BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô) Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2 LỜI GIỚI THIỆU Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Cấp quản trị nào cũng phải lên lịch thời gian biểu công tác, thời gian biểu dự án cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại, đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc… Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn. Quản trị văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển trên thế giới đều có hiệp hội quản trị văn phòng. Môn Quản trị văn phòng cũng được đưa vào giảng dạy ở Việt Nam từ khá sớm khi Việt Nam ra nhập nền kinh tế thị trường. Trong quá trình biên soạn chúng tôi đã cố gắng tiếp cận những kiến thức mới nhất trong lĩnh vực quản trị văn phòng mặt khác cố gắng chắt lọc những vấn đề cơ bản nhất phù hợp với điều kiện quản lý kinh tế ở Việt Nam hiện nay. Tài liệu quản trị văn phòng gồm 5 chương: Chương 1: Một số vấn đề về văn phòng và quản trị văn phòng Chương 2: Tổ chức công tác văn phòng Chương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản về văn phòng Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo và kỹ thuật soạn thảo văn bản Chúng tôi tin rằng cuốn sách này sẽ giúp ích bạn đọc trong quá trình học tập, nghiên cứu và ứng dụng trong công việc. Tập thể tác giả đã hết sức cẩn trọng trong quá trình biên soạn, song cuốn sách chắc không tránh khỏi thiếu sót, chúng tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp, các nhà nghiên cứu và anh chị em sinh viên. Xin chân thành cảm ơn. Ngày 30 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn 1. Trần Thị Thanh Tâm 3 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN . 2 LỜI GIỚI THIỆU . 3 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng và quản trị văn phòng . Các khái niệm cơ bản . Chức năng văn phòng và quản trị văn phòng . Nhiệm vụ của văn phòng . Tổ chức văn phòng . Cơ cấu tổ chức văn phòng. Trang thiết bị văn phòng . Bố trí văn phòng. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng . Hình thức và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị . Các mối quan hệ của nhà quản trị hành chính . 18 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG . Quản trị thời gian . Sự cần thiết phải quản trị thời gian . Các biện pháp quản trị thời gian . Quản trị thông tin . Tổng quan về quản trị thông tin . Quản lý văn bản đến . Văn bản nội bộ . Quản lý sử dụng con dấu . Công tác lập hồ sơ . Những vấn đề chung về công tác lập hồ sơ . Danh mục hồ sơ . Lập hồ sơ công việc . 27 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG . Hoạch định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị . Các cuộc họp không nghi thức. Các cuộc họp theo nghi thức. Các hội nghị từ xa . Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác . Mục đích và phân loại chuyến đi công tác. Hoạch định các chuyến đi công tác . 34 4 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN . Những vấn đề chung về công tác lễ tân . Khái niệm và phân loại lễ tân . Vai trò của lễ tân . Nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ở các cơ quan . Tổ chức tiếp khách . Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan . Tiếp khách qua điện thoại . Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi . 44 CHƯƠNG 5: SOẠN THẢO VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN . Soạn thảo văn bản . Những vấn đề chung về soạn thảo văn bản quản lý . Thể thức và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước . Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường. Khái niệm, vị trí và tính chất của công tác lưu trữ . Nội dung công tác lưu trữ . 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO . 72 5 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Quản trị văn phòng Mã môn học: MH16 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học quản trị văn phòng thuộc là môn học cơ sở, được học sau khi đã học các môn chung khác của nghề kế toán doanh nghiệp sản xuất. - Tính chất: Môn học quản trị văn phòng là môn học cơ sở bắt buộc, cung cấp những kiến thức về cung cách tổ chức, điều hành các hoạt động trong văn phòng giúp việc cho các nhà quản trị để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thị trường. Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Trình bày được vai trò của công việc văn phòng, quản trị văn phòng; + Trình bày được kiến thức cơ bản quản trị thông tin, quản trị thời gian và công tác công tác lập hồ sơ; + Phân biệt được một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng: hoạch định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các chuyến đi công tác, tổ chức công tác lễ tân; + Trình bày được nội dung soạn thảo và kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác lưu trữ. - Về kỹ năng: + Tổ chức được nơi làm việc, xây dựng ban hành văn bản, quản lý văn bản và kỹ năng tổ chức công tác lễ tân hội nghị, tiệc chiêu đãi; công tác soạn thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu một cách khoa học; + Diễn tả được nghệ thuật tiếp khách và nghe điện thoại; + Kiểm soát được công việc văn phòng; + Vận dụng được bài học vào thực tế. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Có ý thức học tập theo phương pháp biết suy luận, kết hợp lý luận với thực tiễn. + Có thái độ nghiêm túc, cách tiếp cận khoa học khi xem xét một vấn đề thuộc lĩnh vực quản trị văn phòng. Nội dung môn học: Chương 1: Một số vấn đề chung về văn phòng và quản trị văn phòng Chương 2: Tổ chức công tác văn phòng Chương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản văn phòng Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo văn bản và công tác 6 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: MH16.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, chức năng nhiệm vụ của văn phòng và quản trị văn phòng trong một tổ chức. - Trình bày được cơ cấu tổ chức văn phòng và tổ chức bộ máy hành chính văn phòng. - Vận dụng bài học vào thực tế. Nội dung chính: 1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng và quản trị văn phòng 1. Các khái niệm cơ bản Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. - Administration: là quá trình làm việc thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra. Quản trị HC-VP là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Chức năng văn phòng và quản trị văn phòng 1. Chức năng văn phòng a. Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động: xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch, công tác, tổ chức, tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư. - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan b. Chức năng tham mưu tổng hợp: 7 Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Đây là hoạt động rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu. Những kết quả quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Trong một số cơ quan đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hoặc tập thể. Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng (ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề chuyên sâu).
Giáo trình quản trị văn phòng nghề kế toán doanh nghiệp trung cấp tại Trường Cao đẳng Cơ điện ...
Giáo trình quản trị văn phòng nghề kế toán doanh nghiệp trung cấp cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên tại trường cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô.
Trường đại học
Trường Cao Đẳng Cơ Điện Xây Dựng Việt XôChuyên ngành
Kế Toán Doanh NghiệpNgười đăng
Ẩn danhThể loại
Giáo TrìnhPhí lưu trữ
30 PointMục lục chi tiết
THÔNG TIN CHI TIẾT
Tác giả: Trần Thị Thanh Tâm
Trường học: Trường Cao Đẳng Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô
Chuyên ngành: Kế Toán Doanh Nghiệp
Đề tài: Giáo Trình Quản Trị Văn Phòng
Loại tài liệu: Giáo Trình
Năm xuất bản: 2019
Địa điểm: Ninh Bình
Trích đoạn nội dung tài liệu
Nội dung được bảo vệ bản quyền — Tải xuống đầy đủ