mở đầu phần đặt câu hỏi bằng cách nói nói: “Ai có câu hỏi đầu tiên?” và sau đó tìm kiếm những cánh tay giơ lên. Hoặc có thể chuẩn bị trước một số câu hỏi phổ biến và cung cấp câu trả lời. Khi trả lời câu hỏi của khán giả, cần cảm ơn người hỏi, diễn giải lại câu hỏi khó hiểu để chắc chắn đó là mong đợi của người đặt câu hỏi, rồi trả lời câu hỏi với nguyên tắc rõ ràng, súc tích và ngắn gọn. Khi kết thúc hãy hỏi người đặt câu hỏi xem đã đáp ứng đúng mong đợi chưa.
Việc kiểm soát thời gian cho phần hỏi đáp cũng cực kỳ quan trọng. Lưu ý thông báo khoảng thời gian được hỏi, số lượng câu hỏi để người tham gia nắm bắt và tập trung. Kĩ năng thiết kế các tài liệu hỗ trợ truyền thông Tài liệu hỗ trợ truyền thông có vai trò giúp cho việc truyền thông giữa cán bộ truyền thông và người dân có hiệu quả hơn, nhất là khi nó được thiết kế phù hợp với đối tượng. Tuy nhiên chúng không thể thay thế được người làm truyền thông trực tiếp.
Tài liệu truyền thông bao gồm (Lê Đại Trí, 2012): Các tài liệu in: tờ bướm, áp phích, sách lật, báo, tờ tin… Các tài liệu dùng để nghe: chương trình phát thanh, băng cassette Các tài liệu dùng để nhìn hoặc vừa nghe vừa nhìn: spot (quảng cáo ngắn trên truyền hình), video clip, phim chiếu, chương trình truyền hình. Sản xuất tài liệu đòi hỏi phải có kỹ thuật và kinh phí. Trong những chiến dịch truyền thông lớn, người ta thường đầu tư thích đáng cho sản xuất tài liệu truyền thông. Trong những chiến dịch truyền thông nhỏ đôi khi người ta không tự sản xuất tài liệu mà sử dụng tài liệu của nơi khác sản xuất.
Trong trường hợp này cần thử nghiệm trước khi sử dụng. Khi thiết kế tài liệu truyền thông cần phải phù hợp với mục tiêu truyền thông và với các đặc điểm của đối tượng. Có hai lĩnh vực cần được nghiên cứu kỹ khi thiết kế là phần nội dung và hình thức trình bày của tài liệu. Người thiết kế cần có những hiểu biết nhất định về truyền thông phát triển và các nguyên tắc thiết kế sao cho phù hợp với trình độ của đối tượng chứ không chỉ biết tập trung vào yếu tố mĩ thuật.
Các vấn đề cần lưu ý khi sản xuất tài liệu truyền thông: 13 Đối tượng sử dụng Mục tiêu sản xuất Thông điệp Các chi tiết kỹ thuật Kế hoạch thử nghiệm Cách phân phối/sử dụng tài liệu Tài liệu cần được thử nghiệm trước khi sản xuất hàng loạt để xem đối tượng tiếp nhận tài liệu này như thế nào, các nội dung có được hiểu đúng hay không, cách trình bày có hấp dẫn lôi cuốn không, có phù hợp với văn hóa của đối tượng hay không. Các cách thử nghiệm tài liệu như sau: Công cụ thử nghiệm là bộ câu hỏi dùng để thử nghiệm dành riêng cho từng loại sản phẩm truyền thông Câu hỏi phỏng vấn dùng trong thử nghiệm bắt buộc phải là câu hỏi mở và trung tính, ví dụ: Hình này là hình gì? Khi đọc đoạn này bạn hiểu như thế nào? Nên nói như thế nào thì bạn sẽ hiểu dễ hơn?. Người đi thử nghiệm cần được tập huấn về kỹ năng thử nghiệm tài liệu để tránh làm sai lệch kết quả. Người đi thử nghiệm sẽ sử dụng bản phác thảo giống như bản thật và sẽ yêu cầu đối tượng xem rồi ghi nhận cách đối tượng tiếp nhận thông điệp từ tài liệu.
Phải thử nghiệm cả phần hình và phần chữ hoặc tiếng. Việc thử nghiệm phải được tiến hành trên nhóm đối tượng đích, tối thiểu là 20 mẫu. Các kết quả được phân tích và đưa ra các kết luận cần điều chỉnh. Nếu cần thì phải thử nghiệm lần thứ hai trước khi sản xuất.
Các kĩ năng làm việc nhóm a. Kỹ năng giải quyết các xung đột Trong quản lý nhóm, quan trọng nhất là kỹ năng quản lý xung đột, mâu thuẫn do nhóm được tạo nên bởi nhiều người có tư tưởng, quan điểm, văn hóa, nguồn gốc xã hội, cách làm việc… khác nhau. Xung đột là sự bất đồng xảy ra giữa cá nhân với cá nhân trong nhóm, giữa các nhóm trong một tổ chức do khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích hay cạnh tranh về quyền lợi, tài nguyên, quyền lực hay bất đồng về vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm (Đặng Đình Bôi, 2010). Các bước tham khảo để giải quyết xung đột: Bước 1: Nhìn nhận ra xung đột, xác định rõ nội dung chi tiết của xung đột, không quy kết, dán nhãn, tố cáo.
Bước 2: Sẵn sàng lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm của chính mình, phát hiện những khác biệt giữa hai bên. Sẵn sàng hợp tác, xây dựng vì mục đích chung. Bước 3: Tìm hiểu hoàn cảnh và điều kiện của người có xung đột với mình để hiểu quan điểm của họ. 14 Bước 4: Cố gắng tiến dần tới sự thỏa thuận giữa hai bên.
Nhóm trưởng (lãnh đạo nhóm) cần khách quan, công bằng, vì mục đích chung. Cách giải quyết phải linh hoạt, nhẹ nhàng với cả hai bên, dựa vào các thành viên tích cực để quản lý và giải quyết mâu thuẫn. Kỹ năng giải quyết các xung đột Thông thường một cuộc họp nhóm, dù quy mô lớn nhỏ thế nào, người trưởng nhóm điều hành (hoặc người thay thế trưởng nhóm để điều hành) cũng phải vận dụng các kỹ năng điều hành cuộc họp. Các bước chuẩn bị một cuộc họp nhóm: Chuẩn bị họp nhóm: Xem xét chủ đề cuộc họp, mục tiêu và nội dung cuộc họp, thành viên cần tham gia là ai.
Lập kế hoạch điều hành cuộc họp, các kế hoạch sử dụng công cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…). Các kế hoạch về thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo… ai chuẩn bị và chuẩn bị đến đâu. Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp… Bắt đầu cuộc họp: Làm quen các thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc. Đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề.
Đây là bước quan trọng nhất của một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, tham gia ý kiến để cuối cùng ra quyết định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục tiêu cuộc họp. Lập kế hoạch hành động. Lập ra một kế hoạch sau cuộc họp được các thành viên nhất trí chấp thuận.
Kế hoạch này thường bao gồm: công việc gì cần làm, ai làm, làm như thế nào, kết quả mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ gì…Nếu cuộc họp mà không có kế hoạch hành động, hay nói cách khác nếu sau cuộc họp mà các thành viên thấy không phải làm gì thì là cuộc họp không hiệu quả hay không nên họp. Bế mạc cuộc họp. Các cuộc họp nhóm nên dành thời gian đánh giá, suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các vấn đề gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên 3. Kĩ năng tư duy phản biện Tư duy phản biện cung cấp các kỹ năng tìm ra giải pháp cho các vấn đề một cách hiệu quả, bao gồm khả năng suy nghĩ và lập luận rõ ràng và hợp lý.
Đây là một quá trình chủ động, người học có thể vận dụng suy nghĩ độc lập và suy nghĩ phản chiếu để có lập luận đúng đắn về niềm tin hay những gì người học đang làm. Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về tư duy phản biện, cụ thể: Watson-Glaser Critical Thinking Appraisal (1980) là một bài test tâm lý nổi tiếng về khả năng tư duy phản biện. Các tác giả của bài test này đã định nghĩa về tư duy phản biện như sau: “Một sự hợp lại của thái độ, kiến thức và kỹ năng. Sự tập hợp nào bao gồm: (1) thái độ xem xét liên quan đến khả năng nhận ra sự tồn tại của vấn đề và chấp nhận việc cần bằng chứng chung hỗ trợ cho thứ được coi là sự thật; (2) kiến thức về bản chất của những suy luận 15 hợp lý, những quan điểm trừu tượng và sự khái quát hóa khi mà độ nặng hay độ chính xác của các bằng chứng khác nhau đã được xác định về mặt logic, và (3) các kỹ năng trong việc sử dụng và áp dụng những thái độ và kiến thức trên”.
Báo cáo Tương lai của các nghề nghiệp năm 2018 của Diễn đàn Kinh tế Thế giới lại định nghĩa tư duy phản biện như sau: “Sử dụng logic và lập luận để nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của các giải pháp, kết luận và cách tiếp cận khác nhau đối với các vấn đề” Quy trình thực hành tư duy phản biện yêu cầu 7 kỹ năng cơ bản, cụ thể: - Nhận ra vấn đề, tìm ra được những phương tiện khả thi để đáp ứng cho việc giải quyết những vấn đề đó - Hiểu tầm quan trọng của ưu tiên hóa và trật tự ưu tiên trong việc giải quyết vấn đề - Thu thập những thông tin thiết yếu và sắp xếp theo một trật tự nhất định - Nhận ra những giả định và giá trị không được nêu rõ - Lĩnh hội thấu đáo và dùng ngôn ngữ một cách rõ ràng, chính xác, sáng suốt - Diễn giải các dữ liệu nhằm đánh giá các minh chứng và luận điểm - Nhận thức được sự tồn tại (hay không tồn tại) của những mối quan hệ logic giữa các ý kiến, nhận định - Rút ra những kết luận và khái quát hóa được đảm bảo - Đưa những kết luận và khái quát hóa ấy ra kiểm nghiệm - Xây dựng lại mô hình niềm tin của mình trên cơ sở những trải nghiệm rộng hơn - Đưa ra những nhận định, đánh giá xác đáng về những điều cụ thể trong đời sống hàng ngày Người học có thể thực hành rèn luyện tư duy phản biện thông qua các hoạt động: - Tích cực trau dồi kiến thức cho bản thân: sự đa dạng về nguồn kiến thức là công cụ quan trọng trong hình thành khả năng suy nghĩ, lập luận rõ ràng và hợp lý để thuyết phục người nghe trong tranh luận - Luyện tập thói quen đặt câu hỏi: tự đặt câu hỏi nghi vấn cho ý tưởng, những việc đang làm hay niềm tin về một sự việc để có góc nhìn đa chiều của vấn đề. Hoạt động này giúp đề xuất giải pháp tối ưu nhất, giảm tỉ lệ rủi ro khi thực hiện.