CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: MH16.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, chức năng nhiệm vụ của văn phòng và quản trị văn phòng trong một tổ chức. - Trình bày được cơ cấu tổ chức văn phòng và tổ chức bộ máy hành chính văn phòng. - Vận dụng bài học vào thực tế. Nội dung chính: 1.
Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng và quản trị văn phòng 1. Các khái niệm cơ bản Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. - Administration: là quá trình làm việc thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra.
Quản trị HC-VP là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Chức năng văn phòng và quản trị văn phòng 1. Chức năng văn phòng a. Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị.
Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động: xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch, công tác, tổ chức, tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư. - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan b.
Chức năng tham mưu tổng hợp: 7 Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Đây là hoạt động rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu.
Những kết quả quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Trong một số cơ quan đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hoặc tập thể.
Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng (ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề chuyên sâu). Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. Như vậy, Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu thập, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý các ý kiến của các bộ phận khác, cung cấp cho lãnh đạo. Đây là 2 công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành, quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất.
Chức năng hậu cần, quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đặt hiệu quả cao nhất đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Qua ba chức năng trên, văn phòng vừa là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng tại mỗi cơ quan, đơn vị. Chức năng của quản trị văn phòng a. Chức năng hoạch định 8 Bao gồm các công việc sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và chính bản thân văn phòng.
- Hoạch định các cuộc hội họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan. - Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. - Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan. - Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan… Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng, là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thời gian nhất định.
Hoạch định tăng tính tự chủ trong công tác văn phòng, tạo sự phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong việc thực hiện công tác văn phòng. Chức năng tổ chức trong công tác văn phòng Chức năng này gồm 2 nội dung: - Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao. - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng như thế nào để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan, đơn vị. Chức năng nhân sự Đây là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc văn phòng.
Nội dung quản trị nhân sự trong văn phòng bao gồm các công việc: - Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng. - Phân công bố trí công việc cụ thể cho từng người, từng bộ phận căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực từng người. - Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của mỗi cá nhân. - Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng.
Chức năng lãnh đạo Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt được những mực tiêu đã đề ra. Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Chức năng kiểm tra - Kiểm tra là quá trình áp dụng những cơ chế, phương pháp để đảm bảo các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực của tổ chức. 9 - Trong quản trị văn phòng, kiểm tra là hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác văn phòng với các kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế công tác, quy trình làm việc từ đó có giải pháp, uốn nắn sai lệch.
- Kiểm tra bao gồm các nội dung sau: + Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác… + Kiểm tra công việc: kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đã đề ra hay không. + Kiểm tra nhân sự: nhận xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng - Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chường trình kế hoạch công tác. - Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện. - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu. - Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng. - Tổ chức công tác tiếp khách, đối nội, đối ngoại.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị các chuẩn bị hội họp. - Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo. - Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí, trang thiết bị làm việc. - Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý.
Tùy theo điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm hoăc bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp. Tổ chức văn phòng 2. Cơ cấu tổ chức văn phòng 2. Văn phòng cấp ủy Đảng a.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy Đảng Văn phòng cấp ủy Đảng có chức năng tham mưu và tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của các cấp ủy Đảng. Nhiệm vụ: - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ. 10 - Phối hợp với các bộ phận chức năng giúp cấp ủy chuẩn bị và ban hành các nghị quyết, quyết định, quy chế làm việc, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện. - Tổ chức công tác thông tin.
- Tổ chức công tác thư từ, tiếp dân, công tác văn thư lưu trữ. - Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan Đảng. Cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp ủy - Bộ phận hành chính - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - Bộ phận lưu trữ - Bộ phận tài vụ 2. Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung a.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND VP UBND tỉnh, huyện là cơ quan tham mưu, phục vụ sự quản lý tập trung, thống nhất mọi lĩnh vực của UBND trên địa bàn tỉnh huyện. - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND và HĐND. - Theo dõi, đôn đốc cơ quan chuyên môn thực hiện các công tác kế hoạch. - Tổ chức truyền đạt nghị quyết của HĐND, quyết định của UBND xuống đơn vị cấp dưới và theo dõi thực hiện.
- Tổ chức hội họp. - Tổ chức tiếp nhận đơn thư, giải quyết khiếu nại tố cáo… - Thực hiện công tác văn thư lưu trữ. - Đảm bảo điều kiện hậu cần, vật chất… b. Cơ cấu tổ chức - Bộ phận hành chính - tổ chức - Bộ phận nghiên cứu tổng hợp - Bộ phận quản trị - tài vụ - Bộ phận lưu trữ 2.
Văn phòng của cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng a.