Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Ngành Văn Thư Lưu Trữ Trung Cấp

Giáo trình nghiệp vụ thư ký nghề văn thư lưu trữ trung cấp tại trường cao đẳng cộng đồng Đồng Tháp cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên.

• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Kim Hương
• Trường học: Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Đồng Tháp
• Chuyên ngành: Văn Thư Lưu Trữ
• Đề tài: Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Ngành Văn Thư Lưu Trữ Trung Cấp
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Đồng Tháp

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ
• 1.1. Khái niệm, vị trí của người thư ký
• 1.2. Nhiệm vụ của người thư ký
• 1.2.1. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo
• 1.2.2. Soạn thảo và quản lý văn bản tài liệu
• 1.2.3. Về tổ chức công việc
• 1.2.4. Các nhiệm vụ khác
• 1.3. Yêu cầu đối với thư ký
• 1.3.1. Về chuyên môn nghiệp vụ
• 1.3.2. Thành thạo về kỹ năng nghề nghiệp
• 1.3.3. Hướng dẫn nghiệp vụ cho đồng nghiệp
• 1.3.4. Về phẩm chất đạo đức
• 2. CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO
• 2.1. Thông tin và thông tin trong hoạt động quản lý
• 2.1.1. Vai trò của việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
• 2.1.2. Phân loại thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo
• 2.1.3. Yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý
• 2.2. Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo
• 2.2.1. Yêu cầu chung đối với thư ký trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
• 2.2.2. Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin
• 2.2.3. Kỹ năng xử lý thông tin
• 3. CHƯƠNG 3: NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH
• 3.1. Khái quát chung về kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.1.1. Kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.1.2. Vai trò của kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.1.3. Các căn cứ để xây dựng kế hoạch của lãnh đạo
• 3.2. Nội dung cơ bản của kế hoạch lãnh đạo
• 3.2.1. Xác định được công việc
• 3.2.2. Địa điểm thực hiện
• 3.2.3. Thời gian thực hiện
• 3.2.4. Xác định thành phần tham gia
• 3.2.5. Các vấn đề khác cần chuẩn bị
• 3.3. Xây dựng kế hoạch công tác của lãnh đạo
• 3.3.1. Đặc điểm kế hoạch công tác của lãnh đạo
• 3.3.2. Phương pháp xây dựng kế hoạch làm việc của lãnh đạo
• 3.3.3. Quản lý kế hoạch của lãnh đạo
• 4. CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ CHUYẾN CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO
• 4.1. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo
• 4.1.1. Giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo
• 4.1.2. Công việc trong thời gian diễn ra các cuộc họp, hội thảo
• 4.1.3. Công việc của người thư ký sau khi cuộc họp, hội thảo kết thúc
• 4.2. Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo
• 4.2.1. Mục đích yêu cầu chuyến công tác của lãnh đạo
• 4.2.2. Lập kế hoạch của chuyến công tác
• 4.2.3. Trách nhiệm của người thư ký khi tổ chức chuyến công tác
• 4.2.3.1. Trách nhiệm trong lúc lãnh đạo đi công tác
• 4.2.3.2. Trách nhiệm sau khi lãnh đạo đi công tác về
• 5. CHƯƠNG 5: TIẾP KHÁCH VÀ CÁC NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH CƠ BẢN
• 5.1. Tiếp khách
• 5.1.1. Tiếp khách có lịch hẹn trước
• 5.1.2. Tiếp khách không có lịch hẹn
• 5.1.3. Tiếp khách nước ngoài
• 5.1.4. Tiếp khách qua điện thoại
• 5.2. Các nghiệp vụ giao tiếp hành chính
• 5.2.1. Các hình thức giao tiếp
• 5.2.2. Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Ngành Văn Thư Lưu Trữ

Giáo trình Nghiệp vụ Thư ký ngành Văn thư lưu trữ trung cấp là tài liệu quan trọng giúp sinh viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nghề nghiệp. Tài liệu này không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành các nghiệp vụ thư ký trong môi trường làm việc hiện đại. Đặc biệt, giáo trình được biên soạn dựa trên nhu cầu thực tiễn của các cơ quan, doanh nghiệp, giúp sinh viên dễ dàng áp dụng vào công việc sau này.

1.1. Khái niệm và vai trò của nghiệp vụ thư ký

Nghiệp vụ thư ký là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý hành chính. Thư ký không chỉ là người hỗ trợ lãnh đạo mà còn là cầu nối giữa các bộ phận trong tổ chức. Họ đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.

1.2. Mục tiêu của giáo trình nghiệp vụ thư ký

Mục tiêu của giáo trình là trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư ký, từ việc soạn thảo văn bản đến tổ chức các cuộc họp. Điều này giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc thực tế.

II. Những thách thức trong nghề nghiệp thư ký hiện nay

Nghề thư ký hiện nay đối mặt với nhiều thách thức, từ việc quản lý thông tin đến việc duy trì mối quan hệ với khách hàng. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin cũng yêu cầu thư ký phải liên tục cập nhật kỹ năng mới. Điều này tạo ra áp lực lớn cho những người làm nghề này.

2.1. Áp lực từ công việc và thời gian

Thư ký thường phải làm việc dưới áp lực cao, đặc biệt là trong các dự án lớn. Họ cần phải quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

2.2. Cạnh tranh trong môi trường làm việc

Sự cạnh tranh giữa các thư ký ngày càng gia tăng, đòi hỏi họ phải không ngừng nâng cao kỹ năng và kiến thức để giữ vững vị trí của mình trong tổ chức.

III. Phương pháp học tập hiệu quả cho sinh viên ngành thư ký

Để thành công trong ngành thư ký, sinh viên cần áp dụng các phương pháp học tập hiệu quả. Việc kết hợp lý thuyết và thực hành sẽ giúp sinh viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết. Ngoài ra, việc tham gia các khóa học bổ sung cũng rất quan trọng.

3.1. Học lý thuyết kết hợp thực hành

Việc học lý thuyết cần được kết hợp với thực hành để sinh viên có thể áp dụng kiến thức vào thực tế. Các bài tập thực hành sẽ giúp sinh viên hiểu rõ hơn về nghiệp vụ thư ký.

3.2. Tham gia các khóa học bổ sung

Các khóa học bổ sung về kỹ năng mềm, quản lý thời gian và giao tiếp sẽ giúp sinh viên nâng cao khả năng làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

IV. Ứng dụng thực tiễn của nghiệp vụ thư ký trong doanh nghiệp

Nghiệp vụ thư ký có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo và tổ chức công việc trong doanh nghiệp. Thư ký không chỉ giúp quản lý thông tin mà còn tham gia vào các hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị và giao tiếp với khách hàng.

4.1. Quản lý thông tin và tài liệu

Thư ký có trách nhiệm quản lý thông tin và tài liệu, đảm bảo rằng mọi thông tin được lưu trữ và truy cập một cách hiệu quả. Điều này giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và ra quyết định.

4.2. Tổ chức các cuộc họp và sự kiện

Thư ký đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Họ cần chuẩn bị nội dung, địa điểm và các tài liệu cần thiết để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

V. Kết luận về tương lai của nghề thư ký

Nghề thư ký đang ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh hội nhập và phát triển kinh tế. Với sự phát triển của công nghệ, vai trò của thư ký cũng sẽ tiếp tục thay đổi. Sinh viên cần chuẩn bị tốt để đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động.

5.1. Xu hướng phát triển nghề thư ký

Nghề thư ký sẽ tiếp tục phát triển với nhiều cơ hội mới. Sự gia tăng nhu cầu về quản lý thông tin và tổ chức công việc sẽ tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên.

5.2. Tầm quan trọng của việc nâng cao kỹ năng

Việc nâng cao kỹ năng và kiến thức sẽ giúp thư ký đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc. Điều này không chỉ giúp họ thành công trong nghề nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển của tổ chức.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƢ KÝ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, khi nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với quốc tế một cách sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực thì nhiều cơ quan/doanh nghiệp rất cần đến vị trí lao động giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Đó là vị trí “thƣ ký”, ngƣời giúp việc trực tiếp cho các nhà lãnh đạo. Cũng không hẳn rằng trƣớc đây không có vị trí lao động này trong các cơ quan/doanh nghiệp, nhƣng vị trí “thƣ ký” ngày này (đặc biệt trong khối doanh nghiệp) thì có sự khác biệt rất lớn về phẩm chất đạo đức, về trình độ, về kỹ năng nghề nghiệp, tác phong lao động và sự tƣ duy trong lao động. Phạm vi nghiệp vụ của ngƣời thƣ ký khá rộng, không chỉ bao gồm các nghiệp vụ hành chính văn phòng mà còn có những yêu cầu về công tác tài chính, kế toán, quản trị, thống kê, lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ về kinh tế-thƣơng mại… Tập tài liệu này cung cấp một phần nhỏ kiến thức, kỹ năng về ngƣời thƣ ký lãnh đạo, giúp học sinh chuyên ngành Văn thƣ lƣu trữ có những hiểu biết nhất định về vị trí lao động này để có thể thực hiện đƣợc các yêu cầu công việc trong tƣơng lai tại các cơ quan/doanh nghiệp Giáo trình bao gồm 5 chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan về thƣ ký Chƣơng 2: Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo. Chƣơng 3: Xây dựng và quản lý chƣơng trình kế hoạch Chƣơng 4: Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và chyến công tác của lãnh đạo Chƣơng 5: Tiếp đãi khách và các nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn giáo trình, nhƣng việc biên soạn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến quý báu của các bạn đọc và quý đồng nghiệp để giáo trình đƣợc hoàn thiện tốt hơn trong các lần xuất bản sau. Xin trân trọng cảm ơn. TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng 9 năm 2019 Chủ biên ThS. Nguyễn Thị Kim Hƣơng i MỤC LỤC  Trang Lời giới thiệu Mục lục CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƢ KÝ …………………………………. Khái niệm, vị trí của ngƣời thƣ ký 1. Vị trí của ngƣời thƣ ký trong doanh nghiệp…………………………. Nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký 2. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo ………………………………… 5 2. Soạn thảo và quản lý văn bản tài liệu ………………………………. Về tổ chức công việc …………………………………………………… 9 2. Các nhiệm vụ khác ……………………………………………………. Yêu cầu đối với thƣ ký 3. Về chuyên môn nghiệp vụ ……………………………………………. Về phẩm chất đạo đức ………………………………………………. Về kiến thức xã hội …………………………………………………… 13 4. Kỹ năng ngƣời thƣ ký 4. Kỹ năng nghề nghiệp …………………………………………………. Kỹ năng bổ trợ khác …………………………………………………. 19 CHƢƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO …………………………… 20 1. Thông tin và thông tin trong hoạt động quản lý 1. Vai trò của việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ………………………… 20 1. Phân loại thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo ……………………… 21 1. Yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý ………………………… 21 2. Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo …………… 21 2. Yêu cầu chung đối với thƣ ký trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo 2. Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo …… 3. Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin ii 3. Các biện pháp thu thập thông tin hiệu quả ……………………………… 23 3. Kỹ năng xử lý thông tin…………………………………………………. 23 iii CHƢƠNG 3: NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƢƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH …………………………………………………………………24 1. Khái quát chung về kế hoạch làm việc của lãnh đạo 1. Kế hoạch làm việc của lãnh đạo ……………………………………………. Vai trò của kế hoạch làm việc của lãnh đạo ………………………………. Các căn cứ để xây dựng kế hoạch của lãnh đạo ……………………………25 2. Nội dung cơ bản của kế hoạch lãnh đạo 2. Xác định đƣợc công việc ……………………………………………………. Địa điểm thực hiện …………………………………………………………. Thời gian thực hiện …………………………………………………………29 2. Xác định thành phần tham gia ……………………………………………. Các vấn đề khác cần chuẩn bị ……………………………………………. Xây dựng kế hoạch công tác của lãnh đạo 3. Đặc điểm kế hoạch công tác của lãnh đạo …………………………………32 3. Phƣơng pháp xây dựng kế hoạch làm việc của lãnh đạo …………………32 4. Quản lý kế hoạch của lãnh đạo ……………………………………………… 33 CHƢƠNG 4: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ CHYẾN CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO ……………………………………………. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo 1. Giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo …………………………… 34 1. Công việc trong thời gian diễn ra các cuộc họp, hội thảo ………………… 35 1. Công việc của ngƣời thƣ ký sau khi cuộc họp, hội thảo kết thúc …………37 2. Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 2. Mục đích yêu cầu chuyến công tác của lãnh đạo …………………………. Lập kế hoạch của chuyến công tác …………………………………………39 3. Trách nhiệm của ngƣời thƣ ký khi tổ chức chuyến công tác 3. Trách nhiệm trong lúc lãnh đạo đi công tác ……………………………… 41 iv 3. Trách nhiệm sau khi lãnh đạo đi công tác về ……………………………. 42 CHƢƠNG 5: TIẾP KHÁCH VÀ CÁC NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH CƠ BẢN ……………………………………………………………. Tiếp khách 1. Tiếp khách có lịch hẹn trƣớc ……………………………………………… 43 1. Tiếp khách không có lịch hẹn ……………………………………………. Tiếp khách nƣớc ngoài …………………………………………………… 45 1. Tiếp khách qua điện thoại …………………………………………………49 2. Các nghiệp vụ giao tiếp hành chính 2. Các hình thức giao tiếp ……………………………………………………. Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính ……………………………… 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………………… 56 v GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: NGHIỆP VỤ THƢ KÝ Mã môn học: TKT241 Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Môn học Nghiệp vụ thƣ ký thuộc nhóm các môn học cơ sở bắt buộc thuộc khối kiến thức cơ sở chƣơng trình trung cấp ngành Văn thƣ - Lƣu trữ. Đƣợc học sau khi ngƣời học đã học xong các môn Tiếng Việt thực hành, kỹ thuật đánh máy vi tính. - Tính chất: Môn học Nghiệp vụ thƣ ký là môn học cơ sở bắt buộc để ngƣời học có thể bổ sung kiến thức để hoàn thành tốt các môn học chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ. Môn học này cung cấp các kiến thức lý luận và kỹ năng về nghiệp vụ của một ngƣời thƣ ký trong văn phòng. Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: Trình bày các kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ của một ngƣời thƣ ký; nhiệm vụ, vị trí, trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nghề nghiệp. Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch của cơ quan, lãnh đạo. - Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng làm việc độc lập, tƣ duy sáng tạo và tính cẩn thận trong công việc. Vận dụng các kiến thức đã học vào nghiên cứu môn học chuyên môn ngành lƣu trữ và thƣ ký để áp dụng có hiệu quả trong thực tiễn. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Ngƣời học phải có ý thức tích cực, chủ động trong học tập. Tuân thủ yêu cầu phẩm chất của một ngƣời thƣ ký văn phòng trung thực, chính xác, khoa học, nhạy bén,… Nội dung của môn học: 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƢ KÝ Mã chƣơng: TKT241-01 Mục tiêu: Chƣơng này giúp ngƣời học hiểu đƣợc khái quát về nghề thƣ ký, hiểu đƣợc vị trí, vai trò và các yêu cầu kỹ năng của một ngƣời thƣ ký văn phòng. Nắm đƣợc các công việc cơ bản của ngƣời thƣ ký nhƣ: quản lý và soạn thảo văn bản, các kỹ năng, phẩm chất đạo đức và các kiến thức xã hội liên quan đến thƣ ký. Có ý thức chủ động, tích cực trong quá trình học tập Nội dung: 1. Khái niệm, vị trí của ngƣời thƣ ký 1. Khái niệm Bất kỳ một cơ quan, công ty, doanh nghiệp (sau đây gọi chung là tổ chức), để giúp việc cho các nhà lãnh đạo cấp cao đều bố trí bộ phận giải quyết các công việc hành chính nhƣ thƣờng trực tại văn phòng; lễ tân, giao tiếp, hƣớng dẫn cho khách và đồng nghiệp; trực điện thoại; tiếp nhận văn bản, đơn, thƣ; soạn thảo văn bản; kiểm tra email, fax và báo cáo lãnh đạo; giải quyết các thủ tục hành chính liên quan tới lãnh đạo và đồng nghiệp; tổ chức và tham gia tổ chức các hoạt động nhƣ họp, hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo… Do vị trí làm việc liên quan tới công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo nên ngƣời đƣợc bố trí vào công việc này là những ngƣời đƣợc lựa chọn cẩn thận. Họ thƣờng là những ngƣời nhã nhặn, lịch sự, nhanh nhẹn, giỏi giao tiếp; am hiểu về hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định, quy trình thủ tục trong hành chính; có hình thức ƣa nhìn, năng động và cầu tiến. Có nhiều quan niệm khác nhau, nhƣng tựu trung lại thì thƣ ký là những ngƣời trực tiếp giải quyết những công việc hành chính, giúp việc cho lãnh đạo để họ tập trung vào công tác điều hành tổ chức một cách hiệu quả. Theo tổ chức thƣ ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thì thƣ ký là ngƣời trợ giúp của cấp quản trị, là ngƣời nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đƣa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn. Thƣ ký văn phòng: là ngƣời đƣợc giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến chuyên môn của văn phòng nhƣ quản lý hồ sơ tài liệu; đảm nhận các yêu cầu về thông tin, giao tiếp à tổ chức sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan/tổ chức hoặc ngƣời lãnh đạo của một cơ quan/tổ chức (TS. Vũ Thị Phụng) Nghề thƣ ký: một nghề và xuất hiện ở hầu hết tổ chức (đặc biệt là các doanh nghiệp) vì đơn giảncác nhà quản trị cấp cao có quá nhiều việc phải giải quyết, và họ cần có ngƣời trợ giúp, giúp việc hàng ngày.