CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Mã chương: QTH01 Giới thiệu: Trang bị cho người học những kiến thức chung về vai trò, chức năng, bản chất của quản trị và sự phát triển của lý thuyết quản trị. Từ đó giải quyết một số tình huống quản trị cụ thể. Mục tiêu: - Trình bày được các quan niệm về quản trị, bản chất của quản trị; - Trình bày được vai trò và chức năng của quản trị; - Trình bày được ảnh hưởng của văn hóa, môi trường tổ chức đến quản trị tổ chức; - Thực hiện các bài tập tình huống trong quản trị; - Tích cực chủ động, sáng tạo trong học tập. Nội dung chính: 1.
Khái niệm, bản chất của quản trị, nhà quản trị 1. Khái niệm về quản trị Về nội dung, thuật ngữ “quản trị” là một phạm trù khó định nghĩa. Mỗi tác giả khi đề cập đến quản trị đều có một định nghĩa cho riêng mình. Từ quản trị - Management được dịch từ tiếng Anh, do đó có nơi, có lúc có người gọi là quản lý, có người gọi là quản trị.
Mặc dù vậy, thuật ngữ quản lý và quản trị hiện vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau. Nhìn chung, về cơ bản hai từ này đều chỉ một nội dung giống nhau. Quản trị (Management) là từ thường được dùng phổ biến trong nhiều sách giáo khoa và nhiều tài liệu khác. Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể tạm giải thích như sau: - Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn.
Đó là khuôn mẫu chúng ta phải thực hiện chứ không để đối tượng tự do hoạt động một cách tùy thích. - Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành. Sau đây là những khái niệm về Quản trị của một số tác giả là Giáo sư, Tiến sĩ quản trị học trong và ngoài nước.Koontz và O’Donenell trong giáo trình Những vấn đề cốt yếu của quản lý định nghĩa: Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.Gibson và John M.Ivancevich trong giáo trình Quản trị học căn bản lại cho rằng, quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không làm được.
- Stoner và Robbins lại cho rằng: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị, một cách có hệ thống, nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó. - Lý thuyết hành vi lại định nghĩa: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua con người. - Theo Thầy Nguyễn Tiến Phước: Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định. - Theo Giáo sư Vũ Thế Phú: Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi.
Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn. Từ các khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát: Quản trị là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân, các nguồn lực lại với nhau một cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất. Bản chất của quản trị Quản trị thực chất là một quá trình tác động mà quá trình đó không phải ngẫu nhiên được tiến hành một cách có tổ chức và có chủ đích của chủ thể quản trị được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho các hoạt động của tập thể mang lại kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất, thỏa mãn ngày càng nhiều hơn nhu cầu về vật chất và tinh thần của cả cộng đồng. Nhà quản trị Đó là tất cả những cá nhân thực hiện những chức năng nhất định trong bộ máy quản trị ở các cấp; là những người sử dụng các tài nguyên có tổ chức để đạt được mục đích; là những người lãnh đạo đưa ra các quyết định; là những người làm công tác quản trị của tổ chức.
Nhà quản trị hoặc quản trị viên làm việc cùng với nhau và thông qua những người khác. Những người khác không chỉ là thuộc cấp bên trong của tổ chức, mà còn bao gồm những nhân sự bên ngoài hệ thống tổ chức của mình như khách hàng, nhà cung cấp, đại diện các hiệp hội. Trọng trách của nhà quản trị là cân bằng các mục tiêu đối kháng và xếp đặt ưu tiên giữa các mục tiêu đã định. Nhà quản trị cần phải tư duy, phân tích, để nắm chắc các vấn đề.
Cần khái quát để tổng hợp và kết hợp các tương quan nhiệm vụ khác nhau. Vai trò và chức năng của quản trị 2. Vai trò quan hệ với con người Sống và làm việc trong một tổ chức, mọi cá nhân thường có mối quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quản trị họ thường có những vai trò cơ bản sau: - Vai trò đại diện, hay tượng trưng có tính chất nghi lễ trong tổ chức. - Vai trò của người lãnh đạo, nó đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền.
- Vai trò liên hệ, quan hệ với người khác, ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Vai trò thông tin Trước hết, nhà quản trị có vai trò thu thập thông tin và tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị. Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với các hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người.
Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp. 9 Vai trò thứ ba mà nhà quản trị phải đảm nhiệm là vai trò thay mặt tổ chức cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị, hay cho các cơ quan bên ngoài. Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.3 Vai trò quyết định Vai trò chủ trì xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Mục đích của vai trò này là ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị.
Việc này có thể thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng. Các tình huống rủi ro, sự cố, xáo trộn bất ngờ. là những điều không tránh khỏi. Trong vai trò này, nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định.
So với các vai trò khác, vai trò này chiếm vị trí ưu tiên hơn trong các quyết định mà nhà quản trị cần phải giải quyết. Vai trò của các nhà quản trị trong các tình huống này là phải nhanh nhạy, kịp thời và quyết đoán để đưa tổ chức trở lại hoạt động bình thường và hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại có thể có, hoặc là tận dụng đến mức tối đa những cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển. Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối tài nguyên cho ai và với số lượng như thế nào, thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trò nhà phân phối tài nguyên. Tài nguyên đó có thể là tiền, thời gian, quyền hành, trang bị hay con người.
Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn tổ chức. Cuối cùng, nhà quản trị còn đóng vai trò của một nhà thương thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Các cuộc thương lượng có thể là về công việc, về tiền, thời gian hay bất cứ điều gì có ảnh hưởng đến bộ phận của mình.
Mục đích của thương lượng là phải tìm ra giải pháp chấp nhận được cho tất cả các bên có liên quan và điều hiển nhiên là phải có lợi nhất cho đơn vị của mình. Chức năng quản trị - Lập kế hoạch: Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Lập kế hoạch liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu 10 cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị.
- Tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao.