CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Chương này giới thiệu khái quát về hoạt động quản trị và sự cần thiết phải có hoạt động quản trị trong mọi tổ chức. Từ khái niệm đầu tiên quản trị là gì? Nhà quản trị là ai? Nhà doanh nghiệp là ai? Mục tiêu của quản trị là gì? Làm quản trị là làm gì? Khoa học quản trị và nghệ thuật quản trị cũng sẽ được làm rõ ở chương này. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: 1.
Trình bày được khái niệm quản trị; phân biệt được hiệu quả và hiệu suất quản trị và giải thích tại sao các tiêu chí đó lại quan trọng trong đo lường thực hiện quản trị. Phân biệt ba cấp bậc quản trị và hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của các nhà quản trị ở những cấp bậc khác nhau trong thang bậc tổ chức. Nhận biết được các đặc điểm của một tổ chức; phân loại được các tổ chức theo các tiêu chí. Phân tích được khái quát các chức năng cơ bản của quản trị gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát từ đó xác định được chức năng nào là quan trọng nhất của hoạt động quản trị.
Định nghĩa được nhà quản trị, phân loại được các cấp bậc quản trị trong một tổ chức và phân biệt được nhà quản trị và doanh nhân. Xác định được các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị và chỉ ra được vai trò của nhà quản trị trong tổ chức. Thảo luận được tại sao hoạt động quản trị lại cần thiết cho mọi tổ chức và tại sao nhà quản trị lại quan trọng trong các tổ chức. Đánh giá được tính khoa học và nghệ thuật của quản trị, từ đó vận dụng nghệ thuật quản trị trong thực tiễn quản trị.
Tổ chức và phân loại tổ chức 18 1. Quản trị và hiệu quả quản trị 1. Các chức năng quản trị 1. Cấp bậc và kỹ năng của các nhà quản trị 1.
Các đặc điểm của quản trị 1. TỔ CHỨC VÀ PHÂN LOẠI TỔ CHỨC Để tồn tại và phát triển, con người luôn phải tham gia vào các tổ chức nhất định (cơ quan, doanh nghiệp, các hiệp hội, các tôn giáo v. Đặc trưng chủ yếu của các tổ chức là việc hình thành nên những mối quan hệ ràng buộc, phân công, hợp tác theo những vị trí, thứ bậc khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm người và cả tổ chức. Nhà quản trị làm việc trong tổ chức.
Vì vậy, trước khi xác định nhà quản trị l à ai và họ làm gì, cần làm sáng tỏ những nội dung chính của thuật ngữ tổ chức. Tổ chức Sự tồn tại của các tổ chức là đặc điểm nổi bật nhất của lịch sử nhân loại trong tiến trình thời gian và không gian (H. Tổ chức là một sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại với nhau để đạt được mục tiêu cụ thể (Lê Thế Giới, 2007). Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu nhất định (N.
Huyền, Hà, & Hà, 2012). Từ những khái niệm trên chúng ta có thể rút ra những đặc điểm của tổ chức là: (1) là tập hợp người, từ hai người trở lên; (2) có mục tiêu chung; và (3) phối hợp với nhau hình thành nên một cơ cấu nhất định. Với đặc trưng đó, tổ chức có thể là một bệnh viện, một trường học, một công ty, một cơ quan nhà nước, một hiệp hội, một nhà thờ, v.1 Các đặc điễm chung của một tổ chức Có thể nói, tổ chức là một tập hợp người có cùng mục đích nhất định, họ có những mối quan hệ theo những chuẩn mực và cấu trúc nhất định, có sự chỉ huy thống nhất nhằm thực hiện những hoạt động chung để hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có các điều kiện cơ bản để hoạt động, mô hình cơ bản nhất của các tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận là biến các yếu tố đầu vào thành đầu ra nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của con người.
Những yếu tố đầu vào là nhân lực, tài lực, vật lực và công nghệ thông tin thể hiện qua các chi phí đầu vào. Các yếu tố đầu ra là sản phẩm hay dịch vụ hình thành qua quá trình biến đổi, các yếu tố này là kết quả mà tổ chức tạo ra. Phân loại tổ chức Các tổ chức đang tồn tại vô cùng đa dạng. Chúng có thể khác nhau khi trả lời các câu hỏi: Ai đang nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức được tạo nên vì mục đích gì? Sản phẩm, dịch vụ của tổ chức là gì? Các mối quan hệ trong tổ chức thể hiện rõ ràng hay không? Vì vậy có rất nhiều quan điểm khác nhau trong phân loại tổ chức.
Dựa vào các tiêu chí khác nhau chúng ta có cách phân chia tổ chức khác nhau (N. Huyền et al. Chẳng hạn: (1) Tổ chức công và tổ chức tư. Tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của nhà nước như các trường học, bệnh viện công, các tổ chức chính trị, đoàn thể….
Tổ chức tư là tổ chức thuộc sở hữu tư nhân của một hay một nhóm 20 người. Chẳng hạn như hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, hộ nông dân, trường học tư, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh… (2) Tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận. Tổ chức vì lợi nhuận là tổ chức tồn tại chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận. Yếu tố được quan tâm nhất ở các tổ chức này là bao nhiêu lợi nhuận được tạo ra từ các khoản đầu tư và lợi ích của các chủ sở hữu được thỏa mãn như thế nào.
Đó là các hợp tác xã, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể… Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức tồn tại để cung cấp sản phẩm dịch vụ phục vụ cộng đồng. Đó là các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, các tổ chức tôn giáo, các tổ chức từ thiện, các viện bảo tàng… (3) Tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức. Tổ chức chính thức thường được hiểu với những đặc trưng cơ bản như: (1) tổ chức mà trong đó mọi thành viên của nó đều được xác định một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm; (2) cơ cấu tổ chức được hiển thị thông qua sơ đồ cơ cấu với mối liên hệ rõ ràng và (3) có thể cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cụ thể cho khách hàng của mình trong khuôn khổ pháp luật. Tổ chức phi chính thức không mang những đặc trưng của tổ chức chính thức.
Điển hình của tổ chức phi chính thức có thể kể đến những nhóm được hình thành thông qua các mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong tổ chức chính thức do cùng chung nguyện vọng, sở thích, quan điểm, tư tưởng… Mối quan tâm của môn học này sẽ chỉ tập trung vào những tổ chức chính thức và hoạt động của các nhà quản trị trong các tổ chức đó. QUẢN TRỊ VÀ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ 1. Quản trị Thuật ngữ “quản trị” là một phạm trù khó định nghĩa, mỗi tác giả khi đề cập đến quản trị đều có một định nghĩa của riêng mình. Từ quản trị (management) được dịch từ tiếng Anh, do vậy, có người gọi đó là quản lý, có người gọi là quản trị (Phan Thăng, 2007).
Quản trị và quản lý là anh em song sinh (Huân, 2007). Một số tác giả dùng từ “quản lý” để chỉ nhà 21 quản lý trong khu vực công công, có nhiệm vụ xác định mục tiêu và những chính sách; còn “quản trị” sử dụng cho các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Thực tế, quản trị và quản lý không có sự khác biệt đáng kể (Hội, 2007). Nhìn chung về cơ bản hai từ này đều chỉ một nội dung giống nhau, tương tự như trong tiếng Anh management và administration.
Hiện nay ở Việt Nam đang được sử dụng đồng thời do thói quen trong xã hội. Trong giáo trình này, chúng tôi sử dụng từ quản trị là chủ yếu, và với từ này cũng dùng luôn cho các trường hợp đang dùng từ quản lý. Hoạt động quản trị đã có từ rất xa xưa do yêu cầu của lao động tập thể cùng với sự xuất hiện của các bộ lạc, các tập thể người. Quản trị ra đời cùng với sự xuất hiện của sự hợp tác và phân công lao động.
Đó là một yêu cầu tất yếu khách quan. Lao động tập thể đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, sự điều khiển, sự chỉ dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung (Phú, 2000). Quản trị là một hoạt động thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể nhằm thực hiện những mục tiê chung. Người ta lập ra các tổ chức để thực hiện những mục tiêu mà các cá nhân riêng lẻ không thể thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả.
Các tổ chức này phải được quản trị. Chức năng của quản trị là phối hợp hoạt động của các cá nhân nhằm tạo ra nỗ lực chung để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi con người càng lệ thuộc nhiều vào những nỗ lực chung và khi quy mô tổ chức càng lớn, càng phức tạp, số lượng tổ chức ngày càng nhiều thì vai trò của hoạt động quản trị ngày càng trở nên quan trọng (Tài, 2007). Ngay từ khi con người hình thành các nhóm để thực hiện những mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách cá nhân riêng lẻ, thì cách quản trị đã là một yếu tố cần thiết để đảm bảo phối hợp nỗ lực cá nhân.
Quản trị là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người gắn liền với các dạng hoạt động khác nhau của một tập thể người như hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,… Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể. Chỉ cần có hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm. Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi con người kết 22 hợp thành tập thể mà còn cần thiết vì nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết làm gì, làm lúc nào hoặc làm một cách lộn xộn, giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau.
