CHƯƠNG 1: TỎNG QUAN VÈ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG Sau khi nghiên cứu chương này, người đọc có thể: ■ Hiểu được định nghĩa và mục đích của kiểm toán hoạt động. ■ Giải thích được vai trò của kiểm toán hoạt động đối với tổ chức. ■ Diễn giải được các giai đoạn tiến hành kiểm toán hoạt động. ■ Trình bày được các kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán hoạt động.
GIỚI THIỆU Kiểm toán hoạt động là một loại hình kiểm toán được biết đến trên thế giới trong thời gian gần đây. Nó xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực công (public), bắt đầu ở Mỹ, Canada và một số nước Châu Âu từ những năm 1980 (Nath. Trong chương này giới thiệu về các khái niệm, định nghĩa cũng như nội dung, phương pháp và kỹ năng cần thiết để thực hiện kiểm toán hoạt động. Nội dung tập trung vào việc trả lời các vấn đề như: - Bản chất kiểm toán hoạt động là gì? Tác động từ việc tiến hành kiểm toán hoạt động là gì? - Các loại hình kiểm toán, tiêu chuẩn và phương pháp được sử dụng trong kiểm toán hoạt động; - Các yểu tố cấu thành và ảnh hưởng tới công việc kiểm toán hoạt động.
ĐỊNH NGHĨA, ĐẶC ĐIỂM VÀ LỢI ÍCH CỦA KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG 1.1 ĐỊNH NGHĨA KIỀM TOÁN HOẠT ĐỘNG Ngoài các hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên nhà nước cũng như kiểm toán viên hành nghề (CPA) cũng thực hiện kiểm toán hoạt động, một nhiệm vụ có liên quan đến việc kiểm tra, đánh giá một tổ chức về tính hữu hiệu và tính hiệu quả của nó. Kiểm toán hoạt động (performace auditing) đã trở thành một thuật ngữ riêng cho loại hình kiểm toán này. Ban đầu, thuật ngữ này ít được sử dụng chính thức trong các văn bản pháp luật và trong các tại liệu học thuật. Các nước sử dụng nhiều thuật ngữ khác nhau 1 cho loại hình kiểm toán này như: kiểm toán giá trị đồng tiền (value for money audit), kiểm toán hiệu quả (efficiency audit), kiểm toán tổng hợp (comprehensive audit), kiểm toán nghiệp vụ (operational audit), kiểm toán tính hiệu lực chương trình (program effectiveness audit), kiểm toán hiệu năng quản lý (performance management capacity audit).Sau đó, theo thời gian mặc dù nhiều quốc gia vẫn sử dụng những thuật ngữ khác nhau, nhưng chúng không mang đến sự phân biệt cụ thể nào, hầu hết chúng đều có bản chất tương tự (Adb Manaf, 2010).
Ngày càng có nhiều học giả trên thế giới tìm kiếm những đặc điểm chung cơ bản hoặc làm sáng tỏ việc vận dụng thuật ngữ này trong thực tể. Parker (1986) khám phá ra rằng “sự khác biệt giữa các thuật ngữ là không quan trọng, vấn đề là cần thiết phải tìm ra được các đặc điểm chung của loại hình kiểm toán này” và các đặc điểm chung liên quan tới loại hình kiểm toán này chính là tính kinh tế (economy), tính hiệu quả (efficiency), tính hiệu lực (effectiveness) của các hoạt động trong khu vực công. Theo Pollitt & ctg (1999) mục đích của kiểm toán hoạt động rất rõ ràng, nó là công cụ đánh giá và chứng minh rằng các chương trình, dự án công (public sector programmes) có được thực hiện một cách kinh tế, hiệu quả và hiệu lực. Để tiến hành hoạt động kiểm toán thành công, cần phải thực hiện nhiều bước hơn kiểm toán tài chính để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính.
Đối với mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhà nước, bệnh viện, ngân hàng, doanh nghiệp sản xuất hay trường đại học, cần phải tạo ra một hình dung chính xác và chi tiết về hoạt động của họ, cũng như xác định các điểm cần cải thiện để đạt được sự tăng trưởng tài chính đáng kể hơn. Trong tình hình này, vai trò quan trọng của nhiệm vụ kiểm toán hoạt động được thể hiện rõ nét. Các tổ chức có thể có cái nhìn tổng thể về hoạt động của mình bàng cách phân tích dữ liệu nội bộ thông qua việc tạo biểu đồ và báo cáo. Tuy nhiên, đôi khi, việc tiếp cận quá gần gũi với nguồn thông tin có thể làm cho các công ty này bỏ lỡ cái nhìn toàn cảnh và không đánh giá khách quan hoàn toàn.
Do đó, có khả năng bỏ lỡ những giải pháp thay thế khi gặp vấn đề. Vì vậy, để đạt được nhiều hơn là một cái nhìn nhanh chóng, các doanh nghiệp ngày nay chuyển sang sử dụng kiểm toán hoạt động để thu thập toàn bộ các ý tưởng mới, nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh của họ. Kiểm toán hoạt động là một quy trình hướng tới tương lai và là một phần trong bộ công cụ quy trình cải tiến kinh doanh đang diễn ra của nhiều tổ chức. Những phát hiện của 2 kiểm toán hoạt động nhằm chẩn đoán những lĩnh vực nào cần chú ý, và để bảo vệ tài sản bằng cách ngăn ngừa những rủi ro tiềm ẩn trong tưong lai.
Theo như định nghĩa của Hiệp hội kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ (The Institute of Internal Auditors - IIA), kiểm toán hoạt động là ". một quy trình có hệ thong nhằm đảnh giá tính hữu hiệu, hiệu quả và tỉnh kinh tế của một tổ chức đối với các hoạt động dưới sự kiểm soát của ban quản trị và bảo cáo cho những người có trách nhiệm về kêt quả đánh giả cùng với các khuyến nghị cải tiến". Mặc dù kiểm toán thường liên quan đến các vấn đề tài chính, nhưng kiểm toán hoạt động toàn diện hon và vượt ra ngoài phạm vi dữ liệu tài chính (mặc dù báo cáo kiểm toán hoạt động thường được bao gồm cả dữ liệu tài chính). Các nguồn thông tin chính là các chính sách và kết quả đạt được liên quan đến các mục tiêu của tổ chức.
Kiểm toán hoạt động là một hoạt động xem xét, đánh giá sâu vào mọi khía cạnh của quản lý. Do đó, khung thời gian từ khi bắt đầu đến khi kết thúc có thể thay đổi từ vài tuần đến nhiều tháng, tùy thuộc vào phạm vi, mức độ phức tạp và quy mô của tổ chức cũng như việc đánh giá là dành cho toàn bộ thực thể hay chỉ một đơn vị kinh doanh cụ thể. Không giống như kiểm toán tài chính, được thực hiện bởi các đơn vị bên ngoài, kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ. Bên cạnh đó, theo ủy ban Kỹ thuật của Tổ chức Kiểm toán: "Kiểm toán hoạt động đề cập đến một quả trình đánh giá thường xuyên và có hệ thống vể tính hữu hiệu, hiệu quả và tính kinh tế của cảc hoạt động của tổ chức.
Các kết quả đảnh giả này sẽ được cung cấp cùng với các đề xuất thực tiễn cho những người có thấm quyền nhằm cải thiện hoạt động của tổ chức ”. Thuật ngữ kiểm toán hoạt động có thể sử dụng một cách linh hoạt, có thể áp dụng cho các phòng ban, bộ phận nào trong doanh nghiệp khi mục đích của việc kiểm toán là để xác định tính kinh tể, hữu hiệu và tính hiệu quả của các hoạt động. Do đó, việc kiểm tra tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ do kiểm toán viên nội bộ thực hiện có thể được coi là một phần của kiểm toán hoạt động - nếu mục đích là để giúp một tổ chức vận hành một cách hiệu quả hơn hoạt động kinh doanh của họ. Tương tự như vậy, việc xác định xem liệu công nhân dây chuyền lắp ráp của một nhà máy có được đào tạo đầy đủ hay không cũng có thể là kiểm toán hoạt động, nếu mục đích là để xác định xem liệu nhà máy có sản xuất sản phẩm một cách hữu hiệu và và hoạt động này có hiệu quả hay không (Alvin A.
và cộng sự, 2017). 3 Ngoài ra theo Murdock (2022) thì kiểm toán hoạt động còn được định nghĩa “. Đảnh giá iheo định hướng tương lai một cảch có hệ thống và độc ỉập về các hoạt động của tổ chức. Dữ liệu tài chính có thế được sử dụng, nhưng nguồn bằng chứng chỉnh là các chính sách hoạt động và các kết quả đạt được liên quan đến cảc mục tiêu của tổ chức.
Kiếm soát nội bộ và tính hiệu quả có thế được đánh giá trong hoạt động này”. Theo định nghĩa này, kiểm toán hoạt động là quá trình đánh giá định hướng tương lai của tổ chức một cách độc lập, có hệ thống; và tập trung vào các hoạt động kinh doanh của tổ chức, cũng như các hoạt động khác do ban quản trị và bên thứ ba kiểm soát. Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo lợi ích cho các bên liên quan. Dựa vào sự đánh giá của kiểm toán viên nội bộ, họ có thể phát hiện các vấn đề phát sinh bất thường, xem xét đánh giá việc quản lý tài nguyên có đúng trách nhiệm hay không, và đảm bảo rằng cấu trúc tổ chức được thiết kế họp lý và hoạt động được triển khai theo cách có khả năng mang lại sự thành công (Murdock, 2022).
Theo Luật Kiểm toán nhà nước thì kiểm toán hoạt động là : “.loại hình kiểm toán để kiếm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực trong quản lý và sử dụng tài chỉnh, tài sản công. Kiểm toán hoạt động tập trung vào việc xem xét các chương trình, các hoạt động, các đon vị hoặc các nguồn công quỹ và các thế chế có vận hành theo cảc nguyên tắc về tính kinh te, tính hiệu quả và tính hiệu lực không và cỏ cần cải tiến không. Theo đó, kiểm toán hoạt động được hiểu là quá trình phân tích, đánh giá và truyền tải các thông tin và kiến thức mới để cung cấp hiểu biết sâu rộng và đánh giá tổng thể về hiệu suất và quản lý hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quá trình này đặt ra mục tiêu truyền tải thông tin và kiến thức bằng cách: (i) Phân tích rộng hơn, sâu hơn và đưa ra ý kiến mới: Kiểm toán hoạt động không chỉ tập trung vào việc xác định tuân thủ quy tắc và quy định mà còn điều tra và phân tích các khía cạnh mà thông tin mới có thể được tạo ra.
Điều này bao gồm việc nghiên cứu các mô hình và phương pháp mới để tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường giá trị. (ii) Giúp các bên liên quan tiếp cận thông tin dễ dàng hơn: Một phần quan trọng của kiểm toán hoạt động là đảm bảo rằng thông tin và kiến thức được truyền tải một cách dễ dàng và có giá trị cho các bên liên quan. Điều này có thể bao gồm việc cải thiện quá trình báo cáo và trình bày thông tin để làm cho nó dễ hiểu và tiện lợi.