Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, giữ vai trò tiếp nhận, xử lý, lưu giữ và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành. Đối với Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam – cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội đầu ngành thuộc Chính phủ – khối lượng văn bản, công văn, chỉ thị, báo cáo nghiên cứu và hồ sơ đề tài khoa học hình thành hàng năm rất lớn.

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ tại Viện đã có những bước chuyển biến tích cực, thực tiễn giai đoạn 2012–2017 cho thấy hoạt động này vẫn còn bộc lộ một số tồn tại: việc chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành văn bản đôi lúc chưa chuẩn hóa; công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc; hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa cao. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Trịnh Văn Dương đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp: "Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam - Thực trạng và giải pháp" nhằm phân tích thực trạng và đưa ra các đề xuất hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp.
  2. Đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam giai đoạn 2012–2017, chỉ rõ những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Trình bày cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư và công tác lưu trữ.
  2. Khảo sát, thu thập số liệu và phân tích thực trạng hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu tại cơ quan Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (trọng tâm là Văn phòng Viện, Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Lưu trữ).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động thực tế từ năm 2012 đến năm 2017.
  • Phạm vi nội dung: Tiếp cận dưới góc độ tổ chức, quản lý hành chính dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và quy chế nội bộ của Viện.

Giả thuyết nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam còn tồn tại một số bất cập; nếu được hoàn thiện đồng bộ về quy chế, tổ chức nhân sự, cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin thì chất lượng công tác văn thư, lưu trữ sẽ được nâng cao, phục vụ hiệu quả hoạt động nghiên cứu khoa học và quản lý điều hành của Viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên hệ thống lý luận về quản trị văn phòng, khoa học văn thư và lưu trữ học, kết hợp khung pháp lý hiện hành của Nhà nước và quy định nội bộ của đơn vị.

Khung lý thuyết và khái niệm

  • Công tác văn thư: Toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Ba nhóm nội dung cơ bản gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; Tổ chức giải quyết, quản lý văn bản (văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu); Quản lý và sử dụng con dấu. Bốn yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc: Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật và Hiện đại.
  • Công tác lưu trữ: Lĩnh vực hoạt động bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu xã hội (theo Luật Lưu trữ 2011).
  • Tổ chức và quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ: Bao gồm xây dựng và ban hành văn bản quy phạm; quản lý nghiệp vụ thống nhất; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ; thanh tra, kiểm tra và khen thưởng, kỷ luật.

Khung pháp lý áp dụng

Nhóm văn bản Tên văn bản quy phạm pháp luật / hướng dẫn
Văn bản chung - Quyết định số 280/TTg (1997) về đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính.
- Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp và cơ sở.
- Công văn số 608/LTNN-TTNC (1999) hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Công tác lưu trữ - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP.
- Thông tư số 04/2006/TT-BNV, Thông tư số 12/2010/TT-BNV, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 15/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN, Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW, Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp duy vật biện chứng: Xem xét, phân tích các hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ trong mối quan hệ vận động với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nghiên cứu khoa học.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích các văn bản quy phạm pháp luật, giáo trình, công trình nghiên cứu chuyên ngành và hệ thống quy chế nội bộ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
  • Phương pháp khảo sát, thống kê và tổng hợp số liệu: Thu thập dữ liệu thực tế về quy trình luân chuyển văn bản đi/đến, tình hình lập hồ sơ, quản lý kho lưu trữ tại Văn phòng Viện.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với cán bộ, chuyên viên Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Lưu trữ để làm rõ các thao tác nghiệp vụ thực tế.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thực tế từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (http://vbdh.vn/), sổ đăng ký văn bản đi/đến năm 2016–2017, các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ và quy trình nghiệp vụ do Viện ban hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm cốt lõi, vị trí, vai trò, nội dung và các yêu cầu nghiệp vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước. Tác giả phân tích rõ:

  • Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chuẩn xác, là căn cứ pháp lý cho hoạt động quản lý, đồng thời tạo tiền đề trực tiếp cho công tác lưu trữ thông qua khâu lập hồ sơ hiện hành.
  • Công tác lưu trữ bảo quản an toàn tài liệu gốc, bản chính có giá trị lịch sử và thực tiễn, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu và quản lý lâu dài.
  • Khái quát hóa nội dung quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này và tổng hợp danh mục các văn bản pháp luật hiện hành từ cấp Quốc hội, Chính phủ đến Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước làm chuẩn mực đối chiếu cho nghiên cứu thực tiễn.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Chương 2 tập trung phân tích cơ cấu tổ chức và thực trạng triển khai nghiệp vụ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:

Khái quát đơn vị và cơ cấu tổ chức:

  • Tiền thân là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn thành lập ngày 02/12/1953; chính thức mang tên Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam từ ngày 22/12/2013.
  • Vị trí, chức năng quy định theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP (ngày 26/12/2012): Là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện nghiên cứu cơ bản về khoa học xã hội, tư vấn chính sách và đào tạo sau đại học.
  • Quy mô nhân sự toàn Viện trên 2.000 người, trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm, học vị GS, PGS, TSKH, TS, ThS. Cơ cấu gồm 32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành, 04 đơn vị sự nghiệp và 05 đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện.
  • Văn phòng Viện thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, quản lý thống nhất công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07/4/2014.

Thực trạng bộ máy và nhân sự văn thư, lưu trữ:

  • Phòng Tổ chức - Hành chính (thuộc Văn phòng Viện): Gồm 05 cán bộ chuyên trách (01 Trưởng phòng - Chuyên viên chính, 01 Phó Trưởng phòng phụ trách thể thức - Chuyên viên, 01 Chuyên viên quản lý con dấu, 01 Chuyên viên quản lý văn bản đi/đến, 01 Chuyên viên chuyên trách khác và 01 nhân viên hậu cần).
  • Phòng Lưu trữ (thành lập năm 2001): Có 03 cán bộ chuyên trách (thời điểm 2017).
  • Các đơn vị trực thuộc: Chưa có văn bản quy định biên chế chuyên trách; thực tế bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm lưu trữ hành chính tại Phòng Hành chính và 01 cán bộ kiêm nhiệm lưu trữ sản phẩm nghiên cứu/kết quả đào tạo tại Trung tâm Thư viện.

Hệ thống văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ: Viện đã ban hành tương đối đầy đủ các quy chế, quy trình:

  • Về văn thư: Quyết định 1710/QĐ-VP (2007) ban hành Quy chế quản lý văn bản và con dấu; Quyết định 634/QĐ-VP (2008) ban hành Quy trình ban hành văn bản; Quyết định 1001/QĐ-VP (2008) ban hành Quy trình quản lý văn bản đến; Công văn 147/KHXH-VP (2006) và Công văn 960/KHXH-VP (2007) hướng dẫn mẫu, thể thức văn bản.
  • Về lưu trữ: Quyết định 103/QĐ-KHXH (2001) thành lập Phòng Lưu trữ; Quyết định 387/QĐ-KHXH (2006) ban hành Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ; Quyết định 1705/QĐ-VP (2007) về Quy chế bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ; các Quyết định 856/QĐ-VP, 857/QĐ-VP, 858/QĐ-VP (2008) và 719/QĐ-VP (2009) ban hành quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ việc, khai thác tài liệu và chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Quyết định 539/QĐ-KHXH (2012) về Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước.

Tình hình thực hiện nghiệp vụ văn thư:

  • Thẩm quyền ban hành: Viện chỉ ban hành văn bản hành chính (quyết định cá biệt, công văn, thông báo, kế hoạch...) và văn bản chuyên ngành quản lý khoa học; không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật (theo Nghị định 58/2008/NĐ-CP).
  • Thể thức, kỹ thuật trình bày: Tuân thủ Thông tư số 01/2011/TT-BNV, sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode (TCVN 6909:2001) thay thế cho phông chữ VnTime trước năm 2008.
  • Quản lý văn bản đi: Được kiểm tra thể thức chặt chẽ trước khi ghi số. Số văn bản đi chia làm 03 hệ thống độc lập: (1) Số Quyết định (gồm quyết định và hợp đồng lao động), (2) Số Công văn (công văn và các văn bản hành chính khác), (3) Số Hợp đồng đề tài khoa học. Đăng ký tập trung trên phần mềm mạng nội bộ (http://vbdh.vn/). Con dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái; dấu độ mật đóng ô 10a, dấu độ khẩn ô 10b, dấu thu hồi ô 11. Văn bản gửi đi qua bưu điện lúc 16h hàng ngày với 03 loại kích cỡ bì thư (A4, 1/2 A4, 1/3 A4); lưu 02 bản chính bằng giấy tốt (01 bản tại Văn thư, 01 bản tại hồ sơ đơn vị soạn thảo).
  • Quản lý văn bản đến: Tập trung tại Văn thư Phòng Tổ chức - Hành chính, phân loại thành 03 nhóm (văn bản gửi riêng đơn vị, văn bản gửi chung Viện Hàn lâm, văn bản mật). Đăng ký, quét (scan) văn bản đính kèm toàn văn trên phần mềm http://vbdh.vn/ trước khi trình Chánh Văn phòng phê duyệt phân phối; cuối tháng in sổ văn bản đến để báo cáo.

Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: Bao gồm các khâu thu thập, bổ sung tài liệu đề tài nghiên cứu, phân loại tài liệu theo cơ cấu tổ chức - chuyên môn, bảo quản kho lưu trữ và phục vụ độc giả khai thác theo quy định.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Dựa trên việc chỉ ra các hạn chế thực tế (văn bản hướng dẫn nội bộ nhiều điểm chưa cập nhật theo quy định mới của Nhà nước; việc lập hồ sơ công việc tại các đơn vị chưa đều; tài liệu nộp lưu còn chậm trễ; nhân sự tại đơn vị trực thuộc chủ yếu là kiêm nhiệm), tác giả đề xuất 06 nhóm giải pháp:

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý: Rà soát, bãi bỏ các quyết định đã hết hiệu lực; sửa đổi, ban hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và bảng thời hạn bảo quản tài liệu phù hợp với Luật Lưu trữ 2011 và các thông tư mới của Bộ Nội vụ.
  2. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ: Bố trí biên chế chuyên trách văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc; cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc các trường chuyên ngành.
  3. Tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật: Trang bị đầy đủ giá, hộp, cặp lưu trữ, thiết bị phòng cháy chữa cháy, điều hòa nhiệt độ và máy hút ẩm đạt chuẩn kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu giấy.
  4. Thực hiện chế độ đãi ngộ: Áp dụng đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác lưu trữ trực tiếp tiếp xúc với kho tài liệu.
  5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (http://vbdh.vn/), tiến tới số hóa tài liệu nghiên cứu khoa học và tích hợp chữ ký số.
  6. Tăng cường thanh tra, kiểm tra: Duy trì chế độ kiểm tra định kỳ 2 năm/lần và kiểm tra đột xuất việc lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu tại các viện nghiên cứu chuyên ngành trực thuộc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam với các dữ kiện thực tế:

Khía cạnh Dữ liệu và phát hiện trong khóa luận
Quy mô bộ máy - Cơ quan Viện quản lý trên 2.000 cán bộ, 32 viện nghiên cứu chuyên ngành, 04 đơn vị sự nghiệp, 05 đơn vị chức năng.
- Bộ máy văn thư chuyên trách tại Văn phòng Viện gồm 05 người; Phòng Lưu trữ gồm 03 người.
Hạ tầng quản lý - Triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại địa chỉ nội bộ http://vbdh.vn/.
- Tách biệt 03 hệ thống số văn bản đi: Quyết định, Công văn, Hợp đồng đề tài khoa học.
- 100% văn bản đến được số hóa (scan) đính kèm trên hệ thống trước khi trình lãnh đạo.
Công tác kiểm tra - Thực hiện kiểm tra chéo theo kế hoạch của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (các năm 2003, 2005, 2009).
- Năm 2014, Viện đã chủ động thành lập đoàn kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại 10 đơn vị trực thuộc.

Đóng góp của khóa luận:

  • Đánh giá toàn diện, có hệ thống về thực trạng quản lý văn thư, lưu trữ tại một cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội cấp quốc gia, chỉ ra tính đặc thù trong việc quản lý hồ sơ đề tài, nhiệm vụ khoa học so với cơ quan hành chính thuần túy.
  • Phân tích rõ các điểm nghẽn thực tế: việc văn bản quy định nội bộ ban hành từ giai đoạn 2001–2009 chưa được thay thế kịp thời, hiện tượng cán bộ nghiên cứu kiêm nhiệm chưa chú trọng khâu lập hồ sơ hiện hành.
  • Đề xuất 06 nhóm giải pháp đồng bộ từ thể chế nội bộ, nhân lực, công nghệ đến cơ sở vật chất, bám sát chức năng nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chủ yếu tập trung khảo sát sâu tại khối cơ quan Văn phòng Viện và Phòng Tổ chức - Hành chính đặt tại Hà Nội; chưa đi sâu khảo sát chi tiết toàn bộ thực trạng quản lý hồ sơ tài liệu tại tất cả 32 viện nghiên cứu thành viên nằm rải rác ở các vùng miền (như Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình tổ chức, lưu trữ các sản phẩm khoa học đặc thù (bản thảo điều tra xã hội học, tư liệu hiện vật khảo cổ, băng ghi âm dân tộc học...) tại các viện nghiên cứu chuyên ngành; nghiên cứu xây dựng mô hình kho lưu trữ số và tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu khoa học xã hội dùng chung trong toàn Viện.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý công, Hành chính học: Tham khảo phương pháp khảo sát thực tế, khung lý thuyết phân tích công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính sự nghiệp.
  • Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các viện nghiên cứu, trường đại học: Vận dụng quy trình quản lý văn bản đi/đến điện tử, cách phân chia hệ thống sổ văn bản (đặc biệt là sổ hợp đồng đề tài khoa học) và các biểu mẫu quy trình theo tiêu chuẩn chất lượng.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống sơ đồ, quy trình kiểm soát văn bản đi, văn bản đến và phương thức tổ chức đăng ký số văn bản trên phần mềm điều hành tác nghiệp tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự làm công tác văn thư và lưu trữ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được bố trí như thế nào?

Tại thời điểm nghiên cứu (năm 2017), Phòng Tổ chức - Hành chính có 05 cán bộ chuyên trách thực hiện công tác văn thư (gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách thể thức, chuyên viên phụ trách con dấu, chuyên viên quản lý văn bản đi/đến, chuyên viên chuyên trách khác và nhân viên hậu cần). Phòng Lưu trữ (thành lập từ năm 2001) có 03 cán bộ chuyên trách làm nghiệp vụ lưu trữ.

2. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật không?

Không. Căn cứ theo Nghị định số 58/2008/NĐ-CP và Nghị định số 109/2012/NĐ-CP, Viện là cơ quan nghiên cứu khoa học thuộc Chính phủ, không có chức năng quản lý nhà nước theo ngành/lĩnh vực nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Viện chỉ ban hành văn bản hành chính (quyết định cá biệt, quy chế, thông báo, công văn...) và văn bản chuyên ngành quản lý khoa học.

3. Hệ thống số văn bản đi tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được phân chia như thế nào?

Văn bản đi tại Viện được quản lý tập trung và lấy số theo 03 hệ thống riêng biệt trên phần mềm quản lý:

  1. Hệ thống số Quyết định (bao gồm Quyết định cá biệt và Hợp đồng lao động).
  2. Hệ thống số Công văn (bao gồm Công văn và các loại hình văn bản hành chính thông thường khác).
  3. Hệ thống số Hợp đồng đề tài khoa học.

4. Quy trình xử lý văn bản đến tại Viện được thực hiện qua các bước nào?

Văn bản đến tập trung tại Văn thư Phòng Tổ chức - Hành chính, được phân thành 03 loại (gửi riêng đơn vị, gửi chung Viện, văn bản mật). Văn thư bóc bì văn bản gửi chung, đóng dấu đến, đăng ký thông tin và quét (scan) đính kèm toàn văn vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (http://vbdh.vn/), sau đó trình Chánh Văn phòng cho ý kiến chỉ đạo trước khi chuyển giao đến các đơn vị, cá nhân giải quyết.

5. Những tồn tại chính trong công tác văn thư, lưu trữ tại Viện được tác giả chỉ ra là gì?

Các tồn tại chính gồm: một số văn bản quản lý nội bộ ban hành từ giai đoạn 2001–2009 chưa được sửa đổi, cập nhật theo văn bản quy phạm pháp luật mới; một số văn bản soạn thảo còn lỗi thể thức; khâu lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các đơn vị trực thuộc chưa được thực hiện nghiêm túc; nhân sự lưu trữ tại các viện nghiên cứu chuyên ngành chủ yếu là kiêm nhiệm.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Văn Dương đã phản ánh bức tranh toàn diện, chân thực về công tác tổ chức, quản lý văn thư và lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam giai đoạn 2012–2017. Thông qua việc đối chiếu giữa khung pháp lý của Nhà nước với thực tiễn triển khai tại một cơ quan nghiên cứu đặc thù, đề tài đã làm rõ các kết quả đạt được trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản cũng như các tồn tại trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu. Hệ thống 06 nhóm giải pháp được đề xuất trong khóa luận có giá trị thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị hành chính và bảo tồn tài liệu khoa học tại cơ quan.