Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC 1. Hoạt động quản trị 1. Khái niệm quản trị Quản trị là một hoạt động thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể nhằm thực hiện mục tiêu chung. Người ta lập ra các tổ chức để thực hiện nhưungx mục tiêu chung mà các cá nhân riêng lẻ không thể thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả.
Các tổ chức này phải được quản trị. Chức năng của quản trị là phối hợp hoạt động của các cá nhân nhằm tạo ra nỗ lực chung đê thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi con người càng lệ thuộc nhiều vào những nỗ lực chung và khi quy mô tổ chức càng lớn, càng phức tạp, số lượng tổ chức ngày càng nhiều thì vai trò của hoạt động quản trị ngày càng trở nên quan trọng. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị: - Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua con người với con người.
- Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát công việc hoặc những nỗ lực của con người nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. - Quản trị là việc thực hiện các hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung thông qua những nỗ lực của người khác. - Quản trị là việc thực hiện các hoạt động nhằm phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác cùng chung một tổ chức. - Quản trị là hoạt động thiết yếu đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm.
Từ những điểm chung của các định nghĩa trên, có thể đưa ra định nghĩa về quản trị nhưu sau: Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra. Đặc điểm của hoạt động quản trị Hoạt động quản trị là một loại hoạt động thực tiễn của con người, có những đặc điểm sau: Hoạt động quản trị diễn ra trong sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị Hoạt động quản trị chỉ có thể diễn ra khi tồn tại đồng thời hai hệ thống/phân hệ: chủ thể quản trị và đối tượng quản trị. Thiếu một trong hai yếu tố này thì không có hoạt động quản trị. Chủ thể quản trị cso thể là một người (tổ trưởng, nhóm trưởng) hay một tập thể (ban giám đốc, ban giám hiệu).
Đối tượng quản trị có thể là vật nuôi, cây trồng, máy móc thiết bị, vốn, con người, nhưng suy cho cùng đối tượng quản trị là con người. Quản trị con người tốt thì quản trị các yếu tố khác cũng sẽ tốt và ngược lại. Giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị có quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó đối tượng quản trị giữ vai trò quyết định, còn chủ thể quản trị tác động tích cực lên đối tượng quản trị. Khả năng thích nghi Khi đối tượng quản trị tăng về quy mô hay phức tạp hơn về các mối quan hệ, chủ thể quản trị vẫn có khả năng thích ứng và có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả trong khi không có sự thay đổi đáng kể về quy mô.
Ngược lại, khi chủ thể quản trị trở nên quan liêu, xơ cứng hoặc lỗi thời thì đối tượng quản trị vẫn có thể thích nghi để tiếp tục tồn tại và phát triển. Tính thích nghi của hoạt động quản trị gắn liền với khả năng thích ứng của con người. Hệ thống quản trị có khả năng thích nghi cao thường là hệ thống quản trị có hiệu quả và ngược lại. Quản trị bao giờ cũng gắn liền với thông tin Hoạt động quản trị và đối tượng quản trị, sự tác động qua lại đó gắn liền với việc trao đổi, thu nhận và xử lý thông tin.
Do đó, không có thông tin thì không có hoạt động quản trị. Ví dụ, chủ thể quản trị muốn tác động lên đối tượng quản trị thì phải đưa ra các thông tin (mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định,…), đó chính là thông tin điều khiển. Còn đối tượng quản trị muốn định hướng hoạt động của mình thì phải tiếp nhận thông tin điều khiển của cấp trên. Hoạt động quản trị có mối liên hệ ngược (thông tin phản hồi) Trong quản trị, khi chủ thể quản trị phát ra thông tin đến đối tượng quản trị thì bao giờ cũng phải nhận được thông tin phản hồi từ đối tượng quản trị quay về chủ thể quản trị.
Chẳng hạn, chủ thể quản trị, sau khi đưa ra các quyết định cho đối tượng quản trị thực hiện thì họ phải nhận được thông tin phản hồi về việc thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào. Hoạt động của nhà quản trị sẽ có dấu hiệu thất bại nếu như phát ra thông tin nhưng không nhận được thông tin phản hồi. Các chức năng quản trị Hoạt động quản trị là hoạt động gắn liền với việc thực hiện các chức năng chính sau đây: Chức năng hoạch định Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị, tất cả các nhà quản trị đều phải thực hiện chức năng hoạch định. “Một nhà quản trị không lập kế hoạch có nghĩa là anh ta đang chuẩn bị một kế hoạch thất bại”.
Hoạch định bao gồm thiết lập các mục tiêu hoạt động của tổ chức, định ra chương trình, bước đi và triển khai các nguồn lực để thực hiện mục tiêu. Chức năng tổ chức Là quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực; là việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức, đồng thời thiết lập mối quan hệ giữa chúng trong quá trình hoạt động. Chức năng quản trị nhân sự Chức năng này bao gồm các hoạt động tuyển dụng nhân lực; bố trí sử dụng nhân lực; đánh giá, khen thưởng; kỷ luật, đề bạt và phát triển cán bộ… Chức năng lãnh đạo Chức năng này gắn liền với việc thực hiện các hành vi (như ban hành các quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh hay thực hiện việc động viên, khuyến khích) nhằm tạo động lực thúc đẩy các bộ phận, thành viên trong tổ chức tự giác, tích cực thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ. Chức năng kiểm tra Kiểm tra là đo lường kết quả hoạt động, trên cơ sở đó so sánh với mục tiêu đặt ra, phát triển sai lệch, tìm nguyên nhân và đưa ra các chương trình điều chỉnh nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Các chức năng trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị. Là tổng giám độc một công ty lớn, hiêu trưởng một trường đại học, cảnh sát trưởng, trưởng phòng chức năng hay tổ trưởng nhóm 5-7 nhân viên đều phải thực hiện cả năm chức năng trên. Tuy nhiên, ở các lĩnh vực quản trị khác nhau, các cấp quản trị khác nhau thì mức độ quan tâm đến mỗi chức năng cũng khác nhau. Nhìn chung, các nhà quản trị ở mọi cấp đều phải thực hiện tất cả các chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, nhưng mức độ dành thời gian và công sức cho mỗi chức năng không giống nhau.
Nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong khi đó nhà quản trị cấp cơ sở chỉ dành 39% thời gian cho hai chức năng đó. Ngược lại, nhà quản trị cấp thấp phải dành 51% thời gian cho lãnh đạo, điều khiển, nhà quản trị cấp trung chỉ dành 36% thời gian và nhà quản trị cấp cao chỉ dành 22% thời gian cho thực hiện chức năng này. Sự phân phối thời gian và công sức cho các chức năng quản trị của các cấp quản trị được thể hiện trong Bảng 1. Nhà quản trị Nhà quản trị Nhà quản trị cấp cao cấp trung gian cấp cơ sở Hoạch định 20% 18% 15% Tổ chức 36% 33% 24% Điều khiển 22% 30% 51% Kiểm tra 14% 13% 10% 1.
Nhà quản trị 1. Khái niệm, mục tiêu của nhà quản trị Con người tham gia vào hệ thống tổ chức có thể được chia thành hai loại: người thừa hành và nhà quản trị. Người thừa hành là người có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện một công việc theo sự phân công và chỉ đạo của người khac. Ví dụ: y tá chăm sóc bệnh nhân, nhân viên bán hàng, công nhân xây dựng… là những người thừa hành.
Nhà quản trị là người có quyền điều khiển, giám sát công việc của người khác, đồng thời là người chịu trách nhiệm về công việc của người dưới quyền. Ví dụ: một tổ trưởng điều khiển công việc của ba nhân viên, một vị tướng chỉ huy hàng vạn binh lính, một vị giám đốc điều khiển công việc của hàng nghìn công nhân… đều là các nhà quản trị. Trong một hệ thống quản trị, các nhà quản trị thường tồn tại theo ba cấp: Nhà quản trị cấp cao là nhà quản trị nằm ở tầng trên cùng của hệ thống: hiệu trưởng nhà trường, giám đốc doanh nghiệp là các nhà quản trị cấp cao. Nhà quản trị cấp cao trong tổ chức chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức.
Nhà quản trị cấp trung gian là nhà quản trị nằm ở tầng giữa của hệ thống. Các quản đốc phân xưởng trong một doanh nghiệp, các trưởng khoa trong nhà trường… là các nhà quản trị cấp trung gian. Nhà quản trị cấp trung gian thường có chức năng thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp các công việc nhằm hướng tới hoàn thành mục tiêu. Nhà quản trị cấp cơ sở là nhà quản trị ở tầng thấp nhất của hệ thống, ví dụ các tổ trưởng, nhóm trưởng… Nhiệm vụ cảu nhà quản trị cấp cơ trở là hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển công việc hàng ngày của công nhân, nhân viên thừa hành để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Hệ thống các cấp bậc quản trị được biểu diễn theo Hình 1. Là nhà quản trị, dù ở cấp độ hay lĩnh vực nào đều có một mục đích chung là tạo ra một môi trường tổ chức mà trong đó các thành viên của tập thể có thể hoàn thành các công việc chung với chi phí về thời gian, vật chất, tiền bạc là ít nhất và với niềm hứng thú nhiều nhất. Các kỹ năng của nhà quản trị Để công việc được hoàn thành hiệu quả, đòi hỏi người thực hiện phải có các kỹ năng tương ứng với yêu cầu của công việc.