có một vị trí 16 nhất định. Quan hệ giữa các cơ quan đó được xác định chính bằng các văn bản. Đồng thời, qua các văn bản đã được một cơ quan này hay một cơ quan khác soạn thảo, sử dụng ta có thể biết được cơ quan đó có một vị trí như thế nào trong toàn bộ hoạt động của bộ máy nói chung. Văn bản của cơ quan đó cũng cho thấy nó có quan hệ như thế nào với các cơ quan cùng hệ thống hoặc thuộc một hệ thống khác.
Đối với nhân dân, văn bản của các cơ quan Nhà nước cho thấy quan hệ giữa nhà nước với nhân dân. Thái độ đối với quần chúng thể hiện rất rõ ràng qua các văn bản được soạn thảo ở các ngành, các cấp. Đồng thời, việc soạn thảo văn bản cũng cho thấy các cơ quan đã tạo điều kiện như thế nào để nhân dân tham gia vào hoạt động quản lý. Khi soạn thảo văn bản, điều quan trọng ở đây là không làm cho văn bản trở thành hàng rào ngăn cách hoạt động của các cơ quan nhà nước với nhân dân.
Soạn thảo văn bản là sự thể hiện nguyên tắc hoạt động, cách thức làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Sau khi được thành lập, các cơ quan đều hoạt động theo những nguyên tắc nhất định, được xác lập trong các văn bản quy phạm pháp luật. Đồng thời, mỗi cơ quan đều tìm kiếm và xây dựng cho mình những cách thức làm việc phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Chính cách thức làm việc quyết định sự thành bại và chất lượng hoạt động của cơ quan, xí nghiệp trong thực tế.
Các văn bản do các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp soạn thảo và sử dụng trong quá trình hoạt động của mình phản ánh những nguyên tắc mà cơ quan phải tuân theo, những thay đổi trong thực tế và cách thức hoạt động của cơ quan đó lựa chọn. Soạn thảo văn bản là sự phản ánh những kết quả mà cơ quan, tổ chức đã đạt được trong hoạt động thực tiễn. Văn bản gắn liền với công việc. Kết quả của công việc đại đa số trường hợp được ghi lại trên văn bản với nhiều mục đích khác nhau: để báo cáo với cấp trên, để truyền đạt cho các đơn vị, cơ quan cấp dưới, thông báo cho nhân dân, v.
Nói chung, công việc của cơ quan càng nhiều, càng phức tạp thì văn -bản được dùng càng nhiều, càng đa dạng. Ngược lại, văn bản luôn luôn cho thấy khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng thời gian.