Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Ngành Văn Thư Lưu Trữ Trung Cấp

Giáo trình nghiệp vụ thư ký nghề văn thư lưu trữ trung cấp tại trường cao đẳng cộng đồng Đồng Tháp cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên.

• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Kim Hương
• Trường học: Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Đồng Tháp
• Chuyên ngành: Văn Thư Lưu Trữ
• Đề tài: Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Ngành Văn Thư Lưu Trữ Trung Cấp
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Đồng Tháp

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ
• 1.1. Khái niệm, vị trí của người thư ký
• 1.2. Nhiệm vụ của người thư ký
• 1.2.1. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo
• 1.2.2. Soạn thảo và quản lý văn bản tài liệu
• 1.2.3. Về tổ chức công việc
• 1.2.4. Các nhiệm vụ khác
• 1.3. Yêu cầu đối với thư ký
• 1.3.1. Về chuyên môn nghiệp vụ
• 1.3.2. Thành thạo về kỹ năng nghề nghiệp
• 1.3.3. Hướng dẫn nghiệp vụ cho đồng nghiệp
• 1.3.4. Về phẩm chất đạo đức
• 2. CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO
• 2.1. Thông tin và thông tin trong hoạt động quản lý
• 2.1.1. Vai trò của việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
• 2.1.2. Phân loại thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo
• 2.1.3. Yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý
• 2.2. Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo
• 2.2.1. Yêu cầu chung đối với thư ký trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
• 2.2.2. Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin
• 2.2.3. Kỹ năng xử lý thông tin
• 3. CHƯƠNG 3: NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH
• 3.1. Khái quát chung về kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.1.1. Kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.1.2. Vai trò của kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.1.3. Các căn cứ để xây dựng kế hoạch của lãnh đạo
• 3.2. Nội dung cơ bản của kế hoạch lãnh đạo
• 3.2.1. Xác định được công việc
• 3.2.2. Địa điểm thực hiện
• 3.2.3. Thời gian thực hiện
• 3.2.4. Xác định thành phần tham gia
• 3.2.5. Các vấn đề khác cần chuẩn bị
• 3.3. Xây dựng kế hoạch công tác của lãnh đạo
• 3.3.1. Đặc điểm kế hoạch công tác của lãnh đạo
• 3.3.2. Phương pháp xây dựng kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.3.3. Quản lý kế hoạch của lãnh đạo
• 4. CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ CHUYẾN CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO
• 4.1. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo
• 4.1.1. Giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo
• 4.1.2. Công việc trong thời gian diễn ra các cuộc họp, hội thảo
• 4.1.3. Công việc của người thư ký sau khi cuộc họp, hội thảo kết thúc
• 4.2. Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo
• 4.2.1. Mục đích yêu cầu chuyến công tác của lãnh đạo
• 4.2.2. Lập kế hoạch của chuyến công tác
• 4.2.3. Trách nhiệm của người thư ký khi tổ chức chuyến công tác
• 4.2.3.1. Trách nhiệm trong lúc lãnh đạo đi công tác
• 4.2.3.2. Trách nhiệm sau khi lãnh đạo đi công tác về
• 5. CHƯƠNG 5: TIẾP KHÁCH VÀ CÁC NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH CƠ BẢN
• 5.1. Tiếp khách
• 5.1.1. Tiếp khách có lịch hẹn trước
• 5.1.2. Tiếp khách không có lịch hẹn
• 5.1.3. Tiếp khách nước ngoài
• 5.1.4. Tiếp khách qua điện thoại
• 5.2. Các nghiệp vụ giao tiếp hành chính
• 5.2.1. Các hình thức giao tiếp
• 5.2.2. Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Ngành Văn Thư Lưu Trữ

Giáo trình Nghiệp vụ Thư ký ngành Văn thư lưu trữ trung cấp là tài liệu quan trọng giúp sinh viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nghề nghiệp. Tài liệu này không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành các nghiệp vụ thư ký trong môi trường làm việc hiện đại. Đặc biệt, giáo trình được biên soạn dựa trên nhu cầu thực tiễn của các cơ quan, doanh nghiệp, giúp sinh viên dễ dàng áp dụng vào công việc sau này.

1.1. Khái niệm và vai trò của nghiệp vụ thư ký

Nghiệp vụ thư ký là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý hành chính. Thư ký không chỉ là người hỗ trợ lãnh đạo mà còn là cầu nối giữa các bộ phận trong tổ chức. Họ đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.

1.2. Mục tiêu của giáo trình nghiệp vụ thư ký

Mục tiêu của giáo trình là trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư ký, từ việc soạn thảo văn bản đến tổ chức các cuộc họp. Điều này giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc thực tế.

II. Những thách thức trong nghề nghiệp thư ký hiện nay

Nghề thư ký hiện nay đối mặt với nhiều thách thức, từ việc quản lý thông tin đến việc duy trì mối quan hệ với khách hàng. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin cũng yêu cầu thư ký phải liên tục cập nhật kỹ năng mới. Điều này tạo ra áp lực lớn cho những người làm nghề này.

2.1. Áp lực từ công việc và thời gian

Thư ký thường phải làm việc dưới áp lực cao, đặc biệt là trong các dự án lớn. Họ cần phải quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

2.2. Cạnh tranh trong môi trường làm việc

Sự cạnh tranh giữa các thư ký ngày càng gia tăng, đòi hỏi họ phải không ngừng nâng cao kỹ năng và kiến thức để giữ vững vị trí của mình trong tổ chức.

III. Phương pháp học tập hiệu quả cho sinh viên ngành thư ký

Để thành công trong ngành thư ký, sinh viên cần áp dụng các phương pháp học tập hiệu quả. Việc kết hợp lý thuyết và thực hành sẽ giúp sinh viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết. Ngoài ra, việc tham gia các khóa học bổ sung cũng rất quan trọng.

3.1. Học lý thuyết kết hợp thực hành

Việc học lý thuyết cần được kết hợp với thực hành để sinh viên có thể áp dụng kiến thức vào thực tế. Các bài tập thực hành sẽ giúp sinh viên hiểu rõ hơn về nghiệp vụ thư ký.

3.2. Tham gia các khóa học bổ sung

Các khóa học bổ sung về kỹ năng mềm, quản lý thời gian và giao tiếp sẽ giúp sinh viên nâng cao khả năng làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

IV. Ứng dụng thực tiễn của nghiệp vụ thư ký trong doanh nghiệp

Nghiệp vụ thư ký có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo và tổ chức công việc trong doanh nghiệp. Thư ký không chỉ giúp quản lý thông tin mà còn tham gia vào các hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị và giao tiếp với khách hàng.

4.1. Quản lý thông tin và tài liệu

Thư ký có trách nhiệm quản lý thông tin và tài liệu, đảm bảo rằng mọi thông tin được lưu trữ và truy cập một cách hiệu quả. Điều này giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và ra quyết định.

4.2. Tổ chức các cuộc họp và sự kiện

Thư ký đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Họ cần chuẩn bị nội dung, địa điểm và các tài liệu cần thiết để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

V. Kết luận về tương lai của nghề thư ký

Nghề thư ký đang ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh hội nhập và phát triển kinh tế. Với sự phát triển của công nghệ, vai trò của thư ký cũng sẽ tiếp tục thay đổi. Sinh viên cần chuẩn bị tốt để đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động.

5.1. Xu hướng phát triển nghề thư ký

Nghề thư ký sẽ tiếp tục phát triển với nhiều cơ hội mới. Sự gia tăng nhu cầu về quản lý thông tin và tổ chức công việc sẽ tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên.

5.2. Tầm quan trọng của việc nâng cao kỹ năng

Việc nâng cao kỹ năng và kiến thức sẽ giúp thư ký đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc. Điều này không chỉ giúp họ thành công trong nghề nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển của tổ chức.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Nghiệp vụ thư ký (Mã môn học: TKT241) được biên soạn bởi ThS. Nguyễn Thị Kim Hương (chủ biên), ban hành theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp. Trong cấu trúc chương trình đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ hệ Trung cấp, học phần thuộc khối kiến thức cơ sở bắt buộc, đóng vai trò bổ trợ và hoàn thiện năng lực thực hành trước khi người học tiếp cận các môn chuyên ngành chuyên sâu.

Về mục tiêu đào tạo, giáo trình trang bị cho người học:

• Kiến thức: Hệ thống hóa vị trí, chức trách, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng; phương pháp xây dựng, quản lý chương trình công tác; quy trình xử lý thông tin, tổ chức hội nghị và điều phối chuyến công tác của lãnh đạo.
• Kỹ năng: Hình thành năng lực làm việc độc lập, tư duy phân tích khoa học, kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ chức công việc và vận dụng kiến thức vào thực tiễn quản trị văn phòng.
• Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tác phong kỷ luật, tính cẩn trọng, trung thực, chính xác và ý thức bảo mật thông tin trong môi trường hành chính - công vụ và doanh nghiệp.

Giáo trình được thiết kế theo cấu trúc 5 chương logic, đi từ tổng quan vị trí nghề nghiệp đến từng mảng nghiệp vụ chuyên biệt. Điểm đặc sắc của tài liệu là việc kết hợp chuẩn mực lý luận quản trị văn phòng (tham chiếu định nghĩa từ TS. Vũ Thị Phụng, Tổ chức Thư ký Chuyên nghiệp Quốc tế - IPS) với các quy trình thao tác hóa cụ thể tại các đơn vị hành chính và khối doanh nghiệp thực tế.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc giáo trình gồm 5 chương chuyên đề bao quát toàn bộ chức năng nghiệp vụ của vị trí thư ký:

• Chương 1: Tổng quan về thư ký (Mã chương: TKT241-01): Khái quát vị trí, nhiệm vụ của thư ký trong tổ chức/doanh nghiệp; phân tích hệ thống yêu cầu chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp (trung thực theo tư tưởng Hồ Chí Minh, cẩn trọng, bảo mật), kiến thức pháp luật và bộ kỹ năng bổ trợ (quản lý thời gian, tin học, giao tiếp, chăm sóc khách hàng, thích ứng).
• Chương 2: Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo (Mã chương: TKT241-02): Phân tích vai trò thông tin trong 4 chức năng quản lý (lập kế hoạch, tổ chức bộ máy, lãnh đạo điều hành, kiểm tra đánh giá); phân loại 3 nhóm thông tin chủ yếu (tình hình nội bộ, thông tin kinh tế - xã hội, văn bản quy phạm pháp luật); thiết lập 5 yêu cầu thông tin (chính xác, tổng hợp, kịp thời, tin cậy, bảo mật) và quy trình 6 bước xử lý thông tin.
• Chương 3: Nghiệp vụ xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch (Mã chương: TKT241-03): Xác lập yêu cầu và cấu trúc của một bản kế hoạch làm việc; ứng dụng mô hình 5W-1H (Why, What, Where, When, Who, How); phân loại công việc theo ma trận 4 cấp độ (khẩn cấp và quan trọng); quy trình 5 bước lập kế hoạch và bố cục 3 phần của kế hoạch công tác.
• Chương 4: Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và chuyến công tác của lãnh đạo (Mã chương: TKT241-04): Phân loại 5 hình thức hội họp (giao ban, chuyên môn, phối hợp, tham mưu, tổng kết); hướng dẫn 3 giai đoạn tổ chức hội nghị (chuẩn bị hậu cần, kiểm soát kịch bản/MC trong sự kiện, hoàn thiện văn bản/thanh quyết toán hóa đơn GTGT sau sự kiện); quy trình tổ chức chuyến công tác (lập lịch trình, quản lý hồ sơ semi, đặt dịch vụ, quyết toán tài chính).
• Chương 5: Tiếp khách và các nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản (Mã chương: TKT241-05): Quy chuẩn tiếp khách định kỳ có hẹn trước, tiếp khách đột xuất, tiếp khách quốc tế và giao tiếp qua điện thoại; hệ thống hóa các nguyên tắc ứng xử và hình thức giao tiếp hành chính chuẩn mực.

Progression logic (tiến trình phát triển nội dung) được xây dựng chặt chẽ: Định vị vai trò nghề nghiệp $\rightarrow$ Thu thập, xử lý dữ liệu đầu vào $\rightarrow$ Lập kế hoạch hoạt động $\rightarrow$ Triển khai thực thi sự kiện/công tác $\rightarrow$ Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp và lễ tân ngoại giao.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Fundamental theories (Lý thuyết nền tảng): Khái niệm thông tin quản lý coi như "mạch máu" vận hành của tổ chức; các trường phái tiếp cận nghề thư ký như một chức danh trợ lý điều hành và quản trị văn phòng.
• Core principles (Nguyên tắc cốt lõi): Nguyên tắc bảo mật tuyệt đối thông tin kinh doanh và văn bản hành chính; nguyên tắc tuân thủ đúng thẩm quyền; tính đồng bộ, khả thi và hệ thống trong xây dựng chương trình làm việc.
• Essential frameworks (Khung tham chiếu chuẩn): Mô hình phân tích 5W-1H trong lập kế hoạch; ma trận phân loại thứ tự ưu tiên 4 nhóm công việc theo mức độ quan trọng/khẩn cấp; tiêu chuẩn kiểm định độ tin cậy và tóm tắt văn bản quy phạm pháp luật (như trích yếu Nghị định 110/CP).

Kỹ năng phát triển

• Technical skills (Kỹ năng kỹ thuật): Kỹ thuật soạn thảo và quản lý văn bản đi/đến; vận hành phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Access), hệ thống CMS; kỹ năng dán nhãn phân loại hồ sơ (tag màu theo mức độ ưu tiên) và quản lý hồ sơ theo bìa semi chuyên biệt.
• Analytical skills (Kỹ năng phân tích): Phân tích và chọn lọc nhu cầu thông tin của lãnh đạo theo thời gian (quá khứ, hiện tại, dự báo); hệ thống hóa văn bản pháp luật theo từng thời kỳ; thẩm định độ tin cậy của các kênh truyền tin.
• Practical competencies (Năng lực thực hành): Năng lực tổ chức điều phối hội thảo, xử lý sự cố phát sinh tại hội nghị (như đại biểu phát biểu lệch trọng tâm); năng lực thiết lập hồ sơ dự toán, tập hợp hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để thực hiện thanh quyết toán tài chính với bộ phận kế toán.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình định hướng phương pháp tiếp cận sư phạm dựa trên sự kết hợp chặt chẽ giữa giảng giải quy phạm hành chính và thực hành tình huống mô phỏng thực tế.

• Pedagogical approach (Cách tiếp cận sư phạm): Chuyển từ việc truyền thụ lý thuyết hành chính thụ động sang phân tích quy trình công việc cụ thể. Người học được đặt vào vị trí một nhân sự thư ký trực tiếp xử lý các luồng công việc phát sinh tại văn phòng.
• Bài tập và case studies (Nghiên cứu tình huống): Giáo trình lồng ghép các tình huống thực tiễn như: tiếp nhận cuộc gọi hỏi về sản phẩm của doanh nghiệp; điều phối lịch bay cho lãnh đạo khi gặp thời tiết bão; phương pháp phân loại danh sách đón tiếp đại biểu (trung ương, địa phương, doanh nghiệp) nhằm tránh tình trạng chen lấn.
• Practical exercises (Bài tập thực hành): Thực hành lập lịch công tác tuần/tháng; soạn thảo kịch bản hội nghị; lập hồ sơ chuyến công tác gắn nhãn chuyên biệt; thực hành kỹ thuật tóm tắt văn bản quy phạm pháp luật.
• Assessment methods (Phương pháp đánh giá): Kết hợp đánh giá thường xuyên thông qua mức độ hoàn thành bài tập lập kế hoạch, kiểm tra kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và bài thi kết thúc học phần đánh giá toàn diện nhận thức quy trình nghiệp vụ.
• Self-study guidelines (Hướng dẫn tự học): Người học cần chủ động tra cứu, cập nhật thường xuyên các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành; tự rèn luyện tính cẩn trọng, kỷ luật lao động và phương pháp ghi chép biên bản khoa học.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

• Chuyển đổi mô hình thư ký trong nền kinh tế thị trường: Giáo trình phản ánh rõ sự dịch chuyển chức danh thư ký từ mô hình văn thư đơn thuần sang vị trí trợ lý giúp việc trực tiếp cho các nhà quản trị, tham gia sâu vào các mảng quản lý, tài chính, lễ tân đối ngoại và điều hành doanh nghiệp.
• Tích hợp bối cảnh hội nhập quốc tế: Cập nhật yêu cầu về trình độ ngoại ngữ và kỹ năng ứng xử văn hóa trong bối cảnh Việt Nam tham gia các hiệp định thương mại tự do như Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC).
• Chuẩn hóa quy trình theo tiêu chuẩn chất lượng: Khuyến khích áp dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO vào việc xây dựng quy trình xử lý văn bản, tổ chức hội nghị và báo cáo nội bộ.
• Tính thực tiễn và tính kỷ luật cao: Các nội dung nghiệp vụ được gắn liền với quy định pháp luật thực tế, từ thủ tục khai trình lao động, hải quan cho đến yêu cầu bắt buộc về hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) trong hồ sơ quyết toán tài chính sự kiện.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên/Học sinh: Học sinh, sinh viên theo học trình độ Trung cấp và Cao đẳng ngành Văn thư - Lưu trữ, ngành Quản trị văn phòng hoặc các chuyên ngành kinh tế, quản trị cần bổ trợ nghiệp vụ hành chính.
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần nền tảng bắt buộc trước đó gồm Tiếng Việt thực hành và Kỹ thuật đánh máy vi tính.
• Giảng viên: Sử dụng làm giáo trình giảng dạy chính khóa môn Nghiệp vụ thư ký (mã TKT241), làm cơ sở xây dựng đề cương chi tiết, bài giảng điện tử và ngân hàng câu hỏi tình huống chuyên môn.
• Cán bộ thực tế và tài liệu tham khảo: Thư ký văn phòng, trợ lý điều hành, nhân viên hành chính - lễ tân tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp sử dụng làm tài liệu tra cứu, chuẩn hóa quy trình công tác thường nhật.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?
Tài liệu được biên soạn chính thức cho học sinh ngành Văn thư - Lưu trữ trình độ Trung cấp, đồng thời phù hợp làm tài liệu tham khảo cho sinh viên cao đẳng/đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng và nhân sự làm công tác hành chính - thư ký tại các cơ quan, doanh nghiệp.

2. Người học cần đáp ứng kiến thức nền tảng nào trước khi học môn này?
Theo quy định chương trình đào tạo, người học phải hoàn thành hai môn học cơ sở bắt buộc là Tiếng Việt thực hành và Kỹ thuật đánh máy vi tính để đảm bảo kỹ năng ngôn ngữ và thao tác văn bản.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu lý thuyết thông thường là gì?
Giáo trình tập trung vào việc quy chuẩn hóa thao tác thực tế: cụ thể hóa phương pháp phân loại công việc 4 cấp độ, kỹ thuật dán nhãn hồ sơ theo màu sắc, quy trình 5 bước tổ chức hội nghị và thủ tục lập hồ sơ thanh quyết toán theo đúng quy định tài chính.

4. Làm thế nào để tự học giáo trình này đạt hiệu quả cao?
Người học cần kết hợp việc đọc lý thuyết với thực hành làm các biểu mẫu kế hoạch, tập tóm tắt văn bản hành chính thực tế và bám sát các tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp được nêu tại Chương 1.

5. Giáo trình có đề cập đến các tài liệu bổ trợ hoặc căn cứ tham khảo nào không?
Tài liệu định hướng người học nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ (như Nghị định số 110/CP và các văn bản hướng dẫn thi hành), các tài liệu chuyên ngành của TS. Vũ Thị Phụng và các chuẩn mực của Tổ chức Thư ký Chuyên nghiệp Quốc tế (IPS).

---

Kết luận

Giáo trình Nghiệp vụ thư ký của Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp cung cấp một hệ thống kiến thức toàn diện, thực tế và chuẩn mực về nghề thư ký văn phòng. Lộ trình tiếp cận từ nền tảng nhận thức đạo đức, quy định pháp luật đến kỹ năng thu thập thông tin, lập kế hoạch và tổ chức sự kiện giúp người học hình thành tư duy làm việc khoa học, chuẩn xác. Đây là tài liệu học tập cốt lõi, hỗ trợ hiệu quả cho việc đào tạo nhân lực hành chính - văn thư đáp ứng yêu cầu công việc tại các tổ chức và doanh nghiệp hiện nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƢ KÝ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, khi nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với quốc tế một cách sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực thì nhiều cơ quan/doanh nghiệp rất cần đến vị trí lao động giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Đó là vị trí “thƣ ký”, ngƣời giúp việc trực tiếp cho các nhà lãnh đạo.

Cũng không hẳn rằng trƣớc đây không có vị trí lao động này trong các cơ quan/doanh nghiệp, nhƣng vị trí “thƣ ký” ngày này (đặc biệt trong khối doanh nghiệp) thì có sự khác biệt rất lớn về phẩm chất đạo đức, về trình độ, về kỹ năng nghề nghiệp, tác phong lao động và sự tƣ duy trong lao động. Phạm vi nghiệp vụ của ngƣời thƣ ký khá rộng, không chỉ bao gồm các nghiệp vụ hành chính văn phòng mà còn có những yêu cầu về công tác tài chính, kế toán, quản trị, thống kê, lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ về kinh tế-thƣơng mại… Tập tài liệu này cung cấp một phần nhỏ kiến thức, kỹ năng về ngƣời thƣ ký lãnh đạo, giúp học sinh chuyên ngành Văn thƣ lƣu trữ có những hiểu biết nhất định về vị trí lao động này để có thể thực hiện đƣợc các yêu cầu công việc trong tƣơng lai tại các cơ quan/doanh nghiệp Giáo trình bao gồm 5 chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan về thƣ ký Chƣơng 2: Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo. Chƣơng 3: Xây dựng và quản lý chƣơng trình kế hoạch Chƣơng 4: Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và chyến công tác của lãnh đạo Chƣơng 5: Tiếp đãi khách và các nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn giáo trình, nhƣng việc biên soạn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.

Rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến quý báu của các bạn đọc và quý đồng nghiệp để giáo trình đƣợc hoàn thiện tốt hơn trong các lần xuất bản sau. Xin trân trọng cảm ơn. TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng 9 năm 2019 Chủ biên ThS. Nguyễn Thị Kim Hƣơng i MỤC LỤC  Trang Lời giới thiệu Mục lục CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƢ KÝ ………………………………….

Khái niệm, vị trí của ngƣời thƣ ký 1. Vị trí của ngƣời thƣ ký trong doanh nghiệp…………………………. Nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký 2. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo ………………………………… 5 2.

Soạn thảo và quản lý văn bản tài liệu ………………………………. Về tổ chức công việc …………………………………………………… 9 2. Các nhiệm vụ khác ……………………………………………………. Yêu cầu đối với thƣ ký 3.

Về chuyên môn nghiệp vụ ……………………………………………. Về phẩm chất đạo đức ………………………………………………. Về kiến thức xã hội …………………………………………………… 13 4. Kỹ năng ngƣời thƣ ký 4.

Kỹ năng nghề nghiệp …………………………………………………. Kỹ năng bổ trợ khác …………………………………………………. 19 CHƢƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO …………………………… 20 1. Thông tin và thông tin trong hoạt động quản lý 1.

Vai trò của việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ………………………… 20 1. Phân loại thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo ……………………… 21 1. Yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý ………………………… 21 2. Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo …………… 21 2.

Yêu cầu chung đối với thƣ ký trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo 2. Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo …… 3. Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin ii 3. Các biện pháp thu thập thông tin hiệu quả ……………………………… 23 3.

Kỹ năng xử lý thông tin…………………………………………………. 23 iii CHƢƠNG 3: NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƢƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH …………………………………………………………………24 1. Khái quát chung về kế hoạch làm việc của lãnh đạo 1. Kế hoạch làm việc của lãnh đạo …………………………………………….

Vai trò của kế hoạch làm việc của lãnh đạo ………………………………. Các căn cứ để xây dựng kế hoạch của lãnh đạo ……………………………25 2. Nội dung cơ bản của kế hoạch lãnh đạo 2. Xác định đƣợc công việc …………………………………………………….

Địa điểm thực hiện …………………………………………………………. Thời gian thực hiện …………………………………………………………29 2. Xác định thành phần tham gia ……………………………………………. Các vấn đề khác cần chuẩn bị …………………………………………….

Xây dựng kế hoạch công tác của lãnh đạo 3. Đặc điểm kế hoạch công tác của lãnh đạo …………………………………32 3. Phƣơng pháp xây dựng kế hoạch làm việc của lãnh đạo …………………32 4. Quản lý kế hoạch của lãnh đạo ……………………………………………… 33 CHƢƠNG 4: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ CHYẾN CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO …………………………………………….

Tổ chức các cuộc họp, hội thảo 1. Giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo …………………………… 34 1. Công việc trong thời gian diễn ra các cuộc họp, hội thảo ………………… 35 1. Công việc của ngƣời thƣ ký sau khi cuộc họp, hội thảo kết thúc …………37 2.

Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 2. Mục đích yêu cầu chuyến công tác của lãnh đạo …………………………. Lập kế hoạch của chuyến công tác …………………………………………39 3. Trách nhiệm của ngƣời thƣ ký khi tổ chức chuyến công tác 3.

Trách nhiệm trong lúc lãnh đạo đi công tác ……………………………… 41 iv 3. Trách nhiệm sau khi lãnh đạo đi công tác về ……………………………. 42 CHƢƠNG 5: TIẾP KHÁCH VÀ CÁC NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH CƠ BẢN ……………………………………………………………. Tiếp khách 1.

Tiếp khách có lịch hẹn trƣớc ……………………………………………… 43 1. Tiếp khách không có lịch hẹn ……………………………………………. Tiếp khách nƣớc ngoài …………………………………………………… 45 1. Tiếp khách qua điện thoại …………………………………………………49 2.

Các nghiệp vụ giao tiếp hành chính 2. Các hình thức giao tiếp ……………………………………………………. Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính ……………………………… 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………………… 56 v GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: NGHIỆP VỤ THƢ KÝ Mã môn học: TKT241 Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Môn học Nghiệp vụ thƣ ký thuộc nhóm các môn học cơ sở bắt buộc thuộc khối kiến thức cơ sở chƣơng trình trung cấp ngành Văn thƣ - Lƣu trữ. Đƣợc học sau khi ngƣời học đã học xong các môn Tiếng Việt thực hành, kỹ thuật đánh máy vi tính.

- Tính chất: Môn học Nghiệp vụ thƣ ký là môn học cơ sở bắt buộc để ngƣời học có thể bổ sung kiến thức để hoàn thành tốt các môn học chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ. Môn học này cung cấp các kiến thức lý luận và kỹ năng về nghiệp vụ của một ngƣời thƣ ký trong văn phòng. Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: Trình bày các kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ của một ngƣời thƣ ký; nhiệm vụ, vị trí, trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nghề nghiệp. Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch của cơ quan, lãnh đạo.

- Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng làm việc độc lập, tƣ duy sáng tạo và tính cẩn thận trong công việc. Vận dụng các kiến thức đã học vào nghiên cứu môn học chuyên môn ngành lƣu trữ và thƣ ký để áp dụng có hiệu quả trong thực tiễn. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Ngƣời học phải có ý thức tích cực, chủ động trong học tập. Tuân thủ yêu cầu phẩm chất của một ngƣời thƣ ký văn phòng trung thực, chính xác, khoa học, nhạy bén,… Nội dung của môn học: 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƢ KÝ Mã chƣơng: TKT241-01 Mục tiêu: Chƣơng này giúp ngƣời học hiểu đƣợc khái quát về nghề thƣ ký, hiểu đƣợc vị trí, vai trò và các yêu cầu kỹ năng của một ngƣời thƣ ký văn phòng.

Nắm đƣợc các công việc cơ bản của ngƣời thƣ ký nhƣ: quản lý và soạn thảo văn bản, các kỹ năng, phẩm chất đạo đức và các kiến thức xã hội liên quan đến thƣ ký. Có ý thức chủ động, tích cực trong quá trình học tập Nội dung: 1. Khái niệm, vị trí của ngƣời thƣ ký 1. Khái niệm Bất kỳ một cơ quan, công ty, doanh nghiệp (sau đây gọi chung là tổ chức), để giúp việc cho các nhà lãnh đạo cấp cao đều bố trí bộ phận giải quyết các công việc hành chính nhƣ thƣờng trực tại văn phòng; lễ tân, giao tiếp, hƣớng dẫn cho khách và đồng nghiệp; trực điện thoại; tiếp nhận văn bản, đơn, thƣ; soạn thảo văn bản; kiểm tra email, fax và báo cáo lãnh đạo; giải quyết các thủ tục hành chính liên quan tới lãnh đạo và đồng nghiệp; tổ chức và tham gia tổ chức các hoạt động nhƣ họp, hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo… Do vị trí làm việc liên quan tới công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo nên ngƣời đƣợc bố trí vào công việc này là những ngƣời đƣợc lựa chọn cẩn thận.

Họ thƣờng là những ngƣời nhã nhặn, lịch sự, nhanh nhẹn, giỏi giao tiếp; am hiểu về hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định, quy trình thủ tục trong hành chính; có hình thức ƣa nhìn, năng động và cầu tiến. Có nhiều quan niệm khác nhau, nhƣng tựu trung lại thì thƣ ký là những ngƣời trực tiếp giải quyết những công việc hành chính, giúp việc cho lãnh đạo để họ tập trung vào công tác điều hành tổ chức một cách hiệu quả. Theo tổ chức thƣ ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thì thƣ ký là ngƣời trợ giúp của cấp quản trị, là ngƣời nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đƣa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn. Thƣ ký văn phòng: là ngƣời đƣợc giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến chuyên môn của văn phòng nhƣ quản lý hồ sơ tài liệu; đảm nhận các yêu cầu về thông tin, giao tiếp à tổ chức sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan/tổ chức hoặc ngƣời lãnh đạo của một cơ quan/tổ chức (TS.

Vũ Thị Phụng) Nghề thƣ ký: một nghề và xuất hiện ở hầu hết tổ chức (đặc biệt là các doanh nghiệp) vì đơn giảncác nhà quản trị cấp cao có quá nhiều việc phải giải quyết, và họ cần có ngƣời trợ giúp, giúp việc hàng ngày.