ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƢ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323 /QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm 2 LỜI GIỚI THIỆU Văn thư là một trong các môn học chủ yếu đối với các ngành trung cấp văn thư chuyên nghiệp như Hành chính văn thư, Hành chính văn phòng, Lưu trữu và Thư ký văn phòng nhằm trang bị cho học sinh những kiến thức lý luận và phương pháp thực hiện các nội dung nghiệp vụ thư ký văn thư; Xuất phát từ nhu cầu tào tạo nguồn nhân lực về văn thư quản trị văn phòng cho xã hội của các cơ sở đào tạo, nhu cầu quản lý xã hội cũng như yêu cầu cấp bách về bồi dưỡng kiến thức công tác văn thư- lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức, địa phương hiện nay; Giáo trình gồm 04 chương, có bổ sung và cập nhận những thông tin mới nhất từ những văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư nhưng chủ yếu đề cập đến thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; Thực tiễn công tác văn thư rất phong phú nên giáo trình không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để có thêm những kiến thức mới nhất, chất lượng nhất. 3 Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Khái niệm yêu cầu, nội dung xây dựng – ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản 1.1 Khái niệm công tác văn thƣ Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả.) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh.) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ.
Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới triều Minh Mạng, cơ quan giúp cho vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn Thư Phòng. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế. (gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.
Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như: soạn thảo, duyệt, ký, lập hồ sơ.Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thả, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.2 Yêu cầu và nội dung về công tác văn thƣ + Nội dung: Theo Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, nội dung của công tăc văn thư bao gồm: + Soạn thảo và ban hành văn bản. - Thảo văn bản; - Duyệt văn bản; - Đánh máy, sao in văn bản; 4 - Ký văn bản. + Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thức trong hoạt động của cơ quan, tổ chức - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi; - Tổ chức giải quyết các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ; - Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ - Các loại con dấu; - Phương pháp bảo quản; - Quản lý và sử dụng con dấu. + Yêu cầu Nhanh chóng - Là hoạt động đảm bảo và cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý do vậy công tác văn thư phải được thực hiện một cách nhanh chóng thì mới đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức và cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. - Quá trình giải quyết công việc của cơ quan thường phụ thuộc nhiều vào soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản và giả quyết văn bản nhanh chóng sẽ làm cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh.
Chính xác - Để đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý được tốt công tác văn thư phải thực hiện một cách chính xác thì mới cung cấp những thông tin chính xá cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức và cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. - Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư là phải đảm bảo chính xác trong từng công việc cụ thể: soạn thảo, ban hành văn bản, đánh máy sao nhân văn bản, ký đóng dấu. 5 - Nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng, số liệu, trích dẫn. - Thể thức văn bản phải đầy đủ các thành phần và trình bày các thành phần đó trên văn bản phải chính xác, dúng mẫu do Nhà nước quy định - Về kỹ thuật trinh bày văn bản: phải chính xác so với bản thảo đã được duyệt.
Bí mật - Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, phải giữ gìn bí mật trong từng khâu công việc của công tác văn thư nhằm đảm bảo bí mật của cơ quan , tổ chức. - Trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý văn bản và giải quyết văn bản; bố trí phòng làm việc của văn thư; lựa chọn cán bộ văn thư phải đảm bảo các yêu cầu công tác bảo mật do Nhà nước quy định. Hiện đại - Việc thực hiện các nội dung của công tác văn thư gắn liền vơi sử dụng các phương tiện, thiết bị văn phòng, vì vậy hiện đại hóa công tác văn thư là yêu cầu cần thiết của mọi cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của các cơ quan tổ chức. - Hiện đại hóa công tác văn thư là thực hiện trang bị cá trang, thiết bị văn phòng hiện đại nhằm phục vụ cho việc thực hiện các công việc cụ thể của công tác văn thư ngày càng nhanh chóng hơn, chính xác hơn.
- Hiện đại hóa công tác văn thư là phải tiến hành từng bước, phù hợp với từng cơ quan, từng giai đoạn cụ thể, trước hết là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và hiện thực trang bị các trang, thiết bị văn phòng hiện đại - Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi sự hoạt động của các cơ quan cũng phải được đổi mới , phải được tiến hành bằng những phương tiện hiện đại theo những phương pháp hiện đại .3 Xây dựng và ban hành văn bản ` + Khi xây dựng văn bản, cần hiểu và áp dụng đúng quy định về trình tự thẩm quyền, thủ tục ,thể thức và nội dung văn bản hành chính, mỗi loại văn bản có 6 những yêu cầu đặc thù cần thỏa mãn về nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày và tên gọi văn bản. + Nhận dạng, sữa lỗi và thực hành soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng + Ban hành văn bản là văn bản ban hành đúng căn cứ pháp lý là văn bản phải đảm bảo đủ các yêu cầu sau: - Có căn cứ pháp lý cho việc ban hành nghĩa là đã có văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên quy định về thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản và vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản, hoặc văn bản do chính cơ quan ban hành văn bản đã ban hành, có hiệu lực pháp lý cao hơn văn bản mới ban hành quy định về vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản mới; - Những căn cứ pháp lý đó đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành. Nghĩa là vào thời điểm ban hành văn bản, các văn bản được lấy làm căn cứ pháp lý chưa bị sửa đổi, bãi bỏ, huỷ bỏ, đình chỉ (bị ngưng hiệu lực) hoặc hết hiệu lực; - Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền trình theo quy định của pháp luật, nghĩa là chỉ những cơ quan, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý nhà nước về từng lĩnh vực cụ thể theo từng cấp quản lý mới có quyền trình dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đó lên cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản theo cấp phù hợp. - Chẳng hạn, chỉ có Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường mới có thẩm quyền trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực bảo vệ môi trường hoặc chỉ có Bộ trưởng Bộ Y tế mới có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chỉ thị về tăng cường bảo vệ sức khỏe nhân dân; - Những đề nghị để ban hành văn bản là hợp pháp, tức là việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải xuất phát từ đề nghị hợp pháp của cơ quan, người có thẩm quyền trình dự thảo.4 Tổ chức quản lý văn bản 1.2 Tổ chức quản lý đào tạo và trách nhiệm thực hiện công tác văn thƣ 7 1.